高校重特大事件檔案收集工作研究

文/西安音樂學院黨政辦綜合檔案室 李朝環(huán)

高校重特大事件檔案是指高校組織應對已發(fā)生的可能造成嚴重社會危害的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件、網絡和信息安全事件、重大考試安全事件、學生工作管理等突發(fā)事件所形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等各種形式的歷史記錄。2022 年9 月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，對進一步加強重特大事件檔案工作提出要求[1]。作為學校各載體檔案的保存、利用和管理部門，高校檔案管理部門在高校重特大事件檔案的收集工作中應承擔起相應責任，切實保障學校重特大事件檔案的完整、安全和有效利用，更好地服務于學校的決策治理。

一、高校重特大事件的類型

（一）自然災害事件。包括暴雨、洪災、山體滑坡、暴雪、地震等因素引起的校舍坍塌、校園淹沒、道路阻塞，造成災害或次生災害，引發(fā)財產損失、人員傷亡等后果的自然災害事件。

（二）事故災難事件。包括教學和學生生活區(qū)域突發(fā)火災、建筑物倒塌、跑水、漏電、燃氣泄漏、踩踏、校園惡性交通以及組織外出實習、參觀、考察時突發(fā)的公共安全事故。

（三）公共衛(wèi)生事件。包括學校內突發(fā)的傳染性、流行性疾病，食物中毒，群體性不明原因疾病等公共衛(wèi)生事件。

（四）社會安全事件。包括校園內外涉及本校師生的盜竊搶劫、聚眾鬧事、打架斗毆、犯罪分子持械兇殺等影響校園和社會穩(wěn)定的事件。

（五）網絡和信息安全事件。包括蓄意制造、傳播有害程序，或是因受到有害程序的影響而導致的網絡安全事件，以及信息系統(tǒng)信息被蓄意篡改、假冒、泄露、竊取等導致的網絡安全事件。

（六）重大考試安全事件。包括由于各種原因考場不能按時按期開考、或在命題、印刷、運輸、考前保管等環(huán)節(jié)發(fā)生試卷被盜、丟失等原因造成泄密、漏題事件，以及其他擾亂考試公平、公開秩序的考試安全事件。

二、高校重特大事件檔案收集范圍

高校重特大事件檔案的收集工作應該貫穿重特大事件發(fā)生的整個過程，其收集范圍應當涵蓋能夠完整、真實反映重特大事件從發(fā)生、發(fā)展再到應對處置、事后恢復重建過程中的各種類型和各種載體的信息。具體包括：1.針對重特大事件的領導指示、批示、講話、報告，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結以及院長辦公會、黨委會會議記錄、紀要，獎懲材料，大事記，宣傳報道及各單位按照分工形成的其他文件材料等[2]；2.重特大事件處置過程中相關責任部門在各個環(huán)節(jié)形成的一系列文件材料，包括事件處置過程中的個人記錄、筆記、資料等稿本；3.照片、錄音、錄像等記錄重特大事件發(fā)生、發(fā)展以及處置應對過程的聲像檔案； 4.事件處理過程中涉及的業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息等；5.其他在高校重特大事件產生、發(fā)展以及應對處置、恢復重建過程中具有保存利用和查考價值的文件材料。

三、高校重特大事件檔案收集的意義

重特大事件檔案的收集工作是檔案資源管理、利用和編研的基礎，因此做好高校重特大事件檔案的收集具有重要意義。

（一）優(yōu)化館藏結構，豐富高校檔案資源門類。做好高校重特大事件檔案的收集工作，在很大程度上可以豐富學校檔案資源館藏，優(yōu)化學校館藏結構，提升館藏質量和內涵，使高校在除黨群、行政等常規(guī)檔案門類外，建立起特色檔案專卷，推動學校齊全、完整的檔案資源體系的建立，實現(xiàn)檔案資源的應收盡收，應管盡管。

（二）服務學校決策，發(fā)揮檔案資政育人作用。高校檔案管理部門作為高校文獻信息服務中心，為高校的決策治理提供必要的信息支撐。重特大事件檔案作為高校重特大事件從發(fā)生、發(fā)展到處置、重新恢復的全過程記錄，具有總結經驗教訓、警示未來的重要意義，為決策者正確、迅速的決策提供參考和依據(jù)。如學校實驗室事故處置檔案可以為日后及時科學地處置實驗室事故、降低損失以及實驗室恢復重建等方面提供重要查考依據(jù)。

（三）建設校史檔案，書寫高校記憶。高校重特大事件檔案以檔案為載體，記錄了學校發(fā)展過程中的一段歷史，一段記憶。如在抗擊疫情期間，黨員干部身先士卒，積極報名，為隔離點的考研學生送考上門；輔導員愛生如子，深夜陪護學生就醫(yī)；廣大同學志愿服務，為生病的同學帶飯帶藥。這些檔案材料構成了學校難得又寶貴的校史，書寫著屬于自己的高校記憶。

（四）創(chuàng)新服務，拓寬高校檔案管理部門服務范圍。高校重特大突發(fā)事件檔案除了為學校決策和規(guī)劃提供支持和參考，還可以豐富高校檔案管理部門管理職能，拓寬高校檔案管理部門服務范圍[3]，為學校師生提供除檔案查詢、檔案證明以外多種形式的檔案服務。如在“6·9國際檔案日”期間，舉辦講座或宣講會，利用重特大事件檔案，為師生提供應對自然災害、突發(fā)事故等突發(fā)事件的基本知識普及；為二級學院及部門提供日常教學及科學研究的案例支撐。與此同時，倒逼高校檔案管理部門加強重特大事件檔案資源的進一步開發(fā)和利用，面向校內師生和社會公眾，滿足不同主體對檔案資源的需求，實現(xiàn)檔案資源的“走出去”和“活起來”。

四、高校重特大事件檔案收集工作存在的問題

（一）重特大事件類型具有復雜性。每一類事件由于形成原因、發(fā)展趨勢、造成結果不同，檔案收集側重點也不盡相同。而每一類事件應對處置的牽頭部門不同，因部門職能各異，也導致收集工作的內在規(guī)律難以把握，收集范圍、歸檔時間和立卷方法都具有實時性和動態(tài)性[4]，需要檔案管理部門不斷明確分類和歸檔范圍、調整收集策略，大大增加了業(yè)務指導的難度。

（二）收集材料具有分散性。由于重特大事件的發(fā)生具有不可預測性，因此重特大事件檔案的形成主體也相應地具有復雜性和多元性，導致重特大事件檔案材料往往會分散在不同部門和主體手中。例如高校疫情防控類檔案、決策性文件、會議記錄紀要等一般由學校黨政辦公室收集；學生管理、健康監(jiān)等文件一般由學工部門收集；校園消殺、師生生活保障相關材料一般由后勤部門收集，每個部門由于其職能不同，在抗疫過程中形成的材料記錄都具有獨特性，從而導致高校重特大事件檔案資源具有離散性和分散性。因此，在對重特大事件檔案進行收集時，便會面臨由于主體多元、材料分散而無法全面、迅速收集所有檔案的困境。

（三）收集存在滯后性。一方面，重特大事件的不可預測性會導致重特大事件檔案在收集過程中存在滯后性，這類事件往往都是突發(fā)形成，因此從了解事件發(fā)生原因、發(fā)生情況到處置應對都需要一段時間進行部署。當高校檔案管理部門接收到收集重特大事件檔案的任務時，往往是事件已經發(fā)生，領導決策已經做出并開始執(zhí)行，甚至事件已經處置完畢開始收尾工作之時。另一方面，收集的滯后性也與檔案管理部門自身處境有關，檔案部門往往處于“邊緣”地位，工作定位比較模糊，在有重特大事件發(fā)生時，事件的處置是重中之重，而資料的收集無法被同時兼顧。如發(fā)生重大自然災害時，決策者的精力和關注點會都集中在救人和重建方面，若此時追著各個責任部門讓做好檔案的收集整理會顯得不合時宜。因此，檔案人員只能通過回溯、轉述等方法收集檔案信息，使得收集工作不僅滯后，收集到信息的準確度也會大打折扣。

（四）收集內容和載體過于單一。高校重特大事件檔案以照片、視頻等聲像類檔案居多，主要原因在于檔案管理部門不能隨時掌握重特大事件處理進展情況，多以公開征集的方式作為檔案收集補充途徑，征集到的往往都是師生自己掌握的照片、視頻材料，與聲像檔案相比，事件處置過程中各環(huán)節(jié)形成的文件材料收集難度較大，步驟也較為煩瑣，因此收集數(shù)量也相對較少。

五、高校重特大事件檔案收集工作實現(xiàn)路徑

高校檔案管理部門在高校重特大事件檔案收集工作中，應充分發(fā)揮制度建設、統(tǒng)籌協(xié)作和監(jiān)督指導職能，提升應急環(huán)境下檔案收集能力，在重特大事件發(fā)生時主動介入，從相關記錄材料形成的源頭抓起，確保原始材料的齊全、完整、真實、可靠，能夠全面地反映重特大事件的原貌和整個發(fā)展過程[5]。

（一）發(fā)揮制度建設職能。高校檔案管理部門應依據(jù)《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，結合本單位工作實際，加強建立并完善高校重特大事件檔案收集、管理、利用工作規(guī)范，制定高校重特大事件檔案的歸檔范圍和保管期限，把檔案工作納入學校重特大事件應急預案和應急管理體系中，把重特大事件檔案的管理納入學校制度化、法制化發(fā)展的軌道。

（二）統(tǒng)籌協(xié)作，構建跨部門聯(lián)合收集工作小組，加強檔案管理部門與各相關部門間的聯(lián)系。根據(jù)重特大事件的形成特征、界定范圍以及高校常見重特大事件類型，設立以下專項工作小組：

1.后勤保障及應急處理檔案工作小組

組長：后勤處負責人

責任部門：后勤處、檔案管理部門

主要職責：負責自然災害、跑水、燃氣泄漏、漏電、危險品污染、校園疫情、食物中毒等造成財產損失、人員傷亡的應急事件的檔案收集、整理與移交工作。

2.校園安全檔案工作小組

組長：保衛(wèi)處負責人

責任部門：保衛(wèi)處、檔案管理部門

主要職責：負責火災、爆炸、校園惡性交通、盜竊搶劫、打架斗毆、持械兇殺等影響校園穩(wěn)定與安全的應急事件的檔案收集、整理與移交工作。

3.學生安全保障檔案工作小組

組長：學工及研究生處負責人

責任部門：學工部、研究生處、保衛(wèi)處、檔案管理部門

主要職責：負責危害學生人身安全及身心健康等應急事件的檔案收集、整理與移交工作。

以上限制膨脹后的孔隙分布試驗，實際是回彈穩(wěn)定后的孔隙分布。表5中的數(shù)據(jù)表明，除了摻4%納米氧化鈣試樣外，其余試樣的回彈量均很大?？梢?，回彈變形前，同時摻入納米氧化鈣和納米氧化硅膨潤土的孔隙分布，應當類似于圖8中僅摻入納米氧化鈣的膨潤土。即通過納米氧化硅和納米氧化鈣的聯(lián)合作用，膨潤土在保證膨脹自愈能力的同時，具有較高的密實度，有利于熱傳導和阻滯水滲透。

4.網絡和信息安全檔案工作小組

組長：信息化處負責人

責任部門：信息化處、檔案管理部門

主要職責：負責網絡環(huán)境安全相關事件、網絡與信息安全事件的檔案收集、整理與移交工作。

5.重大考試安全檔案工作小組

組長：教務處及研究生處負責人

責任部門：教務處、研究生處、學工部、招生處、檔案管理部門

主要職責：負責各級大型考試在準備階段、實施階段以及收尾階段發(fā)生的應急事件的檔案收集、整理與移交工作。

6.輿情管控檔案工作小組

組長：宣傳部負責人

責任部門：宣傳部、檔案管理部門

主要職責：負責突發(fā)事件的輿情管控相關檔案的收集、整理與移交工作。

（三）理順檔案收集與應急處置間關系，發(fā)揮高校檔案管理部門監(jiān)督指導作用。一方面，理順檔案收集與應急處置間的關系，樹立及時介入的意識。重特大事件發(fā)生時，救人、減少損失、恢復重建是第一位的，因此，要以堅持應急處置第一為前提，在收檔與應急處置有沖突的情況下，收集工作必須讓位于應急處置，并采取事后補救的辦法最大限度的完成檔案的收集工作；在收檔與應急處置不沖突的情況下，高校檔案管理部門要積極主動提出檔案收集規(guī)范和要求，主動爭取檔案收集所需資源和材料，及時派出檔案人員前往事件發(fā)生的中心地方，通過攝影、采訪等形式主動采集檔案資源，靠近一線收集檔案。另一方面，主動上門指導相關責任部門兼職檔案員對于重特大事件檔案的收集、整理工作，及時查漏補缺，規(guī)范重特大事件檔案的立卷、編目、著錄工作，發(fā)揮高校檔案管理部門的監(jiān)督指導職能。

（四）提升高校檔案管理部門應急環(huán)境下檔案的收集能力。一方面，高校間應加強重特大突發(fā)事件檔案收集工作研究和交流，對于收集范圍及保管期限、收集流程等互相學習并共享優(yōu)秀經驗，推動高教系統(tǒng)重特大突發(fā)事件檔案收集工作意識和水平進一步提高。另一方面，提前制定應急環(huán)境下檔案收集工作預案，結合本單位機構設置和工作實際，明確組織機構職責及專兼職檔案員職責、重特大事件檔案收集范圍、收集時間等內容，并不斷調整和完善；同時，定期開展收集演練工作，在演練中推動專職和兼職檔案員了解和熟悉重特大事件檔案的收集范圍、流程和注意事項，鍛煉現(xiàn)場指導、溝通和檔案征集能力。

六、結語

隨著國家對于重特大事件檔案越來越重視，重特大事件檔案的收集工作愈發(fā)重要。作為高校重特大事件檔案管理的基礎，收集工作是最重要也是最復雜的工作環(huán)節(jié)。高校檔案管理部門應充分發(fā)揮其制度建設、統(tǒng)籌協(xié)作和監(jiān)督指導職能，不斷提升自己在應急環(huán)境下檔案的收集能力，在重特大事件發(fā)生時，主動介入，全面收集，為高校記錄并留存好這段寶貴的歷史記憶。