信息技術(shù)視角下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施對策

摘 要：由于機關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)量越來越大，以傳統(tǒng)模式為主的資源統(tǒng)計已難以適應現(xiàn)代檔案管理的需要。在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中引進信息技術(shù)，對進一步完善單位檔案管理工作，提高工作效率具有重要意義。信息技術(shù)強大的信息采集與集成功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的最大化利用?；诖耍疚膶π畔⒓夹g(shù)視角下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施對策展開探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；實施對策

在網(wǎng)絡技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作離不開數(shù)據(jù)的支撐，僅憑人工開展檔案管理工作是遠遠不夠的，必須引入和發(fā)展信息化技術(shù)。在檔案管理工作中運用信息技術(shù)，促進機關(guān)事業(yè)單位智能化發(fā)展和整合，使檔案管理工作變得更有效率和精度，提高信息的應用效率，為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供了更多的數(shù)據(jù)保障。

一、信息技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢和價值

1.有利于節(jié)約資源

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子版文件后，可以將其歸類并存放在對應的網(wǎng)絡空間。需要查詢信息的人員可以在任何時候查詢、調(diào)閱所需要的檔案資料。這樣一種以電子化方式為基礎的管理方式，代替以往的紙質(zhì)文件模式，在降低資源消耗的同時，還提高了其使用效率，與當前國家所倡導的節(jié)能、環(huán)保發(fā)展方針相一致。

2.有利于提升管理效率

檔案管理信息化方便了各項工作的開展。信息技術(shù)能夠按照不同使用群體的具體要求，設置適當?shù)某绦?，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的歸類與整理。終端設備設施能夠依據(jù)使用者的查詢要求，迅速將有關(guān)資料鎖定，并將其推送給有需要的人員。將網(wǎng)絡技術(shù)應用到事業(yè)單位的檔案管理中，能夠提升資源共享的有效性，及時獲得更多的信息，從而提高工作效率，縮短工作時間，為使用者提供更高質(zhì)量的服務。

3.有利于提升檔案的安全性

以往機關(guān)事業(yè)單位的檔案都是存放在一個相對固定的空間，工作人員要時刻注意檔案存放環(huán)境的改變。在存放過程中，要一直將檔案放在陰涼和干燥的地方，要做好相關(guān)的防蟲防霉工作，以免造成檔案的損壞。另外，在單位搬遷的時候，如果檔案沒有得到妥善管理，也會出現(xiàn)檔案資料被泄露、遺失等情況。而將信息技術(shù)運用于檔案管理工作中，可以很好地解決以上問題，實現(xiàn)以電子存檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)歸檔的方式。通過使用一定的儲存空間可以實現(xiàn)檔案的備份，從而保證檔案的完整與安全。對檔案資源的查詢與調(diào)取，已不存在時空上的局限，只要有關(guān)人員取得一定授權(quán)，就能精確地找到并下載到各類檔案資料，不僅保證了檔案信息的安全，還能夠提高機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能力。

4.有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位結(jié)構(gòu)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的發(fā)展與運用，機關(guān)事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)模式也在進一步優(yōu)化。在檔案的搜集、分類和整合方面，利用信息技術(shù)開展檔案管理的工作效率遠比人工操作要高得多，不僅不需要耗費太多的時間，還減輕了單位的人力成本，使機關(guān)事業(yè)單位的組織架構(gòu)更為完善，人事編制更為科學，為單位的發(fā)展提供了強有力的支持。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

當前，我國的機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，暴露出了一些迫切需要解決的問題。

1.思想認識不足

在機關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，更加注重的是采取什么樣的方法來提高工作效率，以及怎樣提高其經(jīng)濟效益和社會效益，而往往忽略了對檔案開展有效的管理。即使有些機關(guān)事業(yè)單位開展了，也僅限于檔案資料的搜集、整理和保存等表面工作，很少研究檔案管理信息化建設、有價值檔案資料的利用等方面。這些問題不僅使機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平下降，還會給單位的建設和發(fā)展造成很大阻礙。

2.制度不夠健全

只有建立和完善規(guī)章制度，才能使檔案工作更加科學和規(guī)范。但是，從現(xiàn)實情況來看，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作制度仍然存在著一些缺陷。特別是在實施檔案管理信息化之后，許多工作都有了很大的變化。此時，若繼續(xù)依照原有的制度開展有關(guān)工作，將會出現(xiàn)不適應的情況。另外，因為有不完善的安全管理制度，信息技術(shù)也無法得到充分利用，所以，機關(guān)事業(yè)單位必須結(jié)合實際情況，優(yōu)化和改進相關(guān)制度機制。

3.信息化程度較低

在科學技術(shù)持續(xù)發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)在檔案管理領域中的應用也越來越普遍，很多機關(guān)事業(yè)單位為了跟上時代發(fā)展的腳步而不斷做出改變，構(gòu)建檔案管理信息化平臺。但是，由于缺少經(jīng)費和技術(shù)的支持，該平臺的功能并不完善，不適合機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要。所以，目前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理還處于相對落后的狀態(tài)，這對提高單位內(nèi)部的檔案管理層次和質(zhì)量都有很大的影響。

4.檔案利用欠缺

首先，在開展檔案管理工作時，重點是挖掘并使用有價值的數(shù)據(jù)和信息，這樣才能為檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展作出貢獻。其次，是借助大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)等一些先進的信息技術(shù)，構(gòu)建一個較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫，更好地支持單位開展的相關(guān)管理工作。就目前的實際狀況而言，機關(guān)事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)與利用還有很多不足之處。比如，單位內(nèi)部各部門間的溝通聯(lián)系仍然不順暢，檔案資料的服務質(zhì)量不高等。最后，要想徹底扭轉(zhuǎn)這種局面，必須進一步加強對檔案資料的挖掘與利用。

5.檔案管理人員素質(zhì)偏低

推行檔案信息化管理，必須提高檔案工作人員的業(yè)務水平。但目前單位內(nèi)部檔案工作隊伍的整體素質(zhì)和業(yè)務水平與檔案信息化發(fā)展的水平存在較大差距。所以，必須與現(xiàn)實相聯(lián)系，采取行之有效的措施來改進這一現(xiàn)狀。

三、信息技術(shù)視角下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實施對策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念

思想驅(qū)動行為，因此，機關(guān)事業(yè)單位必須從思想上對應用信息技術(shù)的重要性有一個清晰的認知，并將其付諸實踐。

（1）強化教育引導。首先，可以組織相關(guān)的科室及員工召開檔案工作管理研討會，并在會議中討論加快單位檔案管理工作改革的有效途徑，以及高效應用信息技術(shù)的必要性，為檔案管理工作信息化打下堅實的意識形態(tài)基礎；其次，要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術(shù)，在單位中廣泛宣傳檔案信息化管理的重要性，讓機關(guān)事業(yè)單位的工作人員能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生足夠的關(guān)注，從而在實踐中為其提供更多的幫助。

（2）加強組織領導。單位應盡快組建領導小組，專門負責單位的各項檔案信息化管理工作，并明確小組內(nèi)成員的各項職責和任務，達到對管理工作的統(tǒng)一領導與協(xié)調(diào)，并從總體上推動信息化管理的發(fā)展，監(jiān)督落實。

（3）做好頂層設計。提升每個部門及工作人員在檔案信息化管理方面的思想認識，使其能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)合理應用于檔案管理工作中。同時，還要注意頂層設計，建立信息管理平臺，創(chuàng)新工作機制，培養(yǎng)一支專業(yè)隊伍，為單位檔案信息化工作的順利開展，確保工作效果。

2.健全各項工作制度

在檔案管理工作實施過程中，唯有構(gòu)建完善的工作制度，才能確保該項工作達到科學化和規(guī)范化開展。特別是在實現(xiàn)檔案信息化管理之后，實際工作將會有很大的變化，如果還堅持使用以前的工作制度，那就不能適應現(xiàn)在的工作需求。要根據(jù)具體情況，對其實施進一步的優(yōu)化，使其更加科學化和規(guī)范化。

（1）創(chuàng)新工作機制。檔案信息化管理落實后，單位要更加依賴于信息化的網(wǎng)絡平臺來開展工作。簡化工作中所涉及的過程和環(huán)節(jié)，并對相關(guān)的工作規(guī)定做出調(diào)整，從而使檔案管理工作更好地滿足信息技術(shù)的要求，使其工作更加科學化和規(guī)范化。

（2）融入責任考核制度。在機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理工作中，把責任及考核等系統(tǒng)整合起來，可以使現(xiàn)行的工作制度更為健全。而且，相關(guān)管理部門和工作人員在責任和考核制度的指引下，會對自己的工作內(nèi)容和所要承擔的責任有一個更清晰的了解，所開展的各項管理工作也能很好地執(zhí)行。

（3）建立安全管理制度。為了更好地保護檔案數(shù)據(jù)，在開展檔案信息化管理的時候，必須充分關(guān)注網(wǎng)絡安全工作。在具體的工作過程中，除了要構(gòu)建好檔案管理的安全體系之外，還需要針對一些常見的網(wǎng)絡安全問題，采取實名認證、病毒查殺等方式來解決，防止發(fā)生丟失、竊取檔案資料等問題。

3.構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

（1）檔案信息采集模塊設計。實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化，能夠?qū)⑷康臋n案信息都實現(xiàn)信息化管理，讓用戶可以在電腦中查找有關(guān)的檔案資料。但是，有些文件有一定的保密性，需要對其設定相應的訪問權(quán)限，只有具備訪問權(quán)限的人員才能查詢和調(diào)閱。在收集檔案信息時，要轉(zhuǎn)化舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，再用特殊的方法存檔。在權(quán)限設定上，檔案管理人員擁有對全部檔案的查詢和使用權(quán)，從而保障管理人員的工作效率，也可以提升計算機網(wǎng)絡的使用效率和檔案數(shù)據(jù)的安全。管理人員可以通過設置信息采集模塊，細化不同用戶的權(quán)限，從而確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和使用效果。

（2）數(shù)據(jù)錄入模塊設計。在輸入全部檔案數(shù)據(jù)時，應具備完整的編輯功能。當輸入某些項目與合同文件時，就可以對這些文件設置編號。信息化檔案管理系統(tǒng)能夠為數(shù)據(jù)編輯發(fā)出指令，從而使檔案管理員能夠根據(jù)需要合理添加、刪除和修改。在檔案數(shù)據(jù)錄入以后，還可以查詢。由管理員根據(jù)相應的指示，開展文件的拷貝、輸出等工作。此外，在輸入檔案數(shù)據(jù)時，必須確保檔案的正確性和獨一性，而該系統(tǒng)可以自動檢查文件，如后綴名、日期等，從而確保檔案的正確性。當文檔錄入之后，發(fā)現(xiàn)有問題，可以修改檔案，再使用歸檔指令，迅速替代原有的檔案，并在后臺備份新的文件。檔案管理人員擁有查詢?nèi)繖n案的權(quán)利，可以直接查閱新存入的檔案及相關(guān)記錄，便于管理人員開展維護資料。信息化檔案數(shù)據(jù)以電子文檔的方式保存，應根據(jù)檔案的重要程度授權(quán)。檔案數(shù)據(jù)的輸入模塊擁有查詢功能，為檔案人員的查詢提供了方便，從而提高了檔案錄入的效率。將所有的檔案錄入后，要將它們分類存檔，并建立相應的存檔數(shù)據(jù)，從而能夠滿足其他部門的查詢需要。因此，檔案管理人員對計算機硬件和軟件的基本維護知識必須有一定的了解，才能在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，并能迅速對其維護，從而確保檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

（3）數(shù)據(jù)的上傳和下載。任何檔案資料的下載、上傳都必須由專人負責，在沒有經(jīng)過審核通過的情況下，不允許隨意上傳和下載。當用戶想要下載檔案時，可以利用“快速搜索”功能來查找已下載的檔案，并獲得相應的授權(quán)。當檔案文件被上傳和存儲時，將會被自動生成備份文檔，避免在管理過程中發(fā)生意外，導致檔案資料被破壞或遺失。在全部檔案的上傳和下載過程中，都具備基本的維護和加密模塊。

4.打造信息平臺

通過對信息技術(shù)的科學應用，幫助單位構(gòu)建一個能開展檔案管理工作的信息化平臺，這對于改變機關(guān)事業(yè)單位的工作方式起到了積極的作用，并能夠有效促進工作效率的提高。

（1）加大投入力度。檔案管理工作人員應對當前工作有一個細致而又全面的認識，從而使信息技術(shù)的功能得到有效發(fā)揮，并針對本單位檔案的具體需求增加資金投資。只有這樣才能完善各種軟硬件設備設施，從而為檔案信息化管理工作奠定堅實的基礎。

（2）完善平臺功能?？梢酝ㄟ^已經(jīng)建成的平臺來開展有關(guān)的檔案工作，根據(jù)單位的具體情況，開展相應的業(yè)務模塊設計和建設，并利用信息化和網(wǎng)絡化技術(shù)來減少每一個工作環(huán)節(jié)之間的溝通和連接壁壘，以期實現(xiàn)整合檔案的目的，提高該項管理工作的效率。

（3）簡化工作流程。單位的檔案將開展信息化管理，那么在檔案收集、整理和歸類方面就不需要有更多的人力和物力投入，一切檔案管理工作均由信息化平臺開展，無須再遵循原有制度開展。這表明，在實施檔案信息化管理以后，要注重對每一個工作流程的重新整理和精簡，從而提高其工作效率和質(zhì)量。

5.加強檔案利用

利用與發(fā)展檔案是檔案管理工作中一個重要環(huán)節(jié)。特別是那些極具價值的檔案資料，通過對這些數(shù)據(jù)的充分發(fā)掘和利用，能夠使機關(guān)事業(yè)單位的決策變得更具科學性和合理性。同時，還能最大限度地保證各項事務工作的質(zhì)量，促進機關(guān)事業(yè)單位在新時期實現(xiàn)更好、更高效的發(fā)展。

（1）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。要想全面發(fā)掘與利用單位檔案中有價值的資料，就需要分類、整理和歸檔相關(guān)的檔案資料。而在這個過程中對信息技術(shù)的有效應用，可以加速單位檔案數(shù)據(jù)庫的高效建設，并為今后的檔案資源開發(fā)與利用打下堅實的基礎。

（2）打破溝通聯(lián)系桎梏。為實現(xiàn)對機關(guān)事業(yè)單位檔案資源的有效利用，必須打破各部門之間相互溝通、相互制約的桎梏。在運作的時候，也可以利用互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)，讓各個部門之間的溝通和聯(lián)系更加密切。同時，在強化數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享方面，為促進各單位工作向科學化、高效率和高質(zhì)量方向發(fā)展提供有力保障。

（3）打造管理服務平臺?；跈n案數(shù)據(jù)庫及其信息化管理平臺，為各個單位及各部門工作人員在網(wǎng)絡上展開檔案資料的檢索和利用，同時，亦可增進各單位之間的交流與配合，從而更好地發(fā)揮檔案資料的價值。

四、結(jié)束語

總之，在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對過去的檔案資料展開管理和利用是十分關(guān)鍵的，而將現(xiàn)代信息技術(shù)運用于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作已成為一種必然趨勢。唯有充分認識檔案管理工作中應用信息技術(shù)的重要性，并采用相應的方法，利用信息技術(shù)來促進整個檔案管理工作的有效開展，才可以更好地促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化升級。

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（作者單位：鄄城縣機關(guān)事業(yè)單位績效測評中心）

作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，檔案管理館員，研究方向：機關(guān)事業(yè)單位檔案管理。