淺談電商企業(yè)業(yè)財融合一體化實踐探索

楊金武

（漳州市第七日貿(mào)易有限公司，漳州 363030）

引 言

大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，滲透于經(jīng)濟和社會生活的方方面面，改變了人們的消費習(xí)慣，電商行業(yè)發(fā)展緊跟人們消費習(xí)慣的變化，商業(yè)模式、業(yè)務(wù)流程更新迭代加快，結(jié)算方式除了傳統(tǒng)的現(xiàn)金、刷卡，還增加了微信、支付寶、數(shù)字貨幣等，結(jié)算方式多樣化。面對變革，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式需要同步變革，即由“賬房先生”向“管理會計”轉(zhuǎn)變，以業(yè)財融合一體化實施為抓手，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息和管理信息融合與共享，為管理層的決策提供更多數(shù)據(jù)支持，加快管理數(shù)字化升級，助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、業(yè)財融合一體化的內(nèi)涵

業(yè)財融合一體化，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)核算流程、管理流程的融合統(tǒng)一，實現(xiàn)信息共享，減少重復(fù)工作，完善數(shù)據(jù)鏈條，減少管理漏洞。管理人員根據(jù)授予權(quán)限，隨時查詢需要的數(shù)據(jù)，實時掌握最新數(shù)據(jù)信息，以便快速決策。財務(wù)部門通過財務(wù)職能轉(zhuǎn)變，融入業(yè)務(wù)拓展過程中，為業(yè)務(wù)拓展提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。由于與業(yè)務(wù)部門溝通更多，更了解業(yè)務(wù)，有利于設(shè)計更優(yōu)的財務(wù)核算模式；業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)拓展過程中產(chǎn)生的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時更新錄入信息一體化平臺，同步給相關(guān)人員，實現(xiàn)共享業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)部門及時提取數(shù)據(jù)，從財務(wù)角度解析，形成經(jīng)營報告，為管理層提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)快速決策。

二、業(yè)財融合一體化實施的必要性

（一）金稅四期應(yīng)用，要求企業(yè)提升合規(guī)化水平

金稅三期工程建設(shè)完成，實現(xiàn)了優(yōu)化納稅服務(wù)，統(tǒng)一國、地稅核心征管應(yīng)用系統(tǒng)版本，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作和執(zhí)行標準統(tǒng)一規(guī)范，有力推動了國家電子政務(wù)建設(shè)，促進政府部門間信息共享和協(xié)作。2023 年，國家稅務(wù)總局開始推進金稅四期，金稅四期由金稅三期“以票管稅”升級為“以數(shù)治稅”，增加“非稅”業(yè)務(wù)，打通了各級政府機構(gòu)、各銀行系統(tǒng)間信息共享和核查通道，編織更加全面的監(jiān)控大網(wǎng)。隨著金稅四期落地執(zhí)行，企業(yè)變得更加“透明”。目前，金稅四期已廣泛應(yīng)用于日常稅務(wù)稽查中，企業(yè)為避免觸“網(wǎng)”，必須盡快提升合規(guī)化水平。通過業(yè)財融合一體化的實施，財務(wù)人員將企業(yè)合規(guī)化管控關(guān)口前移到業(yè)務(wù)洽談之初，與業(yè)務(wù)部門零距離溝通，從財稅角度將稅法和公司制度融入業(yè)務(wù)拓展過程中，實現(xiàn)業(yè)務(wù)自拓展初期即合規(guī)，而不是業(yè)務(wù)完成后，等財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)違反相關(guān)財稅法規(guī)或公司管理制度，再要求業(yè)務(wù)部門修正，或用其他方式修補不合規(guī)事項。

（二）賦能企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)字化升級

財務(wù)部門承擔(dān)管理決策的數(shù)據(jù)支持工作，但部分公司財務(wù)部門的工作還停留在傳統(tǒng)財務(wù)核算階段，以紙質(zhì)審批為主，財務(wù)只負責(zé)核算、記賬、報稅，而且數(shù)據(jù)提取滯后，得出財務(wù)數(shù)據(jù)屬于歷史數(shù)據(jù)，無益于管理決策。電商企業(yè)面對瞬息萬變的市場環(huán)境，需要根據(jù)數(shù)據(jù)動向，及時采取應(yīng)對措施，通過業(yè)財融合一體化信息平臺，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建、共享，相互審核數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的及時性和準確性，各部門可以快速從信息平臺提取所需要的數(shù)據(jù)，降低溝通成本。財務(wù)部門以業(yè)財融合一體化信息平臺的大數(shù)據(jù)，時時監(jiān)控數(shù)據(jù)動向及關(guān)鍵指標的變化，從管理者角度對數(shù)據(jù)進行分析，及時提供給管理層查閱，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)管理數(shù)字化升級。

（三）加強內(nèi)控管理，避免短期行為，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

業(yè)財融合一體化要求采購部門、倉儲部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門在信息平臺共建、共享相關(guān)數(shù)據(jù)信息，通過設(shè)計審批流程，在各環(huán)節(jié)設(shè)置管控節(jié)點，形成企業(yè)物流和資金流閉環(huán)管理，通過一體化信息平臺提升企業(yè)內(nèi)部控制能力，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

大多數(shù)企業(yè)業(yè)務(wù)部門提成與銷售額有關(guān)，業(yè)務(wù)部門人員為增加提成收入，最直接的方式是增加銷售額，通過降低銷售價格、增加賒銷等短期策略，使實際銷售額快速增長，實現(xiàn)增加業(yè)務(wù)提成的目標。但這些短期策略會增加企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，減少企業(yè)的利潤。財務(wù)人員以專業(yè)敏感度，借助業(yè)財融合一體化信息平臺，以系統(tǒng)設(shè)置輔助實現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)控，及時把握業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)動向，通過數(shù)據(jù)異常分析，提出預(yù)警，及時匯報管理層，制止業(yè)務(wù)部門的短期行為。

（四）完善數(shù)據(jù)庫，助力預(yù)算落地執(zhí)行

電商企業(yè)的人員流動性大于制造業(yè)，通過業(yè)財融合一體化信息平臺，各部門人員在工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息都存檔于平臺中，避免因人員流動導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，從而保持數(shù)據(jù)完整性。

預(yù)算編制容易、執(zhí)行難問題一直困擾企業(yè)。通過業(yè)財融合一體化信息平臺的使用，系統(tǒng)存檔實際運營中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，形成珍貴的數(shù)據(jù)資源。實施預(yù)算時，可以以數(shù)據(jù)庫中歷史數(shù)據(jù)為參考，編制預(yù)算計劃。預(yù)算計劃審核通過后，將預(yù)算數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)同期對比、環(huán)比等，分析運營情況，跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況。

三、業(yè)財融合一體化實施現(xiàn)狀——以S 公司為例

S 公司深耕電商行業(yè)二十幾年，見證了中國電商行業(yè)的發(fā)展，管理層意識到外部環(huán)境的變化，為應(yīng)對變化，從內(nèi)部管理著手，規(guī)劃通過業(yè)財融合一體化提升企業(yè)管理水平，但目前實施效果不理想，存在以下情況。

（一）部分員工思想意識未轉(zhuǎn)變

業(yè)務(wù)部門部分員工認為業(yè)務(wù)融合一體化信息平臺需要錄入的信息繁多，增加了工作量，且錄入數(shù)據(jù)供財務(wù)部門使用，是分擔(dān)財務(wù)部門的部分工作。由于思想意識未轉(zhuǎn)變，導(dǎo)入錄入數(shù)據(jù)時，更多流于形式，單據(jù)錯誤情況多。部分財務(wù)人員的定位停留在傳統(tǒng)財務(wù)核算，未意識到向管理會計轉(zhuǎn)變的必要性，只以接收到的信息做財務(wù)核算，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門缺乏有效溝通。

（二）存在信息孤島，數(shù)據(jù)傳輸滯后

各部門信息局限于本部門，部門間缺乏有效溝通機制，各部門根據(jù)自身工作需要編制EXCEL 報表，存在各部門各自收集了相同數(shù)據(jù)導(dǎo)致重復(fù)工作的情況。例如：采購部門的采購價格停留在紙質(zhì)合同，未錄入系統(tǒng)，下采購訂單時，采購員手動錄入采購價格；采購結(jié)算申請付款時，通過釘釘平臺，手工新建“付款申請單”，未關(guān)聯(lián)采購訂單、入庫單等，信息缺失，未形成管理閉環(huán)；銷售對賬，使用EXCEL 臺賬形式，數(shù)據(jù)源不清晰，核對中發(fā)現(xiàn)的問題僅在EXCEL 中備注，各月數(shù)據(jù)的連貫性、嚴謹性存在問題，EXCEL 表格信息也無法及時傳遞給業(yè)務(wù)部門。另外，數(shù)據(jù)的傳輸主要是通過發(fā)送EXCEL 文件，版本多，且無法同步更新，數(shù)據(jù)嚴謹性不夠。

（三）業(yè)務(wù)操作流程不規(guī)范

一些操作人員根據(jù)自身經(jīng)驗或同事的帶教，形成各自的操作習(xí)慣，信息不完整，面對異常情況，根據(jù)自身經(jīng)驗，用簡單的方式處理，未能從全局考慮。例如：采購訂單中貨品部分到貨或取消訂單，未能及時有效處理，導(dǎo)致系統(tǒng)中有大量未完結(jié)采購訂單；銷售訂單上的貨品因缺貨或客戶部分取消，只是部分發(fā)貨、收款，業(yè)務(wù)員普遍不做處理；客戶七天無理由退貨，客服在平臺操作退款，系統(tǒng)未生成售后補償單。

四、業(yè)財融合一體化實施探索

面對電商企業(yè)實施業(yè)財融合一體化過程中的現(xiàn)狀，結(jié)合筆者業(yè)財融合一體化實踐經(jīng)驗，總結(jié)了以下實施策略。

（一）組建業(yè)財融合一體化項目實施小組

業(yè)財融合一體化是業(yè)務(wù)流程、財務(wù)核算流程、管理流程融合與優(yōu)化的過程，是一個不斷完善的過程，并非一蹴而就，需要做好持久戰(zhàn)準備。項目的實施需要在領(lǐng)導(dǎo)層全力支持下才能取得成效，所以有必要成立業(yè)財融合一體化項目實施小組，由總經(jīng)理擔(dān)任項目組組長，財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、后勤部門等部門負責(zé)人擔(dān)任組員，公司全體人員統(tǒng)一思想，共同參與，目標一致，在各自崗位上盡職盡責(zé)，通過項目實施小組協(xié)調(diào)解決實施過程中遇到的各種難題，最終實現(xiàn)業(yè)財融合一體化，提升企業(yè)管理水平。

（二）購買或自建業(yè)財融合一體化信息平臺

推行業(yè)財融合一體化需要信息技術(shù)平臺支撐，以公司要達到業(yè)財融合一體化的高度，購買或自建信息技術(shù)平臺，通過此平臺整合業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、管理部門工作流程。這個平臺需要包含業(yè)務(wù)模塊、財務(wù)模塊、辦公管理模塊、數(shù)據(jù)分析模塊、辦公自動化（OA）模塊、預(yù)算模塊等模塊，提供各自部門的信息錄入端口。平臺權(quán)限細分顆粒度小，通過系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，實現(xiàn)精細化管理。

（三）完善基礎(chǔ)信息建檔

基礎(chǔ)信息包括組織架構(gòu)、人員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、采購價格、銷售價格等，相關(guān)人員負責(zé)將基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)，經(jīng)審核后存檔，實現(xiàn)信息共享。以崗位、負責(zé)店鋪維度設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、查看、變更權(quán)限，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)即共享的同時，對信息查看、編輯權(quán)限進行限制，保證數(shù)據(jù)的保密性、嚴謹性。

（四）業(yè)務(wù)流程梳理——以采購和銷售流程為例

1.采購流程梳理、完善

（1）供應(yīng)商建檔及報價。采購人員根據(jù)簽訂的采購合同或采購訂單，新建供應(yīng)商檔案，采購價格信息按供應(yīng)商提供的價格錄入系統(tǒng)，并經(jīng)部門主管審核后納入采購價格庫，實現(xiàn)紙質(zhì)合同向一體化平臺共享信息轉(zhuǎn)變。

（2）采購訂單價格來源。根據(jù)銷售人員在系統(tǒng)中提交的采購需求，經(jīng)審核后，采購人員下推生成采購訂單，采購訂單上的采購價格來源于經(jīng)審批的采購價格庫，按供應(yīng)商+貨品編碼條件提取采購價格，經(jīng)系統(tǒng)設(shè)置后，限制手動修改采購訂單上的采購價格。

（3）采購入庫。委外倉的倉管人員根據(jù)信息平臺系統(tǒng)推送的采購訂單信息操作貨品入庫，入庫數(shù)量只能小于或等于采購訂單數(shù)量。超過采購訂單數(shù)量，在合理波動范圍內(nèi)或經(jīng)申請審批后予以接收（超收時需要在系統(tǒng)中補錄采購訂單）。

（4）采購結(jié)算。采購訂單完全入庫后，采購人員下推生成采購結(jié)算單，采購結(jié)算單基礎(chǔ)信息限制修改，采購結(jié)算單上“預(yù)計付款日期”來源于供應(yīng)商檔案中的結(jié)算周期。

（5）付款申請流程。采購結(jié)算單新建、審批后，進入付款申請OA 流程，具體流程為部門主管—會計—財務(wù)負責(zé)人—總經(jīng)理，付款申請單上可以查詢采購訂單、入庫單、采購結(jié)算單信息。

（6）出納付款執(zhí)行。付款申請流程審批完成后，出納在付款執(zhí)行查詢界面查找單據(jù)，按付款申請單上“預(yù)計付款日期”支付貨款。付款后，點擊“執(zhí)行完成”，系統(tǒng)自動生成付款單，同步到“現(xiàn)金銀行日記賬”模塊和“應(yīng)收應(yīng)付余額表”模塊。

2.銷售及對賬流程梳理

（1）建立銷售價格體系。根據(jù)銷售戰(zhàn)略制定每個貨品的銷售價格體系，如戰(zhàn)略價、分銷商價、經(jīng)銷商價、內(nèi)購價、零售價、最低售價等。

（2）銷售單價格來源于銷售價格體系。銷售訂單來源于兩個方面：一是手工新建或?qū)脘N售訂單，由于線下批發(fā)、零售或部分電商平臺未能開放API 接口實現(xiàn)自動提取銷售訂單，需要業(yè)務(wù)助理手工建單或?qū)脘N售訂單。新建的銷售訂單會根據(jù)既定的客戶會員等級或分類來匹配價格。導(dǎo)入的銷售價格與銷售價格體系不一致時，該銷售訂單無法審核。二是網(wǎng)店下載，根據(jù)綁定的網(wǎng)店平臺實時下載銷售訂單到系統(tǒng)。銷售價格符合既定的策略或且高于最低售價時，系統(tǒng)自動審核；銷售價格低于最低售價時，需要做特殊審批，由有權(quán)限人員強制審核。只有審核后的銷售訂單才會推送指定到云倉進行發(fā)貨。

（3）銷售對賬。銷售發(fā)貨后，銷售訂單會在一定周期內(nèi)回款到網(wǎng)店平臺賬戶，系統(tǒng)通過自動下載賬單或手動上傳賬單，根據(jù)已設(shè)置的解析規(guī)則進行賬單解析。審核后，系統(tǒng)根據(jù)網(wǎng)店訂單號自動對賬，網(wǎng)店訂單號相同，且銷售金額與回款金額一致時，會自動核銷。剩下“金額異?！被颉叭鄙賳螕?jù)”提示的異常單據(jù)，核算會計根據(jù)提示問題，逐個查找原因，解決異常，相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（4）費用歸集。對賬完成后，每個網(wǎng)店訂單解析到的銷售訂單費用，可以通過系統(tǒng)自動歸集到對應(yīng)的銷售訂單，分攤到訂單中每個貨品，為其他模塊的數(shù)據(jù)分析提供數(shù)據(jù)支持。

（5）信息可視化。通過“店鋪利潤表”可以按渠道查看各個店鋪的銷售額、成本、平臺費用及分攤的相關(guān)費用，實現(xiàn)渠道數(shù)據(jù)可視化。通過統(tǒng)計信息查詢，可以查到當月貨品維度的銷售數(shù)據(jù)，包括銷售數(shù)量、銷售額、貨品成本、平臺費用、毛利等。

（五）持續(xù)培訓(xùn)，提升團隊能力

推進業(yè)財融合一體化的過程，需要持續(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，利用空余時間對系統(tǒng)相關(guān)操作人員進行在崗培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊、各模塊間數(shù)據(jù)流、各模塊操作人員及負責(zé)的工作內(nèi)容、各模塊數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、錄入數(shù)據(jù)信息包括的內(nèi)容與格式，以及相關(guān)數(shù)據(jù)上傳方式等，通過不斷培訓(xùn)新老員工，規(guī)范全員的系統(tǒng)操作方法，形成一支操作流程統(tǒng)一、信息完善、數(shù)據(jù)準確、各環(huán)節(jié)各司其職的專業(yè)團隊，助力業(yè)財融合一體化目標實現(xiàn)。

結(jié) 語

企業(yè)的發(fā)展面臨內(nèi)外部環(huán)境壓力，為了實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)必然要從內(nèi)部著手，提升管理能力。本文論述對業(yè)財融合一體化實施的必要性，以電商企業(yè)S 公司為例，結(jié)合在業(yè)財融合一體化項目實施過程中的經(jīng)驗總結(jié)，探索實施方案。通過研究，明確業(yè)財融合一體化是企業(yè)管理變革的必然選擇，但道阻且長，業(yè)財融合一體化需要在管理層的堅定推進下，依托業(yè)財融合一體化信息平臺，融合業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、管理部門工作流程，不斷優(yōu)化、升級，進而實現(xiàn)業(yè)財融合一體化，為企業(yè)管理層決策提供準確、及時、可視化的數(shù)據(jù)支持，提升企業(yè)管理能力，最終實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。