RFID技術(shù)視角下智能庫房建設(shè)及管理研究

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理也發(fā)生巨大變化。檔案數(shù)量劇增、種類擴(kuò)大、范圍廣泛，并且相關(guān)單位與社會公眾對于檔案查詢的需求也在不斷加大。傳統(tǒng)檔案庫房的檔案管理利用模式具有極大弊端，具體體現(xiàn)在移交手續(xù)復(fù)雜、查詢難度高、安全隱患高、對外服務(wù)利用可追溯化程度低，并且檔案存放次序極易被打亂，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)實(shí)需求。本文以RFID技術(shù)視角下智能庫房建設(shè)及管理研究為題，對于智能庫房建設(shè)過程中存在的思想意識、建設(shè)體系、技術(shù)應(yīng)用、安全工作等方面問題進(jìn)行深入分析，為全方位提高智慧庫房智能化和自動化水平提供可行性優(yōu)化思路與措施，促進(jìn)提升文檔利用效率，進(jìn)而為決策提供參考。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù)；智能庫房；優(yōu)化思路

在檔案事業(yè)的長期發(fā)展過程中，檔案庫房的升級經(jīng)歷由簡單到復(fù)雜的過程。尤其是隨著當(dāng)前現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，各行各業(yè)進(jìn)入信息化時(shí)代，現(xiàn)代化檔案庫房正向數(shù)字化、自動化、智能化方向發(fā)展。2021年，國家檔案局發(fā)布的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要“提升檔案管理數(shù)字化水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級”，這也為實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案庫房技術(shù)賦能、轉(zhuǎn)型升級提供了良好的發(fā)展環(huán)境[1]。

1 RFID技術(shù)視角下智能庫房建設(shè)及管理綜述

在數(shù)字化的趨勢下，檔案業(yè)務(wù)逐漸從基礎(chǔ)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒癁橹鞯臋n案數(shù)據(jù)管理，庫房也正向更加先進(jìn)的方向邁進(jìn)。RFID技術(shù)的應(yīng)用作為智能庫房建設(shè)過程中較為重要的環(huán)節(jié)，對于自動盤庫、檔案實(shí)體實(shí)時(shí)定位、檔案庫房安全監(jiān)控等方面起到關(guān)鍵的作用。

1.1 RFID技術(shù)定義及內(nèi)涵

RFID的全稱是無線射頻識別（Radio Frequency Identification），屬于識別技術(shù)的一種。其運(yùn)用無線電波不接觸快速信息交換和存儲技術(shù)，通過無線射頻的方式對電子標(biāo)簽、射頻卡等記錄媒體進(jìn)行讀寫，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)非接觸的雙向數(shù)據(jù)通信，達(dá)到目標(biāo)識別與數(shù)據(jù)交換的目的。

新時(shí)期檔案庫房的建設(shè)核心要義是非接觸、穩(wěn)定可靠、高效使用、多次應(yīng)用等。RFID技術(shù)均具備以上特點(diǎn)，可充分服務(wù)于檔案庫房管理系統(tǒng)的開發(fā)，并助力其實(shí)現(xiàn)智能化管理[2]。具體表現(xiàn)為：一是非接觸。在檔案庫房的日常工作中，無需人工翻閱檔案盒或者手動定位標(biāo)簽位置，即可采集到檔案信息，使檔案庫房盤點(diǎn)、信息統(tǒng)計(jì)等工作更便捷。二是可靠性。結(jié)合RFID與各類加密和認(rèn)證手段，可以降低檔案信息通過其他非法途徑獲取的可能性，保障其不被泄密。三是高效性。RFID對大量標(biāo)簽信息進(jìn)行掃描識別后快速讀取，存儲的標(biāo)簽可達(dá)兆級；同時(shí)，還可實(shí)時(shí)獲取檔案存放位置、借出情況、歸還情況等信息，使得監(jiān)測更高效。四是多次應(yīng)用。RFID的標(biāo)簽在庫房建設(shè)初期便固定于檔案盒內(nèi)，對于其內(nèi)容讀寫、更改無需取下變更，只需進(jìn)行在線修改和重新錄入。

1.2 智能庫房建設(shè)內(nèi)容及現(xiàn)狀

信息時(shí)代背景下，智能庫房的建設(shè)目的是實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案、數(shù)字資源、智能設(shè)備、庫房環(huán)境的一體化管理，不僅滿足對庫房條件的環(huán)境控制，而且要滿足檔案智能化存取與智慧化應(yīng)用。期間需要開發(fā)綜合管理平臺，利用集成手段匯集大數(shù)據(jù)人工智能等技術(shù)，融合環(huán)境控制、RFID檔案管理和智能檔案密集架系統(tǒng)，利用多種應(yīng)用實(shí)現(xiàn)智慧化管理。從宏觀角度看，檔案館的管理大多依靠人工管理、手動整理的傳統(tǒng)模式，保密性差，工作效率低，安全風(fēng)險(xiǎn)高。在此背景下，對檔案庫房進(jìn)行智慧化改造，提高檔案管理水平已成為各地檔案主管部門面臨的重要工作。一是符合國家戰(zhàn)略部署。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2014年印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，其中對于檔案安全保密體系建設(shè)提出明確要求，將檔案庫房智能化改造作為今后發(fā)展重要方向。利用計(jì)算機(jī)終端與現(xiàn)代技術(shù)代替人工實(shí)現(xiàn)庫房巡檢、實(shí)體檔案管理等功能，能夠保障實(shí)體檔案的安全和檔案信息的安全，并符合“三位一體”檔案安全防范體系要求。二是推動庫房管理技術(shù)升級。RFID技術(shù)的應(yīng)用，不僅保留了傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值優(yōu)勢，還進(jìn)一步豐富了庫房的管理技術(shù)，使得產(chǎn)品與檔案標(biāo)簽一一對應(yīng)，具有實(shí)用性、高效性、獨(dú)一性、簡易性等特點(diǎn)。同時(shí)配合各類短距離無線通信協(xié)議，可達(dá)到低功耗運(yùn)轉(zhuǎn)，擴(kuò)大RFID技術(shù)的應(yīng)用距離和范圍，具有較強(qiáng)節(jié)能效果。三是促進(jìn)平臺優(yōu)化。運(yùn)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與實(shí)體文件之間的物聯(lián)，可完整儲存檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、文件格式、保密等級以及相關(guān)責(zé)任人等基本信息。通過與門禁系統(tǒng)的結(jié)合，能夠判斷人員權(quán)限、出入信息，從而為檔案管理工作的實(shí)時(shí)、雙向開展提供便利。同時(shí)可使管理人員了解檔案缺盒、缺件情況，對于擺放錯誤、擺放數(shù)量等人為錯誤進(jìn)行自動報(bào)警，有助于提高檔案庫房管理質(zhì)量和效率[3]。

2 RFID技術(shù)視角下智能庫房建設(shè)及管理存在問題與挑戰(zhàn)

雖然RFID技術(shù)及各種物聯(lián)網(wǎng)管理手段能夠在智能庫房建設(shè)過程中帶來較大便利，但是在實(shí)際工作開展過程中仍存在技術(shù)應(yīng)用不充分、建設(shè)不完善、防護(hù)有缺失等問題。仍然需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員高度重視，結(jié)合自身工作實(shí)際情況不斷發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。

2.1 思想意識與時(shí)代脫鉤

目前部分檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員檔案庫房智能化建設(shè)意識不夠強(qiáng)烈。認(rèn)為實(shí)體檔案工作僅僅是將各類紙質(zhì)文件存放庫房即可，無需投入較多的人力物力財(cái)力去管理。對“物聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新興業(yè)態(tài)了解不充分、不深入，宏觀上缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，使得在規(guī)范化管理及制度方面存在滯后性，容易出現(xiàn)整理不規(guī)范、利用低效率、安全無保障等問題。在特殊情況下，還會造成文件丟失、數(shù)據(jù)泄密等重大安全事件，造成不可逆的損失。這些對于檔案事業(yè)的數(shù)字化、自動化與智能化發(fā)展具有較大的掣肘。

2.2 建設(shè)體系完整性不夠

一是組織架構(gòu)方面。針對檔案的庫房建設(shè)，大多部門沒有成立工作專班。即使在新館建設(shè)過程中也僅僅是承包第三方公司，沒有根據(jù)實(shí)際情況對庫房建設(shè)進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)籌規(guī)劃。在資金爭取、政策利用、制度制定、建設(shè)監(jiān)督等各項(xiàng)工作開展水平較低，初期立項(xiàng)、前期準(zhǔn)備、中期建設(shè)、后期驗(yàn)收等流程較為松散，專業(yè)性程度不高，嚴(yán)重影響了智能庫房建設(shè)的推進(jìn)力度和工作質(zhì)量。二是在建設(shè)體系方面。在實(shí)際開展過程中，檔案主管部門沒有形成較為完善的建設(shè)方案和管理監(jiān)督制度。對于位置的選擇、技術(shù)的應(yīng)用、建設(shè)的實(shí)施、后期和維護(hù)沒有明確出臺相關(guān)的文件，導(dǎo)致整體工作“干一點(diǎn)是一點(diǎn)”。同時(shí)也存在建設(shè)管理制度無人監(jiān)督、無人實(shí)施的問題，無法為各項(xiàng)庫房建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)重影響了其完整性和有效性。

2.3 技術(shù)應(yīng)用要素不充分

在新形勢下，新型載體的不斷增加以及檔案信息需求的高速增長，傳統(tǒng)的庫房已無法滿足需求。目前大多檔案負(fù)責(zé)人員對庫房建設(shè)方面的技術(shù)應(yīng)用了解不夠深入，在庫房具體建設(shè)過程中方向不清晰、任務(wù)不細(xì)化、執(zhí)行不標(biāo)準(zhǔn)，無法充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢。同時(shí)，就RFID技術(shù)的應(yīng)用而言，需要較為扎實(shí)的資金保障。但是受檔案工作“邊緣化”影響，目前大多檔案部門或者事業(yè)單位對庫房、檔案室的建設(shè)關(guān)注程度不夠。在RFID電子標(biāo)簽采購、網(wǎng)絡(luò)部署、技術(shù)應(yīng)用等方面缺少財(cái)政支持。導(dǎo)致庫房相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不健全、技術(shù)應(yīng)用不充分、業(yè)務(wù)壁壘無法打破，使得管理人員與實(shí)體檔案管理難以保證高效、暢通的信息交流，檔案價(jià)值無法彰顯。

2.4 安全防護(hù)關(guān)鍵點(diǎn)缺失

隨著RFID技術(shù)的廣泛應(yīng)用，讀寫器、電子標(biāo)簽和網(wǎng)絡(luò)等環(huán)節(jié)存在較多安全隱患，極易受到自然與人為因素造成安全威脅。管理員安全意識薄弱，對用戶的身份識別鑒定不充分，容易使芯片內(nèi)存信息受到被泄露和破壞或者因非授權(quán)的訪問存在企圖跟蹤、竊取甚至惡意篡改RFID電子標(biāo)簽信息的行為。同時(shí)在RFID技術(shù)的應(yīng)用過程中，對于電子標(biāo)簽的日常檢查、問題修復(fù)不夠科學(xué)，也容易出現(xiàn)因硬件損壞導(dǎo)致管理困難的問題，可靠性不夠。

3 RFID技術(shù)視角下智能庫房建設(shè)及管理未來優(yōu)化路徑

3.1 牢固樹立智慧化發(fā)展意識

檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要切實(shí)擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，堅(jiān)決摒棄“檔案工作邊緣化”的發(fā)展思想。進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新性思維，將檔案庫房建設(shè)與現(xiàn)代技術(shù)的深度融合作為一項(xiàng)長遠(yuǎn)任務(wù)扎實(shí)推進(jìn)。高層次打造檔案庫房智能化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略體系，并在頂層設(shè)計(jì)層面對政策落實(shí)、制度制定、資金申請、智能化建設(shè)等方面給予大力支持。同時(shí)，要健全管理機(jī)構(gòu)。檔案管理部門要面向社會積極引進(jìn)既懂得檔案管理技能，又了解傳感器技術(shù)、射頻識別裝置、嵌入式系統(tǒng)技術(shù)等物聯(lián)網(wǎng)方面現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才；針對通訊網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，為移動終端、傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等各種設(shè)施設(shè)備的互聯(lián)互通儲備相應(yīng)的人才資源，為智能化技術(shù)的應(yīng)用提供強(qiáng)有力的人才保障，從而避免資源浪費(fèi)問題的發(fā)生。

3.2 建立健全科學(xué)化建設(shè)體系

一是健全組織體系。檔案部門要成立庫房建設(shè)工作專班，明確牽頭部門，以“項(xiàng)目化、清單化、責(zé)任化”的要求掛圖作戰(zhàn)，整合單位內(nèi)部強(qiáng)大力量開展工作。進(jìn)一步明確工作職責(zé)，細(xì)化業(yè)務(wù)分工，建立主體責(zé)任制，鏈接多部門實(shí)現(xiàn)多元協(xié)同治理。對庫房建設(shè)的全流程、全要素進(jìn)行管控，整體形成管控有力、統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作局面。二是熟悉國家標(biāo)準(zhǔn)。工作專班及具體負(fù)責(zé)人員要深入學(xué)習(xí)中國國家標(biāo)準(zhǔn)化委員會制定的檔案庫房建設(shè)最新國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系要求》GB/T34112-2022和《檔案庫房工程設(shè)計(jì)規(guī)范》GB/T50327-2020，并將其作為檔案庫房選址、設(shè)計(jì)、驗(yàn)收、管理和可持續(xù)利用等方面的重要參考依據(jù)。注重檔案庫房的功能性、實(shí)用性和檔案管理的完整性、高效性，確保檔案在庫房中安全可靠、有效利用以及檔案管理工作的常態(tài)化、規(guī)范化開展。在此基礎(chǔ)上要根據(jù)自身實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定本單位《庫房建設(shè)實(shí)施方案》《信息化技術(shù)應(yīng)用計(jì)劃》《安全防護(hù)管理制度》等系列文件，確保檔案庫房建設(shè)在各個(gè)流程有章可循、有規(guī)可依，提升整體工作的科學(xué)性、合理性，推動智能庫房建設(shè)工作逐步轉(zhuǎn)型。

3.3 充分應(yīng)用專業(yè)化現(xiàn)代技術(shù)

首先，工作專班相關(guān)負(fù)責(zé)人員要在檔案行業(yè)進(jìn)行全面調(diào)研；通過成功典型案例，深入了解RFID、實(shí)體管理、安全管控等各項(xiàng)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用情況，并結(jié)合時(shí)代發(fā)展自身工作需求有選擇、有重點(diǎn)地采用相關(guān)智能化設(shè)備及技術(shù)，減少不必要的資源浪費(fèi)、資金浪費(fèi)、技術(shù)浪費(fèi)，進(jìn)而確保智能庫房高效率運(yùn)轉(zhuǎn)、高質(zhì)量服務(wù)。其次，檔案部門主要領(lǐng)導(dǎo)要定期向上級部門匯報(bào)檔案管理情況，及時(shí)提出現(xiàn)階段建設(shè)智能庫房的必要性及意義；積極爭取專項(xiàng)資金用于采用先進(jìn)密集架、RFID電子芯片、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，進(jìn)而打造專業(yè)化、安全化庫房。

在此前提下，明確智能庫房建設(shè)技術(shù)應(yīng)用思路?？刹捎弥腔蹤n案室綜合管理平臺和智能環(huán)境管理系統(tǒng)、智能RFID檔案管理系統(tǒng)、智能檔案密集架系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口打通并進(jìn)行數(shù)據(jù)融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智慧檔案庫房環(huán)境與檔案智能管理。例如智能檔案密集架系統(tǒng)，拓展了應(yīng)急助推、一鍵式操控和左右雙開等功能模塊，同時(shí)具備通風(fēng)、自照明、保護(hù)功能，將實(shí)時(shí)監(jiān)控、架體自檢、操作日志、聯(lián)動控制等功能于一體，支持查檔自動開架，定位引導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)密集架的遠(yuǎn)程管理，從而提高檔案管理效率，使檔案管理更加安全智能[4]。

3.4 不斷增強(qiáng)安全防護(hù)水平

一是強(qiáng)化安全管理意識。強(qiáng)化對檔案庫房安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人，措施到位。同時(shí)定期開展檔案RFID相關(guān)安全技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動，面向全體工作人員開展實(shí)戰(zhàn)演練和安全警示教育，切實(shí)提高檔案安全底線意識，最大程度發(fā)揮RFID技術(shù)優(yōu)勢，自覺強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，筑牢檔案安全思想防線[5]。二是在RFID產(chǎn)品的安全技術(shù)方面加強(qiáng)RFID信息安全算法及應(yīng)用的研究，包括加密機(jī)制、DFS（安全設(shè)計(jì)）技術(shù)。進(jìn)而通過相關(guān)工作的可靠性設(shè)計(jì)防止故障類攻擊、防模式攻擊，防止社會不法分子通過網(wǎng)絡(luò)方式竊取損害數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)信息存儲、處理和傳輸過程中的安全和有效使用。

結(jié)語

基于RFID的智能檔案庫房建設(shè)具有信息錄入存檔、檔案文件高速盤點(diǎn)、便捷利用等優(yōu)勢，是檔案事業(yè)智慧化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)由供給模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾枨竽Ｊ?，也是未來檔案實(shí)體文件保護(hù)的主流方向。為此，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，切實(shí)推動檔案庫房與RFID技術(shù)及相關(guān)安全防護(hù)手段整合，加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案庫房建設(shè)模式的創(chuàng)新，讓庫房空間布局更合理，檔案保護(hù)及利用更便捷，為新時(shí)代書寫檔案事業(yè)高水平、高質(zhì)量發(fā)展新篇章奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡介：瞿仰（1983—），工學(xué)博士，華東師范大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案信息化、機(jī)器智能與智能系統(tǒng)。