“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下以教學(xué)檔案信息化促進(jìn)高校教學(xué)改革創(chuàng)新

葉小泮

華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 廣東廣州 510642

教學(xué)檔案匯集了高校多年來(lái)形成的教學(xué)經(jīng)驗(yàn),記錄了學(xué)校的教學(xué)理念和教學(xué)特色,凝聚了學(xué)校文化?？茖W(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理、促進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量有著不可替代的作用。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案以紙質(zhì)檔案為主,采用手工方式管理。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,現(xiàn)代信息技術(shù)與教育教學(xué)不斷融合,教學(xué)檔案呈現(xiàn)了載體多樣化、內(nèi)容數(shù)字化的新特征。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化教育教學(xué)的需要,管理方式必須相應(yīng)變革,要從手工管理向數(shù)字化、信息化管理轉(zhuǎn)變。如何做好教學(xué)檔案信息化建設(shè),助力高校教學(xué)改革創(chuàng)新,成為當(dāng)今許多高校面臨的新課題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義

(一)有利于教學(xué)檔案的保存

信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步促使高校教學(xué)工作發(fā)生了一系列改變,選課、排課、學(xué)籍、成績(jī)管理等教務(wù)系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及,電子文檔、聲音圖像等成為存儲(chǔ)教學(xué)檔案信息的重要形式,同時(shí)也變革了教學(xué)檔案的保管利用方式。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)紙質(zhì)文件的保管形式已經(jīng)不能真實(shí)全面地反映教學(xué)工作的實(shí)際情況,無(wú)法滿(mǎn)足高校教學(xué)改革創(chuàng)新的需求。采用數(shù)字化的方式存儲(chǔ)教學(xué)檔案,保存的方式更加方便安全,存儲(chǔ)的內(nèi)容更為豐富多彩,存儲(chǔ)的容量也大大提升。

(二)有利于教學(xué)檔案的利用

學(xué)校教學(xué)工作具有周期性、相似性的特點(diǎn),上一學(xué)年的教學(xué)工作實(shí)施情況對(duì)往后的教學(xué)工作具有重要的參考、借鑒作用,教學(xué)計(jì)劃、電子版的教案或PPT、作業(yè)、測(cè)驗(yàn)、教學(xué)反思、音視頻文件等教學(xué)資源重復(fù)利用率高,保存價(jià)值大。用信息技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理,形成專(zhuān)題信息庫(kù),師生根據(jù)個(gè)人需要在網(wǎng)上自行查詢(xún)檢索,大大減少了因人工翻閱、查找檔案實(shí)體所帶來(lái)的不便。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下利用教學(xué)檔案,可以超越時(shí)間和空間的限制,極大地提高檔案信息利用率,促進(jìn)高校教學(xué)改革創(chuàng)新。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

(一)教學(xué)檔案工作方式滯后

目前,高校教學(xué)檔案作用巨大,但信息化程度不高,普遍采用手工方式管理。教學(xué)檔案歸檔對(duì)象單一,以紙質(zhì)檔案為主,電子檔案數(shù)量不多,音視頻檔案不受重視,主要采用在電子表格中編制檔案目錄對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案加以管理,真正購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的高校很少[1]。

(二)缺乏教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)

面對(duì)數(shù)量巨大、內(nèi)容繁雜的教學(xué)檔案,高校一定要建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來(lái)對(duì)它進(jìn)行管理。當(dāng)前大部分高校沒(méi)有建立教學(xué)檔案信息系統(tǒng),沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案的歸檔進(jìn)庫(kù)與借出利用流程進(jìn)行基于系統(tǒng)分析的全過(guò)程管理。在檔案開(kāi)發(fā)利用方面,還只是最基本的對(duì)教學(xué)檔案展開(kāi)查詢(xún)、復(fù)制,缺少教學(xué)檔案系統(tǒng)深層次地挖掘、整合教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù),教學(xué)檔案管理距離信息化建設(shè)要求相去甚遠(yuǎn)。

(三)信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不夠

當(dāng)前,高校普遍缺少教學(xué)檔案信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)備,沒(méi)有設(shè)備齊全的教學(xué)檔案信息化工作條件,例如,專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案系統(tǒng)軟件、運(yùn)行軟件的計(jì)算機(jī)服務(wù)器和各類(lèi)自動(dòng)化辦公設(shè)備,如掃描儀、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備等。高校檔案工作效率不高,數(shù)據(jù)處理能力不強(qiáng),教學(xué)檔案設(shè)備不足,基本無(wú)法滿(mǎn)足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下教學(xué)檔案信息化管理的需求,也不能滿(mǎn)足不同用戶(hù)快速查詢(xún)、利用教學(xué)檔案信息的需求。

(四)教學(xué)檔案利用方式單一

高校教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)和利用要有深度,要為教學(xué)改革發(fā)展提供參考依據(jù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,教學(xué)檔案的數(shù)字化信息化為檔案利用帶來(lái)了很多便利,但利用形式單一,主要集中于信息服務(wù),沒(méi)有充分發(fā)掘出教學(xué)檔案的知識(shí)價(jià)值,例如,對(duì)一流專(zhuān)業(yè)建設(shè)和學(xué)科發(fā)展的指導(dǎo)、借鑒價(jià)值;對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)的引導(dǎo)價(jià)值;對(duì)學(xué)科專(zhuān)業(yè)評(píng)估和一流本科專(zhuān)業(yè)論證的憑證價(jià)值。相當(dāng)一部分高校只能從現(xiàn)有的檔案資源出發(fā),進(jìn)行較為基礎(chǔ)的在線查詢(xún)和數(shù)字檔案展覽服務(wù),檔案利用服務(wù)深度和廣度不夠,無(wú)法滿(mǎn)足師生更廣、更多的需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效舉措

(一)完善規(guī)章制度,這是做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的前提

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓,要保障檔案工作順利開(kāi)展必須要有健全的檔案管理制度。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中大量使用計(jì)算機(jī)多媒體教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué),形成了大量有價(jià)值的電子文件、數(shù)字圖片、數(shù)字音視頻文件,它們需要得到妥善的保管和利用。學(xué)校必須與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)調(diào)整更新教學(xué)檔案管理辦法。依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的法規(guī)政策,結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際,制定適合本校的《數(shù)字化教學(xué)檔案歸檔管理制度》《教學(xué)檔案利用服務(wù)管理規(guī)定》,以制度來(lái)規(guī)范數(shù)字化教學(xué)檔案的歸檔范圍,判定其保存價(jià)值,確定采集時(shí)間、方式和格式標(biāo)準(zhǔn);以制度來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理利用服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)行,促進(jìn)教學(xué)檔案信息的開(kāi)發(fā)、利用和共享。完善的制度確保教學(xué)檔案信息化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處,確保教學(xué)檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

(二)建立檔案管理系統(tǒng),這是做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的核心

在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里,高校對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理的方式主要采用在電子表格中編制檔案目錄的方式來(lái)進(jìn)行。這種手工模式已經(jīng)很難對(duì)載體多樣、內(nèi)容繁多的教學(xué)檔案進(jìn)行快速、高效管理。教學(xué)檔案管理需要引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),變手工管理為信息化管理。教學(xué)檔案信息化管理的核心部分是檔案管理系統(tǒng),大部分學(xué)校流行的檔案管理系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)版檔案系統(tǒng)管理軟件、B/S運(yùn)行模式。網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)具有檔案歸檔錄入、查詢(xún)利用、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、下載打印等功能,具有接入互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì),它存儲(chǔ)量大、處理迅速、查閱方便,這是人工管理無(wú)法比擬的。學(xué)校用戶(hù)(管理部門(mén)、教師、學(xué)生)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)登錄檔案管理系統(tǒng),向檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)上傳教學(xué)檔案的電子文件材料,包括:電子目錄、數(shù)字檔案全文、數(shù)字圖片、數(shù)字音視頻文件等,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化收集歸檔。用戶(hù)在網(wǎng)上依據(jù)使用權(quán)限在線查詢(xún)、瀏覽、下載、打印教學(xué)檔案,共享利用教學(xué)檔案信息。利用檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案歸檔、整理、保管和利用等業(yè)務(wù)流程的一體化管理,紙質(zhì)文件、聲像文件、電子文件一同納入教學(xué)檔案信息資源建設(shè)。

(三)豐富數(shù)字檔案資源,這是做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

數(shù)字檔案資源是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要成果體現(xiàn),也是師生查詢(xún)教學(xué)檔案信息的原始來(lái)源。建設(shè)數(shù)字檔案資源是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容。數(shù)字檔案資源包括檔案電子目錄和數(shù)字全文信息。學(xué)校數(shù)字檔案資源建設(shè)采取“存量數(shù)字化,增量電子化”的方式?！按媪繑?shù)字化”就是對(duì)現(xiàn)存檔案做數(shù)字化掃描加工,轉(zhuǎn)化為數(shù)字全文信息;“增量電子化”就是新增的電子文件直接以電子形式歸檔保存。數(shù)字檔案資源的管理利用以網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)為平臺(tái),檔案目錄采用手工錄入、批量導(dǎo)入方式錄入檔案管理系統(tǒng),數(shù)字檔案全文上傳到檔案管理系統(tǒng),與檔案目錄掛接,形成目錄信息和全文信息齊全、檢索利用方便的數(shù)字檔案資源?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,除了做好傳統(tǒng)的教學(xué)檔案內(nèi)容的收集以外,還要加強(qiáng)收集以下內(nèi)容:①數(shù)字圖片文件,主要包括學(xué)生從事各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)的照片、學(xué)生學(xué)習(xí)作品的照片,這些圖片可以通過(guò)相機(jī)和手機(jī)拍照方式獲取。②數(shù)字音頻文件,主要包括語(yǔ)文、英語(yǔ)教學(xué)的作品朗讀、音樂(lè)課的歌曲練習(xí)等。③數(shù)字視頻文件,主要包括教學(xué)公開(kāi)課、優(yōu)質(zhì)課程、微課、各類(lèi)比賽的視頻資料。豐富的教學(xué)檔案數(shù)字資源為檔案服務(wù)教學(xué)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(四)更新設(shè)備技術(shù),這是做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的保障

完好的硬件條件和軟件條件是教學(xué)檔案信息化建設(shè)所必需的。硬件條件包括建設(shè)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)所必需的全部設(shè)備,包括專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)的檔案系統(tǒng)軟件、運(yùn)行軟件的大型計(jì)算機(jī)服務(wù)器、數(shù)字化掃描儀、計(jì)算機(jī)等。軟件條件包括讓教學(xué)檔案管理系統(tǒng)工作的技術(shù)力量,如計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)、檔案管理技術(shù)等。新興技術(shù)和新型設(shè)備共同服務(wù)于教學(xué)檔案信息化建設(shè),讓教學(xué)檔案管理步入自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化階段[2]。高校要加大資金投入,更新設(shè)備技術(shù),為教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供有力保障。

(五)培養(yǎng)人才隊(duì)伍,這是做好教學(xué)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,信息技術(shù)日新月異,教學(xué)檔案信息化有了多元的技術(shù)載體,也給高校檔案員和教師帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。專(zhuān)業(yè)的人干專(zhuān)業(yè)的事,才能事半功倍。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)要打造一支高素質(zhì)、高水平專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。學(xué)校檔案館、教務(wù)處、院系、教研室要安排專(zhuān)兼職檔案員,組成教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)?？梢圆捎萌珕T參與模式,動(dòng)員全校教師參與教學(xué)檔案信息化建設(shè)。要加強(qiáng)對(duì)檔案員和教師隊(duì)伍的培訓(xùn),向他們傳授檔案業(yè)務(wù)知識(shí),培養(yǎng)他們應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的能力。開(kāi)設(shè)針對(duì)本校使用的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn),讓檔案員和教師熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的使用方法和常用技巧。教師熟悉教學(xué)業(yè)務(wù),參與教學(xué)檔案形成過(guò)程,手中掌握大量教學(xué)檔案材料。學(xué)年結(jié)束后,教師按規(guī)定把該歸檔的文件材料分類(lèi)排序,制作歸檔目錄,紙質(zhì)材料經(jīng)整理立卷后移交給檔案館,電子目錄、電子版的教案或PPT、測(cè)驗(yàn)、作業(yè)、教學(xué)反思、音視頻材料等數(shù)字文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng),經(jīng)檔案管理員審核認(rèn)證后納入正式的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),公開(kāi)對(duì)外提供利用。專(zhuān)兼職檔案員是學(xué)校教學(xué)檔案工作的中堅(jiān)力量,帶領(lǐng)高校教師參與教學(xué)檔案管理利用工作,共同打造一支高水平的教學(xué)檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)改革創(chuàng)新策略

教學(xué)檔案對(duì)于分析教育實(shí)施效果、研究教育規(guī)律、預(yù)測(cè)教育前景、參與教育決策等具有重要作用。學(xué)校要充分利用以教學(xué)檔案管理系統(tǒng)為核心的檔案利用服務(wù)平臺(tái),為教學(xué)工作提供線上線下多元化檔案信息服務(wù),促進(jìn)學(xué)校教學(xué)改革創(chuàng)新。

(一)開(kāi)展教學(xué)改革,利用信息化教學(xué)平臺(tái)輔助教學(xué)

在國(guó)家教育信息化改革的推動(dòng)下,高校智慧校園建設(shè)成效顯著,“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)”平臺(tái)在高校廣泛使用,這些平臺(tái)具備較為可靠的教學(xué)輔助功能。以英語(yǔ)教學(xué)為例,隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的逐步實(shí)施以及教育信息技術(shù)的高度發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)自主學(xué)習(xí)平臺(tái)、MOOC平臺(tái)、翻轉(zhuǎn)課堂平臺(tái)在高校英語(yǔ)教學(xué)中得到廣泛使用。在信息化教學(xué)中,學(xué)生利用先進(jìn)電子技術(shù),以文本、圖片、視頻、音頻等多媒體形式收集、整理學(xué)習(xí)檔案的內(nèi)容,形成電子學(xué)習(xí)檔案,成為“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)”的學(xué)習(xí)、評(píng)價(jià)工具。電子學(xué)習(xí)檔案嵌入信息化教學(xué)平臺(tái)的教學(xué)實(shí)踐中,全面記載、評(píng)價(jià)大學(xué)生英語(yǔ)的學(xué)習(xí)過(guò)程與學(xué)習(xí)狀況,促進(jìn)學(xué)生自主學(xué)習(xí),激發(fā)學(xué)生英語(yǔ)學(xué)習(xí)的成就動(dòng)機(jī)。

(二)從“以教師教學(xué)為中心”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙詫W(xué)生學(xué)習(xí)為中心”

以英語(yǔ)教學(xué)為例,目前的英語(yǔ)口語(yǔ)課堂仍沒(méi)有完全擺脫教師講授為主、學(xué)生被動(dòng)接受的模式。基于“云計(jì)算、云存儲(chǔ)”的信息化教學(xué)平臺(tái)為學(xué)生自主學(xué)習(xí)創(chuàng)設(shè)了條件,學(xué)生可以自定步調(diào)、自主學(xué)習(xí)、自我評(píng)價(jià)、自我反思,學(xué)生成為學(xué)習(xí)活動(dòng)的主體。同時(shí),教師還應(yīng)實(shí)施個(gè)性化教學(xué),差異化輔導(dǎo)。以電子學(xué)習(xí)檔案記錄英語(yǔ)口語(yǔ)學(xué)習(xí)全過(guò)程,學(xué)習(xí)過(guò)程可以回溯,音視頻的作業(yè)、作品可以反復(fù)試聽(tīng)、觀看。將云環(huán)境下的電子學(xué)習(xí)檔案融入高校英語(yǔ)口語(yǔ)糾錯(cuò)教學(xué),并與形成性評(píng)價(jià)結(jié)合起來(lái),為英語(yǔ)口語(yǔ)個(gè)性化教學(xué)創(chuàng)設(shè)了前提條件。教師從中可以發(fā)現(xiàn)學(xué)生英語(yǔ)口語(yǔ)錯(cuò)誤類(lèi)型、口語(yǔ)進(jìn)步程度、學(xué)習(xí)潛質(zhì)和優(yōu)勢(shì),從而實(shí)施個(gè)性化教學(xué)。相較于整齊劃一的英語(yǔ)口語(yǔ)課堂教學(xué),教師投入的精力不是變少了,而是變多了,教師要分析學(xué)生的優(yōu)勢(shì)和不足,因材施教,為學(xué)生制訂個(gè)性化學(xué)習(xí)方案,進(jìn)行差異化、個(gè)別化輔導(dǎo)。

(三)開(kāi)展線上查檔,為師生創(chuàng)建網(wǎng)上學(xué)習(xí)平臺(tái)

教學(xué)檔案具有知識(shí)屬性,具備知識(shí)服務(wù)的功能。在學(xué)校官網(wǎng)上鏈接教學(xué)檔案管理系統(tǒng),設(shè)置檔案系統(tǒng)入口。為用戶(hù)(教師、學(xué)生、管理部門(mén))設(shè)置不同權(quán)限的系統(tǒng)賬號(hào),用戶(hù)通過(guò)各自賬號(hào)登錄教學(xué)檔案管理系統(tǒng),自助式查詢(xún)、瀏覽、下載、打印所需教學(xué)檔案信息。在學(xué)校微信公眾號(hào)上將自定義菜單設(shè)為“檔案查詢(xún)”,并與檔案系統(tǒng)鏈接,用戶(hù)通過(guò)手機(jī)端實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案查詢(xún)利用。除了自助式線上查檔,用戶(hù)還可以請(qǐng)求檔案管理員提供查檔服務(wù)。在學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾平臺(tái)設(shè)立預(yù)約查檔欄目,欄目上公布預(yù)約查檔流程、檔案管理員聯(lián)系方式,用戶(hù)可以向檔案管理員提出查檔請(qǐng)求、反饋檔案利用效果、提出工作建議等。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述,高校進(jìn)行教學(xué)檔案信息化建設(shè),首先要明確信息化建設(shè)的重要意義,分析教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,并通過(guò)完善規(guī)章制度、建立檔案管理系統(tǒng)、豐富數(shù)字檔案資源、更新設(shè)備技術(shù)、培養(yǎng)人才隊(duì)伍的方式,提升教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平與質(zhì)量,從而促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新發(fā)展。