大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理與利用服務(wù)路徑分析

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)中，社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，給人們的思想、工作、生活帶來(lái)了翻天覆地的變化。在檔案行業(yè)，電子檔案的普及，在一定程度上推動(dòng)了檔案管理和利用工作的快速發(fā)展，但是也滋生出一系列問(wèn)題。在此背景下，本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)勢(shì)、當(dāng)前面臨問(wèn)題、未來(lái)優(yōu)化路徑展開(kāi)分析研究，并提出相關(guān)對(duì)策措施，旨在助力各檔案部門實(shí)現(xiàn)事業(yè)轉(zhuǎn)型高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；信息化技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案行業(yè)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主的管理模式轉(zhuǎn)化為以電子信息化檔案管理，雖然存在著提高管理效率、保證數(shù)據(jù)安全、促進(jìn)共建共享等優(yōu)勢(shì)，但是總體來(lái)看仍有著管理體系不健全、人員結(jié)構(gòu)較分散、管理技術(shù)能力較差、軟硬件設(shè)施不足、系統(tǒng)功能優(yōu)勢(shì)不明顯、社會(huì)服務(wù)不到位等問(wèn)題[1]。面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)，如何發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢(shì)，拓展事業(yè)發(fā)展新空間，進(jìn)一步加快電子信息化步伐，是各檔案部門亟待解決的問(wèn)題。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)勢(shì)

1.1 查閱存儲(chǔ)更加便利

電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在查詢利用方面具有明顯優(yōu)勢(shì)。在過(guò)去的檔案管理利用工作中，大多采用人工方式查詢利用的模式，管理規(guī)范性差，信息檢索的速度和精準(zhǔn)率低，利用效果不明顯，費(fèi)時(shí)間費(fèi)人力。而電子檔案可借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)等相關(guān)技術(shù)，以在極短的時(shí)間內(nèi)完成查詢信息定位，實(shí)現(xiàn)檔案查詢檢索自動(dòng)化[2]。在存儲(chǔ)方面，電子檔案以數(shù)字化的形式記錄到光盤、硬盤、磁帶等檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)中，不僅節(jié)約管理成本，提高空間資源利用率，而且大大提升電子檔案數(shù)據(jù)的管理便捷性。

1.2 管理利用更加安全

在過(guò)去紙質(zhì)檔案管理利用過(guò)程中，受自然因素與人為因素影響，極易導(dǎo)致紙質(zhì)文件受到風(fēng)化、腐蝕、損壞、丟失、泄露等不可逆?zhèn)Α６鴮㈦娮訖n案存儲(chǔ)在光碟、硬盤、云數(shù)據(jù)庫(kù)等各種類型的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，對(duì)外界環(huán)境要求低，具有環(huán)保性的特點(diǎn)，可干擾的外界影響因素相對(duì)少。在查詢利用方面，以關(guān)鍵詞為依據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行針對(duì)性篩選，提取較為精準(zhǔn)的局部信息，查檔用戶無(wú)法訪問(wèn)到無(wú)關(guān)字節(jié)的檔案信息內(nèi)容，瀏覽與檢索檔案保密性更強(qiáng)，從而使檔案資料的利用流程更加安全。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理與利用服務(wù)存在問(wèn)題

2.1 人員綜合能力仍需加強(qiáng)

在新時(shí)代，人才是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要支撐。由于檔案工作受關(guān)注程度較小，整體人才引進(jìn)和業(yè)務(wù)人員培養(yǎng)工作推動(dòng)較為緩慢，導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)精通現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、信息化理論知識(shí)、系統(tǒng)實(shí)操能力的復(fù)合型人才嚴(yán)重不足。同時(shí)，各檔案部門人員結(jié)構(gòu)不合理，年齡普遍較大，文化水平低，缺少信息化管理意識(shí)，大多仍然采用傳統(tǒng)的管理模式“人工化”開(kāi)展各項(xiàng)征集、歸檔、查詢、利用工作，不能夠熟練應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，嚴(yán)重制約檔案管理利用工作的高效開(kāi)展[3]。

2.2 管理體系水平仍需提升

在檔案數(shù)字化、信息化高速發(fā)展的背景下，部門檔案行業(yè)尚未制定完善的檔案管理利用制度。在開(kāi)展工作中缺乏規(guī)范性、可行性標(biāo)準(zhǔn)體系，使得檔案信息收集不全、資源利用流程不完善、數(shù)據(jù)丟失損壞的現(xiàn)象問(wèn)題頻頻發(fā)生，檔案的科學(xué)性、完整性、真實(shí)性較差，極大地增加檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法真正將國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理制度落在實(shí)處。

2.3 安全防護(hù)手段仍需升級(jí)

雖然大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為電子檔案的管理與利用提供極大便利，但是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、復(fù)雜性，使電子檔案的安全難以得到有效保障。大多檔案主管部門針對(duì)電子檔案的防護(hù)停留在人工排查、局部監(jiān)督層面，對(duì)于系統(tǒng)漏洞、內(nèi)外部攻擊、惡意代碼侵入、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境威脅等問(wèn)題缺乏行之有效的安全防護(hù)。在硬件方面尚未配備漏洞掃描、安全審計(jì)等兼容性較強(qiáng)的安全設(shè)備；在軟件方面殺毒軟件、防火墻、病毒庫(kù)沒(méi)有實(shí)時(shí)更新；在管理利用方面對(duì)于系統(tǒng)訪問(wèn)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)管理員審核、TCP/IP協(xié)議的過(guò)濾，沒(méi)有定期檢查系統(tǒng)操作日志，監(jiān)督力度不夠，數(shù)據(jù)丟失和信息泄露事件頻頻發(fā)生，構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。

2.4 “信息孤島”問(wèn)題仍需解決

共建共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理利用的主要特點(diǎn)之一，在檔案主管部門，檔案行業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員傳統(tǒng)管理理念根深蒂固，管理模式難以轉(zhuǎn)變，共享意識(shí)不夠。行業(yè)內(nèi)尚未制定統(tǒng)一規(guī)劃方案，缺少尚未配套的管理制度與規(guī)范的共享流程。受系統(tǒng)功能制約，在網(wǎng)絡(luò)安全背景下，檔案數(shù)據(jù)利用、信息管理、價(jià)值彰顯方面存在巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速傳輸、集中收集，即使通過(guò)技術(shù)手段獲取，也僅僅是簡(jiǎn)單的“物理堆砌”，深度融合水平較低，無(wú)法為數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算等新興技術(shù)的應(yīng)用提供有效基礎(chǔ)，這就導(dǎo)致“信息孤島”問(wèn)題不斷加重。

2.5 檔案服務(wù)意識(shí)仍需強(qiáng)化

隨著科技網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)，電子檔案的利用范圍與服務(wù)群體不斷擴(kuò)大，優(yōu)化利用流程、提高服務(wù)質(zhì)量、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)勢(shì)在必行。但是，檔案部門長(zhǎng)時(shí)間處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，重“藏”輕“用”現(xiàn)象隨處可見(jiàn)。一是檔案管理者與從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案思想的影響，將大多時(shí)間、精力、成本投放在檔案的收集整理、保管存放上，主動(dòng)服務(wù)社會(huì)發(fā)展與豐富人民群眾精神生活方面的工作開(kāi)展較少。二是檔案利用方式落后，利用手段比較有限，服務(wù)范圍固定狹窄，宣傳技術(shù)設(shè)備比較落后，沒(méi)有充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代新媒體優(yōu)勢(shì)，電子檔案無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式實(shí)現(xiàn)快速傳播，嚴(yán)重制約了檔案信息服務(wù)效率。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)化路徑

3.1 加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

為推動(dòng)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展，各檔案主管部門要不斷深化人才體制機(jī)制改革，優(yōu)化人才存量，做好人才增量，提升人才素質(zhì)，大力引進(jìn)行業(yè)內(nèi)緊缺人才，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)優(yōu)化、素質(zhì)優(yōu)良、富有創(chuàng)新活力的高水平人才隊(duì)伍，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)人才保障和智力支撐[4]。一是健全人才工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和落實(shí)機(jī)制，以提升人才培養(yǎng)質(zhì)量為導(dǎo)向，全面加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、轉(zhuǎn)變服務(wù)職能、創(chuàng)新服務(wù)方式，加大對(duì)人才的服務(wù)力度，進(jìn)一步建立和完善有利于人才成長(zhǎng)的體制機(jī)制，努力營(yíng)造人才“引得進(jìn)、留得住、用得好、流得動(dòng)”的良好制度環(huán)境和氛圍。二要積極拓寬招才引才途徑，主要負(fù)責(zé)同志要積極與上級(jí)部門溝通，爭(zhēng)取相關(guān)政策支持和職數(shù)保障，并通過(guò)市場(chǎng)化選聘、社會(huì)化招聘、校園招聘等方式，多角度、多渠道、多方式選拔人才，不斷為本單位干部隊(duì)伍注入新活力。三是堅(jiān)持人才引進(jìn)和培養(yǎng)并重，要快速提升干部隊(duì)伍的綜合能力水平，加快人才梯隊(duì)結(jié)構(gòu)的合理調(diào)整、促進(jìn)行業(yè)內(nèi)人員之間的良性流動(dòng)和動(dòng)態(tài)發(fā)展?？赏ㄟ^(guò)邀請(qǐng)專家教授舉辦線上線下相結(jié)合的專題培訓(xùn)、短期集訓(xùn)，針對(duì)行業(yè)內(nèi)政策標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入講解，確保全體人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)吃準(zhǔn)吃透、對(duì)發(fā)展方向判斷不偏、對(duì)工作節(jié)奏掌控不亂，實(shí)現(xiàn)信息化基礎(chǔ)知識(shí)的有效提升，為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)打下良好的理論基礎(chǔ)。四是各檔案主管部門要樹(shù)立良好用人理念，立足本單位工作實(shí)際，用好各類人才，著力完善人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)保障、選賢任能制度，樹(shù)立正確用人導(dǎo)向，建立健全素質(zhì)培養(yǎng)、選拔任用、正向激勵(lì)等體系，進(jìn)一步加強(qiáng)人才隊(duì)伍管理教育，增強(qiáng)廣大人才的責(zé)任感和使命感，充分發(fā)揮好干部隊(duì)伍作用，最大限度發(fā)揮工作效能，堅(jiān)決糾正選人用人上的不正之風(fēng)，大力發(fā)掘和培養(yǎng)優(yōu)秀年輕干部，推動(dòng)干部隊(duì)伍建設(shè)邁上新臺(tái)階。

3.2 建立健全檔案管理體系

一是結(jié)合實(shí)際，制定“電子檔案管理利用工作實(shí)施方案”“涉密文件管理制度”“檔案保密制度”“信息系統(tǒng)安全管理制度”等標(biāo)準(zhǔn)文件，明確工作總體目標(biāo)、工作方法步驟和工作要求，落實(shí)各相關(guān)部門責(zé)任分工，推動(dòng)形成職責(zé)邊界清晰、層層負(fù)責(zé)的工作責(zé)任機(jī)制。同時(shí)要建立歸檔、檔案接收、檔案查詢與利用、檔案庫(kù)房保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保密、檔案銷毀等流程制度體系和檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，并成立檔案管理及突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，確保檔案管理有組織保障，制度體系有效落實(shí)，應(yīng)急處置有預(yù)案，科學(xué)管理水平有提升[5]。二是建立精細(xì)化、科學(xué)化工作機(jī)制，及時(shí)掌握工作進(jìn)度，明確工作措施，強(qiáng)化問(wèn)題導(dǎo)向，緊盯薄弱環(huán)節(jié)，清單式羅列存在的具體問(wèn)題，及時(shí)明確問(wèn)題化解方法、責(zé)任人和時(shí)限要求。三是領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視調(diào)查研究，勤于深入實(shí)際，在思想上適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，樹(shù)立正確的價(jià)值導(dǎo)向，深入調(diào)研檔案管理新模式、新理念、新思路、新方法，并結(jié)合工作實(shí)際在制度設(shè)置、流程分工、數(shù)據(jù)管理、社會(huì)服務(wù)等方面匹配新時(shí)期發(fā)展模式，要善于用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，用創(chuàng)新的辦法解決問(wèn)題，以自信、開(kāi)放、包容的心態(tài)，創(chuàng)新理念貫穿檔案工作全過(guò)程、各方面更好地呼應(yīng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新要求。

3.3 持續(xù)優(yōu)化管理系統(tǒng)功能

一是在管理系統(tǒng)建設(shè)初期，領(lǐng)導(dǎo)者和具體負(fù)責(zé)同志應(yīng)緊緊圍繞國(guó)家檔案局關(guān)于信息化建設(shè)的有關(guān)部署，遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、逐步實(shí)施、資源共享、確保安全”的指導(dǎo)方針，以檔案信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用為目的，以檔案網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為基礎(chǔ)，從檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源庫(kù)建設(shè)、檔案安全保障功能建設(shè)等方面，促進(jìn)各類檔案信息資源科學(xué)、規(guī)范、有序管理，形成多形式多層次共享平臺(tái)，從而進(jìn)一步提升檔案信息資源管理利用水平[6]。二是優(yōu)化系統(tǒng)信息整合功能。在共建共享實(shí)際數(shù)據(jù)匯總過(guò)程中，要將數(shù)據(jù)安全管理貫穿整個(gè)流程，建立數(shù)據(jù)資源歸集共享審批流程，由各單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，技術(shù)保障部門提出數(shù)據(jù)掛接意見(jiàn)，分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后交由數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理員上傳至檔案數(shù)據(jù)共享中心，確保數(shù)據(jù)歸集工作分工明確、職責(zé)清晰、流程規(guī)范、安全有序。同時(shí)在共建過(guò)程中要加強(qiáng)數(shù)據(jù)歸集審核過(guò)程中的介質(zhì)管理，增添專用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)行專項(xiàng)登記，專人專用，明確責(zé)任人及其使用的保密管理責(zé)任，確保數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全可靠。三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)保密水平，建立嚴(yán)格的訪問(wèn)機(jī)制，對(duì)電子檔案的管理利用進(jìn)行權(quán)限限制，同時(shí)充分利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，提升對(duì)未知威脅的檢測(cè)和預(yù)防能力，實(shí)現(xiàn)身份精確認(rèn)定和高效鑒別，降低認(rèn)證攻擊安全隱患，更好地在信息化工作中發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常行為、找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，覺(jué)察網(wǎng)絡(luò)攻擊行為的蛛絲馬跡、找到攻擊源，識(shí)別網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊、防止欺詐入侵。作為具體管理人員，要嚴(yán)格管控涉密區(qū)域，確保涉密區(qū)與非涉密區(qū)物理隔離，嚴(yán)禁聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)設(shè)備入內(nèi)；互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)要粘貼非密標(biāo)簽，實(shí)行標(biāo)簽化管理；不定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、安全設(shè)備和軟件進(jìn)行升級(jí)及病毒查殺，保障涉密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)安全。

3.4 提升檔案服務(wù)社會(huì)水平

檔案利用是檔案工作發(fā)揮價(jià)值的集中體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案服務(wù)主要是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一種開(kāi)放式、多元化、廣泛化服務(wù)，各檔案主管部門在規(guī)范電子檔案收集、管理、存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，應(yīng)大力開(kāi)發(fā)檔案信息，促進(jìn)檔案服務(wù)利用走向多元化、多樣化，充分彰顯檔案價(jià)值。一是領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，在思想上從被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)、從單一服務(wù)到綜合服務(wù)的行動(dòng)轉(zhuǎn)變，從社會(huì)需求出發(fā)，針對(duì)不同行業(yè)、不同事項(xiàng)、不同用戶制定行之有效、精確匹配的個(gè)性化檔案利用服務(wù)計(jì)劃，進(jìn)而為社會(huì)各界利用者提供優(yōu)質(zhì)電子檔案信息服務(wù)。二是發(fā)揮電子檔案資源共建共享優(yōu)勢(shì)，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推動(dòng)等先進(jìn)技術(shù)，完成電子檔案信息的整合、加工、檢索、共享，同時(shí)廣泛收集社會(huì)廣大受眾群體的檔案利用方式和需求，對(duì)其進(jìn)一步分析、追蹤，為用戶推送有價(jià)值的信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案服務(wù)不受時(shí)空限制。三是提供遠(yuǎn)程服務(wù)，借助通信技術(shù)、云技術(shù)等積極構(gòu)建遠(yuǎn)程檔案服務(wù)利用平臺(tái)，以異地人工實(shí)時(shí)服務(wù)方式將檔案信息進(jìn)行交互，在更加廣泛的范圍內(nèi)為社會(huì)各行各業(yè)提供遠(yuǎn)程電子檔案查詢、利用、共享等功能操作[7]，使服務(wù)突破地域限制、節(jié)約成本，更好地發(fā)揮電子檔案的利用價(jià)值。四是大力推行微服務(wù)、云服務(wù)，以微信、微博、視頻號(hào)作為載體進(jìn)行電子檔案信息即時(shí)傳播，實(shí)行線上查檔，為公眾提供更加直接的電子檔案利用渠道，降低電子檔案與公眾的距離感，提高電子檔案利用率，達(dá)到信息共享、互動(dòng)交流、強(qiáng)化協(xié)作的目的，更好地為公眾提供電子檔案信息服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：劉妍（1989— ），大學(xué)學(xué)歷，中國(guó)郵政文史中心（中國(guó)郵政郵票博物館）館員，研究方向：企業(yè)檔案管理、大數(shù)據(jù)與檔案管理。