高校數(shù)字化校史協(xié)同編研體系的構建研究

孫安寧/中國計量大學

校史編研在高校檔案工作中具有重要價值，是基于檔案史料挖掘，弘揚辦學精神，講好大學故事，實現(xiàn)檔案育人的重要手段，內(nèi)容精彩、影響深遠?！吨袊鴻n案》刊登的一篇專訪中指出：應該把更多的時間和精力放在開展編研上，因為檔案部門開展編研所具備的條件是其他任何部門所不具備的，而做好編研工作又是提高檔案工作服務水平的重要舉措[1]。

回顧高校校史編研的發(fā)展歷程，呈現(xiàn)出三方面的特點。一是機構專門化，從清華大學1959年成立校史研究室的前身“校史編寫組”，到如今各高?；蛞劳袡C關部門或依托檔案館或依托歷史系成立的校史編研機構，校史編研工作正逐步走向常態(tài)化。二是隊伍穩(wěn)定化，早期可以追溯到1988年，群眾性學術團體“中國高等教育學會校史研究分會”成立；經(jīng)過20年的發(fā)展，“浙江大學校史研究會”這一高校校史研究學術組織也在2009年應運而生，可見無論從國家層面還是高校層面，校史研究隊伍逐步壯大。三是內(nèi)容專題化，既有志書、年鑒等資料性工具書的編寫，又有人物、事件等個案研究；既有革命史、發(fā)展史的視角，又有社會學、教育學的切入，校史編研的內(nèi)容日趨豐富。

校史編研越來越受到重視的同時，反觀學術界和理論界卻對其研究甚少。在中國知網(wǎng)總庫中，以校史編研為主題進行搜索，共搜索到學術期刊、學位論文和會議交流94篇，其中近3年刊發(fā)的文章只有7篇。對研究成果進行分析，不難發(fā)現(xiàn)研究內(nèi)容多集中在校史編研的功能、特點和啟示，校史編研與校園文化傳承的關系，口述檔案興起及對校史編研的推動等?！墩憬瓩n案》2022年第1期《基于Spark技術的高校校史編研系統(tǒng)研究與實現(xiàn)》一文是數(shù)字技術應用于校史編研的較新的研究成果，可見理論研究滯后工作實踐較為突出。

校史編研取得積極的進展，但是傳統(tǒng)的眾手成書的編研形式，依然面臨著館藏檔案查找效率低下，關鍵信息重復核對內(nèi)耗嚴重，編研成果呈現(xiàn)形式單一、利用率不高等困境。在數(shù)字浙江建設深入推進的大背景下，截至2021年4月，浙江省已有16家高校檔案館達到省高校示范數(shù)字檔案室（館）建設要求。80%以上館藏永久、長期檔案的數(shù)字化率給高校校史編研提供了新的機遇，也帶來新的挑戰(zhàn)。本文依托協(xié)同辦公基本原理，在檔案管理系統(tǒng)中嵌入校史協(xié)同編研平臺，以期構建高效整合校史資源、多形式展示校史編研成果的高校數(shù)字化校史協(xié)同編研體系。

1 基礎：數(shù)字化校史資源建設

1.1 館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工

紙質(zhì)檔案在高校館藏檔案中占比95%以上，數(shù)字賦能校史編研，必須要對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，這是檔案資源共享共用的基礎環(huán)節(jié)。首先，要對館藏紙質(zhì)檔案進行全面梳理，按照應數(shù)盡數(shù)的原則，部署紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工工作，如果無法一次性全面完成的，按照共享性強、利用率高、保管期限長等原則分步實施。其次，要注重檔案數(shù)字化過程管理，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量?？梢栽跀?shù)字化全過程采取“三核對”檢查辦法，通過人、機雙重校對，全面核查館藏檔案數(shù)據(jù)，具體為：第一，數(shù)字化前對實體檔案的頁號、題名等著錄信息進行核對，保證原始檔案的正確性和完整性；第二，數(shù)字化過程中對形成的電子文件進行核對，保證掃描圖像端正、清晰，還原度高；第三，數(shù)字化結(jié)束后對電子文件的目錄和檔號進行二次核對，確保電子文件的檔號和檔案管理系統(tǒng)中的檔號一致，順利實現(xiàn)成果與目錄的 100%掛接。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件光學字符識別（OCR）

紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件光學字符識別（OCR）是管控數(shù)據(jù)質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)，對檔案資源的開發(fā)利用至關重要。2019年12月16日，檔案行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件光學字符識別（OCR）工作規(guī)范》（DA/T 77—2019）由國家檔案局發(fā)布，并于2020年5月1日起正式實施。該標準對檔案OCR工作進行規(guī)范，明確其組織、實施和管理要求。由于人員限制，現(xiàn)階段高校紙質(zhì)檔案OCR工作基本采用外包形式，因此在對外包企業(yè)的選擇上要嚴格把關，全方位考量企業(yè)的相關資質(zhì)和業(yè)內(nèi)服務情況。一些自主開發(fā)能力強的高校檔案館，也可以通過在檔案數(shù)字化生產(chǎn)平臺中開發(fā)相應的模塊，采取抽檢的方式對檔案OCR圖像導入、圖像預處理、比對識別、修改校正、成果整理輸出等業(yè)務環(huán)節(jié)的全過程進行有效控制[2]。

1.3 聲像檔案修復和圖像特征提取

聲像檔案在客觀、準確還原歷史場景上，有著紙質(zhì)檔案難以企及的優(yōu)勢。隨著時間的推移，高校館藏電影膠片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、照片等聲像檔案慢慢損壞，其依賴的存儲載體、數(shù)據(jù)傳輸模式也逐漸被淘汰，很多聲像檔案面臨著無法利用，或是信息丟失的現(xiàn)狀，迫切需要聲像檔案的修復和數(shù)字化轉(zhuǎn)存。在聲像檔案數(shù)字化的基礎上，可以對學校發(fā)展歷程中的重大事件、重要人物、標志性景觀等數(shù)字資源進行圖像特征提取，為后續(xù)校史編研的有效利用提供素材。當然，如果條件允許，則可以對所有的數(shù)字化聲像檔案資源進行圖像特征提取，通過計算機算法，對數(shù)字化聲像檔案進行分類或聚類，為校史編研挖掘更多的信息，提供更豐富的素材。

2 核心：數(shù)字化校史協(xié)同編研實施

2.1 基本思路

協(xié)同是數(shù)字化時代組織效率的本質(zhì)，協(xié)同編研則是推進數(shù)字化校史編研的核心。數(shù)字化校史協(xié)同編研與傳統(tǒng)的人工或是半自動編研最大的區(qū)別在于，其是以主題為中心，提供基于工作流的多人協(xié)同編研平臺，以進一步提高編研效率。流程大致可以分為六步：一是確定編研主題，分為年鑒等常態(tài)化編研和根據(jù)高校階段性的工作中心任務或是特定的時間節(jié)點提出的特定主題編研兩部分。二是設計編研模板，對于常態(tài)化編研，可通過固定的編研模塊來重復實現(xiàn)，而特定主題編研則需要編研人員根據(jù)主題定制不同的模板。三是明確編研規(guī)則，包括行文規(guī)范、成果體現(xiàn)、審校流程等，并將規(guī)則轉(zhuǎn)化為計算機語言。四是設定數(shù)據(jù)調(diào)用范圍，根據(jù)編研主題進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，再結(jié)合人工比對，判斷數(shù)據(jù)的準確性。五是人工編研，在前期數(shù)據(jù)收集、校對的基礎上，編寫人員分塊協(xié)作加工，包括語言組織、重點凝練、結(jié)構優(yōu)化、幾審幾校等。六是終審發(fā)布，編委會終審通過后，根據(jù)編研內(nèi)容，確定發(fā)布形式和公開范圍，通過相應的數(shù)據(jù)接口進行成果展示。

2.2 平臺構建

數(shù)字化校史協(xié)同編研必定依托檔案數(shù)字化編研系統(tǒng)實現(xiàn)，因而設計、提供一個能滿足多人協(xié)同編研需求的平臺是建設核心。當然，建立合理的組織機構是第一步，是科學、高效搭建平臺的前提條件。以年鑒編寫為例，這項工作涉及高校每個部門，要根據(jù)部門編寫人員、部門審核人員、年鑒編寫辦公室編輯、副主編、主編和年鑒編委會委員、副主任、主任等不同角色搭建好組織機構，賦予不同的職責和權限。在編研過程中，所有流程的實施與管理都要能在編研系統(tǒng)中體現(xiàn)。模塊按性質(zhì)可以分為兩類：第一類是工作模塊，第二類是管理模塊。工作模塊主要實現(xiàn)調(diào)用、編輯和輸出功能。具體而言，調(diào)用功能主要指的是檔案數(shù)字化編研系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，并從中讀取館藏數(shù)字檔案資源，提取既定編研模板；編輯功能是校史協(xié)同編研的核心環(huán)節(jié)，一方面實現(xiàn)調(diào)取數(shù)字資源的校對、整合、利用，另一方面可以進行自主錄入編輯，從而完成計算機原始數(shù)據(jù)整理到人工智能開發(fā)的轉(zhuǎn)化；輸出功能是編研最終成果的展示，可以多元化的、多類型的呈現(xiàn)，滿足不同編研成果的展示需求。管理模塊則包括系統(tǒng)管理、規(guī)則管理、數(shù)據(jù)流管理和工作流管理。簡而言之：系統(tǒng)管理主要保證檔案數(shù)字化編研系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效、有序運行，確保數(shù)據(jù)安全；規(guī)則管理則是盡可能實現(xiàn)編研過程標準化，包括數(shù)據(jù)規(guī)范、模板統(tǒng)一、編研規(guī)則一致等，提高校對效率；數(shù)據(jù)流管理，旨在實時記錄編研的過程，協(xié)同編研操作者調(diào)用、修改、審校所有數(shù)據(jù)被一一記錄并可以回溯，實現(xiàn)數(shù)據(jù)層面的有效管理；工作流管理主要針對編研流程的管控，可以根據(jù)進度和計劃引導編研工作有序開展。

2.3 特色功能

基于校史編研實踐，在數(shù)字化校史協(xié)同編研系統(tǒng)中建議增加三項功能。一是數(shù)字資源來源回溯功能。在調(diào)用檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)時，不但調(diào)用具體內(nèi)容，建議同時提供調(diào)用鏈接。為編研過程中反復回溯查考提供便利。二是智能檢索功能。相對于傳統(tǒng)的手動檢索，智能檢索功能可以為協(xié)同編研提供強大的數(shù)據(jù)支撐。數(shù)字化校史編研的優(yōu)勢在于對館藏檔案資源的全方位便捷利用，相較傳統(tǒng)載體檔案，智能檢索可以通過數(shù)據(jù)分析比對梳理檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，為編研人員提供新的思路、視角以及豐富的素材。智能檢索應用于聲像檔案，可以通過以圖搜圖、以圖搜視頻、以人搜圖、以人搜視頻等檢索手段，全面高效挖掘整合館藏資源，凸顯編研特色和亮點。三是模板定制功能?；诰幯兄黝}，開發(fā)不同類型的協(xié)同編研模板，其目的是使主題編研更加便捷、規(guī)范，展示效果更強。比如科研獲獎情況，可以用表格的形式進行梳理；大事記，則用時間軸的形式來體現(xiàn)更直觀；班級、活動圖片，用相冊來體現(xiàn)視覺沖擊力更強等等。

3 預期：數(shù)字化校史編研成果呈現(xiàn)

3.1 兩微一端動態(tài)展示

兩微一端動態(tài)展示是目前采用最多的數(shù)字化校史編研成果展示方式，能夠較為便捷的實現(xiàn)，為大多數(shù)閱讀者接受。高校檔案館大多擁有自己的公眾微信號，一般都設有校史編研專欄，有的學校還有自己的校史網(wǎng)站。重大校史編研成果不但在高校檔案館微信公眾號發(fā)布，高校官方公眾微信號和官方微博也會及時轉(zhuǎn)發(fā)。比如：浙江大學檔案館在其公眾微信號上與檔案編研相關的主題欄目設置了校史編研、求是學人、系科發(fā)展、發(fā)現(xiàn)檔案、影史鉤沉等五大板塊；上海交通大學檔案文博管理中心，在疫情期間推出云游文博系列活動，發(fā)布《云上文博劇場，伴你抗疫且行，靜心雅意待春歸》主題推送，讓讀者與歷史、文化、藝術對話中感受優(yōu)秀文化的無限魅力；中國計量大學42周年校慶時，在學校官方公眾微信號和官方微博中發(fā)布“歲月如歌！李樂山與中國計量大學”推文，深度解讀分享李樂山同志與中國計量大學的深厚歷史淵源。兩微一端平臺為校史編研成果的實時動態(tài)展示提供了有效的平臺。

3.2 SQLite+H5靜態(tài)展示

采用SQLite+H5靜態(tài)展示，可以使校史編研成果脫離編研系統(tǒng)，解決了離線環(huán)境或是沒有系統(tǒng)支持的編研成果展示需求。部署過程中，編研成果脫離系統(tǒng)以壓縮包形式導入各種展示平臺，使展示速度更快，部署更便捷，安全性更高。比如：一些高校在校史館展示的校友學籍查詢平臺，就是在前期整理歷屆校友成績單、畢業(yè)照、活動照片的基礎上，導入學籍查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)靜態(tài)展示。

3.3 VR虛擬場館展示

通過云端VR技術，使參觀者打破時間、空間的限制，在視覺、聽覺等立體化運用的基礎上，全方位沉浸式感受校史編研成果。VR虛擬場館展示主要運用于兩個方面：一是臨時展館因時間、場地等原因拆除后，開通虛擬場館，滿足長期的參觀需求；二是作為長期展館現(xiàn)場參觀的補充，使參觀者足不出戶就能在電腦上或通過手機掃描便捷參觀。目前，吉林大學、河海大學、上海師范大學、合肥工業(yè)大學等諸多高校建設了VR全景校史館，中國計量大學則在“王大珩與中國計量大學”展實體展廳拆除后，自主開發(fā)了VR展廳。這些都是VR虛擬場館展示校史編研成果的具體實踐。

3.4 讀屏概念展示

讀屏概念展示，將傳統(tǒng)紙質(zhì)編研成果電子化，適應讀屏時代閱讀者的閱讀需求。全媒體時代，閱讀的平臺和載體改變巨大、更新加速。電腦屏、IPAD屏、手機屏，使閱讀可以隨時隨地進行。紙質(zhì)書、電子書、有聲書正成為主流的三類知識載體，“忙時讀屏，閑時讀書”已成為越來越多人的選擇。校史編研成果適應讀屏時代的閱讀，首先要求編研工作者在編研成果的標題上下功夫，擬定一個準確、傳神的標題來吸引閱讀者；其次要在內(nèi)容上下功夫，編研內(nèi)容盡可能精煉化、生動化，結(jié)合圖文、視頻、音頻，吸引閱讀者的快閱讀和碎片化閱讀。