淺談高校二級學院研究生教學秘書工作的難點及對策

〔內容提要〕為服務經濟社會發(fā)展和國家戰(zhàn)略需求，我國研究生招生規(guī)模持續(xù)擴大。如何有效對研究生質量進行管理，成為研究生管理的新挑戰(zhàn)。研究生教學秘書作為二級學院研究生管理工作中重要的實踐主體，承擔的工作內容愈加繁重，面臨的挑戰(zhàn)和困難逐步增加。本文結合作者自身工作實踐，闡述了研究生教學秘書的崗位職責、工作內容、工作難點，并從意識和實踐層面提出對策，旨在幫助研究生教學秘書更好地應對工作中的挑戰(zhàn)，提升工作效率，進而推動研究生管理工作的優(yōu)化與發(fā)展。

〔關鍵詞〕研究生教學秘書；崗位職責；工作難點；對策建議

一、研究生教學秘書在教學管理中的崗位職責與時代背景

研究生教學秘書的崗位職責是接受上級職能部門（主要是校研究生院）的領導，上傳下達關于研究生的相關工作，協(xié)助學院領導具體實施管理及服務工作，主要服務對象為全體研究生導師及研究生。研究生教學秘書作為一線工作人員，管理和服務于研究生入學前、入學后、畢業(yè)后全過程，包括招生、培養(yǎng)、學位等相關事宜，扮演著承上啟下、為學院領導提供合理建議的重要作用。因此，研究生教學秘書綜合素質的好壞、業(yè)務能力的高低直接反映了學院研究生教學管理工作水平的高低。

自黨的十八大以來，黨中央與國務院積極致力于推動國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。黨的二十大站在推進國家安全體系和能力現(xiàn)代化的戰(zhàn)略高度，對完善社會治理體系作出了新的部署。在這一宏大背景下，國內眾多一流大學紛紛依照“放管服”的核心理念，對校院兩級的管理體制進行了深入的改革探索，我校也緊隨其后。學校采用聘約、協(xié)議、授權以及績效激勵等手段，賦予學院更大的權能，進一步明確校院兩級之間的建設目標，厘清職責和權利與利益關系，逐步下放人事權和財政權，同時不斷完善管理制度體系，強化監(jiān)督考核機制，有效推動資源和權力向院系下放。隨著高校教學與管理體制的持續(xù)革新，學校原有的一級集中管理體制正逐步轉化為院系二級管理體制。在這個過程中，學院研究生教學管理的主要組織和執(zhí)行工作，在很大程度上依賴于學院研究生教學秘書的負責和推動。

在研究生教學秘書職責被不斷放大的同時，我國也正在面臨研究生教育規(guī)模的擴大。教育部數(shù)據(jù)顯示，2023年全國共招收研究生130.17萬人，同比增長4.76%。其中，博士生15.33萬人，同比增長10.29%；碩士生114.84萬人，同比增長4.07%。研究生規(guī)模不斷擴大，究其原因，一是以國家重大戰(zhàn)略、關鍵領域和社會重大需求為重點，對于相關專業(yè)的高技術緊缺人才培養(yǎng)的戰(zhàn)略規(guī)劃，推動了相關學校和專業(yè)的擴招；二是經濟全球化背景下，以創(chuàng)新驅動引領的升級轉型對勞動力技能提出新要求，增加了社會及企業(yè)對高技能人才的需求，而這一需求推動了研究生培養(yǎng)規(guī)模的持續(xù)擴大；三是后疫情時代經濟復蘇有限，部分學生為了逃避就業(yè)壓力從而出現(xiàn)教育尋租行為，大規(guī)模大批量走升學途徑；四是能夠通過擴招來分流應屆畢業(yè)生，緩解就業(yè)壓力，穩(wěn)定經濟社會發(fā)展秩序；近年來，隨著研究生培養(yǎng)規(guī)模的不斷擴大，研究生培養(yǎng)數(shù)量的增加與師資力量不充分的矛盾進一步加劇，提高研究生培養(yǎng)質量的目標與改革教學管理方式的不協(xié)調問題逐步顯現(xiàn)，研究生管理工作上出現(xiàn)了不同于以往的復雜性和多樣性，高效的和高質量的二級學院教學與管理工作就可能成為助力解決相關問題的關鍵環(huán)節(jié)。

二、研究生教學秘書工作的難點

在院系改革與研究生擴招雙重因素的作用下，研究生教學秘書面臨著責任攤派增多，學生數(shù)量上漲兩面夾擊的工作困境與難點，需要更加高效和有序地開展工作以應對當前的形勢。

（一）“一對多”凸顯聯(lián)系服務對象多樣性

首先，研究生教學秘書對接學校研究生院各個科室的工作人員，同時接收和傳達不同科室下達的各項通知，在重疊的時間內完成多樣化的工作任務給研究生教學秘書增加了困難并提出了更高的要求。

其次，研究生教學秘書管理和服務的直接對象是教師和學生。在工作中不僅要協(xié)助學院領導進行管理工作，同時要注重服務質量。由于教師聘任制的興起、高校實踐基地的建立以及學科交叉發(fā)展的原因，高校導師的聘任，除了可以遴選本校的老師，還可以遴選其他科研院所、企業(yè)等符合條件的老師作為碩士研究生導師。高校導師流動性的提高以及聘任制度的靈活性，不僅增加了研究生教學秘書的工作難度，同時也為他們帶來了新的挑戰(zhàn)。

另外，近年來研究生招生規(guī)模逐年倍增，招生層次也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，不僅有全日制學術型學位碩士研究生，全日制專業(yè)型學位碩士研究生，還有全日制學術型學位碩士留學生等類型。與此同時，相較于本科生，研究生的年齡層次、社會閱歷、個人婚姻狀況以及思想觀念更為多樣化。這種復雜性要求研究生教學秘書在執(zhí)行教學管理任務時必須具備一定的應變能力和靈活性。然而在工作中，研究生教學秘書身處管理和培養(yǎng)的第一線，需要直接對接全體研究生，針對不同類型的學生進行精細化的管理和培養(yǎng)，解答來自不同培養(yǎng)要求、不同專業(yè)的研究生提出的各類問題，工作量和工作強度非常之大。

最后，研究生教學秘書一人對多部門、對多人群的工作性質，體現(xiàn)了研究生教學秘書工作的復雜性與挑戰(zhàn)性，對研究生教學秘書的各項素質能力提出更嚴格和全面的要求。

（二）“多模塊”凸顯工作內容綜合性、復雜性

研究生教務秘書的工作貫穿整個學期，他們不僅承擔著聯(lián)絡和協(xié)調學院內部、各學院之間以及學院與研究生院之間關于研究生的各項事務，同時還需要完成學院分配的其他各項工作。本文將研究生教學秘書的工作內容總結概括為招生、培養(yǎng)、學位、學科、導師、財務等六大模塊相關工作，貫穿研究生從入校前到入校后直至畢業(yè)的全流程和全環(huán)節(jié)。

其中，招生工作具有極強的時效性，研究生教學秘書需要在規(guī)定的時間段內組織學院復試小組及考生完成第一志愿招生復試、調劑復試工作。培養(yǎng)工作包含新生入學培訓、導師研究生雙向選擇、學生個人培養(yǎng)計劃制定、排課及調停課等相關課務管理、研究生學位論文開題答辯及中期檢查，學術學位研究生的學術活動考核和專業(yè)碩士學位研究生實踐考核驗收等大量、多節(jié)點的培養(yǎng)內容。學位工作包括碩士研究生學位論文查重、盲審及畢業(yè)答辯資格審核、組織畢業(yè)答辯、畢業(yè)學位申請、優(yōu)秀碩士論文推薦等工作。學科工作主要是協(xié)助院校領導進行碩士點專業(yè)評估等工作。導師工作包括：導師遴選及培訓、導師招生資格審核等。財務工作主要涉及各環(huán)節(jié)產生的酬金，例如，各類答辯專家的酬金，以及后續(xù)的酬金審核、申請、報銷等相關工作。

總而言之，這六大模塊所涵蓋的各部分工作不僅具有高度的綜合性，而且還體現(xiàn)了固有的復雜性與交叉性的特點，這給研究生教學秘書工作帶來了極大的挑戰(zhàn)與壓力。

三、提高研究生教學秘書工作質量的相應對策

針對研究生教學秘書工作中的各項難點，如何在工作中有效應對并提高管理和服務的質量就尤為重要。

（一）強化意識，立德樹人——研究生教學秘書要持續(xù)增強專業(yè)素養(yǎng)與服務意識

研究生教學秘書首先要有較高的思想政治素質，必須加強政治理論學習，能夠認真貫徹黨的教育方針政策，忠誠黨的教育事業(yè)，牢固樹立全心全意為師生和教學服務的思想。

工作態(tài)度的轉變是提升教學管理工作水平的核心方法。研究生教學秘書的核心職責在于提供服務，包括為所在學院的各項任務、教師以及學生提供全方位的服務。身為服務者，應強化為師生服務的意識，并持續(xù)提升服務質量。與此同時必須認識到，服務意識的提高不是紙上談兵，要付諸實踐、落到實處；同時也要意識到服務應該是充滿溫度的，不能是只局限于管理，忽視了服務的初心；更不能是敷衍服務，應當為教師、為學生提供充滿人文關懷的服務。

研究生教學秘書要提高溝通協(xié)調能力，打破慣性思維，建立有效的溝通網絡和渠道。利用微信、QQ、群組或面對面溝通等多種渠道和方式，與上級職能部門工作人員、學院領導、教師、學生建立良好的溝通渠道，能夠準確傳達上級部門和學院領導的通知，及時解決教師和學生提出的問題，建立“個性提問有貼心答復，共性問題有解決方案”的問題反饋機制。

（二）立足實踐，提質增效——研究生教學秘書要不斷錘煉業(yè)務本領

研究生教學秘書要善于根據(jù)實際將工作“模塊化”。將各個模塊的工作進行樹枝狀梳理，清晰列出每一個重要環(huán)節(jié)，有助于將復雜繁瑣的工作簡單化。舉個例子，學生的培養(yǎng)工作是研究生教學秘書工作中一個重要的模塊，培養(yǎng)工作這個主要枝干上面細分出培養(yǎng)方案修訂、導師雙選、個人培養(yǎng)計劃制定、課程安排、考試安排、開題、中期、專碩實踐考核驗收等多個分叉。模塊化+枝干梳理方法會清晰明了地理清整個研究生培養(yǎng)工作，確保工作的規(guī)范性、計劃性，有效避免遺漏任何一項重要工作，保障研究生培養(yǎng)過程的連貫性和高效性。

研究生教學秘書要學會將研究生工作“時間軸化”。對照校歷上的月份，自主繪制一個詳細的時間軸，清晰地列出每個月份對應的固定工作。例如，每年3月份，畢業(yè)生畢業(yè)答辯、授位工作、研究生復試、專家?guī)旄?、培養(yǎng)經費預算等工作。每年6月份，研究生中期答辯、第二批學生畢業(yè)答辯、春季學期教師工作量上報等工作。通過“時間軸化”的方式，使教學秘書的工作具有主動性、預見性，規(guī)避遺漏重要工作。

研究生教學秘書要提高運用工作系統(tǒng)及辦公軟件的能力。在工作中需要精通研究生管理系統(tǒng)的使用，確保能夠熟練、準確地操作各個功能模塊，利用好每個模塊導出的數(shù)據(jù)，熟練提取有用信息，用于各項工作的支撐材料、數(shù)據(jù)匹配，等等。熟練掌握辦公軟件的使用技巧，特別是那些實用的公式功能，能夠顯著提升工作效率。當數(shù)據(jù)量大、時間緊迫、任務繁重時將事半功倍，不僅提高準確率，還能游刃有余應對教學管理過程中的各項工作。

四、結語

隨著我國高校研究生教育的持續(xù)發(fā)展和教育管理方式的不斷演變，對研究生管理工作的要求也日益提高。作為二級學院研究生教育的基層管理者，研究生教學秘書面臨著重重挑戰(zhàn)。然而，作為確保各基層教學單位研究生教學工作有條不紊進行的關鍵角色，研究生教學秘書必須以高度的責任心、卓越的服務意識和堅韌的心理素質應對工作。需要不斷在意識和實踐上尋求創(chuàng)新，積極學習最新的管理知識、專業(yè)知識和信息化技術，以探索出更為高效的管理模式，從而為研究生管理工作的高效性、科學性和規(guī)范性提供堅實的保障。

（作者單位：沈陽理工大學信息科學與工程學院）