公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與應用

文/六安市第四人民醫(yī)院 鮑春曉

檔案在公立醫(yī)院日常工作中占據(jù)重要地位。檔案是信息資源的總和，涵蓋了醫(yī)院各個部門、層級的信息，其中醫(yī)療數(shù)據(jù)占據(jù)較大比重，對醫(yī)生、護士開展日常工作提供了方向指引。在新時期，受到醫(yī)療改革的影響，公立醫(yī)院要擺脫陳舊的檔案管理模式，結合相關政策要求，立足于醫(yī)院檔案管理的實情，制定針對性的計劃，開展創(chuàng)新實踐，不斷地優(yōu)化檔案管理工作，彌補以往管理模式的不足，打破其局限性，采取有效的措施來健全管理模式，為公立醫(yī)院的發(fā)展打下堅實的基礎。醫(yī)院的檔案管理工作任務量較大，若在管理過程中出現(xiàn)混亂甚至丟失檔案信息的情況，不僅會影響日常工作的開展，更有甚者會造成無法挽回的損失，因此，公立醫(yī)院需加強檔案管理建設，在創(chuàng)新實踐中不斷優(yōu)化檔案管理工作。

一、公立醫(yī)院檔案管理工作的重要性

在公立醫(yī)院的日常工作中，檔案管理占據(jù)一席之地，醫(yī)院檔案是醫(yī)院中各類信息資源的綜合。病歷檔案是患者的就診信息，醫(yī)生在看診需參考其就診信息做出判斷，護士在開展后續(xù)工作時要依照病歷檔案開展。人事檔案是醫(yī)院職工的基礎信息，為醫(yī)院管理工作的開展提供了重要參考。由此可見，檔案管理于醫(yī)院而言十分重要，其管理水平以及管理模式與醫(yī)院工作的開展密切相連，若檔案管理混亂、效率低下，會影響醫(yī)院各項業(yè)務的開展，對其正常運轉會產生消極影響。因此，公立醫(yī)院的檔案管理人員需肩負起相應的責任，做好分內工作，歸納整理醫(yī)院的檔案信息，并創(chuàng)新管理模式，推動檔案管理現(xiàn)代化進程，引入信息化手段，構建信息化檔案資源庫，提高檔案信息的利用率，為醫(yī)護人員查閱檔案信息提供便利。受到醫(yī)療改革的影響，公立醫(yī)院要不斷提高醫(yī)療水平，推動研究工作的開展，而檔案管理能夠為其這項工作提供豐富的資料。

二、公立醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

在對公立醫(yī)院檔案管理展開調研后能夠了解到，醫(yī)院檔案管理人員的管理理念陳舊，并未認識到現(xiàn)代化管理手段的優(yōu)勢，而醫(yī)院領導對檔案管理工作缺乏深入分析，對檔案管理的認識存在偏差，片面地認為檔案管理僅為信息的存儲，忽視了檔案管理與醫(yī)院日常工作之間的關聯(lián)。以人力資源檔案的管理現(xiàn)狀入手，人力資源檔案的主要內容為醫(yī)院職工的基本信息，目前，公立醫(yī)院在其管理上存在疏漏，部分醫(yī)護人員的檔案并不完善，其進修的證件并未及時納入檔案管理中，以至于在評優(yōu)期間缺乏材料支撐，且檔案庫資源長時間沒有新信息的納入，其準確性和時效性無法得到保障。在信息化背景下，信息化的管理模式能夠助力檔案管理效率的提升，但是從實踐來看，部分公立醫(yī)院對檔案管理缺乏重視，在引入信息系統(tǒng)后并未開展培訓活動，其真正價值無法被充分挖掘，信息系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案存在疏漏，無法為醫(yī)護人員的工作提供便利，而紙質版檔案幾經查閱會出現(xiàn)丟失的情況，導致檔案管理工作問題重重[1]。

三、公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與應用

（一）提高管理人員素養(yǎng)。在醫(yī)療改革的進程中，公立醫(yī)院檔案管理模式得到了優(yōu)化調整，在創(chuàng)新管理模式的同時，醫(yī)院也要注重對管理人員的培養(yǎng)，認識到管理人員自身的素養(yǎng)與檔案管理工作的效果息息相關，只有提高管理人員的專業(yè)性，才能夠推動醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化進程。在此期間，醫(yī)院要先從人員的聘請入手，提高聘請的門檻，吸納更多的專業(yè)人才，聘請具備專業(yè)能力的高素養(yǎng)人才，在招聘期間可以組織實踐演練，確保所聘請的管理人員有真材實料，通過聘請專業(yè)對口的人才為醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新提供人才儲備。在引進高素養(yǎng)人才的同時，醫(yī)院也要重視對在崗人員的培訓，將理論與實踐相結合，在豐富理論知識的同時組織實踐演練的開展，檢驗在崗人員是否達到崗位要求，提高在崗人員的信息素養(yǎng)，使其能夠自主完成電子化檔案的構建，學習知識、掌握新技能為檔案管理工作創(chuàng)新付諸努力[2]。

另外，醫(yī)院還需注重職工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，尤其是檔案管理工作，應開展培訓活動讓職工認識到檔案管理的重要性，肩負起崗位的職責，增強其責任心，在完成日常工作的基礎上結合檔案管理體制中出現(xiàn)的問題，提出自己的見解，為管理體系的完善、管理模式的創(chuàng)新貢獻一份力量。除此之外，公立醫(yī)院要為檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃方向，明確其與醫(yī)療工作者處于同等重要地位，結合檔案管理工作的特殊性，制定具有針對性的晉升途徑，借助明確的制度來激勵員工，同時結合實際工作情況制定獎懲體系，高效且出色地完成工作能夠獲得一定的獎勵，若出現(xiàn)消極怠工、工作效率低、工作問題頻發(fā)等情況，也要依據(jù)獎懲體系嚴格進行處罰。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及獎懲制度的提出，能夠為檔案管理人員的發(fā)展提供保障，員工的工作熱情會被充分調動，在崗位上發(fā)光發(fā)熱做出貢獻，為自身的發(fā)展付諸努力。醫(yī)院還要定期開展考核，以理論知識的檢測以及信息化操作為主，考核的結果納入績效范疇。明晰的管理體制、定期的考核檢測，能夠督促檔案管理人員不斷前行，為檔案管理工作付諸全力，為管理模式的創(chuàng)新貢獻力量。

（二）提高人員管理理念。新時期，公立醫(yī)院在推動檔案管理模式革新的進程中，要關注醫(yī)院職工思想觀念的培養(yǎng)，扭轉其錯誤的思想觀念，培養(yǎng)職工的管理理念，消除管理工作中的諸多阻礙。醫(yī)院要先從檔案管理人員的培養(yǎng)入手，提高檔案管理人員的管理能力，使其認識到管理工作需要職工協(xié)同合作，僅憑檔案管理人員無法兼顧到所有的檔案資料，會造成一定的隱患，不利于后續(xù)工作的開展。而醫(yī)院在日常工作中也要做好宣傳，明確檔案歸檔的重要性，避免增加檔案管理人員的工作負擔，提高醫(yī)護人員的歸檔意識，在查閱檔案信息的過程中站在使用者的角度思考，找出查閱過程中存在的不便之處，為檔案管理人員出謀劃策，在減輕檔案管理人員工作內容的同時，提高查閱檔案信息的便利性，共同為檔案管理付諸努力。在醫(yī)院的檔案庫中，人力資源檔案是職工的基本信息，醫(yī)院在宣傳期間可以以人力資源檔案為主，其關系到個人的利益，能夠引起職工的普遍重視，以此來提高職工的凝聚力，幫助職工形成歸檔意識，為自身的職業(yè)發(fā)展付諸努力。另外，醫(yī)院還可以定期組織專題講座，普及檔案保管的相關知識，在醫(yī)院內部組織創(chuàng)新分享活動，組織編纂相關的論文來強化管理理念，為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新實踐開辟新路徑[3]。

（三）構建管理工作平臺。引入信息技術優(yōu)化檔案管理工作，能夠推動工作模式的創(chuàng)新，也有助于管理效率的提升。在此過程中，公立醫(yī)院要加強信息化建設，引入資源構建醫(yī)院內部信息化平臺，擺脫陳舊的管理模式，轉變以人力為主的管理形式，在相關人員的輔助下開發(fā)檔案管理的軟件，管理人員可以借助工新作平臺提高工作效率，做好定期的維護，確保硬件設備能夠正常工作，為醫(yī)院中大量檔案的存儲、提取提供技術支持，并結合醫(yī)護人員的使用體驗，采納醫(yī)護人員的建議，不斷優(yōu)化管理平臺，開發(fā)新功能。另外，不同類型的公立醫(yī)院的檔案信息千差萬別，醫(yī)院不能直接套用其他醫(yī)院的檔案管理模式，需結合醫(yī)院自身的需求，配備相關的管理設施，選用合適的管理軟件，應用新穎且高效的管理模式，保障日常管理工作的有效性。

在應用管理軟件期間，檔案管理人員應定期進行維護，避免硬件設備出現(xiàn)故障而影響醫(yī)院的日常工作，結合專業(yè)人員的指導進行維護和保養(yǎng)，提高檔案管理體系的容量，使醫(yī)護人員在使用中能高效地提取檔案。在軟件、硬件設備的輔助下，推動檔案管理工作的創(chuàng)新，達成醫(yī)療改革對公立醫(yī)院提出的要求。以往的檔案管理以紙質版管理為主，管理人員的工作量較大，醫(yī)護人員在提取檔案時需要一定的時間，信息化檔案庫的建設能夠使得這一問題迎刃而解，由檔案管理人員完成檔案資源的錄入，優(yōu)化了檔案信息查詢渠道，便于醫(yī)護人員查閱檔案信息，為其工作的開展提供支撐。除此之外，公立醫(yī)院還要注重員工信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，管理人員在初次接觸工作平臺時會無從下手，對其功能以及操作技巧知之甚少，通過醫(yī)院開展的培訓活動進行系統(tǒng)的傳輸，在提高檔案管理人員自身素養(yǎng)的同時，讓其真正掌握軟件的使用，能夠為后續(xù)管理工作的開展奠定基礎，從而有效避免管理進程中出現(xiàn)疏漏等問題[4]。

（四）提高檔案利用效率。在當前社會環(huán)境下，信息技術的發(fā)展為各行各業(yè)模式的革新提供了方向指引，信息化建設已成大勢所趨，公立醫(yī)院也要緊跟這一步伐，應用信息技術來優(yōu)化醫(yī)院的日常工作，提高工作效率，助力醫(yī)院的發(fā)展和建設。其中，應用信息技術推動檔案管理工作模式的革新，是公立醫(yī)院邁出的關鍵一步，在信息技術的輔助下開展創(chuàng)新實踐，能夠提高檔案管理的有效性，使醫(yī)院的檔案層層分明。在信息化背景下，紙質檔案已經逐漸被替代，電子存儲省時省力，在有效的時間能夠整理更多的檔案信息，醫(yī)生和護士在開展工作時，可以從檔案庫中通過關鍵詞搜索來獲取相關的檔案內容，在短時間內查閱到需要的檔案信息，檔案的利用率會大幅提升，檔案不再局限于封閉的房間，能夠發(fā)揮其真正的作用。因此，公立醫(yī)院要加強信息化建設，引入信息管理體系，引導不同的部門在規(guī)定的檔案目錄中上傳部分檔案資源，構建完整的體系，提高檔案管理的效率[5]。

（五）優(yōu)化檔案管理機制。在新時期下，檔案管理工作受到重視，科學有效的管理模式能夠大幅提高醫(yī)院的工作效率，健全的管理機制能夠為管理工作的開展提供強有力的支撐，在規(guī)范的制度下管理檔案，能夠減少工作失誤，有效避免以往管理模式帶來的消極影響。公立醫(yī)院需對檔案管理投入更多的精力，采取有效的措施來完善管理體系，從管理人員入手，分析其日常工作內容并通過網絡平臺開展監(jiān)督管理，若發(fā)現(xiàn)其日常工作中存在疏漏，應及時將責任落實到個人進行追究，提高管理人員工作的認真度。在此模式下，檔案管理工作職責分明，不同的管理人員所負責的項目和版塊之間并無交叉，在發(fā)現(xiàn)問題時能找到相關的負責人，避免同事間出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象，與負責人共同分析以尋找解決問題的方法，能夠大幅提高問題的解決效率。除此之外，公立醫(yī)院還要不斷細化管理內容，醫(yī)院中科室眾多，面對不同科室的檔案信息，需制定針對性的管理措施，確保檔案信息的真實有效性，避免后續(xù)工作受到不利影響，可以以科室為主創(chuàng)設不同的版塊，將科室的檔案信息進行歸類，提高檔案信息的辨別度，當醫(yī)療工作者需要查閱檔案時，能夠在科室的檔案庫中查閱到相關資料，為醫(yī)院日常工作的開展提供強有力的支撐[6]。

四、結語

綜上所述，在信息化背景下，公立醫(yī)院應認識到以往檔案管理模式的不足，在保障正常工作開展的基礎上，結合檔案的類型尋找高效的管理舉措，以提高檔案的利用率，為醫(yī)院工作的開展奠定基礎。醫(yī)院的檔案類型眾多，其中患者的資料占據(jù)較大的比重，醫(yī)用設備的相關信息也囊括其中，若檔案管理工作不當，會出現(xiàn)部分信息混亂，甚至遺漏個別信息的現(xiàn)象，會影響日常工作的開展?；诖耍⑨t(yī)院要對檔案管理工作投入更多的精力，做好保障工作，在創(chuàng)新實踐中完善管理體系，推動醫(yī)院系統(tǒng)的革新。目前，由于缺乏經驗，醫(yī)院在設立管理部門之后，無法為其提供方向指引，在摸索中前行會遇到諸多問題，相關管理人員要結合實踐工作展開分析，從失敗的經驗中汲取營養(yǎng)，健全檔案管理模式。