基于RFID技術(shù)的檔案管理的應(yīng)用與探索

摘要：隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化、數(shù)字化技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域，從而顯著提高工作效率。檔案管理是高校、公司、企業(yè)實現(xiàn)系統(tǒng)化信息管理的重要方式之一，可以將大量信息按照一定的分類標準進行分區(qū)域管理。近年來，社會信息激增，相關(guān)檔案管理部門向智能化管理模式轉(zhuǎn)型成為必然趨勢，其中，射頻識別（radio frequency identification，RFID）技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，其具有更大的應(yīng)用優(yōu)勢與更加廣闊的應(yīng)用前景?；诖耍疚膶ΜF(xiàn)代檔案管理過程中RIFD技術(shù)的應(yīng)用進行了深入探究，簡要介紹了RIFD技術(shù)的內(nèi)涵，設(shè)計了基于RFID技術(shù)的智能化檔案管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的可行性進行使用效果測試，旨在提高學校的檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù)；檔案管理；電子標簽；高校圖書館

引言

隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息渠道增多，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)量呈指數(shù)級增長，傳統(tǒng)的檔案倒排架、清點與整理等管理方式與管理流程已難以滿足現(xiàn)代數(shù)字化時代檔案管理的需求[1]，因此，對于檔案管理人員來說，如何實現(xiàn)高效、準確、全面的檔案信息識別與管理是現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域亟須解決的問題。為此，近年來，人們開始將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，通過無線射頻技術(shù)對檔案標簽進行識別與智能分類，從而有效地提高了檔案管理的效率?；赗FID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的人工清點工作量較大、檔案查找較慢、檔案更新優(yōu)化時效性不強等問題?；诖?，本文設(shè)計了一種基于RFID技術(shù)的智能化檔案管理系統(tǒng)，旨在實現(xiàn)對檔案的系統(tǒng)化與自動化管理，提高檔案管理的科學性。

1. RFID技術(shù)的概念

RFID技術(shù)是21世紀最具發(fā)展?jié)摿Φ闹悄芑夹g(shù)之一，是一種集編碼技術(shù)、識別技術(shù)、無線載體技術(shù)、通信技術(shù)為一體的數(shù)字化自動識別技術(shù)，在實際應(yīng)用中又被稱為無線射頻識別技術(shù)[2]。RFID技術(shù)主要由三個核心部分組成，即讀寫器、射頻電子標簽、天線。其中，讀寫器主要用于對電子標簽進行識別，在日常使用中分為固定式與手持式；射頻電子標簽具有唯一性，每個電子標簽都對應(yīng)一個電子編碼，將其粘貼到物體表面，方便讀寫器進行信息的識別；而天線是指用于連接電子標簽與讀寫器的射頻信號，是實現(xiàn)遠程數(shù)據(jù)采集功能的載體。在檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)，是促進檔案管理工作效率有效提升的重要方法，具體應(yīng)用原理如圖1所示。

2. 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計主要包括整體的框架設(shè)計、硬件設(shè)計、管理流程設(shè)計三個方面。

2.1 整體的框架設(shè)計

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的使用原理是利用RFID技術(shù)的無線射頻信號，對存儲了檔案基本信息與歷史查詢使用記錄的電子標簽進行掃描與識別，從而實現(xiàn)對檔案的自動化管理[3]。因此，在對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)進行整體的框架設(shè)計時，主要包括五個方面：（1）數(shù)據(jù)中心，即檔案管理系統(tǒng)的核心，負責統(tǒng)領(lǐng)系統(tǒng)終端以及中心數(shù)據(jù)服務(wù)；（2）內(nèi)務(wù)管理，負責新入檔案信息的RFID標簽的及時制作與裝入，對設(shè)備終端進行管理，以及電子標簽的打印與發(fā)行；（3）流通管理，負責實時追蹤管理檔案的借閱、歸還以及異常流程，以便于及時處理相關(guān)檔案的丟失與損壞情況，并采取有效措施；（4）查詢系統(tǒng)，對相關(guān)檔案進行具體位置與基本信息的查詢與定位，提高管理效率；（5）賬號管理，主要對檔案管理者與第三方用戶身份賬號的借閱、查詢、歸還等功能與權(quán)限進行設(shè)置和管理。

2.2 硬件設(shè)計

RFID技術(shù)功能的實現(xiàn)主要由射頻電子標簽、閱讀器、天線等硬件設(shè)備共同完成[4]，因此，在對檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計時，主要從以下幾個方面進行：首先是射頻電子標簽的設(shè)計，通過電子標簽錄入檔案基本信息（名稱、編號、內(nèi)容簡介、標簽定位等）、檔案類別、檔案級別、入庫時間、檔案保管時間、檔案預(yù)存位置等。在檔案管理過程中，射頻電子標簽的設(shè)計是后續(xù)開展管理工作的前提與基礎(chǔ)性工作。其次是標簽的安裝設(shè)計，通常情況下，采用封裝的方式將標簽信息制成紙質(zhì)不干膠或卡片的形狀，并將其粘貼至對應(yīng)的檔案或檔案盒表面，以便于管理人員對檔案直接進行識別，從而提高檔案管理的效率。再次是讀寫器的安裝設(shè)計，固定式讀寫器一般安裝在檔案室的墻壁或天花板上，通過網(wǎng)線與主機服務(wù)器相連，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)檔案標簽信息的傳輸。最后是天線的安裝設(shè)計，須根據(jù)檔案管理室的大小以及布局實際情況進行合理設(shè)計，從而保證檔案信息準確及快速地傳輸。

2.3 流程設(shè)計

在檔案管理過程中，RFID技術(shù)的應(yīng)用流程設(shè)計主要包括檔案信息采集、檔案安全管理、系統(tǒng)管理等方面。其中，檔案的信息采集內(nèi)容包括檔案標簽的讀取以及檔案管理室門禁信號的采集等；檔案的安全管理主要包括對檔案的借閱、歸還、門禁出入監(jiān)控、檔案室在線實時監(jiān)控等檔案安全問題的管理[5]；系統(tǒng)管理是指對檔案日常管理的日志進行填寫以及檔案的定時盤點等。通過RIDF技術(shù)的應(yīng)用，對相關(guān)的檔案信息進行輸入與校正，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的查詢與應(yīng)用。基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程如圖2所示。

3. 系統(tǒng)測試結(jié)果分析

3.1 測試環(huán)境構(gòu)建

為驗證上述基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)在檔案管理過程中應(yīng)用的可行性，將采用測試系統(tǒng)對其使用功能進行測試，因此，首先對測試系統(tǒng)的環(huán)境進行構(gòu)建，測試指標主要包括服務(wù)器系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理軟件等[6]，具體配置參數(shù)如表1所示。

完成測試環(huán)境搭建后，還需要對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的客戶端環(huán)境進行搭建與完善，主要配置項目包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、計算機配置、系統(tǒng)配置，具體配置參數(shù)如表2所示。

3.2 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)功能測試分析

系統(tǒng)測試環(huán)境與客戶端環(huán)境搭建完成后，將對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的功能進行測試分析，測試流程主要分為兩個步驟：第一是檔案的借閱管理，檔案管理人員利用RFID讀寫設(shè)備對粘貼在檔案表面的電子標簽進行識別[7]，從而實現(xiàn)對檔案基本信息的錄入與借閱操作；第二是檔案的歸還管理，借閱者在使用完成歸還檔案時，通過檔案管理系統(tǒng)客戶端點擊檔案歸還操作，對借閱出庫的檔案去向進行實時更新，完成檔案的歸還，從而形成連貫的管理記錄，實現(xiàn)檔案的高效管理。

3.3 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)性能測試分析

關(guān)于基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定性與安全性的具體情況，將采用分步測試的方式對系統(tǒng)性能進行測試與分析，通過7天24小時不間斷的測試發(fā)現(xiàn)，上述構(gòu)建的基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)能夠保持長期的穩(wěn)定安全運行，對于檔案管理水平的提升具有較大的促進作用。而關(guān)于系統(tǒng)的承載性能測試，主要通過使用多個用戶管理系統(tǒng)同時操作的方式進行測試[8]。測試發(fā)現(xiàn)，基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)能夠同時承載多個用戶進行檔案的借閱與歸還操作，且不存在異常行為，上述提出的管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中具有可行性。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會信息化建設(shè)水平的提升，智能化轉(zhuǎn)型已成為各領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，在檔案管理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)信息數(shù)量激增，傳統(tǒng)人工管理的工作效率嚴重制約了管理質(zhì)量，基于RFID技術(shù)構(gòu)建的檔案管理模式可以有效解決傳統(tǒng)方式存在的不足，實現(xiàn)檔案的共享與動態(tài)化管理。

參考文獻：

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作者簡介：索新玉，本科，館員，研究方向：檔案管理。