大數(shù)據(jù)背景下 事業(yè)單位優(yōu)化文書檔案管理措施

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理模式要適應(yīng)信息化和數(shù)字化的發(fā)展要求，對(duì)文書檔案進(jìn)行集中管理、存儲(chǔ)、備份，避免數(shù)據(jù)重復(fù)和丟失。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，減少紙質(zhì)檔案的使用和管理成本，并方便檔案的檢索和共享，強(qiáng)化信息安全保護(hù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施，完善權(quán)限管理機(jī)制，防止檔案信息泄露，有效提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理的重要意義

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位可以將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臅臋n，并建立起統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的高效存儲(chǔ)、檢索和共享，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理工作的繁瑣和低效。

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)為文書檔案管理利用提供技術(shù)支持

文書檔案是事業(yè)單位的重要資源，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案的智能分類、關(guān)鍵信息的提取和自動(dòng)摘要的生成，可以更好地進(jìn)行文書檔案的整合和共享，使不同部門和人員可以共享、利用已有的文書檔案信息，避免重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，提高資源利用效率。通過(guò)建立大數(shù)據(jù)模型和算法，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理流程的智能預(yù)測(cè)、預(yù)警，可以提前發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，及時(shí)采取措施進(jìn)行干預(yù)和優(yōu)化。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)為文書檔案管理分析提供優(yōu)化決策

文書檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)文書檔案中的信息進(jìn)行挖掘、整合和分析，可以得到更全面、更精確的信息，為部門管理者提供決策所需的依據(jù)和參考，提升決策的科學(xué)性和精確性。通過(guò)對(duì)文書檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的方向，并針對(duì)性地進(jìn)行管理優(yōu)化，借助大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書的自動(dòng)化和智能化管理。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)為文書檔案管理提供安全保障

文書檔案管理需要強(qiáng)化保密措施，對(duì)于涉及國(guó)家安全和個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，要加強(qiáng)保密意識(shí)，確保文書檔案的安全性和可控性。同時(shí)，嚴(yán)禁私自銷毀和泄露檔案。文書檔案管理人員在進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理和管理文書檔案時(shí)，通過(guò)引入安全訪問(wèn)控制、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，可以保護(hù)文書檔案的機(jī)密性和完整性，防止信息泄露和非法篡改，提高信息安全水平。

二、大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段文書檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，但一些單位對(duì)文書檔案管理的重視程度不高，缺乏足夠的投入和支持，這導(dǎo)致文書檔案管理人員的數(shù)量和素質(zhì)不足，檔案工作的開(kāi)展受到限制，文書檔案的整理、保存和利用水平較低。

（一）檔案管理的信息化水平相對(duì)滯后

雖然一些單位已經(jīng)開(kāi)始采用信息化檔案管理，但因單位部門工作繁瑣，且對(duì)信息化管理不夠重視，檔案信息化的推進(jìn)仍然不夠及時(shí)、不夠迅速，這導(dǎo)致檔案的存儲(chǔ)、檢索和共享效率低下，影響了文書檔案管理的效能。

（二）檔案管理的法制化和標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提高

雖然已經(jīng)有相關(guān)的檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際操作中，一些單位仍存在著防范意識(shí)不強(qiáng)、操作不規(guī)范的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案在整理、存儲(chǔ)和利用的過(guò)程中存在一些不規(guī)范行為和隱患。此外，對(duì)于涉及單位內(nèi)部管理、決策和執(zhí)行等方面的檔案，以及涉及個(gè)人隱私的檔案，保密措施不夠嚴(yán)密，存在信息泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）長(zhǎng)期保存和利用文書檔案仍然面臨一定的挑戰(zhàn)

由于文書檔案數(shù)量龐大且增長(zhǎng)迅速，如何長(zhǎng)期保存和利用文書檔案、確保其安全性仍然是擺在目前的一道難題。很多檔案積累了大量的冗雜信息，沒(méi)有及時(shí)清理和整理，導(dǎo)致檔案信息混亂和不易查找，檔案利用率低，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮和知識(shí)的共享。

（四）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作在事業(yè)單位管理中一直處于邊緣地位，管理者更加重視業(yè)務(wù)和科研，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案只是簡(jiǎn)單地堆放存儲(chǔ)和查詢。同時(shí)，管理者對(duì)于檔案管理信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作的資金和設(shè)備投入不到位，使得信息化工作開(kāi)展比較緩慢。另外一些單位檔案的整理不夠及時(shí)準(zhǔn)確，給檔案的歸檔工作造成了一定的困難。

（五）檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段一些單位普遍存在檔案管理制度不夠完善的現(xiàn)象，通常為了應(yīng)付相關(guān)部門的檢查，在沒(méi)有考慮自身實(shí)際情況的前提下，隨意制定檔案管理制度，導(dǎo)致檔案職責(zé)分工不明確，從而出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不清晰、管理不規(guī)范、質(zhì)量下降的情況。

（六）檔案管理人才短缺

由于目前事業(yè)單位普遍沒(méi)有專職檔案管理人員，檔案通常是由辦公室人員兼管，因工作調(diào)動(dòng)頻繁，致使專業(yè)人才嚴(yán)重短缺，而且檔案管理人員通常不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法對(duì)單位的檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化文書檔案管理的有效措施

（一）完善文書檔案管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位應(yīng)高度重視文書檔案管理工作，要明確制定文書檔案管理機(jī)制，包括對(duì)數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、清理、整合、傳輸和保護(hù)等方面的具體措施和流程，并確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。選擇合適的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)解決方案，使用云存儲(chǔ)服務(wù)，如云服務(wù)器、云數(shù)據(jù)庫(kù)等，以獲得可擴(kuò)展性、可用性和靈活性的存儲(chǔ)服務(wù)。要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和整合工作，清理掉不必要的數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，建立數(shù)據(jù)傳輸和共享的監(jiān)控與審計(jì)機(jī)制，定期檢查和審計(jì)數(shù)據(jù)傳輸和共享的過(guò)程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和優(yōu)化，確保數(shù)據(jù)傳輸和共享的安全和合規(guī)性。

（二）加強(qiáng)文書檔案的安全性管理

一是數(shù)據(jù)加密。對(duì)于事業(yè)單位文書檔案，可以使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，采用加密算法將文書檔案進(jìn)行加密，確保傳輸過(guò)程中數(shù)據(jù)不被竊取或篡改；二是建立權(quán)限控制機(jī)制。只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)文書檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)權(quán)限管理系統(tǒng)，可以對(duì)不同級(jí)別的人員分配不同的權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性；三是強(qiáng)化賬號(hào)管理。對(duì)于訪問(wèn)和操作文書檔案數(shù)據(jù)的賬號(hào)，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的管理，包括強(qiáng)密碼、定期更換密碼、禁止共享賬號(hào)等措施，以提高賬號(hào)的安全性；四是建立監(jiān)控和審計(jì)機(jī)制。定期對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)和操作進(jìn)行審查和監(jiān)測(cè)，通過(guò)審查日志和監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)異常訪問(wèn)行為和安全事件，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。

（三）制定定期的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃

制定并執(zhí)行定期的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃是文書檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)，制定并執(zhí)行定期的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，將數(shù)據(jù)備份儲(chǔ)存到安全的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失和意外災(zāi)害。根據(jù)單位的實(shí)際情況，確定備份數(shù)據(jù)的頻率，每日備份是比較常見(jiàn)的做法，可根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和更新頻率來(lái)調(diào)整備份頻率。一是明確需要備份的文書檔案數(shù)據(jù)范圍，包括哪些文件或數(shù)據(jù)庫(kù)需要進(jìn)行備份，確保全面?zhèn)浞葜匾奈臅鴻n案數(shù)據(jù)，以確保沒(méi)有遺漏；二是選擇安全可靠的備份存儲(chǔ)位置，確保備份數(shù)據(jù)的安全性，本地備份可以使用外部存儲(chǔ)設(shè)備如硬盤或磁帶，遠(yuǎn)程或云備份則應(yīng)選擇可信賴的服務(wù)提供商，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性；三是定期測(cè)試備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性，以確保備份的有效性。同時(shí)，進(jìn)行定期的恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或?yàn)?zāi)害發(fā)生時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，定期評(píng)估備份策略的可行性和有效性，及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，以最大程度地降低數(shù)據(jù)丟失和災(zāi)害帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，保障文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（四）培養(yǎng)綜合型文書檔案管理人才

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平對(duì)檔案管理的質(zhì)量起著決定性的作用?？梢酝ㄟ^(guò)多種方式不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面對(duì)外招聘專業(yè)檔案人才、信息人才，提升人才待遇，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮的血液；另一方面，開(kāi)展在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加省、市、區(qū)等各級(jí)部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。組織培訓(xùn)和提供資源，培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人才，提高文書檔案管理人員的數(shù)據(jù)管理能力和技術(shù)能力，使其能夠熟練地使用數(shù)據(jù)管理工具和技術(shù)，有效地管理和利用數(shù)據(jù)資源。

一是制定培訓(xùn)計(jì)劃。根據(jù)單位的具體需求，制定培訓(xùn)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，確定培訓(xùn)的內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)管理原理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全和保密、數(shù)據(jù)分析和利用等方面的知識(shí)和技能。

二提供資源支持。為檔案管理提供必要的資源支持，包括培訓(xùn)材料、工具和技術(shù)支持，提供專門的數(shù)據(jù)管理軟件和工具以及必要的硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)支持，幫助檔案管理人員更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和分析工作。

三是進(jìn)行實(shí)踐鍛煉。鼓勵(lì)檔案工作人員走出去，向做得好的單位部門學(xué)習(xí)，并結(jié)合自己部門實(shí)際進(jìn)行案例分析，讓檔案管理人員在實(shí)際工作場(chǎng)景中鍛煉和應(yīng)用自己的數(shù)據(jù)管理技能，積累經(jīng)驗(yàn)，提高實(shí)踐操作能力，減少人為因素對(duì)數(shù)據(jù)安全的威脅，有效保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，防止數(shù)據(jù)泄密和篡改。

四是定期評(píng)估和反饋。定期評(píng)估檔案管理人員的培訓(xùn)效果，并進(jìn)行必要的反饋和指導(dǎo)，通過(guò)定期的考核和評(píng)估，提高檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)安全的重視程度和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，幫助他們發(fā)現(xiàn)自己的不足并加以改進(jìn)。

（五）定期評(píng)估數(shù)據(jù)管理策略

定期評(píng)估數(shù)據(jù)管理策略的效果，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果加以改進(jìn)，以確保數(shù)據(jù)管理策略的適用性和有效性。根據(jù)單位的具體需求和目標(biāo)，確定評(píng)估數(shù)據(jù)管理策略的關(guān)鍵指標(biāo)，如數(shù)據(jù)備份的完整性和可靠性、數(shù)據(jù)安全措施的有效性、數(shù)據(jù)分析和利用的效果等，確保評(píng)估指標(biāo)能夠客觀、量化地衡量數(shù)據(jù)管理策略的效果。首先，檔案管理人員要收集相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，以評(píng)估數(shù)據(jù)管理策略的效果，包括收集數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的記錄、數(shù)據(jù)安全事件的統(tǒng)計(jì)和分析、數(shù)據(jù)分析和利用的成果等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并保證數(shù)據(jù)的安全和機(jī)密；其次，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估分析，了解數(shù)據(jù)管理策略的優(yōu)勢(shì)和不足，比較實(shí)際情況與預(yù)期目標(biāo)的差距，找出問(wèn)題所在并采取改進(jìn)措施。同時(shí)，根據(jù)評(píng)估分析的結(jié)果，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，包括調(diào)整數(shù)據(jù)備份策略、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全措施、改善數(shù)據(jù)分析和利用的方法等，確保改進(jìn)措施與單位的實(shí)際情況和需求相符，并進(jìn)行合理的資源規(guī)劃和管理。

（六）不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

在日常檔案管理工作中，檔案管理人員要大膽探索新的工作思路，創(chuàng)新工作方法，從而提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量和專業(yè)形象。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理要緊跟時(shí)代的步伐。首先要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，管理者要把檔案管理工作擺放到重要的位置，在年度重點(diǎn)工作安排中要對(duì)檔案工作提出要求，要把檔案工作納入崗位目標(biāo)責(zé)任制中，并與獎(jiǎng)懲掛鉤，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)要加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，定期舉辦相關(guān)講座，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)管理檔案知識(shí)和檔案相關(guān)規(guī)章制度，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而不斷提高檔案管理意識(shí)。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)據(jù)采集與整合、智能化檢索與分析、安全與隱私保護(hù)以及學(xué)習(xí)與優(yōu)化等措施，可以優(yōu)化文書檔案管理，提高文書檔案管理效率和準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供更好的支持。