信息化背景下檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展

摘 要：在當(dāng)前的信息化背景下，高校檔案管理成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，發(fā)揮著教育支持、學(xué)術(shù)研究輔助和行政服務(wù)等多重功能。但在實(shí)際工作中，檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展過(guò)程中仍面臨著諸多挑戰(zhàn)，包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性的挑戰(zhàn)，資源配置與服務(wù)個(gè)性化的困境，以及跨部門(mén)協(xié)作與信息共享的瓶頸。針對(duì)上述問(wèn)題，文章提出了三個(gè)可能的發(fā)展路徑：技術(shù)發(fā)展路徑、管理機(jī)制完善路徑和文化建設(shè)路徑，期望為高校檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展提供一條清晰、可行的路徑，從而助力學(xué)校事業(yè)更加健康、有序地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；學(xué)校；融合發(fā)展

課題基金：本文系內(nèi)蒙古自治區(qū)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2021年檔案科研項(xiàng)目一般項(xiàng)目《高校檔案建設(shè)與學(xué)校發(fā)展的跟進(jìn)融合研究》（項(xiàng)目編號(hào)：NGJ—YB—2021—6）。

信息化時(shí)代，檔案管理作為高校事務(wù)管理的重要組成部分，其發(fā)展和完善在高校全面發(fā)展進(jìn)程中尤為重要。當(dāng)前，高校檔案不僅僅是紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)，還包括大量的電子數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)資源。因此，高校檔案管理的工作已經(jīng)從簡(jiǎn)單的“保管”擴(kuò)展到“服務(wù)”和“資源整合”的多元化方向。而在這樣的背景下，探討高校檔案管理的融合發(fā)展不僅具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義，還具備理論深度和前瞻性[1]。通過(guò)深入探討高校檔案管理的現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)，可以為高校提供一條更為清晰、科學(xué)的發(fā)展路徑，同時(shí)也可以為相關(guān)的政策制定提供理論支撐和參考[2]。

1 信息化背景下高校檔案管理的價(jià)值與功能定位

1.1 教育支持功能

在信息化的大背景下，高校檔案管理已逐漸從簡(jiǎn)單的檔案保存擴(kuò)展到更為深遠(yuǎn)的領(lǐng)域，尤為突出的是其在教育支持方面的重要功能。一個(gè)現(xiàn)代化、有遠(yuǎn)見(jiàn)的檔案管理體系能夠助力高校教育事業(yè)健康發(fā)展。其中嵌含的價(jià)值遠(yuǎn)超過(guò)檔案本身的文獻(xiàn)價(jià)值。首先，教育事業(yè)的根本是立德樹(shù)人，這需要通過(guò)知識(shí)的傳授和創(chuàng)新來(lái)實(shí)現(xiàn)。在這一層面上，檔案管理體系可以成為一個(gè)強(qiáng)有力的后盾，它可以通過(guò)整合各類教育資源來(lái)豐富教育內(nèi)容和形式，使教育更具前瞻性和創(chuàng)新性[3]。通過(guò)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，高校可以更好地整理和保管大量的教育資源和資料，形成一個(gè)高效、動(dòng)態(tài)和可持續(xù)發(fā)展的教育資源庫(kù)。這樣不僅可以大大提高教育資源的利用效率，而且可以為教師和學(xué)生提供一個(gè)更為豐富和多元化的學(xué)習(xí)環(huán)境，從而有力地推動(dòng)教育事業(yè)的發(fā)展。其次，檔案管理在促進(jìn)教育公平方面也發(fā)揮不可忽視的作用。教育資源的分配往往會(huì)受到地區(qū)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)因素的影響，而一個(gè)健全和先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)可以通過(guò)線上資源共享和遠(yuǎn)程教育等方式，打破這種限制，實(shí)現(xiàn)更為均衡和公平的教育資源分配。這不僅有助于提高整個(gè)社會(huì)的教育水平，而且可以為弱勢(shì)群體提供更多的教育機(jī)會(huì)，從而促進(jìn)社會(huì)的平等和諧。

1.2 學(xué)術(shù)研究輔助功能

首先，現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)能夠高效地收集、整理和保管各類學(xué)術(shù)資源，也包括學(xué)術(shù)論文、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。這一系統(tǒng)的建立和完善意味著學(xué)者們能夠更快、更準(zhǔn)確地找到所需的資料，從而大大提高學(xué)術(shù)研究的效率。在這一層面上，檔案管理實(shí)質(zhì)上是一個(gè)能夠促進(jìn)學(xué)術(shù)創(chuàng)新和協(xié)作的平臺(tái)，為學(xué)者提供一個(gè)可以互相交流和學(xué)習(xí)的環(huán)境。其次，通過(guò)對(duì)歷年來(lái)的學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行系統(tǒng)的整理和評(píng)估，檔案管理不僅可以為高校提供一個(gè)清晰、科學(xué)的研究路徑，而且可以發(fā)現(xiàn)學(xué)術(shù)研究中存在的問(wèn)題和不足，從而有針對(duì)性地提出改進(jìn)措施?？梢酝ㄟ^(guò)數(shù)據(jù)挖掘和分析來(lái)發(fā)現(xiàn)某一領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)和前沿問(wèn)題，進(jìn)而指導(dǎo)學(xué)者進(jìn)行更有深度和前瞻性的研究[4]。最后，在一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，學(xué)術(shù)成果的保護(hù)顯得尤為重要。通過(guò)檔案管理，可以確保學(xué)術(shù)成果的原創(chuàng)性和完整性，避免因失誤或其他非法行為而導(dǎo)致的學(xué)術(shù)成果損失或侵權(quán)。這不僅有助于維護(hù)學(xué)者的權(quán)益，也是保持學(xué)術(shù)環(huán)境純潔和公正的必要條件。

1.3 行政服務(wù)功能

在高校的多元化發(fā)展背景下，行政服務(wù)作為溝通各部門(mén)和保障學(xué)校運(yùn)行流暢的重要組成部分，顯得尤為重要。首先，一個(gè)高效的檔案管理系統(tǒng)可以有效地整合各種行政資源和信息，從而為行政決策提供有力的支持。它通過(guò)收集和分析大量的數(shù)據(jù)和信息，可以幫助行政部門(mén)更好地理解和把握當(dāng)前的情況和可能面臨的挑戰(zhàn)，從而做出更為明智和有前瞻性的決策。對(duì)學(xué)生的成績(jī)和反饋、教師的教學(xué)質(zhì)量和研究成果等方面的數(shù)據(jù)分析，可以提供關(guān)于學(xué)校教育質(zhì)量的深刻洞見(jiàn)，從而有助于制定更為科學(xué)和合理的教育政策。同時(shí)，檔案管理在行政服務(wù)中可以作為一個(gè)重要的溝通橋梁。它能夠幫助各部門(mén)更好地交流和協(xié)調(diào)，通過(guò)共享重要的信息和數(shù)據(jù)，可以有效地減少信息孤島的現(xiàn)象，從而促使行政管理更為順暢和高效。在這一點(diǎn)上，檔案管理實(shí)際上是一個(gè)能夠提升行政效率和響應(yīng)速度的重要工具。此外，檔案管理還可以作為一個(gè)有效的監(jiān)督機(jī)制，確保行政決策的執(zhí)行是正確和合法的。通過(guò)對(duì)行政決策和執(zhí)行過(guò)程的記錄和監(jiān)督，可以更好地保證決策的透明度和公正性，從而增強(qiáng)公眾對(duì)行政體系的信任和認(rèn)可。這一點(diǎn)在現(xiàn)今越來(lái)越注重公開(kāi)透明的社會(huì)環(huán)境中顯得尤為重要。

2 信息化背景下檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展的難點(diǎn)

2.1 確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與完整性的挑戰(zhàn)

在信息化背景下高校檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展進(jìn)程中，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與完整性是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確和不完整會(huì)給學(xué)校的日常運(yùn)行帶來(lái)極大的困擾。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)校資源的誤配，產(chǎn)生無(wú)效的政策決策，甚至在更為嚴(yán)重的情況下，可能會(huì)導(dǎo)致法律糾紛和聲譽(yù)損失。同時(shí)，數(shù)據(jù)的不完整則可能削弱決策者的信心，限制他們能夠進(jìn)行的深度分析和策略規(guī)劃，從而影響學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展和穩(wěn)定。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和完整的任務(wù)更是艱巨。高校內(nèi)部涉及多個(gè)部門(mén)和層級(jí)，信息流動(dòng)繁多且復(fù)雜。在這樣的背景下，確保每一處的數(shù)據(jù)輸入的高度準(zhǔn)確是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)。此外，隨著大數(shù)據(jù)和AI技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆炸性增長(zhǎng)，這無(wú)疑進(jìn)一步加大了確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性的難度。

2.2 優(yōu)化資源配置與服務(wù)個(gè)性化的困境

在信息化背景下，高校檔案管理面臨一個(gè)非常微妙的困境，即在大量標(biāo)準(zhǔn)化的信息處理流程中實(shí)現(xiàn)服務(wù)的個(gè)性化，同時(shí)優(yōu)化資源配置以適應(yīng)多元化的需求。這個(gè)問(wèn)題不僅僅是一個(gè)技術(shù)上的挑戰(zhàn)，它更多地涉及到高校內(nèi)部的管理哲學(xué)。首先，高校在日常運(yùn)營(yíng)中需依賴于大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行決策和資源配置。大數(shù)據(jù)可以提供一個(gè)宏觀的視角來(lái)理解和分析高校的運(yùn)行狀況，從而促進(jìn)更加有針對(duì)性和有效的資源分配。然而，這種宏觀視角往往忽略了學(xué)生和教職員工的個(gè)性化需求，這可能導(dǎo)致資源分配的不公平和服務(wù)的不滿意。其次，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的個(gè)性化是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)。盡管信息技術(shù)可以幫助高校更好地理解和滿足個(gè)體的需求，但這也引發(fā)了一個(gè)很實(shí)際的問(wèn)題：在資源有限的情況下，如何有效地實(shí)現(xiàn)服務(wù)的個(gè)性化，而不是陷入一種“一刀切”的服務(wù)模式？這需要高校在資源配置和服務(wù)提供之間找到一個(gè)適當(dāng)?shù)钠胶恻c(diǎn)。最后，從更廣泛的視角來(lái)看，這個(gè)困境實(shí)際上揭示了一個(gè)更大的問(wèn)題，即在一個(gè)高度信息化的環(huán)境中，如何保持高校的多元性和包容性？這是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，因?yàn)樗粌H僅涉及技術(shù)和資源，還涉及高校的價(jià)值觀和教育理念。

2.3 實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)作與信息共享的瓶頸

檔案管理不僅僅是一個(gè)單一部門(mén)的責(zé)任，它要求多個(gè)部門(mén)和團(tuán)隊(duì)之間的緊密協(xié)作和信息共享。首先，高校內(nèi)部還存在著信息孤島現(xiàn)象。這是由于各個(gè)部門(mén)或團(tuán)隊(duì)在日常運(yùn)行中形成了各自獨(dú)立的信息和數(shù)據(jù)庫(kù)，缺乏一個(gè)統(tǒng)一和協(xié)調(diào)的系統(tǒng)來(lái)集中和共享這些信息。這樣不僅增加了信息查找的時(shí)間和所要用到的資源，同時(shí)也限制了全面和深入的數(shù)據(jù)分析，這是理解和解決高校中的復(fù)雜問(wèn)題所必需的。其次，跨部門(mén)協(xié)作的缺乏。雖然檔案管理是一個(gè)跨學(xué)科和跨部門(mén)的工作，但實(shí)際上，在很多高校中，各部門(mén)之間的協(xié)作仍然是一個(gè)非常大的問(wèn)題。這種情況通常源于歷史的管理和組織結(jié)構(gòu)，以及在職責(zé)和責(zé)任分配上的不清晰。最后，這種瓶頸也揭示了一個(gè)更深層次的問(wèn)題，即高校的文化和價(jià)值觀的影響。在一個(gè)強(qiáng)調(diào)獨(dú)立和自主的文化中，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的協(xié)作和信息共享是一個(gè)非常大的挑戰(zhàn)。

3 信息化背景下檔案管理與學(xué)校融合發(fā)展路徑探析

3.1 技術(shù)發(fā)展路徑

技術(shù)發(fā)展路徑來(lái)說(shuō)要更多地關(guān)注如何采用現(xiàn)有的技術(shù)資源和未來(lái)的技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理與學(xué)校的深度融合。一個(gè)切實(shí)可行的方式是通過(guò)統(tǒng)籌多技術(shù)集成路徑來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，意味著高校不僅要將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析和人工智能等先進(jìn)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，同時(shí)還要結(jié)合學(xué)校具體的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展方向，來(lái)構(gòu)建一個(gè)可以全面滿足學(xué)校多元化和動(dòng)態(tài)變化需求的綜合性檔案管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)更高效的資料存儲(chǔ)、檢索、分析和使用，從而在實(shí)際操作中大大提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，技術(shù)路徑不應(yīng)僅僅局限于一個(gè)靜態(tài)的架構(gòu)設(shè)計(jì)，它需要具有很高的靈活性和適應(yīng)性，這樣才能確保在實(shí)施過(guò)程中能夠根據(jù)實(shí)際的需要和變化進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整和優(yōu)化。這包括對(duì)新技術(shù)的迅速接納和應(yīng)用，以及對(duì)已有技術(shù)路徑的適時(shí)調(diào)整和優(yōu)化，確保系統(tǒng)始終保持最佳狀態(tài)。此外，高校還應(yīng)當(dāng)注重跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的協(xié)作，加強(qiáng)與相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的合作，共同探討和研究新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用場(chǎng)景和可能性，以推動(dòng)檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立一套完善的培訓(xùn)體系，包括定期的培訓(xùn)課程和實(shí)踐操作指南，以及一個(gè)可以提供實(shí)時(shí)技術(shù)支持和幫助的服務(wù)體系。同時(shí)，也可以通過(guò)與業(yè)界合作，定期舉辦技術(shù)研討會(huì)和交流活動(dòng)，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。

3.2 管理機(jī)制完善路徑

首先，需要明確管理機(jī)制的核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效和有序，同時(shí)滿足學(xué)校的教育和科研需求。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校需要構(gòu)建一個(gè)完善的制度體系，其中包括檔案管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和指南，以及與之相關(guān)的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制。這樣的制度體系可以確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)更高的工作效率和服務(wù)質(zhì)量；其次，需要強(qiáng)化檔案管理的人文關(guān)懷和服務(wù)導(dǎo)向。檔案管理不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是一個(gè)涉及人們知識(shí)、經(jīng)歷和記憶的復(fù)雜問(wèn)題。因此，需要在管理機(jī)制中加入更多的人文元素，如歷史保護(hù)和文化傳承，以及對(duì)個(gè)體的尊重和關(guān)懷。這可以通過(guò)建立一套以人為本的服務(wù)體系來(lái)實(shí)現(xiàn)，其中包括個(gè)性化的服務(wù)、心理關(guān)懷和情感交流，從而使檔案管理成為一個(gè)更具人文關(guān)懷和溫暖的領(lǐng)域；再次，要重視檔案管理的可持續(xù)性和未來(lái)發(fā)展。在管理機(jī)制的構(gòu)建過(guò)程中，不僅要考慮當(dāng)前的需求和條件，而且要預(yù)見(jiàn)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和可能的挑戰(zhàn)。這需要高校構(gòu)建一個(gè)具有前瞻性和創(chuàng)新性的管理機(jī)制，可以靈活適應(yīng)未來(lái)的變化和發(fā)展，從而確保檔案管理的長(zhǎng)期穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展；最后，強(qiáng)化跨部門(mén)和跨領(lǐng)域的協(xié)作與交流，建立一個(gè)跨部門(mén)和跨領(lǐng)域的協(xié)作與交流機(jī)制，有效整合各個(gè)部門(mén)和領(lǐng)域的資源和力量，從而實(shí)現(xiàn)更高的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.3 文化建設(shè)路徑

文化不僅僅是指那些檔案所記錄和反映的歷史和現(xiàn)實(shí)，而更是指通過(guò)檔案管理來(lái)培養(yǎng)和塑造一種有利于學(xué)校發(fā)展的文化氛圍和價(jià)值觀。首先，高校應(yīng)當(dāng)致力于構(gòu)建一個(gè)以學(xué)術(shù)為核心的文化環(huán)境。這一環(huán)境應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)學(xué)術(shù)的嚴(yán)謹(jǐn)和客觀，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)創(chuàng)新和批判性思維。檔案管理可以通過(guò)保護(hù)和傳承學(xué)術(shù)的歷史和傳統(tǒng)來(lái)為這一文化環(huán)境提供支持，使學(xué)者們能夠更好地理解和批判現(xiàn)有的知識(shí)體系，從而推動(dòng)學(xué)術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展。其次，高校需致力于打造一個(gè)包容和多元的文化環(huán)境。在這樣的環(huán)境中，不同的聲音和視角可以得到尊重和認(rèn)可，從而促進(jìn)學(xué)術(shù)的交流和合作。檔案管理可以通過(guò)收集和保護(hù)多元的歷史和資料來(lái)支持這一目標(biāo)，使學(xué)者們能夠從不同的角度和視角來(lái)理解和解釋現(xiàn)實(shí)，從而推動(dòng)學(xué)術(shù)的多元化和發(fā)展。此外，高校應(yīng)通過(guò)檔案管理來(lái)培養(yǎng)和塑造一種尊敬歷史和傳統(tǒng)的文化氛圍。這不僅可以幫助學(xué)者們更好地理解和評(píng)估現(xiàn)有的知識(shí)體系，而且還可以幫助他們更好地理解和評(píng)價(jià)自身的學(xué)術(shù)工作和成就。檔案管理可以通過(guò)保護(hù)和傳承學(xué)術(shù)的歷史和傳統(tǒng)來(lái)為這一文化環(huán)境提供支持，使學(xué)者們能夠更好地理解和分析現(xiàn)有的知識(shí)體系，從而推動(dòng)學(xué)術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展。最后，高校應(yīng)當(dāng)注意到文化建設(shè)的持續(xù)性和可持續(xù)發(fā)展。這意味著需要建立一個(gè)能夠適應(yīng)未來(lái)變化和挑戰(zhàn)的文化建設(shè)路徑，其中應(yīng)當(dāng)包含對(duì)新技術(shù)和新方法的適應(yīng)和利用，以及對(duì)新的學(xué)術(shù)趨勢(shì)和發(fā)展的預(yù)見(jiàn)和響應(yīng)。

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作者簡(jiǎn)介：秦敏（1976— ），研究生學(xué)歷，內(nèi)蒙古師范大學(xué)檔案館館員，主要從事檔案管理研究。