醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理模式的應(yīng)用探究

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要憑證和原始記錄，記錄了醫(yī)院的各類信息，是醫(yī)院決策的重要依據(jù)，是保證醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。醫(yī)院中的許多工作與檔案管理密切相關(guān)，規(guī)范的檔案管理可以滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的需求，有利于保證其他工作的質(zhì)量。醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理模式，能夠通過(guò)業(yè)務(wù)端收集、匯總、分析各項(xiàng)檔案信息，是一種實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化的檔案管理方法。從醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，這一管理模式在應(yīng)用中還存在著不少問(wèn)題，文章分析了檔案管理中存在的問(wèn)題，并結(jié)合檔案管理精細(xì)化的工作要求，提出了合理的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；精細(xì)化管理模式；應(yīng)用分析

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院需要全方位審視各類工作中存在的不足，并采取優(yōu)化與調(diào)整措施，以滿足新醫(yī)改的要求。對(duì)于醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化調(diào)整工作來(lái)說(shuō)，醫(yī)院必須更新管理理念、制定規(guī)范可行的實(shí)施方案，應(yīng)用精細(xì)化管理模式與信息化檔案管理技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理工作的綜合水平。因此，醫(yī)院要根據(jù)檔案管理工作的基本內(nèi)容與需求，結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，建立完善的精細(xì)化管理工作制度和流程，重視精細(xì)化檔案管理工作的實(shí)施、檢查和整改，真正提高醫(yī)院檔案管理的工作水平。

一、精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理中應(yīng)用廣泛的一種工作理念。精細(xì)化管理模式被廣泛運(yùn)用在單位管理中，展現(xiàn)出非常大的作用和價(jià)值。精細(xì)化管理理念可以理解為分解和細(xì)化檔案管理中每個(gè)環(huán)節(jié)，以達(dá)到管理效果最優(yōu)的一種管理理念。精細(xì)化管理工作的實(shí)施，需要在檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上開展。所以，在應(yīng)用精細(xì)化管理時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)需要把重心放在管理責(zé)任制度的落實(shí)上，結(jié)合實(shí)際需求，將責(zé)任細(xì)化落實(shí)到人，使管理者與管理對(duì)象都能明確自身的工作職責(zé)，并根據(jù)職責(zé)的要求開展工作。與此同時(shí)，在精細(xì)化管理模式的構(gòu)建過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視時(shí)間周期的管理，做好每日的工作檢查，并解決當(dāng)日問(wèn)題。單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視制度、技術(shù)以及人員的優(yōu)化與調(diào)整。制度的優(yōu)化可以幫助相關(guān)人員樹立管理工作意識(shí)，管理技術(shù)的調(diào)整能夠?yàn)榫?xì)化管理模式提供技術(shù)保障，管理人員的調(diào)整與優(yōu)化可以讓每個(gè)人自覺落實(shí)工作制度的要求，完成相應(yīng)的工作任務(wù)。

二、醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理模式的意義

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)行中不可或缺的一環(huán)，關(guān)乎著患者的隱私安全、醫(yī)療質(zhì)量的提高以及醫(yī)療資源的合理分配。在信息爆炸的時(shí)代，精細(xì)化管理模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用意義愈發(fā)凸顯。首先，精細(xì)化管理模式的應(yīng)用可以加強(qiáng)醫(yī)院檔案的隱私保護(hù)。患者的個(gè)人隱私是醫(yī)療工作中需要重視的一項(xiàng)內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)用精細(xì)化管理，分類、分級(jí)整理患者檔案，設(shè)置不同的權(quán)限和訪問(wèn)控制，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能獲取特定的檔案信息，有效防止患者隱私信息被濫用、被泄露，維護(hù)好患者的合法權(quán)益；其次，精細(xì)化管理模式的應(yīng)用有助于提高醫(yī)療質(zhì)量和安全水平。醫(yī)療檔案是醫(yī)生制定診療方案、跟蹤治療效果的重要依據(jù)，精細(xì)化管理能夠確保醫(yī)療檔案的準(zhǔn)確性和完整性，從而給醫(yī)務(wù)人員提供更有力的支持，幫助他們做出更明智的醫(yī)療決策。此外，醫(yī)院通過(guò)數(shù)據(jù)分析和挖掘，還可以發(fā)現(xiàn)患者的健康趨勢(shì)，提前干預(yù)病情，降低并發(fā)癥風(fēng)險(xiǎn)，提高治療成功率；最后，精細(xì)化管理模式的應(yīng)用還可以促進(jìn)醫(yī)療資源的合理配置。醫(yī)院統(tǒng)計(jì)和分析檔案數(shù)據(jù)，可以更準(zhǔn)確地了解不同科室的病種分布、就診人次等情況，從而更好地制訂資源調(diào)配計(jì)劃，避免資源浪費(fèi)和不足的問(wèn)題。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理模式不夠合理，有待完善

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分，在當(dāng)前的醫(yī)療體系中存在著一些管理方面的問(wèn)題，需要進(jìn)一步完善與調(diào)整。這些問(wèn)題的存在不僅影響了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)效率，也影響患者的醫(yī)療體驗(yàn)。醫(yī)院在檔案的分類、整理以及存儲(chǔ)方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的查找和獲取變得困難。與此同時(shí)，醫(yī)院缺乏明確的權(quán)限控制，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)患者隱私信息的情況，存在信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。到目前為止，仍有部分醫(yī)院在電子檔案管理上相對(duì)滯后，從而使得信息無(wú)法及時(shí)共享和調(diào)取，影響了醫(yī)療信息的流通和利用。此外，醫(yī)療檔案中涵蓋了大量敏感信息，如患者個(gè)人身體狀況、病史等，醫(yī)院在數(shù)據(jù)安全保護(hù)方面存在不足，信息被非法獲取、篡改或泄露，損害了患者隱私和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。

2.醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理工作的重視度不高

首先，醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理工作的重視度不高，給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了一系列問(wèn)題和挑戰(zhàn)。醫(yī)院是一個(gè)信息密集的地方，大量的患者檔案需要及時(shí)、準(zhǔn)確地管理和歸檔。因?yàn)楣芾韺尤狈ψ銐虻年P(guān)注和投入，檔案管理人員缺乏足夠的培訓(xùn)和指導(dǎo)，所以導(dǎo)致檔案管理流程存在缺失，檔案整理、存儲(chǔ)和檢索等環(huán)節(jié)出現(xiàn)混亂情況，影響了醫(yī)療工作的正常開展；其次，醫(yī)療檔案涵蓋了患者的個(gè)人隱私和敏感信息，如果管理層未能給予足夠的關(guān)注，檔案管理人員極有可能會(huì)在操作中不采取隱私保護(hù)措施，出現(xiàn)信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)患者隱私構(gòu)成威脅。此外，醫(yī)療檔案是醫(yī)生制定診療方案、評(píng)估治療效果的重要依據(jù)，如果檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性無(wú)法得到保障，將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療決策失誤，影響患者的治療效果。同時(shí)，醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理工作的重視也會(huì)影響醫(yī)院內(nèi)部的協(xié)調(diào)和溝通。醫(yī)院各個(gè)部門之間需要共享患者信息和病歷資料，檔案管理工作如果不得當(dāng)，信息就無(wú)法及時(shí)傳遞，醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作就會(huì)受到很大的阻礙。

3.醫(yī)院檔案管理工作團(tuán)隊(duì)不健全，人員專業(yè)素質(zhì)不高

在檔案管理工作實(shí)際開展中，部分醫(yī)院存在工作團(tuán)隊(duì)不健全、人員專業(yè)素質(zhì)不高和專業(yè)水準(zhǔn)較低的情況。首先，部分醫(yī)院中存在檔案管理人員數(shù)量不足的問(wèn)題，容易導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力過(guò)大，影響日常工作；其次，從醫(yī)院檔案工作實(shí)際情況來(lái)看，部分醫(yī)院在檔案管理工作中，管理層對(duì)工作人員缺乏足夠的關(guān)心，檔案管理人員缺乏足夠的專業(yè)能力。部分醫(yī)院在選擇檔案管理人員過(guò)程中，管理層未能嚴(yán)格遵循相關(guān)的工作要求，檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)與能力，檔案管理工作的水平不高。部分管理人員在日常工作開展中缺乏對(duì)管理流程的有效把控，導(dǎo)致在開展檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)了各類問(wèn)題，管理質(zhì)量較差；最后，部分醫(yī)院未重視檔案管理人員的繼續(xù)教育及專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，沒有采取相應(yīng)措施，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的管理能力。

四、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理模式的應(yīng)用對(duì)策

1.強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理人員精細(xì)化管理的意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，精細(xì)化管理模式的應(yīng)用旨在提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和安全性，為病人提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。首先，醫(yī)院檔案管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理在提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量方面的價(jià)值。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)的把控，從而確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。醫(yī)療領(lǐng)域的檔案涵蓋了患者的病歷、治療方案和檢查報(bào)告等重要信息，任何一處的疏忽都會(huì)影響患者的診療效果和醫(yī)院的聲譽(yù)；其次，醫(yī)院檔案管理人員需要具備精細(xì)化管理的專業(yè)知識(shí)和技能。精細(xì)化管理要求檔案管理人員理解和掌握檔案管理流程、規(guī)范和技術(shù)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，了解最新的管理方法和技術(shù)手段，應(yīng)具備分析、整理和歸類檔案信息的能力，確保檔案信息的有序存儲(chǔ)和高效檢索。同時(shí)，他們還需要熟悉相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理的合規(guī)性和安全性；最后，由于醫(yī)療檔案涉及多個(gè)醫(yī)療環(huán)節(jié)，需要不同部門之間的協(xié)同配合。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)與臨床醫(yī)生、護(hù)士、檢驗(yàn)科等緊密合作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，可以通過(guò)定期的溝通和培訓(xùn)，使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員能夠更好地理解檔案管理的重要性，從而共同推動(dòng)精細(xì)化管理模式的有效運(yùn)行。

2.應(yīng)用信息技術(shù)

在醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)精細(xì)化管理模式發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率，還能夠改善信息流動(dòng)、保障數(shù)據(jù)安全，并為臨床決策和醫(yī)療質(zhì)量提高提供有力支持。由于醫(yī)院積累了大量的病歷信息，涉及患者的臨床數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)結(jié)果和醫(yī)囑等。傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷管理容易出現(xiàn)文件遺失、信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題。而通過(guò)電子病歷系統(tǒng)，這些信息可以以數(shù)字化形式存儲(chǔ)在服務(wù)器中，大大減少了文件的空間占用和遺失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子病歷的存儲(chǔ)形式也更有利于長(zhǎng)期保存和備份，確保了病歷信息的完整性和可靠性。電子病歷系統(tǒng)通過(guò)高效的檢索功能，能夠迅速找到所需的病歷信息，為醫(yī)生的臨床決策提供支持。該系統(tǒng)還支持信息的遠(yuǎn)程共享，不同科室、醫(yī)院之間能夠方便地獲取和傳輸患者的病歷信息，促進(jìn)醫(yī)療資源的優(yōu)化利用。

此外，人工智能技術(shù)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，能夠?yàn)獒t(yī)院提供更智能、更高效的檔案管理解決方案，從而在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化資源利用方面發(fā)揮重要作用。通過(guò)訓(xùn)練模型，人工智能可以從海量的檔案數(shù)據(jù)中抽取有價(jià)值的信息，找出其中的規(guī)律和趨勢(shì)，通過(guò)分析歷史病歷數(shù)據(jù)可以識(shí)別出某種疾病的高發(fā)季節(jié)，有助于醫(yī)院制定相應(yīng)的防控策略。人工智能還能夠挖掘不同疾病之間的關(guān)聯(lián)性，為臨床醫(yī)生提供更準(zhǔn)確的診療建議。通過(guò)智能分析檔案信息，人工智能可以為醫(yī)院提供各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)和趨勢(shì)分析，幫助管理人員及時(shí)了解醫(yī)院的工作狀態(tài)和業(yè)務(wù)情況。例如，人工智能可以分析患者就診流程的時(shí)間分布，顯示繁忙時(shí)段和空閑時(shí)段，從而幫助醫(yī)院優(yōu)化資源分配和排班計(jì)劃。醫(yī)院在優(yōu)化檔案管理的過(guò)程中要建立完善的電子檔案管理安全策略和制度，制定嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保只有被授權(quán)人員才可以訪問(wèn)特定的檔案信息，并記錄所有數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和修改操作痕跡，以便追溯數(shù)據(jù)的使用情況。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對(duì)意外情況下的數(shù)據(jù)丟失或損壞，保證數(shù)據(jù)的可靠性和完整性。此外，為了建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止被黑客入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊，醫(yī)院還需要建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)包過(guò)濾等手段，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中不受到惡意攻擊。要想保證醫(yī)院信息化安全系統(tǒng)的持續(xù)有效，醫(yī)院需要引入第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)開展安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，定期安全審計(jì)電子檔案系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，保證電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全運(yùn)行。

3.提高管理人員的綜合素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理逐漸向電子化和智能化方向發(fā)展，要求管理人員應(yīng)掌握相關(guān)信息技術(shù)知識(shí)，熟悉電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)等技術(shù)工具的操作，了解數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、隱私保護(hù)和信息安全等方面的知識(shí)。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們更好地理解和應(yīng)用信息技術(shù)，更有效地管理檔案信息。醫(yī)院檔案涉及患者隱私和醫(yī)療安全等敏感信息，管理人員還需要了解相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等，應(yīng)深入理解信息采集、使用、存儲(chǔ)和共享等方面的合規(guī)要求，確保檔案管理的合法合規(guī)性。只有在法律法規(guī)的指引下，管理人員才能更好地保護(hù)患者隱私和醫(yī)療信息。此外，醫(yī)院檔案管理需要與多個(gè)部門和人員緊密合作，增強(qiáng)管理人員的溝通和合作能力，可以保證信息流動(dòng)暢通，促進(jìn)各部門間的協(xié)作，共同推動(dòng)檔案管理工作順利開展。

4.完善檔案管理工作制度

檔案管理工作制度作為規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理工作的重要依據(jù)，對(duì)于保障醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確、安全和高效管理具有重要作用。醫(yī)院檔案涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案采集、整理、存儲(chǔ)和檢索等，應(yīng)制定詳細(xì)的工作制度，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和具體操作流程，有助于防止工作流程中的失誤，明確的工作制度能夠讓管理人員清楚自己的職責(zé)范圍，促進(jìn)其更加高效地履行職責(zé)。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理中涉及患者隱私和醫(yī)療安全等敏感信息，需要在合規(guī)的框架下使用和共享。通過(guò)制定明確的工作制度，可以規(guī)定信息訪問(wèn)權(quán)限、數(shù)據(jù)共享原則，保障檔案信息的安全性和合法性，有助于避免信息被濫用和泄露等問(wèn)題。此外，醫(yī)院檔案管理需要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保檔案信息的一致性和可比性。通過(guò)制定相關(guān)工作制度，可以引導(dǎo)管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)操作，提高檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程也有助于減少人為失誤，提高檔案信息的質(zhì)量和可靠性。

5.合理劃分檔案管理范圍

醫(yī)院產(chǎn)生的檔案信息種類繁多，包括患者病歷、醫(yī)學(xué)影像、實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)、行政管理文件等，合理劃分檔案管理范圍能夠更有效地開展信息管理，在提高檔案工作的效率和質(zhì)量的同時(shí)，也有助于保護(hù)患者隱私和信息安全。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，可以分類管理不同類型的檔案信息，可以避免不同檔案信息混雜在一起，降低信息檢索的難度，提高檔案管理的效率。此外，在檔案管理過(guò)程中還可以結(jié)合分級(jí)管理的方式，將檔案信息劃分為核心和非核心內(nèi)容。核心檔案是與患者診療直接相關(guān)、對(duì)醫(yī)療決策有重要影響的信息，如診斷結(jié)果、用藥方案等。而非核心檔案包括一些行政管理信息等。通過(guò)分級(jí)管理，醫(yī)院能夠更加重視核心檔案的管理，確保其安全和完整。

五、結(jié)語(yǔ)

為提高醫(yī)院檔案管理水平，滿足醫(yī)院高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量發(fā)展的要求，必須注重精細(xì)化管理模式的應(yīng)用。這一管理模式的構(gòu)建，可以使傳統(tǒng)、粗放式的管理模式得到轉(zhuǎn)變，可以拓展檔案管理以及檔案服務(wù)工作的覆蓋范圍，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的構(gòu)建、實(shí)施過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)、應(yīng)用信息技術(shù)、提高自身綜合素養(yǎng)和技術(shù)水平、完善相關(guān)檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理工作流程等，持續(xù)提高醫(yī)院檔案管理工作的精細(xì)化管理水平。

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（作者單位：?jiǎn)慰h婦幼保健院）

作者簡(jiǎn)介：董秦（1978—），女，漢族，山東單縣人，本科，副高，研究方向：檔案管理。