司法檔案的史料價(jià)值與規(guī)范管理方法探究

摘 要：司法檔案就是長期保存的訴訟卷宗，也包括各類司法工作相關(guān)文件、表冊(cè)等資料。司法檔案不僅是司法機(jī)關(guān)開展訴訟相關(guān)工作、活動(dòng)后存檔備查的歷史記錄集料，同時(shí)也是用于考察工作、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、立法參考以及社會(huì)、歷史等學(xué)科研究的重要參考資料。由此可見，司法檔案有較高的史料價(jià)值，在實(shí)際管理的過程中，應(yīng)該深入挖掘檔案的史料價(jià)值，并根據(jù)檔案特點(diǎn)采取規(guī)范有效的管理辦法，本文就此進(jìn)行了相關(guān)的闡述和分析。

關(guān)鍵詞：司法檔案；史料價(jià)值；規(guī)范管理

在新時(shí)期發(fā)展背景下，應(yīng)該加強(qiáng)司法政務(wù)管理工作，全面推進(jìn)政務(wù)公開。在這個(gè)過程中，司法檔案發(fā)揮著重要的作用，其匯總了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，承載著有關(guān)司法工作的各項(xiàng)信息。為提升司法實(shí)踐水平，應(yīng)該充分利用司法檔案，深入挖掘司法檔案的史料價(jià)值，為各項(xiàng)工作的開展提供參考依據(jù)。與此同時(shí)，采取規(guī)范的司法檔案管理措施，確保檔案長期留存，為檔案精準(zhǔn)利用提供良好的條件，可以根據(jù)“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)范，構(gòu)建更加完善的檔案利用和管理體系，深入挖掘司法檔案的價(jià)值，為各項(xiàng)司法工作提供參考依據(jù)。

一、司法檔案的界定

從不同的學(xué)術(shù)角度出發(fā)，對(duì)司法檔案有不同的界定。通?？梢詮奈⒂^和宏觀兩個(gè)層面對(duì)司法檔案進(jìn)行界定。在微觀層面，司法檔案就是在司法機(jī)構(gòu)語境中的法律適用情境，包括表達(dá)訴訟請(qǐng)求、再現(xiàn)案件事實(shí)等，以口頭或書面文本的形式體現(xiàn)，包括證人證言、訴狀和審判記錄等；從宏觀層面界定，司法檔案就是采用文本的形式，對(duì)歷史、社會(huì)、政治等學(xué)科中可開展的司法活動(dòng)內(nèi)容、過程、場(chǎng)景等進(jìn)行記載。相比于普通的檔案資料，司法檔案蘊(yùn)含國家各種社會(huì)主體、利益立場(chǎng)的角色信息，通常會(huì)進(jìn)行同類或異類的信息對(duì)比，可以以此追溯制度的歷史源頭，也可以更加深入地了解案件真相，充分體現(xiàn)了司法檔案的特殊性，說明司法檔案在社會(huì)史、文化史等歷史研究中有很大的利用價(jià)值。司法檔案記載了歷史性、追溯性的司法過程，在司法行為實(shí)施的過程中，司法檔案是重要的規(guī)劃和程序化載體，同時(shí)，也可以通過文本的形式充分體現(xiàn)司法文明發(fā)展進(jìn)程。應(yīng)該精準(zhǔn)利用司法檔案，不能局限于“還原”司法歷史現(xiàn)象，還要深入揭示司法歷史的意義結(jié)構(gòu)，分析其與當(dāng)前法治境遇的關(guān)聯(lián)性，改變傳統(tǒng)的利用觀念，采取更加專業(yè)的利用手段和管理方式，可以充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

二、司法檔案的史料價(jià)值

1.記錄司法進(jìn)程

從我國發(fā)展現(xiàn)狀來看，我國司法管理水平不斷提升，在依法治國方針的帶領(lǐng)下，各項(xiàng)制度、規(guī)章不斷完善。與此同時(shí)，司法檔案管理也更加科學(xué)，可以更深入挖掘檔案的史料價(jià)值，為現(xiàn)代司法工作提供了更多依據(jù)，充分發(fā)揮了指導(dǎo)意義。在服務(wù)型政府建設(shè)的背景下，結(jié)合國家法治建設(shè)進(jìn)程，需要采取更加有效的司法檔案管理措施，充分挖掘其史料價(jià)值。從功能角度分析，司法檔案記錄了司法實(shí)踐的過程，通過閱讀檔案內(nèi)容，可以獲取相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，通過深度分析，可以為司法建設(shè)提供參考依據(jù)，使我國法治建設(shè)水平進(jìn)一步提升。司法檔案真實(shí)記錄了我國政務(wù)公開發(fā)展歷程，包括建設(shè)和諧社會(huì)、依法治國等法律條款、發(fā)展進(jìn)程都可以通過司法檔案直觀、真實(shí)地呈現(xiàn)出來，為后續(xù)政務(wù)開展提供依據(jù)和參考。不僅如此，司法檔案也可以將司法變革歷史充分還原，為建立新的發(fā)展目標(biāo)提供參考，能夠更加穩(wěn)定、有序地開展各項(xiàng)工作。

2.積累司法經(jīng)驗(yàn)

司法檔案匯總了以往的司法實(shí)踐內(nèi)容，根據(jù)這些內(nèi)容可以總結(jié)豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。法律具有開放、多元的特點(diǎn)，司法實(shí)踐往往會(huì)與各個(gè)領(lǐng)域聯(lián)系在一起，包括政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和歷史等。通過司法檔案，可以更加全面地了解中國古代法律制度、文化的真實(shí)情況。從古代法律文化的歷史敘事角度分析，可以挖掘更多與社會(huì)大眾有關(guān)的法律生活、意識(shí)和民間秩序等，能夠充分展現(xiàn)司法檔案的利用價(jià)值。通過司法檔案，可以直接了解各級(jí)司法官吏、幕后主體等實(shí)際情況，根據(jù)法律、規(guī)律和情理等以事件為核心進(jìn)行討論，可以構(gòu)建更加完善的司法文化場(chǎng)景。檔案本身就具有原始記錄的特點(diǎn)，是社會(huì)記憶的重要載體。雖然并非社會(huì)的核心發(fā)展動(dòng)力，但在司法經(jīng)驗(yàn)積累、法治文化傳播和現(xiàn)代治理等方面都發(fā)揮著重要作用。從某種角度分析，檔案可以對(duì)國家機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行客觀預(yù)言和充分揭示。通過挖掘司法檔案的史料價(jià)值，將司法檔案作為基礎(chǔ)，對(duì)當(dāng)前司法問題進(jìn)行反思分析，不論是在選擇法制建設(shè)路徑的過程中，還是在司法更新迭代的過程中，都可以充分感受傳統(tǒng)與現(xiàn)代的法制文化對(duì)立、銜接與現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，是不可或缺的司法經(jīng)驗(yàn)積累載體。

3.反映社會(huì)歷史

司法檔案記錄了司法機(jī)關(guān)在不同歷史時(shí)期對(duì)各類案件的審理和判決過程，可以反映出社會(huì)的法律制度、司法實(shí)踐和社會(huì)風(fēng)貌等方面的變遷。通過研究司法檔案，可以了解社會(huì)的法律觀念、法律制度的演變以及社會(huì)問題的變化。

4.揭示個(gè)案細(xì)節(jié)

司法檔案中包含了案件的詳細(xì)信息，如當(dāng)事人的身份、案發(fā)經(jīng)過、證據(jù)材料以及法庭審理過程等。這些細(xì)節(jié)可以幫助研究者還原案件的真實(shí)情況，了解當(dāng)時(shí)的社會(huì)背景和人們的生活狀況，對(duì)于研究社會(huì)歷史和個(gè)案研究具有重要意義。

5.證明法律適用和司法公正

司法檔案是司法機(jī)關(guān)對(duì)案件進(jìn)行審理和判決的依據(jù)和記錄，可以證明法律的適用和司法的公正性。通過研究司法檔案，可以評(píng)估司法機(jī)關(guān)的工作效率和司法公正性，為司法改革和法治建設(shè)提供參考。

三、司法檔案規(guī)范管理的問題

1.方式傳統(tǒng)

從發(fā)展情況分析，我國檔案管理制度雖然在不斷改革，但發(fā)展進(jìn)程比較緩慢，很多機(jī)構(gòu)還在采用傳統(tǒng)的管理制度與模式，無法充分滿足現(xiàn)代檔案利用和管理需求，嚴(yán)重影響了司法檔案的精準(zhǔn)利用效果。一方面，我國司法制度日臻完善，司法檔案的公開性、共享性應(yīng)該增強(qiáng)。但在傳統(tǒng)制度和方式下，無法充分挖掘司法檔案的史料價(jià)值，公開程度不足，共享效率低下；另一方面，檔案涉及很多內(nèi)容，存儲(chǔ)和管理壓力倍增，由于管理模式傳統(tǒng)，造成一些檔案損壞、腐爛，甚至丟失等。

2.體系欠缺

司法檔案最主要的史料價(jià)值是可以為司法實(shí)踐提供參考依據(jù)。從當(dāng)前情況看，我國司法檔案管理水平不夠，其史料價(jià)值難以發(fā)揮。主要因?yàn)楣芾眢w系欠缺，不僅信息化建設(shè)水平不高，管理制度也存在漏洞。從目前的情況看，雖然逐漸意識(shí)到司法檔案管理的重要性，但很多工作并未全面落實(shí)，檔案管理會(huì)受到很多人為因素的影響，造成檔案損壞、丟失等問題，查詢與共享的難度也比較大，無法滿足便捷使用的需求。不僅如此，技術(shù)、人才和資金等資源投入不足，相關(guān)部門沒有形成合作關(guān)系，缺少明確的使用規(guī)范和管理要求，造成歸檔、使用和立卷等工作不夠規(guī)范，進(jìn)而影響司法檔案的精準(zhǔn)利用。

3.意識(shí)松懈

從目前的情況看，很多司法檔案已經(jīng)能存儲(chǔ)多年，紙質(zhì)檔案受到環(huán)境影響，容易出現(xiàn)腐蝕、損壞和泛黃等問題，不僅查閱不方便，還容易徹底損毀。在實(shí)際管理的過程中，往往缺少風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和保密意識(shí)。一方面，沒有做好安全管理與保護(hù)，造成檔案在存儲(chǔ)或使用過程中受損；另一方面，沒有做好保密工作，尤其在信息化管理背景下，缺少有效的保密手段，造成檔案內(nèi)容被泄露，檔案系統(tǒng)存在訪問風(fēng)險(xiǎn)等，嚴(yán)重影響檔案的使用價(jià)值。

四、司法檔案的規(guī)范管理方法

1.創(chuàng)新模式，嚴(yán)格規(guī)范

根據(jù)《檔案法》的要求，為充分發(fā)揮司法檔案的史料價(jià)值，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理措施，加強(qiáng)電子檔案歸檔與管理工作，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，采用自動(dòng)化、智能化的辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接，將電子化、數(shù)字化作為建設(shè)基礎(chǔ)，加強(qiáng)前端環(huán)境的把控，保障歸檔的精準(zhǔn)性和高效性。具體來說，應(yīng)該從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔和散存檔案管理變?yōu)橐噪娮訖n案為核心的管理模式，做好電子卷宗歸檔工作，紙質(zhì)卷宗采取精簡歸檔的方式，實(shí)現(xiàn)“一鍵歸檔”，在結(jié)案的同時(shí)就完成司法檔案的建立，在保障規(guī)范的同時(shí)，也能使管理更加便利。為實(shí)現(xiàn)模式創(chuàng)新，應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)保管設(shè)施的建設(shè)，打造全新、規(guī)范的司法檔案室。使用標(biāo)準(zhǔn)化檔案柜，并設(shè)置24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備，管理人員可以使用手機(jī)、電腦實(shí)時(shí)觀察檔案室情況。同時(shí)，采用恒溫、控濕、凈化一體的智能化管理系統(tǒng)，保障清潔、通風(fēng)等工作可以自動(dòng)實(shí)施。在規(guī)范管理方面，嚴(yán)格依照“收集齊備、范圍明確、科學(xué)分類、及時(shí)立卷”的要求落實(shí)工作，精準(zhǔn)鑒別材料內(nèi)容，并做好整理工作。在入庫環(huán)節(jié)中，根據(jù)規(guī)定分類存放，保障檔案目錄、名稱、存放位置保持一致，確保裝訂整齊、編目完整。

2.完善體系，統(tǒng)一管理

為充分挖掘司法檔案的史料價(jià)值，不僅要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，還要構(gòu)建完善的管理和利用體系，制定詳細(xì)的管理制度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的利用途徑，使管理更加規(guī)范有效。從目前的情況看，司法檔案利用途徑有很多種，包括紙質(zhì)檔案外借、閱覽和制作復(fù)制本等，也可以建立電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)共享。但這些利用途徑都比較片面，便捷性不足。在數(shù)字化管理模式下，應(yīng)該充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將單一的利用途徑轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣耐緩胶投鄻踊氖侄?，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)可視化管理，促進(jìn)數(shù)據(jù)智能化、服務(wù)人性化和平臺(tái)多元化等，明確檔案的利用對(duì)象、利用價(jià)值和利用方法，使司法檔案的史料價(jià)值得到充分挖掘。

不同的司法案件對(duì)司法檔案有不同的要求，由于司法檔案的史料價(jià)值較高，應(yīng)該提升管理部門的重視程度，采取資源化的管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)司法檔案信息管理一體化目標(biāo)，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在這個(gè)過程中，應(yīng)該建設(shè)完善的規(guī)范制度，在管理制度的支持下落實(shí)各項(xiàng)工作，保障各個(gè)環(huán)節(jié)有序推進(jìn)。應(yīng)該與日常工作結(jié)合，制定規(guī)范的檔案管理、利用和歸檔等制度，明確具體的管理職責(zé)，強(qiáng)化檔案管理工作紀(jì)律，做好日常管理登記等工作，確保借閱、轉(zhuǎn)出等操作有詳細(xì)的記錄。堅(jiān)持“專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理”的原則，嚴(yán)格落實(shí)司法部、業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)規(guī)定。所有司法檔案都應(yīng)該根據(jù)類型、年度和受理時(shí)間進(jìn)行分類，做好立卷、登記和編號(hào)等工作。案件承辦人在結(jié)案1個(gè)月以內(nèi)完成立卷工作，做好裝訂保存工作的同時(shí)，根據(jù)要求錄入電子檔案。在移交的過程中應(yīng)該嚴(yán)格審查，如果不符合要求，則退回重新整理。

3.強(qiáng)化意識(shí)，保障安全

在檔案管理工作中，加強(qiáng)安全管理十分重要，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，采取有效的安全保障和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。應(yīng)該強(qiáng)化司法檔案安全管理意識(shí)，從存儲(chǔ)、歸檔和利用等多個(gè)方面入手。尤其在司法檔案利用環(huán)節(jié)，可以建立司法檔案信息資源庫，保障檔案的全面性、系統(tǒng)性，提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案查詢與使用服務(wù)。從本質(zhì)上分析，司法檔案信息開發(fā)就是將原本的靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)信息，使檔案內(nèi)容可以更加精準(zhǔn)、恰當(dāng)?shù)乇焕?。根?jù)《檔案法》中的規(guī)定，應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案資源的開發(fā)利用，并在法律層面予以支持?？梢詷?gòu)建定向司法檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)機(jī)制，通過各部門直接合作，搭建聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，使司法檔案的利用更加精準(zhǔn)、及時(shí)。在這個(gè)過程中，應(yīng)該做好信息安全維護(hù)、隱私保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)管控等工作。在擴(kuò)大利用范圍的同時(shí)，也要采取有效的保護(hù)措施。司法檔案屬于“原始記錄”，由于其職業(yè)屬性特殊，內(nèi)容涉及很多個(gè)人隱私，所以在利用的同時(shí)，必須樹立隱私安全保護(hù)意識(shí)，并采取有效的保護(hù)措施。在實(shí)際利用的過程中，應(yīng)該清晰劃分開放檔案和保密檔案的界限，強(qiáng)調(diào)拓展利用范圍，但并非全面公開，應(yīng)該堅(jiān)持依法查詢、合理利用的原因，在涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的情況下，應(yīng)依法管理，避免隨意查詢、信息濫用。尤其在信息時(shí)代背景下，要做好網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)工作，加強(qiáng)保密技術(shù)的應(yīng)用，包括密鑰技術(shù)、防火墻和指紋識(shí)別等技術(shù)手段。

與此同時(shí)，要培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人才，加強(qiáng)人才的篩選、培訓(xùn)和規(guī)范，提升管理人員的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。一方面，重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并對(duì)司法檔案的史料價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，可以結(jié)合司法檔案的特點(diǎn)落實(shí)管理工作；另一方面，要不斷擴(kuò)大管理隊(duì)伍，明確規(guī)范各個(gè)部門、崗位的職能任務(wù)，并通過嚴(yán)格的考核制度，定期進(jìn)行崗位人員的調(diào)整和更換，不斷提升人才隊(duì)伍質(zhì)量，為檔案管理工作注入更多新鮮血液。

五、結(jié)語

綜上所述，司法檔案具有很高的史料價(jià)值，可以記錄司法進(jìn)程，也有助于積累司法經(jīng)驗(yàn)，在法治國家建設(shè)的過程中，司法檔案是重要的參考資料。所以，應(yīng)該加強(qiáng)司法檔案的管理工作，采用規(guī)范化的管理手段，根據(jù)當(dāng)前司法檔案管理工作中存在的問題，采取有效的改進(jìn)措施。首先，應(yīng)該創(chuàng)新司法檔案管理方式，加強(qiáng)信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升管理水平；其次，完善管理體系，明確管理制度，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理；最后，提升安全意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的管理人員，以此確保司法檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

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[作者單位：山東省棗莊市司法局（市公共法律服務(wù)中心）]

作者簡介：李麗（1977—），女，漢族，山東棗莊人，本科，（中級(jí)）館員，研究方向：檔案管理。