文書檔案精細(xì)化管理理論與實(shí)踐研究

摘 要：本文基于影響文書檔案精細(xì)化管理的任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、制度和流程四個(gè)要素方面，以醫(yī)院文書檔案為例，從細(xì)化文書檔案管理任務(wù)、明晰文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、健全文書檔案管理制度、規(guī)范文書檔案管理流程、強(qiáng)化文書檔案管理考核、建設(shè)文書檔案管理平臺六個(gè)方面提出了文書檔案精細(xì)化管理相關(guān)理論及具體實(shí)踐探索，對推動文書檔案精細(xì)化管理具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書檔案；精細(xì)化管理；理論；實(shí)踐

概述

文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。通常是在黨務(wù)、行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生，由通用文書轉(zhuǎn)化而來，一般包括指示、決定、請示、通知、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)等。精細(xì)化管理是一種管理理念，旨在為適應(yīng)社會分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化而建立目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、流程、任務(wù)細(xì)分，做到計(jì)劃、決策、控制和考核精確。文書檔案精細(xì)化管理是在遵守文書檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化基礎(chǔ)上，注重精準(zhǔn)細(xì)致的管理規(guī)定，對文書檔案全環(huán)節(jié)、全生命周期把控，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率、效益最佳。

精細(xì)化管理是建立在科學(xué)管理思想基礎(chǔ)上，經(jīng)實(shí)踐驗(yàn)證、符合高質(zhì)量發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律的先進(jìn)理念和方法。從檔案視角分析，文書檔案精細(xì)化管理的本質(zhì)就是引入流程化的“標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)、規(guī)范”、信息化的“網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字、智能”等特征，結(jié)合文書檔案管理性質(zhì)和特點(diǎn)，明確管理規(guī)范、細(xì)化管理制度、優(yōu)化管理流程，將文書檔案管理落實(shí)到部門、環(huán)節(jié)、個(gè)人，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理優(yōu)質(zhì)高效。隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)在黨務(wù)、行政管理中得到了普遍應(yīng)用。在辦公自動化背景下文書檔案與辦公自動化之間的聯(lián)系更為緊密[1]，文檔一體化管理水平顯著提升，文書檔案建檔、歸檔及利用更便捷高效，同時(shí)，也面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，需要從理論與實(shí)踐中予以管理流程、細(xì)節(jié)重構(gòu)，從影響文書檔案精細(xì)化管理的任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程四大要素入手，推動文書檔案精細(xì)化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

1 細(xì)化文書檔案管理任務(wù)

管理任務(wù)細(xì)化的明確，能夠確定文書檔案精細(xì)化管理范圍、具體管理事項(xiàng)，減少在具體管理過程中發(fā)生任務(wù)重疊、多頭管理。文書檔案管理是一項(xiàng)涉及眾多因素的系統(tǒng)工程，可借鑒霍爾三維結(jié)構(gòu)法[2]，從邏輯維（文書檔案管理步驟）、時(shí)間維（文書檔案形成時(shí)間順序）、知識維（涉及文書檔案管理專業(yè)知識）三方面系統(tǒng)描述文書檔案管理任務(wù)。以寧德市閩東醫(yī)院為例，該院始建于1937年，設(shè)有內(nèi)科、兒科、耳鼻喉科、超聲醫(yī)學(xué)科等12個(gè)國家級住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，骨科、泌尿外科等2個(gè)省級臨床重點(diǎn)專科，是集醫(yī)、教、研、預(yù)防保健于一體的三級甲等綜合性優(yōu)撫醫(yī)院。其中文書檔案主要由辦公室、檔案室負(fù)責(zé)。

1.1 從邏輯維看

主要是：（1）明確問題。就是明確建立文書檔案管理體系需要解決的問題，以及問題的歷史沿革。就文書檔案而言，主要存在著管理規(guī)范化及電子文書檔案管理精細(xì)化問題。（2）系統(tǒng)指標(biāo)設(shè)計(jì)。文書檔案管理要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，并擬定評價(jià)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。即，提高文書檔案管理整體水平，并為行政管理提供信息支持。評價(jià)指標(biāo)包括時(shí)效性、完整性、歸檔率、合格率、利用率。（3）系統(tǒng)方案綜合。按照當(dāng)前文書檔案管理問題的性質(zhì)及預(yù)期目標(biāo)，擬定可行方案供選擇，如醫(yī)院辦公室文書歸檔情況、業(yè)務(wù)科室文件歸檔情況、具體經(jīng)辦人歸檔落實(shí)情況。（4）系統(tǒng)分析。根據(jù)文書檔案系統(tǒng)指標(biāo)設(shè)計(jì)及方案，從費(fèi)用成本、效益分析、風(fēng)險(xiǎn)度等分析比較備選方案，并進(jìn)一步細(xì)化、精簡文書檔案管理業(yè)務(wù)流程，在此基礎(chǔ)上做出文書檔案管理任務(wù)。（5）系統(tǒng)優(yōu)化。在一定限制條件下選擇最佳方案，或?qū)⒎桨高M(jìn)行優(yōu)劣排列。由于影響文書檔案管理質(zhì)量的因素較多，既有文書檔案自身質(zhì)量，也有文書檔案管理效率，還有利用與安全保密之間的矛盾性，因此，需要將若干指標(biāo)協(xié)調(diào)，達(dá)到管理目標(biāo)最優(yōu)化。（6）決策分析。由文書檔案管理決策者決定選用具體方案。（7）實(shí)施計(jì)劃。將方案付諸實(shí)施。

1.2 從時(shí)間維看

文書檔案管理業(yè)務(wù)流程具有一定的時(shí)序性，即文件收集—分類整理—目錄編制—存儲保管—利用服務(wù)—安全管理—評估鑒定—銷毀處理。而電子文書檔案管理則包括4個(gè)環(huán)節(jié)（收集、整理、移交、接收）和12個(gè)步驟（捕獲、錄入、轉(zhuǎn)換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認(rèn)）。從時(shí)間維來看，這些環(huán)節(jié)、步驟邏輯是相互影響的。文書檔案管理是一個(gè)全生命周期過程，前一階段管理質(zhì)量直接影響到后一環(huán)節(jié)，因此，要把文書檔案管理看作是一個(gè)系統(tǒng)、整體，不能任意割裂。

1.3 從知識維看

要將具有憑證、查考和保存價(jià)值的文書檔案納入歸檔范疇。

2 明晰文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

2.1 制定詳細(xì)且明確的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是確保文書檔案管理目標(biāo)任務(wù)順利完成的前提和基礎(chǔ)

要建立完備的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在落實(shí)國家、醫(yī)療行業(yè)、檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，還需要結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際。既要注重制定文書檔案管理結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)，也要重視文書檔案管理行為、過程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。要從文書檔案管理環(huán)節(jié)、流程等各個(gè)方面，全面、系統(tǒng)地細(xì)化、量化標(biāo)準(zhǔn)體系，以標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)文書檔案管理、規(guī)范管理行為、衡量管理效果。針對文書檔案管理全過程，其中：（1）收集環(huán)節(jié)。制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《醫(yī)院文書檔案征集工作規(guī)范》?！夺t(yī)院文書文件歸檔范圍及保管期限表》。（2）整理環(huán)節(jié)。制定的標(biāo)準(zhǔn)有《醫(yī)院文書檔案案卷格式》《醫(yī)院電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《醫(yī)院歸檔文件整理規(guī)則》。（3）移交環(huán)節(jié)。制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《醫(yī)院文書檔案移交接收操作規(guī)程》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《醫(yī)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》；（4）接收環(huán)節(jié)。制定的標(biāo)準(zhǔn)有：《醫(yī)院文書類電子檔案檢測一般規(guī)定》《醫(yī)院文書紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》。

2.2 醫(yī)院文書檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)秉承統(tǒng)一性、繼承性、適時(shí)性和可執(zhí)行性原則[3]

所謂統(tǒng)一性，就是要求醫(yī)院文書檔案標(biāo)準(zhǔn)要符合國家標(biāo)準(zhǔn)（如《檔案著錄規(guī)則》）、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如《全宗卷規(guī)范》《檔案裝具》），保持標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容與技術(shù)要求的協(xié)調(diào)一致性。繼承性是要求醫(yī)院文書檔案制定在一定時(shí)空范圍內(nèi)保持相對穩(wěn)定性。適時(shí)性是指醫(yī)院文書檔案標(biāo)準(zhǔn)制定要與時(shí)俱進(jìn)，體現(xiàn)文書檔案工作時(shí)代性特征和要求。如為適應(yīng)OA系統(tǒng)應(yīng)用電子文書檔案歸檔需要，制定《醫(yī)院電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》?？蓤?zhí)行性則是要求標(biāo)準(zhǔn)制定要與醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際相適應(yīng)，具有可操作性。

3 健全文書檔案管理制度

3.1 健全制度，細(xì)化管理

制度是共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，是技術(shù)發(fā)揮作用的保證，制度建設(shè)注重嚴(yán)肅性、嚴(yán)密性、系統(tǒng)性[4]。醫(yī)院文書檔案管理制度應(yīng)圍繞“流程管事、制度管人”原則，通過制定健全的文書檔案管理制度來加強(qiáng)文書檔案管理相關(guān)部門及其人員行為約束，是精細(xì)化管理的重要抓手。從國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)及檔案事業(yè)、檔案行業(yè)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及具體文書檔案管理部門層面，構(gòu)建醫(yī)院文書檔案管理精細(xì)化管理制度結(jié)構(gòu)層次，從宏觀與微觀兩個(gè)層級規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理決策、控制和操作行為。既要執(zhí)行《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，還要執(zhí)行《福建省檔案條例》《福建省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等地方性規(guī)章制度，也要制定并執(zhí)行部門檔案管理規(guī)章制度，如《醫(yī)院文書檔案管理辦法》《醫(yī)院檔案管理考核實(shí)施細(xì)則》《醫(yī)院文書檔案收集歸檔指引》《醫(yī)院文書檔案保密規(guī)則》《醫(yī)院文書檔案鑒定、銷毀工作要求》等。

3.2 整合功能，注重效率

醫(yī)院文書檔案制度制定要以國家治理為視角，結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實(shí)，增強(qiáng)制度制定系統(tǒng)性、具體化，通過出臺相關(guān)制度、規(guī)范等，形成覆蓋面廣、易于操作的治理措施[5]。注重醫(yī)院文書檔案管理制度與其他制度規(guī)范之間的功能整合，提升文書檔案管理制度執(zhí)行能力，形成運(yùn)行有效的文書檔案管理制度。此外， 還要建立制度執(zhí)行的相關(guān)保障機(jī)制，確保制度執(zhí)行取得預(yù)期效果。如建立文書檔案制度執(zhí)行審查、評估機(jī)制，將檔案制度、業(yè)務(wù)規(guī)范等嵌入檔案管理系統(tǒng)中，使制度內(nèi)化為必要的流程[6]。

4 規(guī)范文書檔案管理流程

4.1 規(guī)范管理流程的目的

基于流程再造理論，將醫(yī)院文書檔案管理流程精細(xì)化為“收集—整理—利用—轉(zhuǎn)遞”閉環(huán)管理，做好收集流程、鑒別流程、整理流程、利用流程、維護(hù)流程、傳遞流程管理，打通“斷點(diǎn)”，消除“重疊”，確保流程化內(nèi)部有機(jī)銜接、環(huán)環(huán)相扣，確保文書檔案管理高質(zhì)效推進(jìn)。

4.2 規(guī)范管理流程的內(nèi)容

辦公OA系統(tǒng)在日常行政管理中深度應(yīng)用，按照“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)，建立“文檔一體化”管理流程，將文書檔案管理延伸至文件形成之初。首先是規(guī)范系統(tǒng)流程。主要設(shè)計(jì)發(fā)文和收文兩個(gè)環(huán)節(jié)。前者經(jīng)擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、蓋章、發(fā)文，將電子文件以流式文件轉(zhuǎn)換為版式電子文件，并經(jīng)“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”“四性”歸檔檢測，將電子檔案移交至檔案部門。將辦公自動化系統(tǒng)中辦結(jié)的收文，根據(jù)其歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換、“四性”檢測后移交至檔案部門。其次是形成可信歸檔元數(shù)據(jù)。按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)和要求，將納入文檔一體化電子公文中的基本元數(shù)據(jù)、擴(kuò)展元數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)捕獲、錄入、轉(zhuǎn)換、整理，并按照“四性”標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檢測，形成可信歸檔元數(shù)據(jù)。再次是建立文檔一體化管理系統(tǒng)。按照單套制管理理念，將辦公自動化子系統(tǒng)、電子檔案管理子系統(tǒng)融合為文檔一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化自動管理。

5 強(qiáng)化文書檔案管理考核

5.1 建立考核評價(jià)辦法

文書檔案考核評價(jià)應(yīng)包括文書檔案精細(xì)化管理組織建設(shè)、文書檔案管理質(zhì)量、文書檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范落實(shí)、信息化建設(shè)、文書檔案開發(fā)利用與管理、設(shè)施設(shè)備，以及其他加/減分項(xiàng)，涵蓋文書檔案精細(xì)化管理各個(gè)方面。

5.2 注重考核評價(jià)應(yīng)用

每年底開展一次文書檔案精細(xì)化管理考核，由檔案部門具體負(fù)責(zé)，并邀請員工代表參加，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、尺度，公開公平公正地開展考核，將考核結(jié)果與部門績效、個(gè)人獎懲有機(jī)結(jié)合起來，注重文書檔案考核評價(jià)結(jié)果運(yùn)用。還可豐富考核評價(jià)方式方法，以評促培，將文書檔案精細(xì)化考評與文書檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)有機(jī)結(jié)合，開展文書檔案分類、排序、編目、組卷等現(xiàn)場培訓(xùn)演示，提升實(shí)際操作能力。

5.3 發(fā)揮考評評價(jià)功能價(jià)值。

醫(yī)院文書檔案是無形資產(chǎn)，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，也是醫(yī)院管理能力和水平的重要體現(xiàn)。通過精細(xì)化管理，可以讓文書檔案價(jià)值更好發(fā)揮。例如，通過對醫(yī)院日常醫(yī)務(wù)管理記錄的信息挖掘，為日常人員管理、醫(yī)務(wù)活動管理提供重要信息支持和經(jīng)驗(yàn)參考。

6 建設(shè)文書檔案管理平臺

基于現(xiàn)代信息技術(shù)及文書檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，緊密結(jié)合電子文書檔案管理特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需要，深入研究文書檔案管理機(jī)構(gòu)、職能、管理制度規(guī)程、信息化系統(tǒng)等，積極搭建滿足醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理所需的信息化平臺，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息多源采集與精細(xì)化管理。文書檔案管理平臺要以智能化系統(tǒng)應(yīng)用為核心，使其具備流水線工作模式，設(shè)置用戶管理模塊、系統(tǒng)參數(shù)模塊、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)模塊、文書檔案借閱管理模塊和文書檔案查閱模塊。其中用戶模塊主要包括文書檔案用戶管理和權(quán)限管理兩個(gè)方面，賦予不同用戶以不同管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)自我檢索、查詢和利用。系統(tǒng)模塊主要包括文本表、檔案表、參數(shù)表、系統(tǒng)表，包括文書檔案信息編輯、保存、修改、添加、刪除等功能。數(shù)據(jù)恢復(fù)與備份主要是根據(jù)文書檔案數(shù)據(jù)類型條件進(jìn)行不同管理。借閱、查閱模塊主要涉及系統(tǒng)的應(yīng)用，通過用戶權(quán)限設(shè)置，為其利用提供便利。

結(jié)語

醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，要在遵守文書檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化基礎(chǔ)上，將精細(xì)化管理理念和要求融入文書檔案管理全環(huán)節(jié)、各方面，以期實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率、效益最佳，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供信息支撐，發(fā)揮文書檔案最大化價(jià)值。

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作者簡介：林英華（1975— ），大學(xué)學(xué)歷，寧德市閩東醫(yī)院副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。