新時(shí)代背景下高校人事管理信息化建設(shè)探析

常風(fēng)芹?

摘要：在新時(shí)代背景下，高校人事管理信息化建設(shè)既是高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要，也是提升管理效率和質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。文章從高校人事管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義出發(fā)，深入探討其主要內(nèi)容，并結(jié)合江西中醫(yī)藥大學(xué)的具體實(shí)踐案例，提出對(duì)應(yīng)的幾點(diǎn)優(yōu)化建議。希望文章的觀點(diǎn)能為高校人事管理信息化建設(shè)提供理論參考和實(shí)踐指導(dǎo)，借此促進(jìn)高校管理體系和管理能力的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高校人事管理；信息化建設(shè)；管理效率；數(shù)據(jù)安全；資源共享

引言

信息化是高校管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，也是提升管理效能、實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化的有效手段。下文將通過分析高校人事管理信息化建設(shè)的必要性和主要內(nèi)容，探討如何優(yōu)化當(dāng)前高校人事信息化管理，為高校人事管理信息化提供新的工作思路和方法，以適應(yīng)新時(shí)代高校發(fā)展的需求。

一、高校實(shí)現(xiàn)人事管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）高校持續(xù)發(fā)展的需要

高校發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力之一是對(duì)多元化信息的有效利用，其中人事管理信息的整合與分析就是最重要的部分之一。人事管理信息化能夠深入挖掘和處理人力資源基本信息，及時(shí)識(shí)別和解決高校發(fā)展中可能遇到的問題，為高校的戰(zhàn)略規(guī)劃和建設(shè)提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而制定出更科學(xué)合理的發(fā)展策略，避免無目標(biāo)的盲目擴(kuò)張和建設(shè)，保證發(fā)展過程中的每一步都經(jīng)過深思熟慮。

（二）提升高校?事管理?作水平的需要

作為高水平人才培養(yǎng)的重要基地，高校在教育、人才培育及科研建設(shè)等方面的發(fā)展，亟需人事管理工作水平的同步提高。為了適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，高校人事管理需要主動(dòng)融入信息網(wǎng)絡(luò)，積極推進(jìn)信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。實(shí)施信息化管理，有效提升工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于高校的整體發(fā)展目標(biāo)，滿足教育改革和人才培養(yǎng)的新要求。

二、高校人事管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）確定?事信息管理范圍

高校人事管理信息化建設(shè)的核心，是精準(zhǔn)高效地梳理和整合人事信息管理范圍，這一過程主要包括人員基礎(chǔ)信息、人事管理信息、師資管理信息以及工資福利信息四大板塊。首先，人員基礎(chǔ)信息的管理側(cè)重于對(duì)教職員工的性別、出生日期、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、職稱、所屬部門以及聘任崗位等基礎(chǔ)資料的匯總與管理，這類信息主要由學(xué)校人事部門負(fù)責(zé)，為全校教職工提供登錄查詢和核對(duì)服務(wù)，保證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性；其次，人事管理信息的建設(shè)還需關(guān)注于人才引進(jìn)、崗位調(diào)整、人員離校、聘用考核等人員動(dòng)態(tài)管理，賦予二級(jí)學(xué)院一定的管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)信息的分級(jí)管理和人事部門的最終審核，保障人事管理的靈活性和規(guī)范性；再者，師資管理信息的構(gòu)建聚焦于人才培養(yǎng)、人才工程建設(shè)、在職進(jìn)修培訓(xùn)、職稱評(píng)聘等重要信息的匯總與共享，由人事部門統(tǒng)一管理，與教務(wù)、科研等部門形成信息共享機(jī)制，促進(jìn)學(xué)校師資隊(duì)伍的系統(tǒng)建設(shè)和持續(xù)發(fā)展；最后，對(duì)工資福利等重要信息的整合，為教職工提供關(guān)于工資津貼、獎(jiǎng)金福利以及社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)信息的管理和查詢服務(wù)，由人事部門統(tǒng)籌管理，強(qiáng)化教職工福利保障。這四大板塊的信息化建設(shè)，高校就能基本實(shí)現(xiàn)人事管理的數(shù)字化、智能化，進(jìn)一步提升管理效率，加強(qiáng)信息安全，促進(jìn)學(xué)校人力資源的科學(xué)管理和合理利用，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。

（二）?事信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)

1.分層支持體系的建設(shè)

高校人事管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，其主體框架由分層支持體系構(gòu)成：（1）基礎(chǔ)設(shè)施層.包括操作系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)軟件，為上層應(yīng)用提供了基本的運(yùn)行環(huán)境；（2）資源層.整合數(shù)據(jù)庫(kù)資源、目錄資源和消息隊(duì)列等部分，以及高校內(nèi)部其他系統(tǒng)使用的資源，確保信息資源的高效利用與共享；（3）應(yīng)用支撐層。采納工作流技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校人事管理流程的網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，提高辦事效率與管理質(zhì)量；（4）業(yè)務(wù)應(yīng)用層。涵蓋機(jī)構(gòu)管理、崗位管理、人員管理等多個(gè)方面，減少公共服務(wù)的重復(fù)建設(shè)、降低業(yè)務(wù)應(yīng)用建設(shè)的耦合度以及提升系統(tǒng)的可維護(hù)性，優(yōu)化高校人事管理工作的質(zhì)量和效率；（5）界面展現(xiàn)層。基于B/S模式構(gòu)建，為用戶提供友好的操作界面，保證系統(tǒng)使用的便捷性和高效性[1]，見圖1。

2.人事信息系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)的整合集成

引入雙層認(rèn)證體系，在內(nèi)部辦公平臺(tái)或?qū)W校門戶網(wǎng)站上創(chuàng)建與業(yè)務(wù)系統(tǒng)鏈接的登錄入口，進(jìn)一步提高信息系統(tǒng)的安全性和便捷性。登錄過程中，設(shè)置用戶名和密碼這兩個(gè)關(guān)鍵參數(shù)，其中用戶名作為區(qū)分不同用戶的唯一標(biāo)識(shí)，如身份證號(hào)或工號(hào)，保證用戶身份的準(zhǔn)確性與唯一性。為了加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性，用戶名和密碼的加密方式可根據(jù)實(shí)際需要選擇，比如采用DES算法進(jìn)行加密，確保敏感信息的安全傳輸，在保障信息安全的前提下，提高工作效率和管理質(zhì)量，促進(jìn)高校管理體系和管理能力的現(xiàn)代化[2]，見圖2。

3.人事信息系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)的集成

為了滿足教務(wù)、科研系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)格式的特定要求，人事信息系統(tǒng)需聚焦于實(shí)現(xiàn)教務(wù)、科研系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，具備高效導(dǎo)入Ｔxt、Ｅxcel等文件的功能，以及根據(jù)教務(wù)、科研軟件需求生成專用格式數(shù)據(jù)的能力，自動(dòng)傳輸所需數(shù)據(jù)至教務(wù)、科研系統(tǒng)，確保系統(tǒng)間教務(wù)、科研信息的一致性與準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接與實(shí)時(shí)同步，提升人事管理的工作效率，也為教務(wù)、科研工作的順暢運(yùn)行提供有力支撐，保障高校管理工作的整體協(xié)調(diào)性和前瞻性[3]。

4.人事信息支撐平臺(tái)的應(yīng)用

人事信息支撐平臺(tái)主要涵蓋人事信息訪問管理及人事信息的即時(shí)更新兩大方面，提供全面的查詢服務(wù)，包括員工基本信息如姓名、所屬部門、工作年限等，以及部門信息的索引，保障各類應(yīng)用系統(tǒng)能夠高效獲取所需的用戶資料及部門動(dòng)態(tài)。采用先進(jìn)的技術(shù)手段，如Windows Service和Web Service等，實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步更新，保證員工信息和組織架構(gòu)的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，促進(jìn)人事管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，也能為高校的人事管理提供強(qiáng)大的信息支持。

三、高校人事信息化建設(shè)案例分析——以江西中醫(yī)藥大學(xué)實(shí)踐為例

江西中醫(yī)藥大學(xué)自2014年開始著手人事管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)備與調(diào)研工作，至2016年正式啟動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施，經(jīng)過不斷地優(yōu)化迭代，該系統(tǒng)成功實(shí)現(xiàn)了人事業(yè)務(wù)的全面線上化操作。系統(tǒng)涵蓋教職工管理、人事異動(dòng)、薪酬管理、人事檔案管理、報(bào)表管理、教職工自助平臺(tái)等關(guān)鍵模塊，實(shí)現(xiàn)信息資源的高度集成與共享。與OA系統(tǒng)、信息中心、指紋考勤、財(cái)務(wù)等子系統(tǒng)的互聯(lián)互通，更是大幅提升了數(shù)據(jù)處理效率和準(zhǔn)確性[4]。

目前，該校的人事管理系統(tǒng)已梳理了全校89個(gè)部門、560個(gè)科室、979個(gè)崗位的組織架構(gòu)，支持機(jī)構(gòu)變更操作，包含2000余名教職工的詳細(xì)信息。系統(tǒng)還支持教職工上傳職務(wù)聘書、資格證書等附件，便于相關(guān)部門查閱。在業(yè)務(wù)辦理方面，系統(tǒng)設(shè)置了自動(dòng)預(yù)警提醒，并構(gòu)建了全面的異動(dòng)辦理流程，從入職、轉(zhuǎn)正、崗位調(diào)動(dòng)到離職等，所有流程均應(yīng)用系統(tǒng)表單進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)據(jù)的可追溯性，保證人事異動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確地完成，減少工作遺漏；在薪酬管理模塊方面，也實(shí)現(xiàn)了與人事異動(dòng)相關(guān)的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，自動(dòng)化處理薪酬調(diào)整事項(xiàng)，有效避免了人工操作的繁瑣與錯(cuò)誤的出現(xiàn)；人事檔案管理方面，系統(tǒng)嚴(yán)格遵循檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，詳盡記錄教職工的職業(yè)生涯信息；報(bào)表管理模塊則大大減輕了人事部門的報(bào)表編制工作量，內(nèi)置的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析工具能實(shí)時(shí)生成各類統(tǒng)計(jì)圖表，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供了便捷的數(shù)據(jù)支持；最后，教職工自助平臺(tái)的建立，更是體現(xiàn)了人事管理信息化建設(shè)以人為本的理念，教職工可在平臺(tái)上自主辦理各類業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理與教職工需求的有效對(duì)接，提高教職工的滿意度和工作積極性。江西中醫(yī)藥大學(xué)人事管理信息系統(tǒng)的成功建設(shè)與運(yùn)行，充分展現(xiàn)了高校人事管理信息化的實(shí)踐成果，也為其他高校提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

四、優(yōu)化當(dāng)前高校人事信息化管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（一）遵循原則是根本

高校人力資源管理信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“領(lǐng)導(dǎo)重視、循序漸進(jìn)、科學(xué)實(shí)用、安全保密”的四項(xiàng)基本原則，保證信息化建設(shè)取得實(shí)效：（1）領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視是信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)層需要在思想上認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，更要在行動(dòng)上予以支持和推動(dòng)，為信息化建設(shè)提供充分的政策和資源保障，讓信息化建設(shè)與高校的整體發(fā)展戰(zhàn)略相協(xié)調(diào)。這就要求高校決策層能夠站在戰(zhàn)略的高度，綜合協(xié)調(diào)資源，明確目標(biāo)，統(tǒng)一步調(diào)，形成全校上下推進(jìn)信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力；（2）信息化建設(shè)必須循序漸進(jìn)，從高校人力資源管理的實(shí)際需求出發(fā)，找準(zhǔn)突破口，分階段實(shí)施。在整個(gè)建設(shè)過程中，重視從邏輯設(shè)計(jì)到實(shí)體建設(shè)的每一步，使得信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)既科學(xué)合理又符合高校人力資源管理的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)信息化與人力資源管理深度融合；（3）科學(xué)實(shí)用原則要求高校在信息化建設(shè)中應(yīng)用先進(jìn)而實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理理念，不盲目追求技術(shù)的先進(jìn)性，而更注重技術(shù)的適用性和實(shí)用性，讓信息化建設(shè)成果能真正服務(wù)于高校人力資源管理的實(shí)際工作；（4）安全保密原則必須嚴(yán)格遵守[5]。建立完善的安全控制和權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格加密，保證信息安全，嚴(yán)防數(shù)據(jù)泄露，保護(hù)高校和個(gè)人的合法權(quán)益。

（二）落實(shí)策略是重點(diǎn)

高校人力資源管理信息化建設(shè)要想實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)人事管理到現(xiàn)代人力資源管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，提升管理效率并與高校整體信息化進(jìn)程相融合，支持高校的持續(xù)發(fā)展，就必須實(shí)施“四步走”策略：（1）建立完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)的集成管理，在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境中創(chuàng)建人力資源管理門戶，為師生提供個(gè)性化的信息查詢服務(wù)，確保數(shù)據(jù)的公開透明，增強(qiáng)管理透明度和信任度，為高校創(chuàng)造良好的管理氛圍；（2）全面推進(jìn)人力資源管理業(yè)務(wù)的信息化進(jìn)程，建立涵蓋招聘、培訓(xùn)、人員調(diào)配和績(jī)效考核等多個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的綜合系統(tǒng)，解放人力資源管理者的時(shí)間，使其更專注于提高管理質(zhì)量和效率，為高校的戰(zhàn)略發(fā)展作出貢獻(xiàn)；（3）采用現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理手段，構(gòu)建以績(jī)效管理為中心的人力資源管理體系，整合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施自助服務(wù)系統(tǒng)，滿足師生的廣泛需求，推動(dòng)人力資源管理向更高級(jí)別發(fā)展；（4）實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息系統(tǒng)與其他校園信息系統(tǒng)的深度整合，為高校提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)和有效的決策支持，加強(qiáng)高校人力資源管理的戰(zhàn)略地位。

（三）構(gòu)建載體是保障

高校人力資源管理信息化建設(shè)，歸根到底還是要落實(shí)到設(shè)施和技術(shù)層面。其中，校園網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)高校人力資源管理信息化的兩大重要載體。對(duì)于校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，利用先進(jìn)的建筑綜合布線技術(shù)以及成熟領(lǐng)先的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為高校提供一個(gè)安全、可靠、便捷的計(jì)算機(jī)信息傳輸線路，覆蓋全校的管理和教學(xué)機(jī)構(gòu)，確保高校人力資源管理信息系統(tǒng)能夠與其他部門及教職工進(jìn)行必要的信息共享，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新和充分利用。而數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)則是高校人力資源管理信息化的另一支柱。建立信息豐富、系統(tǒng)完善的人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，涵蓋人事信息、學(xué)術(shù)成果信息、教學(xué)信息等多方面內(nèi)容，進(jìn)一步提升高校的教育教學(xué)質(zhì)量和科研水平，為培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

結(jié)語(yǔ)

人事管理信息化建設(shè)可以提升高校人事管理效率和質(zhì)量，幫助高校更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)代背景下的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)人事管理的現(xiàn)代化。未來，高校應(yīng)繼續(xù)深化人事管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)技術(shù)和政策創(chuàng)新，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

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（作者單位：南京傳媒學(xué)院人事處）

（責(zé)任編輯：袁麗娜）