大數據時代電子檔案數字化轉型創(chuàng)新的實踐與探索

摘 要：在新時代是信息化社會的時代，數字技術的不斷應用與推廣，各行各業(yè)紛紛采取創(chuàng)新性改革，逐步推進數字化建設。在檔案領域也是如此，作為巨大的信息存放資源體系，其面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇，需要相關部門充分重視數字化建設工作，進一步實現數據信息的廣泛整合、快速處理、高效應用。本文圍繞大數據時代電子檔案數字化轉型創(chuàng)新的實踐與探索進行分析研究，從發(fā)展環(huán)境建設、制度體系建設、系統(tǒng)平臺建設、安全防護建設四個方面提出針對性較強的優(yōu)化策略，進而實現數字化檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，不斷提升檔案事業(yè)的核心競爭優(yōu)勢，為大數據時代背景下各部門檔案數據和信息提供更強有力的保護。

關鍵詞：大數據時代；電子檔案；數字化；轉型創(chuàng)新

大數據時代，檔案的載體由傳統(tǒng)的紙質向數字化轉變，數據匯總方式也由人工采集轉變?yōu)樵诰€傳輸。數字化技術與檔案工作的融合度、匹配度逐步加深，整體呈現主體多元化、內容信息化、模式協(xié)同化、管理高效化、安全規(guī)范化等特征，無論是對提升檔案服務效率而言還是檔案的開發(fā)利用，都呈現出新模式、新氣象。因此，如何探究大數據時代檔案管理模式的轉型升級、優(yōu)化策略，需要檔案工作者對檔案管理情況、原則、理論等進行重新思考，確立網絡環(huán)境中檔案管理的基本方案，進而為檔案事業(yè)發(fā)展指明新的發(fā)展方向、開拓新的渠道。

1 大數據時代電子檔案數字化轉型的內涵及意義

檔案數量不計其數，類型復雜多樣，尤其在信息爆炸的新時代，每天各行各業(yè)都在產生新的檔案，而且非結構化數據占比也在逐步提升，這就加大了檔案管理的難度。因此，在大數據時代實現檔案數字化轉型，全面優(yōu)化管理模式，提高管理效率和利用率，充分發(fā)揮檔案自身價值十分必要。

1.1 檔案數字化的內涵及特征

數字檔案大多是指將檔案的原始紙質文件通過數字掃描技術進行處理后形成的檔案資源，直接產生并應用于計算機、服務器等電子設備，其過程是信息從模擬到數字的轉變，數字化是信息化轉型的基礎，是以嶄新方式開展工作的重要保障。檔案數字化是一種全新檔案信息管理模式，運用大數據、計算機網絡等技術將虛擬形態(tài)檔案之間建立聯(lián)系，通過系統(tǒng)平臺、計算機終端等加以全面整合、集中管理，從而構建龐大的檔案數字資源管理利用數據庫，使其可以有效達到開發(fā)利用、共建共享的目的。具體存儲方式是利用OCR技術、數據庫技術、存儲技術將檔案資源由庫房轉移到防磁機房或者移動硬盤、光盤等載體，徹底打破了傳統(tǒng)檔案的時空壁壘。

1.2 檔案數字化轉型的意義

在存儲方面，通過數字化云存儲技術，可實現大量電子檔案的保存，無需占用大量的實體空間，保證原始檔案紙質文件的持久性及長期保存，避免褪色、風化、損毀等問題，節(jié)約成本，減少管理費用。在利用方面，信息檢索技術可通過語言處理、機器學習、數據挖掘、人工智能等手段，及時了解查詢用戶的意圖，進而提升查檔利用服務的精準度，依托自動分類、檔案索引，可基于多種元數據實現高速檢索，推動查閱歸檔簡單快捷，大大提升了利用效率。同時可借助互聯(lián)網數據傳輸，實現異地信息共享，擴大“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”的覆蓋面和受眾面。例如，通過“互聯(lián)網+”相關技術將原本分屬于不同部門、不同領域的檔案加以整合[1]，檔案利用者可通過當地檔案服務部門的自助服務終端進行檢索、瀏覽等操作，線上提交申請，后臺驗證通過后生成驗證碼，借閱者可通過掃碼打印蓋有電子印章的檔案文件，從而打通檔案為民服務的最后一公里。在管理方面，推進檔案數字化轉型、信息化管理，構建智慧化應用平臺，讓現代科學技術代替人工完成海量檔案文件資料的接收、歸檔、編目、鑒定、分類、保管，可將管理者從傳統(tǒng)模式的繁重又重復的工作中解放出來，提高其工作積極性及主觀能動性，進而形成良好工作氛圍。

2 大數據時代電子檔案數字化轉型創(chuàng)新面臨的矛盾及困境

2.1 整體環(huán)境矛盾突出

新時代檔案數量急劇增加且形式多樣，受傳統(tǒng)思想觀念影響，大多檔案管理人員思維意識陳舊，創(chuàng)新動力不強，難以主動接受和嘗試運用新技術、新手段、新模式，仍采用過去紙質文件管理、人工查詢利用的方式開展工作，不僅制約了檔案數字化管理效率的提升，還不利于檔案資源價值的充分開發(fā)與利用，對整個行業(yè)的信息化發(fā)展造成了不利影響。受思維模式的弊端影響，在部分行業(yè)圈內尚未進行數字化加工活動，數字化率甚至不到50%，相關部門領導者與管理人員沒有意識到檔案數字化的重要性，姑且認為檔案工作就是將文件資料收集至庫房即可，無需投入過多資金，沒有海量的數據資源做基礎，大數據技術無從應用，即使開展信息化系統(tǒng)平臺建設，也是一種資源浪費[2]。

2.2 系統(tǒng)平臺較為落后

大數據時代，數字檔案資源在檔案信息中的比重逐年增高，但由于檔案管理軟硬件設施跟不上時代發(fā)展的速度，對于數據的保存、管理、利用造成了較大影響。一是在硬件方面。數字化上沒有配置高性能掃描設備、相機設備及其他硬件設施，對數字化加工進程有所影響，管理上沒有配置先進性強、兼容性高的服務器、存儲器，無法為檔案資源的高效管理、開發(fā)利用打好基礎。二是軟件方面。大數據、云計算、5G、物聯(lián)網、區(qū)塊鏈等技術尚未被有效應用，檔案系統(tǒng)功能單一，具備將電子文件導入系統(tǒng)，滿足日常查詢即可，對于自動分類、著錄、數據挖掘、OCR識別、圖像辨認等方面尚未開發(fā)相應功能，無法滿足新時代檔案多樣化管理、多元化利用的需求。同時受系統(tǒng)底層構架、開發(fā)語言、操作系統(tǒng)、數據庫類型的制約與差異，使得檔案管理系統(tǒng)與行業(yè)內外其他業(yè)務系統(tǒng)存在技術藩籬，整體呈條塊分割問題，數據信息不流通、不共享，與“互聯(lián)網+”大數據環(huán)境優(yōu)勢相背離，影響了數字檔案信息流轉效率與開發(fā)利用價值。

2.3 管理體系不夠健全

一是管理制度缺失，部分行業(yè)的檔案工作不夠規(guī)范，沒有科學完善的制度體系做支撐，使得大多工作“干到哪兒算哪兒”，也沒有設置專業(yè)的檔案管理科室機構負責制度的制定、規(guī)范的設立、執(zhí)行的監(jiān)督，使檔案的收集整理、分類著錄、保存利用、共建共享等流程無法可依、無章可循，嚴重阻礙了檔案數字化、工作規(guī)范化進程。二是標準不統(tǒng)一。數字檔案的采集范圍、歸檔格式不明確，使得不同單位人員移交的檔案電子格式不統(tǒng)一，甚至有較多不具有顯著價值的信息資源立卷歸檔，還需要檔案主管部門進行二次篩選、加工、轉化，無法實現電子檔案與傳統(tǒng)模式檔案的有效融合，進而更好地發(fā)揮電子檔案應有的職能作用，還大大增加了日常工作量。

2.4 信息面臨泄露風險

大數據時代，雖然檔案數字化管理能夠提升檔案管理的質量和效率，但是也面臨著安全風險，如不加以重視，極易導致大量數字化檔案的流失和損壞。一是管理人員檔案安全管理意識淡薄，制度方面缺乏完善的數字化檔案管理和監(jiān)督機制，在實際管理利用過程中沒有關注安全性，一旦信息被泄露，將會使電子檔案數據通過計算機網絡快速傳播，可能導致不可預料的后果，嚴重損害檔案的安全性與有效性。二是數據安全管理體系建設不完整，在軟硬件、防護手段方面支持不夠。在日益便捷的電子文件的共享和交流過程中存在著較大安全隱患，社會上的不法分子會利用各種手段破壞系統(tǒng)設置、攻擊軟件漏洞、竊取機密信息、篡改檔案內容，造成無法挽回的損失。同時，在缺乏安全技術的支撐下，檔案主管部門管理者也難以按照科學化標準進行分析處理，使得安全性、可靠性及合法性面臨著極大的威脅。

3 大數據時代，電子檔案數字化轉型未來的創(chuàng)新與發(fā)展

雖然電子檔案數字化轉型已成為檔案行業(yè)未來發(fā)展的必經之路，但是從宏觀角度看，仍存在發(fā)展滯后、發(fā)展不平衡等問題，相當一部分單位仍處于紙質檔案向信息化轉變的初級階段，這就需要相關部門單位快速啟動數字化工作，并在制度流程、技術水平等方面加強建設，真正發(fā)揮大數據時代的優(yōu)勢。

3.1 優(yōu)化數字化轉型環(huán)境

一是各行各業(yè)檔案主管部門領導者與管理人員要樹立檔案意識，創(chuàng)新檔案管理理念，做好檔案宣傳工作，推動更多的檔案工作人員轉變思維觀念，跟隨時代發(fā)展腳步，適應新時代發(fā)展需求，注重現代化技術的更新和應用。要進一步強化依法治檔意識，進而推進數字化時代檔案管理工作走向法治化、規(guī)范化、合理化。同時，要加強服務意識，使自己能夠站在利用者的角度開展工作，主動調整工作方式方法，利用大數據分析和人工智能專家決策，精準定位用戶需求，智能推薦相關檔案，為社會群眾提供更加優(yōu)質服務的同時也讓檔案的潛在價值得到充分開發(fā)。二是加快檔案數字化加工速度，推進信息化建設進程，通過尋找具有涉密資質的第三方數字化加工公司，以婚姻登記、工人調配、知青下鄉(xiāng)、人事調動等民生檔案為重點，進行紙質文件的整理、掃描、膠裝、生成目錄、圖像數字掛接、數據備份等檔案整理工作，同時檔案室嚴格把好質量關，對數字化掃描加工結果做到每日核對、及時完善，確保數字化加工的準確率，從而為大數據時代實現電子檔案數字化轉型創(chuàng)造良好環(huán)境[3]。

3.2 加強數字化系統(tǒng)功能

在大數據環(huán)境下，建立一套聯(lián)合多部門、多行業(yè)的數字化檔案管理系統(tǒng)，滿足各單位及社會群眾需求，已成為數字化轉型升級之路的“標配”，但是平臺建造也需注意以下幾點，一是構建長效資金保障機制，著力推廣“互聯(lián)網+大數據+檔案”的管理新模式，制定信息化建設方案的同時，積極申請專項資金，用于采購信息基礎設施、安裝數字化加工設備，也要為后期軟硬件運維提供財政支持。二是扎實開展社會調研，尋找行業(yè)內應用范圍廣、使用方便快捷、技術成熟的云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術開發(fā)系統(tǒng)平臺功能，全面打造電子檔案管理新模式。例如，利用大數據技術對龐大的檔案資源進行精細化檢索，利用云計算技術對相關內容進行高度整合，再由檔案管理人員提取信息，進行下一步的檔案編研，從而打造新型開發(fā)利用模式。三是實現互聯(lián)互通，共建共享，將電子檔案管理系統(tǒng)與現階段正在使用的OA辦公系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)實行無縫對接，徹底打破技術壁壘，推動電子檔案數據在線傳遞、實時共享，加大檔案文件利用率的提高，也為文件資料歸檔提供了較大便利。

3.3 完善數字化管理體系

一是在組織架構方面。各行業(yè)各部門要真正將檔案信息化發(fā)展納入重點工作，在單位內部設置檔案信息化領導小組及業(yè)務科室，進一步明確檔案工作職責，細化業(yè)務流程分工，制定發(fā)展規(guī)劃，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，做到專事有專人、專人行專責。二是制度建設方面。領導小組要深入學習《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結合自身信息化工作業(yè)務流程漏洞及存在的問題，全面優(yōu)化本單位電子檔案管理制度與業(yè)務工作流程，確保各項工作開展有法可依、有章可循[4]。三是制定統(tǒng)一標準體系。明確立卷歸檔范圍與采集內容，確保各行業(yè)各部門歷史留存檔案能夠完整保存，同時從制度層面明確數字檔案格式，真正確保電子文件統(tǒng)一、規(guī)范，避免出現二次加工，全面采用雙層PDF的格式，在保證電子文件清晰度的同時避免電子檔案資源被惡意篡改。四是管理團隊優(yōu)化。各行業(yè)檔案部門要積極引進現代化檔案管理人才，扎實開展理論技能培訓工作，不斷為干部隊伍注入新鮮血液，為未來檔案資源數字化轉型升級提供源源不斷的動力。

3.4 重視數字化信息保護

一是在制度層面加強檔案信息保護。不僅是針對庫房的紙質檔案文件，還要在電子檔案安全管理制度上不斷優(yōu)化，依托制度的約束力將檔案信息保護的責任落實到個人，讓數字檔案能夠得到妥善保管。例如，制定《冗余備份制度》，根據檔案的類型、數量、內容、保存期限定期開展多重備份、異地備份、異質備份，通過系統(tǒng)設定做到關鍵檔案每周一次備份甚至是每天一次備份，保證電子檔案數據庫安全、可用。二是在技術層面加強檔案信息保護。重視技術應用，并不斷升級安全防護軟件，有效管理檔案數據信息，提升其安全性和可靠性[5]。例如，數字簽名技術，讓檔案工作者用密鑰對數字檔案進行管理，其唯一性保證了檔案資源不會隨意被應用；防火墻技術，將檔案管理系統(tǒng)的運行網絡與互聯(lián)網實行隔離，避免不法分子通過互聯(lián)網對系統(tǒng)進行非法訪問；區(qū)塊鏈技術，利用其不可篡改的功能，防止在借閱過程中被檔案利用者惡意損壞，保證了檔案內容的原始性、真實性。

隨著大數據時代的到來，各行各業(yè)都在推行信息化建設，檔案作為重要信息來源，在社會公共管理與文化宣傳層面扮演著越來越重要的角色，為此，相關部門要利用數字化手段進一步創(chuàng)新服務方式，革新檔案管理發(fā)展理念，緊緊把握數字中國建設機遇，力求在信息化發(fā)展的道路上取得新突破，進而在新時代推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展。

參考文獻

[1]段艷麗.數字化建設背景下檔案管理模式的優(yōu)化策略[J].黑龍江檔案，2023（04）.

[2]張蔚.事業(yè)單位檔案數字化管理的分析研究[J].陜西檔案，2023（03）.

[3]林娟.數字化時代企業(yè)檔案管理轉型發(fā)展探討[J].辦公室業(yè)務，2023（17）.

[4]李嘉.新時期檔案管理的數字化應用及發(fā)展趨勢分析[J].檔案記憶，2023（08）.

[5]陳博.電子檔案數字化轉型創(chuàng)新模式的管理研究[J].檔案記憶，2023（09）.

作者簡介：孫秀貞（1976—），大學學歷，福建省漳州市醫(yī)院館員。主要從事檔案管理研究。