基于信息化的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建

宋若婷 天津天士力聚慧財(cái)務(wù)服務(wù)有限公司

一、企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的必要性

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建對(duì)于提高財(cái)務(wù)效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)管理、成本控制以及支持戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)都是必要的。它可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的集中化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。具體內(nèi)容如下：

首先，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以提高企業(yè)的財(cái)務(wù)效率。企業(yè)通常在各個(gè)部門或分支機(jī)構(gòu)都設(shè)有財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，這種現(xiàn)狀容易產(chǎn)生信息孤島和資源浪費(fèi)等問(wèn)題的出現(xiàn)。而構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以集中財(cái)務(wù)職能和流程，統(tǒng)一管理和運(yùn)營(yíng)，提高財(cái)務(wù)流程的效率，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化的流程，可以減少重復(fù)性工作和人力資源的浪費(fèi)[1]。

其次，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，通過(guò)集中管理和控制數(shù)據(jù)的錄入、處理和報(bào)告過(guò)程，減少錯(cuò)誤和重復(fù)工作，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性，為企業(yè)的決策制定提供了準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息基礎(chǔ)。

第三，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以加強(qiáng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以建立有效的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制機(jī)制，確保企業(yè)在財(cái)務(wù)方面的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)控制，通過(guò)統(tǒng)一的政策和程序，可以降低財(cái)務(wù)操作中的風(fēng)險(xiǎn)，防止欺詐和誤操作的發(fā)生。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還可以提供更強(qiáng)的監(jiān)督和審計(jì)能力，確保企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)合規(guī)和透明。

第四，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以幫助企業(yè)降低成本和提高資源利用率。通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的集中管理和優(yōu)化利用，共享服務(wù)中心可以實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)，減少重復(fù)投入和資源浪費(fèi)。此外，共享服務(wù)中心還可以通過(guò)外包和合作等方式降低人力成本和運(yùn)營(yíng)成本。

最后，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以支持企業(yè)的戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以提供準(zhǔn)確、及時(shí)和全面的財(cái)務(wù)信息和報(bào)告，支持企業(yè)的戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，通過(guò)集中管理和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可以為企業(yè)提供更好的財(cái)務(wù)分析和預(yù)測(cè)能力，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)商機(jī)、優(yōu)化資源配置，并及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)策略。

二、基于信息化的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建方式

(一)系統(tǒng)整合和集成

系統(tǒng)整合和集成是構(gòu)建基于信息化的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的第一步。通過(guò)系統(tǒng)整合和集成，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中管理和共享，消除信息孤島，提高數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，這將為企業(yè)的決策制定、財(cái)務(wù)分析和報(bào)告提供了可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，支持企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)。在系統(tǒng)整合和集成過(guò)程中，需要考慮以下幾個(gè)方面：

首先，需要對(duì)企業(yè)已有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估，了解其功能和性能，然后根據(jù)企業(yè)的需求和目標(biāo)，選擇適合的系統(tǒng)進(jìn)行整合和集成。需要注意的是，在這個(gè)過(guò)程中，需要替換現(xiàn)有系統(tǒng)，添加新的系統(tǒng)或?qū)ΜF(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。其次，由于不同的財(cái)務(wù)系統(tǒng)往往具有各自的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式，因此，在整合過(guò)程中需要設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接口，以確保系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和共享。

(二)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在不同部門或分支機(jī)構(gòu)之間的有效共享和無(wú)縫對(duì)接。通過(guò)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，不同部門或分支機(jī)構(gòu)之間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄、處理和報(bào)告。從而消除數(shù)據(jù)不一致性和混亂性，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效共享和無(wú)縫對(duì)接，同時(shí)，也為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析、報(bào)告和決策提供了可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化時(shí)，需要考慮以下方面：

首先，需要定義統(tǒng)一的數(shù)據(jù)命名規(guī)則，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的命名一致性和清晰性，例如，制定規(guī)范的命名約定，包括使用統(tǒng)一的縮寫(xiě)、命名格式和命名規(guī)則，以便不同部門和系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確理解和識(shí)別數(shù)據(jù)。其次，需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)分類規(guī)范，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和歸類，例如，可以建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)科目分類體系，確保不同部門和系統(tǒng)在進(jìn)行財(cái)務(wù)記錄和報(bào)告時(shí)使用相同的分類標(biāo)準(zhǔn)，方便數(shù)據(jù)的比較和分析[2]。另外，需要確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和單位規(guī)范，以確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和可比性，例如，規(guī)定數(shù)字的顯示格式、日期的格式、貨幣的單位等，避免因不同系統(tǒng)或部門使用不同格式而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)混亂或錯(cuò)誤。并且，需要制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和校驗(yàn)規(guī)則，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，例如，可以設(shè)定數(shù)據(jù)錄入和處理的規(guī)范和流程，進(jìn)行數(shù)據(jù)的合法性檢查、范圍檢查、邏輯關(guān)系檢查等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或異常。最后，需要建立數(shù)據(jù)文檔和元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，記錄和維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的定義、結(jié)構(gòu)和關(guān)系，包括編制數(shù)據(jù)字典、元數(shù)據(jù)目錄和數(shù)據(jù)模型，提供對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面描述和理解，方便數(shù)據(jù)的共享和理解。

(三)自動(dòng)化流程和工作流

通過(guò)引入工作流管理系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)流程劃分為不同的環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)，并實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)推進(jìn)、審批和記錄。通過(guò)自動(dòng)化流程和工作流，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的高效推進(jìn)、審批和記錄，自動(dòng)化的流程能夠減少人工操作和錯(cuò)誤，提高流程的準(zhǔn)確性和效率。以下是自動(dòng)化流程和工作流的詳細(xì)介紹：

需要對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)分和劃分，確定流程中的不同環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)，例如，財(cái)務(wù)流程可以包括采購(gòu)審批、報(bào)銷申請(qǐng)、付款審批等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)著一個(gè)或多個(gè)節(jié)點(diǎn)，代表特定的任務(wù)或操作。同時(shí)，需要引入工作流管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化流程的關(guān)鍵，該系統(tǒng)提供了一個(gè)集中管理和控制財(cái)務(wù)流程的平臺(tái)，通過(guò)圖形化界面或配置工具，幫助企業(yè)設(shè)計(jì)和定義工作流程，包括節(jié)點(diǎn)的順序、條件和操作等。例如，采用藍(lán)凌費(fèi)用控制系統(tǒng)，企業(yè)可以將費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算控制、發(fā)票管理等財(cái)務(wù)流程納入自動(dòng)化管理，當(dāng)與工作流管理系統(tǒng)結(jié)合使用時(shí)，財(cái)務(wù)流程可以被劃分為不同的環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)，并通過(guò)工作流系統(tǒng)自動(dòng)推進(jìn)，比如，當(dāng)員工提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將申請(qǐng)送達(dá)給相關(guān)審批人員，審批人員可以在系統(tǒng)中按照月度預(yù)算控制審批并記錄審批結(jié)果。一旦審批完成，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推進(jìn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)，例如付款審批，再次通知相應(yīng)的人員進(jìn)行處理。這樣的自動(dòng)化流程可以減少人工操作和錯(cuò)誤，提高流程的準(zhǔn)確性和效率。同時(shí)，工作流管理系統(tǒng)還能與電子檔案管理系統(tǒng)整合，從費(fèi)用控制系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)開(kāi)始，審批過(guò)程中的憑證和相關(guān)文件可以通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔。這樣企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)電子化的文件管理，方便追溯和審計(jì)，并節(jié)省實(shí)體文件的存儲(chǔ)空間。另外，安全及權(quán)限管理也是工作流管理系統(tǒng)的重要功能之一，系統(tǒng)可以設(shè)定不同用戶的權(quán)限和角色，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理財(cái)務(wù)流程中的敏感信息，從而幫助提高數(shù)據(jù)的安全性和保密性，減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具

數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具在構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中起著關(guān)鍵的作用。它們能夠幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，生成準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)告和管理指標(biāo)，從而提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，支持企業(yè)的決策制定和業(yè)務(wù)增長(zhǎng)。以下是關(guān)于數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具的詳細(xì)介紹：

首先，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具可以幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)從不同的數(shù)據(jù)源中收集和整合數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)源可以包括企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、應(yīng)用程序，以及外部數(shù)據(jù)源如銀行、供應(yīng)商等。通過(guò)工具的數(shù)據(jù)整合功能，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以將散亂的數(shù)據(jù)整合為一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集，方便后續(xù)的分析和報(bào)告。其次，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具提供了豐富的數(shù)據(jù)可視化功能，可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表、圖形和儀表盤等形式，使數(shù)據(jù)更加直觀和易于理解。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)探索性分析，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘和發(fā)現(xiàn)潛在的關(guān)聯(lián)和趨勢(shì)，從而提供對(duì)業(yè)務(wù)的洞察和見(jiàn)解。另外，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具可以生成準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)告和管理指標(biāo)。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)企業(yè)的需求和要求，配置報(bào)告模板和指標(biāo)計(jì)算規(guī)則，自動(dòng)生成各類財(cái)務(wù)報(bào)告，如損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等，這些報(bào)告可以幫助管理層了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)績(jī)效和盈利能力。并且，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具還可以進(jìn)行預(yù)測(cè)和模擬分析，幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃和預(yù)測(cè)。通過(guò)建立模型和設(shè)定不同的場(chǎng)景，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可以預(yù)測(cè)未來(lái)的財(cái)務(wù)表現(xiàn)，評(píng)估各種決策對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)的影響，從而支持企業(yè)制定更具針對(duì)性的戰(zhàn)略和決策。最后，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告工具可以設(shè)定自動(dòng)化報(bào)告和調(diào)度功能，使財(cái)務(wù)報(bào)告能夠按照預(yù)定的時(shí)間表自動(dòng)生成和分發(fā)，這種方式不僅可以節(jié)省時(shí)間和人力資源，確保報(bào)告的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)還可以讓財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)根據(jù)需要設(shè)定報(bào)告的接收人和頻率，將報(bào)告發(fā)送給相關(guān)部門和管理層。

(五)安全和權(quán)限管理

安全和權(quán)限管理是構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不可或缺的一部分，它涉及建立健全的安全措施和權(quán)限管理機(jī)制，以保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、保密性和完整性。具體內(nèi)容包括：

首先，對(duì)于敏感的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可以采用AES、RSA等數(shù)據(jù)加密技術(shù)來(lái)保護(hù)其安全性，數(shù)據(jù)加密可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為密文，在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，即使數(shù)據(jù)被非授權(quán)人員獲取，也無(wú)法讀取和理解數(shù)據(jù)內(nèi)容。其次，確保只有授權(quán)人員可以訪問(wèn)和操作財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是至關(guān)重要的，通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限管理機(jī)制，可以對(duì)不同的用戶和用戶組進(jìn)行權(quán)限控制，限制他們對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和操作?？梢酝ㄟ^(guò)用戶身份驗(yàn)證、角色分配和權(quán)限分級(jí)等方式實(shí)現(xiàn)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只被授權(quán)人員訪問(wèn)。同時(shí)，為了防止數(shù)據(jù)丟失和災(zāi)難恢復(fù)，需要建立定期的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，備份可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)或遠(yuǎn)程服務(wù)器，以防止數(shù)據(jù)意外丟失，恢復(fù)機(jī)制可以確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時(shí)，能夠快速恢復(fù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)的丟失和業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險(xiǎn)[3]。需要注意的是，安全和權(quán)限管理不僅依賴于技術(shù)手段，也需要加強(qiáng)員工的安全意識(shí)和培訓(xùn)，因此，企業(yè)需要通過(guò)定期的安全培訓(xùn)，向員工傳授安全意識(shí)和最佳實(shí)踐，讓他們了解財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全的重要性，并采取正確的安全行為和措施。

(六)培訓(xùn)和支持

財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和支持是構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要保障，通過(guò)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以使他們熟悉財(cái)務(wù)系統(tǒng)、工具和流程，并提供必要的支持和指導(dǎo)，以確保他們能夠正確地使用共享服務(wù)中心提供的工具和資源。具體內(nèi)容包括：

首先，需要對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和工具進(jìn)行培訓(xùn)，以確保相關(guān)人員能夠熟練操作和使用這些系統(tǒng)和工具，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)的功能和界面介紹、數(shù)據(jù)輸入和查詢方法、報(bào)表生成和分析等。通過(guò)系統(tǒng)和工具的培訓(xùn)，人員可以了解如何有效地利用共享服務(wù)中心提供的技術(shù)支持來(lái)處理財(cái)務(wù)任務(wù)和數(shù)據(jù)。除了系統(tǒng)和工具培訓(xùn)外，還需要對(duì)新的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解釋和指導(dǎo)，包括財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的操作流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范、財(cái)務(wù)報(bào)告要求等，解釋和指導(dǎo)可以通過(guò)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)材料、在線文檔和溝通會(huì)議等方式進(jìn)行，通過(guò)清晰的解釋和指導(dǎo)，可以幫助相關(guān)人員理解和遵守新的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。其次，在構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，需要提供持續(xù)的支持和咨詢服務(wù)，包括解答人員在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題、提供技術(shù)支持和解決方案，并及時(shí)處理反饋和建議，持續(xù)支持和咨詢可以通過(guò)設(shè)立專門的支持團(tuán)隊(duì)、建立幫助中心、提供在線和電話支持等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)提供及時(shí)的支持和咨詢，可以幫助人員克服困難和問(wèn)題，提高他們使用共享服務(wù)中心的效率和準(zhǔn)確性。最后，為了提高共享服務(wù)中心的自主管理能力，可以培養(yǎng)內(nèi)部專家團(tuán)隊(duì)，這些專家團(tuán)隊(duì)成員對(duì)系統(tǒng)和工具具有深入了解，能夠解決常見(jiàn)問(wèn)題、提供培訓(xùn)和支持，并在需要時(shí)協(xié)助開(kāi)展系統(tǒng)維護(hù)和改進(jìn)工作。通過(guò)培養(yǎng)內(nèi)部專家團(tuán)隊(duì)，可以減少對(duì)外部支持的依賴，提高共享服務(wù)中心的可持續(xù)發(fā)展能力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于信息化的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建需要綜合考慮系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程自動(dòng)化、數(shù)據(jù)分析工具、安全管理和人員培訓(xùn)等方面。通過(guò)充分利用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中管理和共享，提高財(cái)務(wù)效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和決策提供有力支持。