現(xiàn)代建筑施工企業(yè)檔案信息化管理策略研究

摘 要：本文從現(xiàn)代建筑施工企業(yè)檔案信息化的意義入手，提出施工企業(yè)檔案信息化存在著數(shù)據(jù)化管理不達標、信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后、檔案信息共享能力不足、安全防護措施不到位、專業(yè)人才缺口較大的問題。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，需要在健全體制機制、智能系統(tǒng)建設(shè)、檔案共享利用、信息安全、檔案人才培養(yǎng)上下功夫、見實效。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；檔案信息化；管理策略

現(xiàn)代建筑施工管理進入轉(zhuǎn)型發(fā)展時期。面對激勵的市場競爭，做強、做優(yōu)、做大企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅能夠為企業(yè)增長尋找新的動力源泉，還能把握好新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革新機遇，重新塑造企業(yè)發(fā)展新優(yōu)勢，開創(chuàng)企業(yè)發(fā)展新局面。

1 現(xiàn)代建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的意義

建筑施工企業(yè)檔案門類眾多、存儲介質(zhì)多樣、管理方式不同，具有專業(yè)性、成套性的特點，加強信息化管理是實現(xiàn)檔案規(guī)范化建設(shè)的有力抓手，具有重要的實踐意義。

1.1 有助于推動企業(yè)信息化進程

隨著市場環(huán)境競爭的不斷加劇，現(xiàn)代建筑施工企業(yè)經(jīng)營面臨著重重挑戰(zhàn)。建筑企業(yè)期望信息技術(shù)能成為企業(yè)的重要競爭力之一，提高工作效率和工作質(zhì)量，增強企業(yè)的核心競爭力。檔案信息化實現(xiàn)對工作流程的重塑和改造，把信息化觀念和技術(shù)引入企業(yè)管理流程中，促進各類資源要素優(yōu)化配置和建筑產(chǎn)業(yè)鏈緊密協(xié)同，幫助企業(yè)創(chuàng)新產(chǎn)品和服務(wù)研發(fā)模式、優(yōu)化生產(chǎn)制造流程，不斷催生新模式新業(yè)態(tài)，實現(xiàn)管理自動化，從而促進管理現(xiàn)代化，提升核心競爭力。

1.2 有助于推動企業(yè)科學決策

建筑企業(yè)在發(fā)展方向等方面需要大量的可靠數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)決策的科學化和精準化。檔案資源為企業(yè)發(fā)展提供扎實的資料，在推動企業(yè)發(fā)展綠色建筑和裝配式建筑的轉(zhuǎn)型方面，可以通過檔案信息資源，在制度設(shè)計、項目引領(lǐng)、宣傳方式上借鑒有益的經(jīng)驗，將檔案智慧融入企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，展現(xiàn)檔案的現(xiàn)代價值。

1.3 為企業(yè)發(fā)展提供知識化服務(wù)

檔案信息化的深度發(fā)展，特別是檔案智能化的廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)人、機、物的全面互聯(lián)，全要素、全產(chǎn)業(yè)鏈、全價值鏈的全面連接，對各類檔案數(shù)據(jù)進行采集、傳輸、分析并形成智能反饋，推動形成全新的生產(chǎn)制造和服務(wù)體系。目前，人工智能算法介入檔案整理、保管、編研、利用服務(wù)等工作，能夠提供決策建議和知識化，使得檔案資源真正從“幕后”走向“臺前”，實現(xiàn)檔案服務(wù)的效能化，提升企業(yè)決策標準化。

1.4 有助于推動企業(yè)開放和合作

檔案信息化建設(shè)加深與社會和同行的聯(lián)系，施工企業(yè)通過檔案信息共享，加強業(yè)務(wù)交流，展示開放的企業(yè)形象和姿態(tài)。同時，檔案數(shù)據(jù)作為紐帶，有利于將新的元素和技術(shù)切入施工過程中，提升施工效率和質(zhì)量。

1.5 有利于優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)

伴隨著諸如5G、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)中心、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的持續(xù)推進和應(yīng)用，深刻改變施工企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)以檔案信息化推動企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的目標。以檔案數(shù)據(jù)流動為引領(lǐng)，企業(yè)治理的思維基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)、設(shè)施基礎(chǔ)、資源基礎(chǔ)、安全基礎(chǔ)以及保障基礎(chǔ)等領(lǐng)域都發(fā)生了根本性變化，企業(yè)管理逐步從線下向線下線上相結(jié)合轉(zhuǎn)變，從掌握少量“樣本數(shù)據(jù)”向掌握海量“全體數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，為科學決策提供了堅實基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)代建筑施工企業(yè)檔案信息化管理存在的不足

從企業(yè)經(jīng)營和管理來看，建筑施工企業(yè)檔案信息化處于爬坡過坎的關(guān)鍵階段。面臨著質(zhì)量落后、制度供給不足、系統(tǒng)不完善等諸多問題，這些困境成為信息化轉(zhuǎn)型的阻礙因素。

2.1 數(shù)據(jù)化管理不達標

2021年新修訂頒布的《中華人民共和國檔案法》提出，企事業(yè)單位應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，國家鼓勵和支持企業(yè)檔案館（室）推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。建筑施工企業(yè)信息化質(zhì)量不高的問題較為突出，主要原因是企業(yè)目標定位較低，未能從企業(yè)發(fā)展的長遠角度考慮。在檔案信息化過程中缺乏及時檢查和質(zhì)量把控。追求效率，也缺少相應(yīng)的質(zhì)量管控工具，人為的檢查難以做到肉眼長時間保證良好的狀態(tài)。信息化結(jié)構(gòu)混亂，局部數(shù)據(jù)缺失錯亂，以致后續(xù)還需投入大量的精力予以彌補，無法發(fā)揮檔案信息化的作用。

2.2 信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后

檔案信息化基礎(chǔ)不扎實，必要的信息化設(shè)備缺失。有的施工企業(yè)為達到數(shù)字化率，外租設(shè)備進行數(shù)字化，缺乏安全保密措施。檔案數(shù)字化加工、硬件購買、信息化成果的驗收與鑒定缺乏專業(yè)化指導，致使檔案數(shù)字化率質(zhì)量不高。在檔案利用過程中，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控不夠嚴謹，導致利用環(huán)節(jié)不通暢，極大地增加了企業(yè)人工成本，延長項目工期。由于數(shù)據(jù)化平臺建設(shè)不足，企業(yè)在數(shù)據(jù)收集、存儲和使用方面存在重復勞動和浪費資源的現(xiàn)象。

2.3 檔案信息共享能力不足

建筑企業(yè)受資金和人才限制，檔案信息化數(shù)據(jù)格式、標準和系統(tǒng)不一致，導致企業(yè)無法通過管理系統(tǒng)自由進行數(shù)據(jù)交換，信息自由流動能力較弱。同時，由于數(shù)據(jù)涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，加之不同部門之間的數(shù)據(jù)存在相互依賴關(guān)系，很多企業(yè)在數(shù)據(jù)共享方面存在顧慮，增加了數(shù)據(jù)安全性和隱私性管理的難度。

2.4 信息安全防護措施不到位

雖然建筑企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)安全已引起充分重視，對檔案信息防護能力起到一定作用。但是相較于網(wǎng)絡(luò)攻擊手段變化速度而言，其更新的速度相對滯后。人為安全因素突出，檔案管理人員安全意識淡薄，賬號管理不嚴格，致使檔案利用門檻較低，未嚴格按照權(quán)限進行共享利用。由于病毒具有高隱蔽性、高傳染性的特點，檔案安全意識薄弱，導致安全措施執(zhí)行不到位，易造成數(shù)據(jù)被泄露。

2.5 專業(yè)人才缺口較大

建筑企業(yè)檔案人才需求旺盛，但是缺口較大。一是技術(shù)人員不足。在檔案一線創(chuàng)造價值的人才較少，以建筑施工企業(yè)為例，項目實施一線人員不僅項目經(jīng)理短缺，檔案信息化管理人員也嚴重不足，有的時候甚至兼職多項工作，人員結(jié)構(gòu)失衡。二是市場人才短缺。高校檔案專業(yè)人才短缺，市場供不應(yīng)求，專業(yè)人員到建筑施工企業(yè)入職的少之又少，市場化程度不高，是企業(yè)人才建設(shè)面臨的重要問題之一。三是重視力度不夠。部分企業(yè)給付薪資標準與人才的心理預期有一定偏差，人才供求兩難現(xiàn)象仍然存在。企業(yè)對人才的培養(yǎng)力度不夠、投入偏低，沒有制定并實行引進人才薪酬政策和激勵政策，導致人才接受專業(yè)技術(shù)培訓次數(shù)少、時間短，成效不明顯。

3 現(xiàn)代建筑施工企業(yè)檔案信息化管理策略分析

面對新一代信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，企業(yè)要迎難而上、加壓奮進，以時不我待的責任感做好檔案信息化工作，更好地釋放數(shù)字化在企業(yè)經(jīng)營管理中的創(chuàng)新效能。

3.1 在健全體制機制上下功夫、見實效

抓住新修訂《檔案法》和《檔案法實施條例》等法律法規(guī)頒布實施契機，結(jié)合建筑施工企業(yè)實際，積極構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、運行有效的檔案制度體系，提升企業(yè)檔案治理效能。要按照建筑施工的全程管理、全員管理、管理創(chuàng)新的理念，全面規(guī)范施工檔案信息化工作的職責與分工、監(jiān)督與責任等。進一步明確施工項目檔案管理職責，明晰綜合管理、工程和物裝管理、施工監(jiān)理以及參建單位的項目檔案管理職責。要按照“管施工必須同時管檔案”原則，將檔案管理要求融入施工建設(shè)項目管理的各個階段和環(huán)節(jié)，加強前端策劃和過程管控，確保檔案管理與工程管理同步。要強化施工文件質(zhì)量管理，加強文件全過程控制，明確文件質(zhì)量、收集、整理、歸檔的具體要求。加強規(guī)范化建設(shè)，進一步明確施工檔案驗收的組織、流程和標準。

3.2 在智能系統(tǒng)建設(shè)上下功夫、見實效

要推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和檔案管理深度融合，從基層設(shè)施上看，要搭建好網(wǎng)絡(luò)資源、計算與存儲資源和應(yīng)用支撐等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息數(shù)據(jù)的聚合、存儲、服務(wù)等提供條件。從系統(tǒng)建設(shè)上看，要積極應(yīng)用新技術(shù)賦能檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新，推進檔案業(yè)務(wù)流程再造，驅(qū)動整體智治水平提高；要適應(yīng)建設(shè)施工場景多樣化需求，實現(xiàn)技術(shù)和業(yè)務(wù)的深度融合，構(gòu)建多場景、跨場景的檔案應(yīng)用，打造“收集、管理、存儲、利用”等功能全覆蓋的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提供有溫度有品質(zhì)的檔案館信息化服務(wù)。從數(shù)據(jù)管理上來看，根據(jù)“存量數(shù)字化”“增量電子化”要求，建立涵蓋所有數(shù)字檔案、具備長期保存和安全保障措施的數(shù)字檔案資源總庫，包含檔案目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)、檔案業(yè)務(wù)工作數(shù)據(jù)和智能化設(shè)備信息等。通過可控技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案的可靠和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，使數(shù)字檔案具備原始性、憑證性和長期可讀性。

3.3 在檔案共享利用上下功夫、見實效

要按照便捷共享原則搭建信息共享平臺。一是突破硬件壁壘。共享平臺要兼容性強，著眼于施工檔案載體多樣、數(shù)字化質(zhì)量不齊、軟硬件差異的問題，對不同形式的照片、影像、圖紙檔案實現(xiàn)兼容。同時，共享平臺要實現(xiàn)資源的智能化管理，能夠?qū)Σ煌d體進行格式轉(zhuǎn)換、加工、分析與處理，避免多重錄入。二是檢索系統(tǒng)豐富多樣。從形式上看，要實現(xiàn)全文檢索、關(guān)鍵詞檢索、條目檢索的綜合運用，用新一代智能語義搜索系統(tǒng)，幫助企業(yè)整合各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)。建立“統(tǒng)一登錄”，施工企業(yè)數(shù)據(jù)“一號通行”，方便易用，構(gòu)建協(xié)同一體的知識共享檢索平臺，更高效地發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)要素配置和管理中的集成作用。三是信息分析高效。要構(gòu)建基于云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的體系結(jié)構(gòu)，利用高速網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)用戶和服務(wù)器之間的快速數(shù)據(jù)交換。要借助智能緩存、數(shù)據(jù)壓縮和優(yōu)化算法等手段，降低數(shù)據(jù)傳輸?shù)难舆t和帶寬占用，以提供更好的用戶體驗。加強個性化推送服務(wù)，利用好人工智能分析技術(shù)，對用戶畫像、歷史行為、實時數(shù)據(jù)等多種數(shù)據(jù)源的分析和挖掘，為每個查詢者提供具有高度相關(guān)性和個性化的推送內(nèi)容，提升檔案服務(wù)施工建設(shè)的效能。

3.4 在檔案信息安全上下功夫、見實效

安全建設(shè)是檔案信息化價值實現(xiàn)的關(guān)鍵性因素。一是堅持技術(shù)賦能。企業(yè)應(yīng)該引進新興技術(shù)和防護設(shè)備，筑牢信息建設(shè)的安全屏障。在已有技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強人工智能、數(shù)據(jù)遷移與保全、云計算技術(shù)的升級改造，強化信息防護的現(xiàn)代性。二是強化過程安全。數(shù)字化檔案的信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到有據(jù)可查；對于涉密數(shù)字化檔案資料的存儲設(shè)備實行專機專用并定期自查，禁止與移動存儲介質(zhì)交叉混用，數(shù)據(jù)的調(diào)取使用嚴格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。三是加強安全教育。施工檔案多數(shù)涉及企業(yè)核心技術(shù)，要對重點檔案人員開展保密教育和技能培訓，重點從檔案數(shù)字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面結(jié)合行業(yè)內(nèi)外的警示案例開展教育培訓，促使相關(guān)工作人員樹立牢固的保密意識，掌握基本保密常識。四是強化建章立制。要常態(tài)化地開展軟硬件的檢測檢查，通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和安全防護，及時對破損、失真文件進行修補，保障信息的真實性和安全性。建立健全檔案數(shù)據(jù)備份機制，完善數(shù)據(jù)安全治理體系。

3.5 在檔案人才培養(yǎng)上下功夫、見實效

人才培養(yǎng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。通過人才培養(yǎng)，可以為企業(yè)培養(yǎng)出一支素質(zhì)高、創(chuàng)新能力強的檔案隊伍，提高企業(yè)的競爭力。同時，人才培養(yǎng)也可以增強員工的歸屬感和忠誠度，促進員工與企業(yè)共同成長。一是加強人才引進。具有計算機、檔案、人工智能專業(yè)人才優(yōu)先錄用，增強企業(yè)的創(chuàng)新能力和競爭力，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。二是加強人才培養(yǎng)。根據(jù)信息化發(fā)展趨勢，制訂相應(yīng)培訓計劃，通過定期的培訓和學習，提高檔案人員的專業(yè)技能和管理能力，使其更好地適應(yīng)企業(yè)檔案發(fā)展需要。三是健全激勵機制。建立包括薪資待遇、晉升機會、福利待遇等方面的措施，激發(fā)積極性和創(chuàng)造性，提高工作動力。要積極營造良好的工作氛圍，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境，包括安全、舒適、便利的工作條件以及和諧、和睦、互相信任的團隊氛圍。四是建立完善的人才工作機制。應(yīng)該包括招聘、培訓、晉升、薪資待遇、績效考核等方面制度，確保企業(yè)的人才管理體系合理、完善、科學，為檔案人員提供公平、公正、透明的發(fā)展機會。

結(jié)語

建筑企業(yè)檔案信息化建設(shè)對決策的形態(tài)、過程、機制、技術(shù)、參與以及資源整合、風險管控和績效評價等產(chǎn)生重大而深遠的影響。要緊緊抓住國家推動數(shù)字產(chǎn)業(yè)發(fā)展的有利契機，牢牢抓住信息化搶新機、求突破，將有效激發(fā)數(shù)據(jù)要素創(chuàng)新活力，加快檔案信息化轉(zhuǎn)型升級，打造企業(yè)管理新業(yè)態(tài)、新模式，充分釋放檔案信息價值，為推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、拓展創(chuàng)新發(fā)展空間增效賦能。

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作者簡介：施瑞璇（1987—），大學學歷，中鐵十局集團有限公司館員，主要從事建筑施工企業(yè)檔案管理研究。