高校管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題及策略

【摘" 要】 在信息化背景下，高校為了提升管理效率和教學(xué)管理水平需要進(jìn)行信息化管理建設(shè)。目前部分高校已經(jīng)在教務(wù)管理、學(xué)籍管理、科研管理、后勤管理以及高校宣傳等領(lǐng)域應(yīng)用了信息化技術(shù)。但目前高校管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在對(duì)信息化管理建設(shè)不夠重視、綜合性信息化管理系統(tǒng)有待完善、管理人員對(duì)信息化管理接受程度不高、信息化建設(shè)人才隊(duì)伍等問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】 高校管理；信息化建設(shè)；信息化管理

對(duì)高校而言，進(jìn)行管理信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)符合高校管理的綜合性信息化管理系統(tǒng)，能夠大幅度提升高校后勤管理、學(xué)籍管理、教學(xué)管理效率，為學(xué)生提供更加公開(kāi)透明的高校管理服務(wù)和更好的學(xué)習(xí)生活環(huán)境。為此我國(guó)部分高校引入了管理信息化系統(tǒng)，但是在具體應(yīng)用過(guò)程中還存在一定的問(wèn)題，限制了管理信息化在高校管理中的作用。

一、我國(guó)高校管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）教務(wù)管理

高校利用信息化技術(shù)改進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了課程安排、教師評(píng)估、學(xué)生選課等教務(wù)工作的自動(dòng)化。通過(guò)這些系統(tǒng)，學(xué)校可以輕松地制訂課程表、合理安排教師的工作時(shí)間和教學(xué)任務(wù)、高效地完成學(xué)生選課和排課工作。這不僅極大地減少了人工操作的時(shí)間和錯(cuò)誤率，而且提高了教務(wù)工作的質(zhì)量和效率。學(xué)?？梢愿玫卣莆战虒W(xué)資源的分配情況，合理安排師資力量，有針對(duì)性地改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量。高校還引入了在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，為學(xué)生提供靈活的學(xué)習(xí)方式，學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)課堂參與互動(dòng)學(xué)習(xí)，或者自主選擇時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，這樣學(xué)生就可以根據(jù)自身的興趣和時(shí)間安排靈活學(xué)習(xí)，提高了學(xué)習(xí)效果和學(xué)習(xí)動(dòng)力。教師也可以根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行精細(xì)化的指導(dǎo)和評(píng)估，更好地促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)成果。

（二）學(xué)生管理

學(xué)生檔案的電子化使學(xué)生信息能夠更加方便地存儲(chǔ)和管理。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案存儲(chǔ)方式往往需要大量的紙質(zhì)文件，并且容易造成檔案丟失或損壞，而通過(guò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，學(xué)生的個(gè)人信息、家庭背景、教育經(jīng)歷等各種檔案資料都能夠以電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)和查詢(xún)，不僅方便了檔案的管理，也節(jié)省了大量的物質(zhì)和人力資源。成績(jī)管理的電子化提高了評(píng)估的準(zhǔn)確性和效率，傳統(tǒng)的成績(jī)管理方式需要教師手寫(xiě)成績(jī)，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。而通過(guò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，教師可以直接在系統(tǒng)中錄入學(xué)生的考試成績(jī)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)學(xué)生的績(jī)點(diǎn)和排名，這不僅減少了教師在成績(jī)管理上的工作量，也避免了人為因素對(duì)成績(jī)?cè)u(píng)估的影響。

（三）科研管理

高?？蒲许?xiàng)目管理信息化建設(shè)主要通過(guò)建立科研項(xiàng)目庫(kù)、電子化申報(bào)和審核流程等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目的全過(guò)程管理，包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的分配與監(jiān)控、項(xiàng)目進(jìn)展的跟蹤與評(píng)估等。通過(guò)信息化平臺(tái)，科研人員可以更便捷地申報(bào)項(xiàng)目，并通過(guò)系統(tǒng)的審核流程得到及時(shí)反饋，提高了科研管理的效率和規(guī)范性。

（四）后勤管理

在食堂管理方面，通過(guò)引入信息化技術(shù)，高?？梢詫?shí)現(xiàn)食堂的智能化管理。比如，通過(guò)刷卡或掃碼支付方式，學(xué)生可以方便快捷地完成支付，減少了人工操作的煩瑣，提高了服務(wù)效率。食堂管理人員可以通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控食品供應(yīng)情況，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，避免了食物短缺或浪費(fèi)的情況。在住宿管理方面，高?？梢岳眯畔⒒夹g(shù)提供在線選宿舍、申請(qǐng)退宿等服務(wù)，學(xué)生可以通過(guò)電腦或手機(jī)直接進(jìn)行選宿舍的操作，方便快捷。信息化系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)宿舍電費(fèi)的在線繳納、宿舍門(mén)禁的自動(dòng)控制等功能，提高了住宿管理的便利性和安全性。

二、我國(guó)高校管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

由于高校相關(guān)人員使用傳統(tǒng)方式能夠應(yīng)對(duì)日常管理工作，且對(duì)信息化技術(shù)缺乏了解，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化建設(shè)缺乏足夠的重視。然而在信息化建設(shè)中需要投入較大的資金、物力和人力才能夠順利開(kāi)展，而資金、人員投入通常需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層審批同意后才能夠進(jìn)行。在信息化系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)完成投入高校日常使用后，也需要領(lǐng)導(dǎo)層帶頭使用相關(guān)信息化平臺(tái)進(jìn)行高校日常管理，如此才能更好地引導(dǎo)其他行政人員及教師使用信息化平臺(tái)。此外，對(duì)于信息化平臺(tái)參與高校日常管理需要制訂相關(guān)的流程和制度，這也需要在領(lǐng)導(dǎo)層推動(dòng)下才能實(shí)現(xiàn)。

（二）綜合性信息化管理系統(tǒng)有待完善

為提升工作效率與高校內(nèi)部信息傳輸共享效率，部分高校已經(jīng)采用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工模式，使高校財(cái)務(wù)、人事、教務(wù)管理以及其他后勤管理等效率得到了較大的提升。但在構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，由于部分高校缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，各個(gè)管理模塊的信息系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，相互并不兼容，這就導(dǎo)致高校中只有管理部門(mén)內(nèi)部的信息可以流通，而部門(mén)與部門(mén)之間的信息傳遞較為困難。部門(mén)與部門(mén)之間由于系統(tǒng)不兼容出現(xiàn)信息孤島，這使各個(gè)部門(mén)由于信息不通暢，在管理過(guò)程中關(guān)于同一內(nèi)容制定不同政策的情況，各部門(mén)政策重合或者出現(xiàn)矛盾之處，不僅浪費(fèi)了人力與物力，還可能造成管理混亂。

（三）管理人員對(duì)信息化管理接受程度不高

在高校中，平時(shí)大量的管理工作需要相關(guān)管理人員來(lái)完成，因此管理人員對(duì)于信息化管理的接受程度以及對(duì)信息化平臺(tái)的應(yīng)用掌握能力，直接影響到了信息化平臺(tái)在高校管理中的應(yīng)用水平。但由于高校管理人員在過(guò)去較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)采用的是傳統(tǒng)的面對(duì)面溝通管理的方式，面對(duì)面的溝通方式能夠即刻解決大部分問(wèn)題，加之其對(duì)自身以前掌握的管理經(jīng)驗(yàn)比較自信，以及對(duì)信息化管理模式缺乏深度了解，未認(rèn)識(shí)到應(yīng)用信息化平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行高校管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)信息化管理方式存在排斥心理。此外，對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)，信息化平臺(tái)系統(tǒng)是新興事物，應(yīng)用信息化平臺(tái)參與高校管理工作需要他們重新學(xué)習(xí)和掌握新的技能，這對(duì)于管理人員而言，存在較大的挑戰(zhàn)。

（四）信息化建設(shè)人才隊(duì)伍有待完善

當(dāng)前高校信息化人才隊(duì)伍有待完善主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，缺乏專(zhuān)業(yè)的高校信息化平臺(tái)建設(shè)人才。在高校信息化平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，由于信息化平臺(tái)建設(shè)者對(duì)高校管理體系和需求缺乏了解，在與高校溝通設(shè)計(jì)相關(guān)信息系統(tǒng)時(shí)存在細(xì)節(jié)溝通不足等問(wèn)題。另一方面，缺乏信息化管理平臺(tái)后期維護(hù)人員。在信息化管理平臺(tái)建設(shè)完成后，需要后期維護(hù)人員對(duì)平臺(tái)進(jìn)行定期的維護(hù)更新，確保信息平臺(tái)能夠穩(wěn)定高效工作。例如，選課期間平臺(tái)系統(tǒng)訪問(wèn)量較大，需要維護(hù)人員對(duì)平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，以減少短期高頻次訪問(wèn)量導(dǎo)致高校信息化平臺(tái)癱瘓。

三、我國(guó)高校管理信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）提升高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化管理建設(shè)的重視

在高校信息化建設(shè)的過(guò)程中，只有領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到信息系統(tǒng)建設(shè)的重要作用，才能夠使其加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，通過(guò)資金、人力、物力的投入盡快建設(shè)高校綜合性信息管理平臺(tái)并將其應(yīng)用到高校工作中。在高校綜合性信息管理平臺(tái)投入使用后，也需要領(lǐng)導(dǎo)層帶頭學(xué)習(xí)和使用信息管理平臺(tái)，其他管理人員和教師才能夠在其示范和引導(dǎo)下重視信息化管理平臺(tái)。此外，對(duì)管理人員進(jìn)行信息化系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，提升管理人員對(duì)信息化建設(shè)系統(tǒng)的應(yīng)用能力等工作，都需要在高校領(lǐng)導(dǎo)層的同意后才能夠得到落實(shí)。基于此，提升高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化建設(shè)的重視程度十分重要。為提升高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化管理平臺(tái)的了解，使其認(rèn)識(shí)到信息化平臺(tái)對(duì)提升高校管理水平的重要作用，相關(guān)部門(mén)需要組織領(lǐng)導(dǎo)層參與信息化管理平臺(tái)的學(xué)習(xí)，加深其對(duì)信息化平臺(tái)功能及作用的了解，為使領(lǐng)導(dǎo)層切實(shí)感受到信息化平臺(tái)的作用。還可組織其參觀信息化管理建設(shè)和應(yīng)用較好的高校，從實(shí)踐中增加高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)應(yīng)用信息化系統(tǒng)的認(rèn)同，從而加大對(duì)自身高校信息化建設(shè)和應(yīng)用的投入力度。

（二）建設(shè)并完善綜合性信息管理系統(tǒng)

在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)之外，高校需要對(duì)各部門(mén)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與設(shè)計(jì)，使各部門(mén)信息化系統(tǒng)處于同一個(gè)大的信息系統(tǒng)架構(gòu)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的信息流通與共享。這一舉措能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校內(nèi)部信息進(jìn)行深度共享與挖掘，對(duì)高校管理進(jìn)行整體的統(tǒng)籌規(guī)劃，提升高校整體的運(yùn)行效率。此外，在建設(shè)各部門(mén)的信息化管理子系統(tǒng)的過(guò)程中，需要充分了解部門(mén)現(xiàn)在的工作流程，對(duì)于流程中存在重復(fù)操作的部分，可以通過(guò)信息化平臺(tái)信息共享與流通的優(yōu)勢(shì)加以簡(jiǎn)化。例如，在教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部信息共享后，全校內(nèi)部學(xué)生課表信息與教師課表信息的共享，使在排課的過(guò)程中，一旦出現(xiàn)重復(fù)排課情況，教務(wù)系統(tǒng)則能夠進(jìn)行自動(dòng)提醒，不僅提升了排課效率，還省去了傳統(tǒng)方式排課下需要核對(duì)排課信息有無(wú)重復(fù)的步驟。信息系統(tǒng)能對(duì)關(guān)鍵性的工作流程進(jìn)行重點(diǎn)規(guī)劃和設(shè)計(jì)，確保相關(guān)管理工作順利開(kāi)展。以教務(wù)管理系統(tǒng)為例，在教務(wù)系統(tǒng)的管理中，信息錄入環(huán)節(jié)十分重要，這是后續(xù)教務(wù)管理的基礎(chǔ)，為此，在經(jīng)過(guò)掃描錄入或者人工錄入相關(guān)信息后，還需要增設(shè)兩次到三次的審核環(huán)節(jié)，確保錄入系統(tǒng)中的所有信息都準(zhǔn)確無(wú)誤。

（三）加強(qiáng)管理人員信息化管理培訓(xùn)

對(duì)信息化管理系統(tǒng)知之甚少，不了解信息化管理系統(tǒng)的功能與作用，以及信息化管理系統(tǒng)具體應(yīng)該如何操作和使用等情況使管理人員對(duì)信息化管理方式存在排斥心理。為打消管理人員對(duì)信息化管理的疑慮，強(qiáng)化管理人員應(yīng)用信息化管理的技能，需要加強(qiáng)管理人員信息化管理培訓(xùn)。在信息化管理培訓(xùn)的過(guò)程中，前期培訓(xùn)階段，需要更多地增加對(duì)信息管理系統(tǒng)功能方面的介紹，以及這些功能應(yīng)用于高校管理后能夠起到怎么樣的作用，結(jié)合其他高校應(yīng)用信息化管理案例及其取得的成功，使管理人員在增加對(duì)信息化管理了解的基礎(chǔ)上對(duì)應(yīng)用信息化管理產(chǎn)生認(rèn)同感，這對(duì)管理人員參與信息化管理后續(xù)操作培訓(xùn)具有重要幫助。在進(jìn)行操作性培訓(xùn)的過(guò)程中，除了幫助管理人員掌握相關(guān)平臺(tái)系統(tǒng)的操作流程，并對(duì)管理人員使用信息化操作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，提升其信息化管理學(xué)習(xí)效率之外，還需要注重引導(dǎo)其在應(yīng)用信息化管理手段的過(guò)程中，將信息化管理與過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，使其認(rèn)識(shí)到信息化管理與過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)之間并不是矛盾的，反而通過(guò)兩者的結(jié)合還能夠提升信息化管理水平。通過(guò)這樣的方式能夠從根本上消除管理人員對(duì)信息化管理方式存在的偏見(jiàn)，使管理人員能夠更好地學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化管理模式。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

為加強(qiáng)高校信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面，在高校招聘的過(guò)程中，需要提升招聘門(mén)檻。由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)實(shí)踐性非常強(qiáng)的工作，需要相關(guān)人員具備較高的實(shí)干能力，因此在招聘的過(guò)程中，需要格外重視信息化人才過(guò)往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及信息化編程能力。對(duì)于信息化建設(shè)實(shí)干能力較強(qiáng)的人員或是曾經(jīng)參加過(guò)高校信息化系統(tǒng)建設(shè)的人員可適當(dāng)放寬學(xué)歷方面的要求。另一方面，在人才招聘結(jié)束進(jìn)入高校工作后，由于高校管理與其他企業(yè)管理具有一定的差異，為使相關(guān)人才能夠更加了解高校管理工作制度、工作流程，以及各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容及對(duì)信息化管理的需要，需要信息化人才與其他各部門(mén)人員進(jìn)行充分溝通與交流后，對(duì)信息化管理系統(tǒng)加以設(shè)計(jì)和優(yōu)化，使信息化系統(tǒng)更加符合高校管理工作的要求。由于信息化建設(shè)人才培養(yǎng)成本較高，培養(yǎng)難度較大，因此留住信息化建設(shè)人才也是強(qiáng)化信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的關(guān)鍵。對(duì)此，高校除了需要提升信息化建設(shè)人才的福利待遇之外，在日常的工作中，需要充分尊重信息化建設(shè)人才，對(duì)其遇到的困難提供適當(dāng)幫助，以此提升人才對(duì)高校的歸屬感。

總而言之，信息化管理對(duì)于高校而言能夠提升管理效率和水平，因此在高校管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要通過(guò)提升高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化管理建設(shè)的重視、建設(shè)并完善綜合性信息化管理系統(tǒng)、加強(qiáng)管理人員信息化培訓(xùn)、加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等方式提升高校管理信息化建設(shè)水平，使信息化管理在高校管理中發(fā)揮更大的作用。

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