檔案管理信息化的對(duì)策探究

文/中共白銀市委黨校 孫世赟

檔案管理工作主要是指提供與檔案信息使用、保存等相關(guān)的服務(wù)，是檔案事業(yè)中基礎(chǔ)且不可缺少的部分。但是，現(xiàn)階段的檔案管理信息化建設(shè)工作存在一些不足。因此，需要在明確信息化建設(shè)意義的前提下，制定科學(xué)的對(duì)策，并優(yōu)化建設(shè)效果，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理綜合效果。而為進(jìn)一步滿足檔案管理部門的需求，其建設(shè)工作應(yīng)逐漸將重心偏向信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

首先，對(duì)檔案管理信息化缺乏足夠的重視。在社會(huì)整體發(fā)展迅速且良好的背景下，檔案管理工作取得了較大的進(jìn)步，但是從管理水平層面進(jìn)行分析，還存在著對(duì)信息化建設(shè)工作重視度不足的情況，部分檔案管理部門仍舊依賴紙質(zhì)檔案，認(rèn)為電子檔案的安全性不足，還存在采取兩種保存檔案的方式，即紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案管理信息化沒有得到全面落實(shí)，而且管理人員的工作量還在增加，導(dǎo)致工作效率不高。其中，采取兩種方法并存的檔案管理模式，是實(shí)施檔案管理信息化工作中遇到的主要困難[1]；其次，管理人員的專業(yè)素質(zhì)需進(jìn)一步提升。當(dāng)前，我國檔案管理部門的專業(yè)化人才仍舊不足，缺少復(fù)合型人才，尤其需要培養(yǎng)檔案管理信息化方面的專業(yè)技能人才，但受到自身管理水平的影響，難以順利完成培訓(xùn)，不僅影響檔案管理信息化工作的順利實(shí)施，還會(huì)發(fā)生其他隱患，進(jìn)而造成嚴(yán)重?fù)p失。由此可見，管理人員的檔案管理能力、信息技術(shù)應(yīng)用水平、應(yīng)急事件的處理能力等方面都會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)以及管理水平產(chǎn)生影響；再次，管理模式需要進(jìn)一步健全。檔案管理面向信息化方向發(fā)展的主要目的是對(duì)管理流程、質(zhì)量等工作進(jìn)行優(yōu)化，但是我國檔案管理工作還會(huì)受傳統(tǒng)管理理念和方法的影響，停留在相對(duì)粗放的發(fā)展階段，

信息化管理模式不夠健全，管理流程較為復(fù)雜，使用的手段相對(duì)落后，且管理方法不夠豐富，嚴(yán)重影響工作效率，導(dǎo)致部分檔案管理部門的業(yè)務(wù)能力相對(duì)不高。因此，對(duì)檔案資源的開發(fā)和使用還需要進(jìn)一步改善，以此提升管理水平與管理效益；最后，檔案管理信息化建設(shè)的安全意識(shí)不足。與其他類型的信息資源相比，檔案信息中包含很多保密性文件，進(jìn)而需要做好相關(guān)崗位人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，使工作人員能以信息技術(shù)作為背景，認(rèn)真對(duì)待并且高質(zhì)量、高效地完成檔案管理各項(xiàng)工作。在信息技術(shù)背景下，雖然檔案管理效率得到提升，但檔案信息的安全性隨之降低，容易受到病毒攻擊，被竊取的風(fēng)險(xiǎn)增加，而且管理人員的安全意識(shí)不高，在工作中會(huì)出現(xiàn)操作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，如果檔案信息被竊取，不僅會(huì)出現(xiàn)大范圍傳播信息資源的情況，甚至還會(huì)直接造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要重視管理人員安全意識(shí)的培養(yǎng)，從根本上保障檔案管理質(zhì)量。

二、檔案管理信息化的意義

人們?cè)诟黝愋偷纳鐣?huì)活動(dòng)中都會(huì)產(chǎn)生需要保存或具保存價(jià)值的信息，這種具有真實(shí)性的數(shù)據(jù)即為檔案，對(duì)這些檔案實(shí)施管理需要堅(jiān)守一定的原則和科學(xué)的方法。隨著信息技術(shù)的不斷滲透，檔案管理技術(shù)也在不斷創(chuàng)新、優(yōu)化，而當(dāng)前檔案的管理趨勢(shì)是信息化管理。其中，檔案管理信息化是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，使其面向數(shù)字化方向發(fā)展，進(jìn)而可高效、高質(zhì)量地完成信息的采集、保存、整理以及使用等工作，推動(dòng)檔案?jìng)鬟f等工作面向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。從檔案管理的實(shí)際角度進(jìn)行分析，使用信息化方法加強(qiáng)檔案管理，與新時(shí)代的管理轉(zhuǎn)型發(fā)展需求具有相符性，并且能夠輔助檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用還能促使檔案管理職能發(fā)生變化，提升檔案的服務(wù)性能和價(jià)值，并增加檔案信息的深度挖掘以及使用，可提高檔案信息分析、檢索的便捷性。

在信息技術(shù)的輔助下，信息的傳輸范圍越來越大，服務(wù)范圍和能力也在逐步提升，提高了檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，降低了檔案管理改革工作落實(shí)的成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，要想保證管理的質(zhì)量和水平，需要存儲(chǔ)檔案的地方具有恒濕、恒溫、防火、避光且低塵等特點(diǎn)，并且有權(quán)責(zé)嚴(yán)格的存儲(chǔ)管理制度，記錄信息的紙張為無酸紙張，墨水一定是碳素墨水，分類存儲(chǔ)時(shí)使用無酸檔案袋。另外，還要使用黑白膠片拍下檔案，將其放入無酸底片袋中進(jìn)行存儲(chǔ)，需要投入的資金非常高，還需要雇傭很多的專業(yè)人士。而使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以將信息化辦公設(shè)備作為基礎(chǔ)，完善檔案管理流程和制度，使用專業(yè)的軟件并對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠高效地完成檔案管理工作，并降低成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理工作的改革。由此可見，檔案管理應(yīng)充分應(yīng)用信息技術(shù)，積極開展信息化建設(shè)，其對(duì)于提升管理水平以及推動(dòng)檔案管理領(lǐng)域的整體發(fā)展具有重要作用[2]。

三、檔案管理信息化的對(duì)策

（一）健全管理制度體系。檔案管理信息化需要科學(xué)制度的支持，應(yīng)完善管理制度。其中，相關(guān)人員應(yīng)從監(jiān)督管理以及執(zhí)行兩個(gè)方面出發(fā)，優(yōu)化、健全管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)操作需求制定工作流程和制度，保證制度和流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為順利且高效執(zhí)行管理方案提供基本保障，并且應(yīng)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息后續(xù)的共享以及應(yīng)用做好前期準(zhǔn)備工作。其一，健全責(zé)任制度。將責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員，管理者應(yīng)擔(dān)負(fù)其責(zé)任意識(shí)，注重提高管理人員的自我管理能力，并且提高自我監(jiān)督和控制效果，使管理人員可嚴(yán)格按照規(guī)章制度落實(shí)各項(xiàng)工作，便于提高工作質(zhì)量[3]；其二，完善安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息存儲(chǔ)和使用的安全預(yù)警、預(yù)防和控制，最大限度降低人為操作的適當(dāng)性不足或者操作失誤等安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，提高檔案信息安全，對(duì)檔案信息使用效率的提高具有顯著作用，從而提升檔案信息的價(jià)值；其三，建立并實(shí)施多層級(jí)管理制度，從上到下逐級(jí)構(gòu)建并完善管理體系，使管理結(jié)構(gòu)更加完整，有效銜接各個(gè)管理環(huán)節(jié)，為提高管理水平提供基本保障；其四，工作機(jī)制要增強(qiáng)其標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，確保檔案信息的采集、存儲(chǔ)、處理以及使用等環(huán)節(jié)都處于標(biāo)準(zhǔn)的制度中，并統(tǒng)一檔案統(tǒng)計(jì)、整理以及服務(wù)幾個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)。此外，為了保證管理制度體系在檔案管理信息化中可發(fā)揮積極作用，需要重視全過程監(jiān)督管理制度，確保整個(gè)管理過程都具有可控性。由此可見，檔案管理信息化需要擁有健全的、可行性的管理制度體系作為基礎(chǔ)，并優(yōu)化管理的流程和細(xì)節(jié)，從而全面提升管理的信息化水平。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)。人才的支持是新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理部門來說，培養(yǎng)人才非常重要，尤其是培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的人才，是全面且高效落實(shí)信息化管理的主要條件之一。與傳統(tǒng)工作模式相比，應(yīng)用信息技術(shù)需要管理人員具備較高的綜合能力與專業(yè)素養(yǎng)，在此背景下，管理人員不僅需要掌握且靈活應(yīng)用專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)操作能力、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，還需要具備責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，管理人員還要掌握相關(guān)的規(guī)章制度、保密條款和法律法規(guī)等[4]。

結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀開展分析，檔案管理信息化需要的人才不僅是掌握專業(yè)知識(shí)和技能的人才，更應(yīng)該是復(fù)合型人才。在建設(shè)管理人才隊(duì)伍時(shí)，需要以科學(xué)的培訓(xùn)以及實(shí)踐管理作為基礎(chǔ)，夯實(shí)人才的能力。例如，增加選聘人才的渠道，通過社會(huì)招聘、校園招聘以及獵頭推等多種方式選拔人才，吸納專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人才到管理隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，主要包括工作理念、專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐技能、服務(wù)態(tài)度、責(zé)任意識(shí)等，具體的培訓(xùn)形式有內(nèi)部講座、經(jīng)驗(yàn)交流以及案例教學(xué)等，進(jìn)而不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且使其養(yǎng)成良好的創(chuàng)新意識(shí)和習(xí)慣、自主學(xué)習(xí)習(xí)慣等。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人才的管理，改善人力資源配置、各崗位的考核形式和內(nèi)容等，突出績(jī)效管理模式在人才培養(yǎng)中的激勵(lì)價(jià)值，將工作效果、專業(yè)資質(zhì)與工資、獎(jiǎng)金等直接掛鉤，確保激發(fā)管理人員的積極性，進(jìn)而提高檔案管理信息化管理水平。此外，需重視安全意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理中安全是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是管理人員必須要具備的意識(shí)，確保在實(shí)際工作中可以注意到每一個(gè)細(xì)節(jié)，盡量降低檔案信息存儲(chǔ)和使用風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案管理質(zhì)量。并且，應(yīng)強(qiáng)化管理人員的安全意識(shí)，提高其服務(wù)時(shí)的警惕心，減少工作中的疏忽大意，在保證檔案存儲(chǔ)和使用效率的基礎(chǔ)上進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全。

（三）夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。為了在現(xiàn)代化社會(huì)中推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，需要相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)、技術(shù)手段以及理念等，從不同角度優(yōu)化管理，夯實(shí)管理的多元基礎(chǔ)，應(yīng)落實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)、技術(shù)、經(jīng)費(fèi)等項(xiàng)目，確保檔案管理硬件完備。首先，在保證經(jīng)費(fèi)方面，必須要保證專款專用，保證檔案管理信息化發(fā)展過程中始終有穩(wěn)定的資金，并拓展經(jīng)費(fèi)來源，既要依靠上級(jí)部門的專項(xiàng)撥款，也要通過社會(huì)上其他渠道獲取資金，保證資金充足；其次，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，需要使用的設(shè)備有計(jì)算機(jī)、移動(dòng)管理設(shè)備、移動(dòng)硬盤、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，這些設(shè)備需要在使用過程中注意保養(yǎng)和維護(hù)，降低因?yàn)樵O(shè)備性能下降或損毀影響檔案存儲(chǔ)和使用安全性，必要時(shí)可以更換新的設(shè)備。而在軟件性能方面，應(yīng)及時(shí)更新軟件設(shè)備，包括軟件升級(jí)和更換新的系統(tǒng)等，在條件允許的情況下參與管理軟件的開發(fā)。并且，從技術(shù)方面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)建立完善的信息化平臺(tái)，合理應(yīng)用一體化管理系統(tǒng)，為共享檔案信息做好技術(shù)方面的準(zhǔn)備工作；此外，應(yīng)重視高新技術(shù)并加以充分利用，以信息化建設(shè)現(xiàn)狀作為基礎(chǔ)，使用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及專業(yè)管理技術(shù)等，強(qiáng)化技術(shù)支持，為管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

（四）明確檔案管理方向。首先，落實(shí)檔案信息數(shù)字化工作。傳統(tǒng)檔案信息是將紙張作為記錄和存儲(chǔ)的載體，隨著信息化以及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息載體逐漸轉(zhuǎn)變成電子文檔以及計(jì)算機(jī)，在開始進(jìn)入推行無紙化辦公之后，電子檔案成為檔案領(lǐng)域的主流。在目前的社會(huì)背景下，檔案資源已經(jīng)從原本以紙質(zhì)資源為主導(dǎo)者的時(shí)代過渡到數(shù)字資源為主導(dǎo)的時(shí)代，想要在此情況下推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的開展，需要重視檔案資源的轉(zhuǎn)化，這將是轉(zhuǎn)型工作的主要戰(zhàn)略措施和方向。此外，需要將原本的檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化資源，推動(dòng)電子檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的完善性，將該系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)科學(xué)銜接起來。同時(shí)，還要重視紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)型，使新增和存儲(chǔ)的檔案信息數(shù)字化。

其次，檔案信息數(shù)據(jù)化。以檔案管理信息化發(fā)展作為基礎(chǔ)，電子檔案將會(huì)在檔案領(lǐng)域中占據(jù)主要位置，在載體發(fā)生變化的條件下，檔案信息的數(shù)形也會(huì)隨之發(fā)生變化。其一，從管理角度來看，應(yīng)重視檔案信息的結(jié)構(gòu)化管理以及綜合治理，對(duì)檔案信息開發(fā)以及治理要有足夠的重視度，并提供可靠的技術(shù)、人才等方面的支持[5]；其二，從技術(shù)角度來看，檔案信息數(shù)據(jù)化工作中需要管理人員有針對(duì)性的學(xué)習(xí)和應(yīng)用技術(shù)措施，使其與檔案管理進(jìn)行融合，可以合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)；其三，從服務(wù)角度來看，應(yīng)重視檔案信息的應(yīng)用以及服務(wù)功能的改善，確保檔案信息數(shù)據(jù)化工作的順利實(shí)施，以此保障信息共享和傳輸?shù)陌踩?。并且，必須落?shí)智能化發(fā)展措施，其中智能化轉(zhuǎn)型需要從檔案安全、業(yè)務(wù)、平臺(tái)、存儲(chǔ)、使用等多個(gè)方面出發(fā)，需重視管理制度、流程、監(jiān)督管理等工作的科學(xué)性與有效性。還要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價(jià)值，強(qiáng)化檔案管理信息化的可控性以及安全性，積極構(gòu)建一體化、科學(xué)且安全的管理體系。

最后，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫分為多媒體數(shù)據(jù)庫、數(shù)值型數(shù)據(jù)庫以及文字型數(shù)據(jù)庫，在傳統(tǒng)龐大的文件管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的進(jìn)程中，應(yīng)注意建立數(shù)據(jù)庫，合理應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)開展檔案信息化管理。企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展后，具有豐富的庫藏資源，應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)庫藏資源進(jìn)行篩選、分類，對(duì)檔案信息目標(biāo)做好命名，在開發(fā)數(shù)據(jù)庫環(huán)節(jié)，面對(duì)的管理對(duì)象不同，工作內(nèi)容也較多，應(yīng)以不同的名稱命名不同的數(shù)據(jù)表，在文件名、數(shù)據(jù)表、輸入單中經(jīng)常有同樣的名稱出現(xiàn)，應(yīng)先做好目標(biāo)分類再命名，科學(xué)定義字段屬性。同時(shí)，需采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確保命名層次分明，便于后續(xù)數(shù)據(jù)庫檢索工作。在做好準(zhǔn)備工作后，才可以構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。而且為滿足個(gè)數(shù)據(jù)間的易操作性和關(guān)聯(lián)性，應(yīng)滿足集成化、結(jié)構(gòu)化、降低數(shù)據(jù)冗余度、提升數(shù)據(jù)可靠性、保證數(shù)據(jù)收錄完備性等特點(diǎn)。另外，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫分類的過程中，可應(yīng)用相關(guān)指標(biāo)合理分類數(shù)據(jù)庫，大概分為三個(gè)類別，即目錄庫、事實(shí)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，目錄庫包括目錄、索引、文摘等；事實(shí)數(shù)據(jù)庫即文本數(shù)據(jù)值數(shù)據(jù)庫，主要是收錄數(shù)據(jù)信息和文本信息；全文數(shù)據(jù)庫即通過對(duì)全文數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，高效查詢檔案原文中的篇、段、句、詞、字等，以提高查詢精準(zhǔn)度。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的高效性和便捷性已經(jīng)得到人們的高度認(rèn)可。因此，檔案管理應(yīng)積極向信息化邁進(jìn)，即可保證檔案資料的完整性與真實(shí)性，也可減少管理人員的工作量，有利于檔案管理更好的發(fā)展。其中，檔案管理信息化建設(shè)需要積極落實(shí)各項(xiàng)措施，不斷提高自身能力，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。