物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化中存在的問題與對策

陳偉燕／文

財務管理信息化是現(xiàn)代社會企業(yè)財務管理發(fā)展的趨勢，也是進一步增強企業(yè)財務管理有效性和功能性的重要方向。文章對物業(yè)管理企業(yè)的財務管理信息化進行研究，目的是根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)的實際情況采取有效的信息化手段，利用信息技術優(yōu)化企業(yè)財務管理模式；同時，根據(jù)財務管理信息化需要，開展企業(yè)財務管理的基礎工作調(diào)整、人員素質(zhì)提升和資金管理優(yōu)化工作，以便發(fā)揮財務管理作用，為推動物業(yè)管理企業(yè)健康發(fā)展提供保障。文章簡要闡述物業(yè)管理的特征與目標，分析物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化建設過程中存在的問題，并深入探究物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化中存在的問題。通過該研究，能夠進一步了解物業(yè)管理企業(yè)的特點，形成具有物業(yè)管理企業(yè)特色的信息化財務管理模式。

物業(yè)管理企業(yè) 財務管理 信息化

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術與計算機信息技術被廣泛應用于企業(yè)的財務管理工作中，大大推動了財務管理信息化進程，為企業(yè)提供可靠的財務管理保障。就物業(yè)管理企業(yè)而言，其財務管理具有一定的特殊性，在信息化發(fā)展過程中呈現(xiàn)出基礎工作不健全、財務人員素質(zhì)較低、企業(yè)資金管理水平較低等問題。物業(yè)管理企業(yè)要想推進財務管理信息化建設進程，就必須解決這些問題，從財務會計基礎工作、財務人員與隊伍、資金管理三個角度入手，融入信息化元素，全方位提升物業(yè)管理企業(yè)的財務管理信息化水平。

物業(yè)管理企業(yè)的特征

綜合性

物業(yè)管理企業(yè)作為服務管理型企業(yè)，雖然屬于服務業(yè)，但也存在一些有別于傳統(tǒng)服務行業(yè)的經(jīng)營特征，比如公司提供的物業(yè)服務是一種二十四小時、全方位覆蓋的服務，重點在于物業(yè)服務的過程，屬于過程性產(chǎn)品。物業(yè)管理具有明顯的勞動密集、服務密集和管理密集特征，具有較強的綜合性。當前，公司決策者逐漸認識到企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，開始采用財務管理手段輔助開展經(jīng)營活動，利用信息技術開展財務預算工作，對財務進行動態(tài)分析，加強預算控制，形成具有較強綜合性的物業(yè)企業(yè)財務管理模式。因此，其綜合性特征滲透于企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面。

廣泛性

相較于普通服務行業(yè)而言，物業(yè)管理企業(yè)既要體現(xiàn)服務社區(qū)的職能，又要為個體提供服務，這種服務時刻需要財務管理的支撐，才能確保物業(yè)服務全面覆蓋小區(qū)管理、辦公場所服務、人員工資支付、小區(qū)房屋與公共設施設備的維修保養(yǎng)、園區(qū)綠化養(yǎng)護等。在物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)管理服務中，無論是按勞取酬收取的物業(yè)服務費，還是企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)金的流入流出，均與資金有關，這些資金的流動直接影響企業(yè)整體資金資源的循環(huán)，進而影響企業(yè)的經(jīng)營效益。在物業(yè)管理企業(yè)中，財務管理滲透于物業(yè)管理服務的方方面面，這種廣泛性的特點促使企業(yè)必須構(gòu)建一套完善、全面的現(xiàn)代化財務管理模式，這樣才能為企業(yè)的健康經(jīng)營提供保障。

物業(yè)管理企業(yè)的財務管理信息化目標

提高企業(yè)資金利用率

根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)實際情況，其近些年的擴張速度加快，在各地區(qū)承接大量物業(yè)服務與管理項目。對企業(yè)而言，在承接這些項目之后需要撥付大量資金支持各項業(yè)務的開展，包括物業(yè)工作人員勞務費用的支付、物業(yè)服務與管理設施的采購等。對此，企業(yè)應當控制服務成本，獲取更多的經(jīng)濟效益。在推動財務管理信息化的過程中，應整合物資采購、勞務資源儲備的計劃編制、價格控制、資源管理、庫存計劃、后續(xù)資源的使用與調(diào)動管理等，依托信息技術構(gòu)建規(guī)范、高效、可靠的資源管理體系。

構(gòu)建一體化業(yè)財管理系統(tǒng)

目前，物業(yè)管理企業(yè)的物業(yè)服務規(guī)模、承接項目規(guī)模日益擴大。在企業(yè)開展財務管理信息化建設的過程中，應當將構(gòu)建業(yè)務與財務一體化管理系統(tǒng)作為目標，打通供應鏈，搭建各功能模塊，實現(xiàn)物業(yè)管理與服務供應鏈的整體升級。在實施過程中，應當根據(jù)業(yè)務端的需求，整合各個環(huán)節(jié)的財務信息，自動化生成財務憑證，為推進物業(yè)服務業(yè)務提供支持。同時，利用信息技術搭建一體化平臺，推進業(yè)務賬目與財務賬目一體化、供應商與物質(zhì)資源管理一體化，這樣既可以實現(xiàn)正向傳遞，又可以進行逆向聯(lián)查，使總公司可以對各地區(qū)的分設網(wǎng)點進行多維度的透視查詢，獲取較高的財務管理成效。

財務管理數(shù)據(jù)化

在物業(yè)管理企業(yè)開展財務管理信息化建設的過程中，可以根據(jù)企業(yè)實際需求設計通用標準模塊，包括數(shù)據(jù)采集、整合、分類與查詢功能，為對標分析提供基礎數(shù)據(jù)；也可以為各分設網(wǎng)點提供經(jīng)營信息與財務數(shù)據(jù)，以個性化統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表呈現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)，提升財務管理效率。

提升企業(yè)核心競爭力

無論是傳統(tǒng)財務管理，還是信息化財務管理，其最終目的均是為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務。因此，開展財務信息化建設，應當根據(jù)企業(yè)實際情況，以提高辦公效率、提升業(yè)務服務質(zhì)量、簡化財務管理流程、增強核心競爭力為主要目標。在這樣的目標導向下，根據(jù)信息化特點調(diào)整財務管理過程，形成簡單便捷的財務管理流程，覆蓋企業(yè)各個方面的財務管理模塊，能進一步發(fā)揮財務管理價值，提升企業(yè)的核心競爭力。

物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化存在的問題

隨著物業(yè)管理行業(yè)經(jīng)營范圍不斷擴大，物業(yè)管理企業(yè)陸續(xù)開展了財務管理信息化建設，目前已經(jīng)形成基本的信息化財務管理系統(tǒng)，在一定程度上提高了企業(yè)財務管理效率和財務信息處理速度。但是，在企業(yè)財務管理信息化發(fā)展過程中，仍然存在一些問題，具體如下：

會計基礎工作不健全

財務管理是物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營管理中十分重要的環(huán)節(jié)，其并不會直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是財務管理工作效率和質(zhì)量能夠直接影響企業(yè)的經(jīng)營效益和發(fā)展情況，甚至會對企業(yè)的業(yè)務服務造成影響。根據(jù)現(xiàn)階段物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化建設的實際情況可以看出，雖然企業(yè)已經(jīng)引入信息系統(tǒng)作為財務管理的平臺，但是在構(gòu)建信息化財務管理工作模塊方面仍然存在明顯問題——會計基礎工作不健全。在企業(yè)內(nèi)部，很多會計仍使用較為傳統(tǒng)的思維開展財務管理工作，即使利用信息系統(tǒng)搜集與分析財務數(shù)據(jù)，其本質(zhì)也沒有脫離傳統(tǒng)財務管理模式。這主要是因為物業(yè)管理企業(yè)將更多的精力投入主營業(yè)務的改革與創(chuàng)新中，忽視了對財務管理信息化的深耕與優(yōu)化，導致企業(yè)財務管理信息化建設流于形式，不僅沒有真正實現(xiàn)財務管理工作模式的變革，還浪費了信息資源，沒有在各項會計基礎工作中發(fā)揮出信息化優(yōu)勢，難以實現(xiàn)財務管理信息化目標。

財務人員素質(zhì)有待提升

許多財務管理與基礎會計工作人員缺乏正確的工作思維，認為基礎會計就是出具會計憑證、為員工報銷和做賬，財務人員工作就是出報表、出相關數(shù)據(jù)等。許多財務部門人員認為，自己只需要整合企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)資料，工作應當是“領導怎么說就怎么做。”。之所以出現(xiàn)這樣的情況，是因為企業(yè)部分財務人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，財務觀念和思維仍停留在傳統(tǒng)會計層面，沒有認識到自身承擔的管理職能，忽視了自身對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的責任。同時，公司財務部門人員缺乏現(xiàn)代化的財務管理素質(zhì)和思維，沒有積極主動地順應企業(yè)信息化建設趨勢，未學習信息化財務管理技巧，導致企業(yè)財務管理信息化平臺的利用程度不足，沒有真正發(fā)揮出數(shù)據(jù)化、信息化財務管理的價值。

資金管理水平有待提高

資金管理是企業(yè)財務管理的重要組成部分，也是物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營發(fā)展全過程的重要“血液脈絡”。物業(yè)管理企業(yè)應當向下提供優(yōu)質(zhì)服務，同時與上游環(huán)節(jié)銜接，與服務商和供應商加強交流溝通。從資金管理角度來講，企業(yè)資金管理流程較為煩瑣、管理內(nèi)容較多，不僅需要為業(yè)主提供高質(zhì)量服務，支付一些物業(yè)管理設備、綠化設備的維護費用與勞務費用，還需要代為支付保潔費用、垃圾清運費，支付企業(yè)員工工資、社保與公積金等，同時還有可能面臨部分業(yè)主拖欠物業(yè)費的情況。這種復雜的資金流向結(jié)構(gòu)導致企業(yè)滯留資金較多，回款周期較長，嚴重影響了企業(yè)的盈利能力。

物業(yè)管理企業(yè)財務管理信息化問題的解決方法

從問題本身入手，構(gòu)建健全的會計基礎工作體系，加強對財務人員的培訓，同時加大企業(yè)內(nèi)部資金管理控制力度，在解決現(xiàn)存問題的同時提升企業(yè)的財務管理信息化水平，為物業(yè)管理企業(yè)今后高質(zhì)量的發(fā)展提供更多支持。

健全會計基礎工作

完善的會計基礎工作體系是進一步落實企業(yè)財務管理信息化的基礎條件，也是助力企業(yè)擴大經(jīng)營、提高業(yè)務服務質(zhì)量的保障。根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，建議工作人員以財務管理信息化建設為導向，分別從制度、系統(tǒng)兩個方面入手。一方面，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和財務管理工作內(nèi)容制訂具有信息化特征的會計基礎工作制度，根據(jù)國家有關法律法規(guī)、行業(yè)通用規(guī)范和地區(qū)物業(yè)行業(yè)發(fā)展實際情況，明確提出信息化會計基礎工作的范疇和標準、會計信息數(shù)據(jù)采集與整合利用流程、會計基礎工作要求等，形成詳盡全面的會計基礎工作方案，構(gòu)建現(xiàn)代化的財務管理制度體系。另一方面，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實際情況，利用信息技術、互聯(lián)網(wǎng)平臺、大數(shù)據(jù)技術等搭建信息化財務管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)科學搭建架構(gòu)，包括數(shù)據(jù)層、應用層、展現(xiàn)層，進而完成架構(gòu)設計。之后，應當在系統(tǒng)內(nèi)設置包括表單生成、報表設計與制作、審批流程新增與修改、部門績效考核、物業(yè)費及其他收費管理、住戶信息管理、應收催繳管理等在內(nèi)的多個會計基礎工作模塊，這些模塊依托系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)運行，為財務人員開展信息化會計基礎工作服務，提升基礎會計工作質(zhì)量和標準化程度。

提高財務人員素質(zhì)

針對目前物業(yè)管理企業(yè)存在的財務部門人員專業(yè)素質(zhì)與信息化素養(yǎng)較低的問題，可以從兩方面加以改進，促使其積極投入企業(yè)的財務管理信息化建設。一方面，加深財務人員的信息化認知。企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部財務管理信息化系統(tǒng)的建設情況，組織財務部門人員依托系統(tǒng)科學分析財務工作，為財務部門人員展示利用信息系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)分析、財務報表可視化的過程，讓財務部門人員認識到信息化處理的優(yōu)勢，從而扭轉(zhuǎn)其落后思想，促使其形成信息化工作意識。另一方面，改變財務人員的工作思維。在對財務人員的考核中，除了日常業(yè)務完成度指標外，還應當設置財務信息化工作指標、財務管理為企業(yè)經(jīng)營角色服務的指標、財務數(shù)據(jù)為業(yè)務提供服務的指標等，以考核倒逼財務人員革新工作思想，促使其積極利用財務數(shù)據(jù)信息資源為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務。

提升資金管理水平

物業(yè)管理企業(yè)提升資金管理水平，應當充分考慮當前企業(yè)業(yè)務覆蓋廣泛、資金支出需求較多的情況，加強資金回籠與成本控制管理，兼顧開源和節(jié)流。物業(yè)管理企業(yè)的資金來源較為單一，對此建議企業(yè)積極拓展融資渠道，一方面充分利用已經(jīng)掌握的資金與資源，豐富經(jīng)營方式，研發(fā)更多的物業(yè)管理與服務產(chǎn)品，以多樣化經(jīng)營拓展收入渠道，獲取多樣化的收入，優(yōu)化收入結(jié)構(gòu)；另一方面，積極響應政府號召的綠色金融、互聯(lián)網(wǎng)金融活動，主動調(diào)整自身融資方式，通過新型融資渠道獲取資金，這樣既可以有效解決物業(yè)管理企業(yè)融資難度較大的問題，又可以參與到更先進新穎的融資活動中，增強企業(yè)獲取資金的有效性，優(yōu)化企業(yè)負債結(jié)構(gòu)，有效規(guī)避負債結(jié)構(gòu)不科學所引起的財務風險。同時，可在增收的基礎上提出節(jié)約成本的方針，對材料物資、人員等方面的成本消耗進行優(yōu)化控制，充分考慮成本與收益的比例，既節(jié)約成本又提高資金管理效益。此外，建議企業(yè)充分利用信息化財務管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，利用線上催繳的方式及時催收業(yè)主欠下的物業(yè)費用、合作商拖欠的賬款等，加快資金回流。對企業(yè)日常經(jīng)營中的各項成本進行控制，利用系統(tǒng)智能生成預算編制方案，動態(tài)跟蹤各部門的預算控制，以此有效控制企業(yè)經(jīng)營發(fā)展成本，避免不必要的支出和浪費，提升企業(yè)資金管理水平。

目前，物業(yè)管理企業(yè)的財務管理信息化仍然存在一些問題，這些問題直接制約了企業(yè)財務管理信息化建設進程，削弱了信息化財務管理的有效性，無法為企業(yè)高質(zhì)量穩(wěn)健發(fā)展提供可靠保障。通過本次研究，進一步了解了物業(yè)管理企業(yè)的特征，從企業(yè)特征入手考量財務管理的信息化，并且針對當前存在的問題，從多個角度提出解決措施，兼顧運行、技術、人員保障多個方面。在今后的物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，應當積極順應財務管理信息化趨勢，在運用信息技術調(diào)整財務管理工作方式的同時，加強財務管理資金管理平臺建設，加大財務管理人才培養(yǎng)與人才隊伍建設力度，為財務管理信息化提供更多的保障。