機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作研究

文/吉林鐵路運(yùn)輸檢察院 徐安然

隨著我國(guó)中央、地方政府部門工作職能逐漸分化，各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部改革工作也處于持續(xù)推進(jìn)狀態(tài)，連帶社會(huì)管理體系隨之發(fā)生相應(yīng)改變。此時(shí)，“機(jī)關(guān)單位辦公室”作為政府部門平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)中重要支持部門，如何做好行政管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，讓管理與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，就成為重中之重。但是，結(jié)合現(xiàn)下部分機(jī)關(guān)單位辦公室的行政管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在較多不足之處，影響行政部門管理工作效率及質(zhì)量，有待后續(xù)地更新和完善。鑒于此，本次研究展開(kāi)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、機(jī)關(guān)行政管理概述

機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作內(nèi)容，主要指代的是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)管理等工作。新時(shí)期，機(jī)關(guān)單位規(guī)模隨之?dāng)U大，導(dǎo)致辦公室行政管理工作構(gòu)成越來(lái)越復(fù)雜，辦公室行政管理工作流程想要平穩(wěn)運(yùn)行，必須明確各工作人員職責(zé)，制定管理辦法時(shí)，也要求各項(xiàng)條款必須符合機(jī)關(guān)運(yùn)作需求。因此，應(yīng)該從多個(gè)方面去探討機(jī)關(guān)行政管理工作的重點(diǎn)。首先，按照不同部門工作需求，主動(dòng)融合多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定一系列更完善的規(guī)章機(jī)制。其次，處理機(jī)關(guān)單位內(nèi)部公文或是各項(xiàng)電子政務(wù)時(shí)，還應(yīng)該結(jié)合單位各項(xiàng)規(guī)章制度為任務(wù)執(zhí)行流程設(shè)計(jì)提供指導(dǎo)。此外，機(jī)關(guān)單位需要舉辦各類會(huì)議時(shí)，需要積極做好會(huì)議統(tǒng)籌及安排，制定突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制及保障措施，尤其應(yīng)該針對(duì)機(jī)關(guān)單位重大事件做好監(jiān)督，并在事后協(xié)助調(diào)查。

二、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作開(kāi)展的意義

（一）利于提升信息傳遞高效性。辦公室行政管理部門運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)際功能體現(xiàn)在上下級(jí)的信息傳遞，是機(jī)關(guān)單位平穩(wěn)運(yùn)行的重要樞紐，不僅能深刻解讀上級(jí)部門信息，還能夠精準(zhǔn)傳達(dá)上級(jí)精神，為下級(jí)單位更好地執(zhí)行任務(wù)提供指導(dǎo)。一方面，機(jī)關(guān)單位辦公室的設(shè)立，可以為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子做各項(xiàng)決策提供一定參考，確保命令下達(dá)后，順利執(zhí)行到位。另一方面，作為辦公室行政管理人員，還應(yīng)該監(jiān)督基層人員任務(wù)執(zhí)行期間各個(gè)階段工作情況，及時(shí)將各部門出現(xiàn)的問(wèn)題向上級(jí)部門作出準(zhǔn)確反饋，為任務(wù)完成效率提升帶來(lái)幫助。

（二）利于多個(gè)部門間關(guān)系協(xié)調(diào)。一個(gè)組織想要保障正常運(yùn)行狀態(tài)，配置全面且具有統(tǒng)籌功能的辦公室作為組織運(yùn)行的“潤(rùn)滑劑”必不可少。辦公室行政管理人員日常工作中，需要為上級(jí)、下級(jí)之間建立起更加有效的溝通渠道，為部門內(nèi)員工之間的矛盾化解提供思路，確保機(jī)關(guān)單位內(nèi)上下級(jí)之間可以準(zhǔn)確、高效地完成工作對(duì)接。此外，機(jī)關(guān)單位辦公室在傳遞信息時(shí)，也應(yīng)該從信息傳遞的伊始階段，就把控好信息傳遞及時(shí)性，確保可以將各個(gè)部門之間存在的矛盾或沖突化解掉。例如，在機(jī)關(guān)單位上級(jí)下達(dá)命令后，各部門執(zhí)行時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)個(gè)別人，為了自身利益而做出錯(cuò)誤決定，影響機(jī)關(guān)單位工作完成質(zhì)量。此時(shí)，辦公室行政管理人員應(yīng)該介入，做好協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，達(dá)成“想領(lǐng)導(dǎo)所想、做好各程序超前服務(wù)”目標(biāo)，為任務(wù)快速完成起到促進(jìn)作用。

（三）利于助推機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。機(jī)關(guān)單位是指行使國(guó)家權(quán)力、從事國(guó)家管理工作的相關(guān)部門，該類部門管理水平及能力，將直接與群眾切身利益產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，甚至?xí)P(guān)乎國(guó)家在國(guó)際上的名譽(yù)。因此，想要完善機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理機(jī)制，就必須制定更為健全、完善的行政管理機(jī)制，培訓(xùn)管理人員綜合素養(yǎng)，才能真正將機(jī)關(guān)單位辦公室行政工作開(kāi)展作用及價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，最終為機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)起到促進(jìn)作用。

三、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作質(zhì)量提升研究

2022 年，筆者所在檢察院辦公室，在院內(nèi)黨組織領(lǐng)導(dǎo)下，全面就《最高人民檢察院關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代檢察機(jī)關(guān)辦公室工作的意見(jiàn)》做深入解讀，以此發(fā)揚(yáng)文件精神，將辦公室的綜合管理價(jià)值與作用發(fā)揮出來(lái)，凸顯出辦公室督促檢查與綜合協(xié)調(diào)乃至政務(wù)保障等職能。為此，重點(diǎn)作出下述辦公室行政管理工作優(yōu)化。

（一）突出政治引領(lǐng)，加強(qiáng)組織建設(shè)。院內(nèi)黨支部自成立以來(lái)，一直堅(jiān)持將學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想及系列講話精神，并將其作為辦公室工作開(kāi)展的首要政治任務(wù)。因此辦公室在組織建設(shè)方面，作出了如下改進(jìn)：1.累計(jì)召開(kāi)全體黨員大會(huì)8次，支委會(huì)5 次，主題黨日活動(dòng)5 次，專題黨課1 次。2.規(guī)范e支部平臺(tái)建設(shè)，線上線下管理結(jié)合，對(duì)黨員信息、支部信息進(jìn)行日常維護(hù)；11 月初，開(kāi)展“檢社共建”活動(dòng)，組織全體黨員深入社區(qū)，召開(kāi)座談會(huì)，同社區(qū)工作者圍繞“檢企共建，為民服務(wù)”進(jìn)行交流，走訪慰問(wèn)貧困住戶，為進(jìn)一步做好互建活動(dòng)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。3.支部堅(jiān)持做好黨員日常管理工作，加強(qiáng)對(duì)入黨積極分子培養(yǎng)，嚴(yán)把發(fā)展黨員政治關(guān)，目前第一黨支部現(xiàn)有黨員6 人，預(yù)備黨員3人，發(fā)展對(duì)象1人，積極分子1人。

（二）狠抓素質(zhì)提升，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。辦公室結(jié)合“質(zhì)量建設(shè)年”工作要求，積極開(kāi)展本條線精細(xì)化崗位練兵，以提升整體工作水平為目，開(kāi)展了以保密、檔案、計(jì)算機(jī)操作、報(bào)表填報(bào)、財(cái)務(wù)規(guī)范化等為主題的崗位練兵。在崗位練兵發(fā)展中，堅(jiān)持將解決實(shí)際問(wèn)題作為工作重點(diǎn)，培養(yǎng)辦公室干警在工作中第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)、分析并解決問(wèn)題。同時(shí)，還借助于崗位練兵活動(dòng)的組織，進(jìn)一步提升辦公室全體人員的責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律規(guī)矩意識(shí)和自身能力水平，增強(qiáng)隊(duì)伍凝聚力，營(yíng)造積極、健康的良好工作氛圍。

（三）抓好“質(zhì)量建設(shè)年”落實(shí)，全面開(kāi)展各項(xiàng)工作。1.做好信息簡(jiǎn)報(bào)工作，加強(qiáng)公文審核。辦公室全年共起草文稿90 余份，報(bào)送工作簡(jiǎn)報(bào)41 篇，其中3 篇工作簡(jiǎn)報(bào)被分院轉(zhuǎn)發(fā)，1 篇被省院轉(zhuǎn)發(fā)。在公文處理方面，對(duì)業(yè)務(wù)部門上報(bào)簡(jiǎn)報(bào)、院發(fā)文嚴(yán)格把關(guān)審查，縮短辦理時(shí)限，重視行文質(zhì)量，日常發(fā)文重點(diǎn)圍繞檢察工作，仔細(xì)反復(fù)推敲審核，不斷提高公文審核水平及起草文稿質(zhì)量。2.做好信息技術(shù)工作。吉林鐵路運(yùn)輸檢察院今年共完成8件技術(shù)協(xié)助辦案和3件公益訴訟技術(shù)支持工作。按照省院和分院的要求，完成2.0系統(tǒng)后臺(tái)的配置工作，并在日常辦案中根據(jù)本院實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整，解決業(yè)務(wù)部門在使用中遇到的困難，有效地滿足了辦案需求；在統(tǒng)一業(yè)務(wù)2.0 配套終端方面，采購(gòu)并安裝完成15 臺(tái)國(guó)產(chǎn)化終端和國(guó)產(chǎn)打印機(jī)；按照省院工作部署開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全檢查，確保所有內(nèi)網(wǎng)終端和檢察工作網(wǎng)終端都有安裝防病毒軟件并及時(shí)更新。3.做好財(cái)務(wù)工作，加大經(jīng)費(fèi)裝備保障力度。本院在財(cái)務(wù)管理方面，做到了財(cái)務(wù)制度健全，日常賬務(wù)處理及時(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證符合規(guī)定，報(bào)銷審批流程完善，結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)資金及時(shí)上繳。除完成日常財(cái)務(wù)工作，今年院內(nèi)共接受3 次重大檢查，包括駐省院紀(jì)檢監(jiān)察組聯(lián)合省院機(jī)關(guān)紀(jì)委、審計(jì)部開(kāi)展糾治“四風(fēng)”專項(xiàng)監(jiān)督檢查、省院計(jì)劃財(cái)務(wù)裝備部聯(lián)合審計(jì)部進(jìn)行的重大項(xiàng)目和法警津貼專項(xiàng)檢查以及鐵檢分院委托長(zhǎng)春紅巖會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)院內(nèi)開(kāi)展的2021 年財(cái)政財(cái)務(wù)收支情況的審計(jì)檢查。檢查中，院內(nèi)均積極支持與配合，能夠按照檢查組要求，將相關(guān)會(huì)計(jì)資料如實(shí)對(duì)外呈報(bào)，以此為檢查工作順利推進(jìn)提供支持。檢查中指出的如驗(yàn)收單應(yīng)為雙方簽字、檢察文員及聘用人員工資表應(yīng)有對(duì)方公司蓋章、食堂出入庫(kù)設(shè)置不科學(xué)、車輛加油本簽字不完整、應(yīng)加強(qiáng)低值易耗品的管理、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)不應(yīng)流于形式、嚴(yán)格落實(shí)先審批后采購(gòu)原則等幾點(diǎn)問(wèn)題建議，院內(nèi)均已認(rèn)真整改并提交了書面報(bào)告。4.做好檔案管理工作。院內(nèi)嚴(yán)格貫徹落實(shí)檢察檔案歸檔制度相關(guān)要求，及時(shí)收集、整理各門類檔案，完成檔案數(shù)字化工作，現(xiàn)已完成2021年歸檔工作。具體的辦公室檔案管理工作實(shí)務(wù)處理如下：（1）文書檔案共計(jì)歸檔329件，完成數(shù)字化掃描8191頁(yè)。其中永久歸檔89 件，完成數(shù)字化掃描1942 頁(yè)；定期30年歸檔160 件，完成數(shù)字化掃描5310 頁(yè)。（2）定期10 年歸檔80件，完成數(shù)字化掃描939頁(yè);訴訟檔案共計(jì)歸檔44卷。其中：永久8卷、60年21卷、30年15卷；會(huì)計(jì)檔案共計(jì)歸檔43卷。其中永久1卷、30年42卷；音像檔案共計(jì)歸檔7 張，其中影像光盤1 張，公安光盤3 張，認(rèn)罪認(rèn)罰同步錄音錄像3 張。（3）照片歸檔共56 張；科技檔案共計(jì)歸檔4 件。其中科研歸檔4 件；實(shí)物檔案共計(jì)歸檔1件。（4）此外能夠做到充分完善服務(wù)，發(fā)揮檔案價(jià)值，今年共接待查檔18 人次，查閱卷宗210 余卷。5.落實(shí)機(jī)要保密責(zé)任，強(qiáng)化保密作用。按照省院、分院工作部署，院內(nèi)多次開(kāi)展保密培訓(xùn)教育工作，對(duì)現(xiàn)有微信群進(jìn)行統(tǒng)計(jì)備案，制定微信群內(nèi)信息發(fā)布審查機(jī)制和《微信發(fā)布保密審查表》；全面排查清理院內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)涉密敏感信息，對(duì)院內(nèi)微博、微信公眾號(hào)、抖音和今日頭條等互聯(lián)網(wǎng)賬號(hào)進(jìn)行檢查，未發(fā)現(xiàn)有違規(guī)現(xiàn)象；召開(kāi)全院大會(huì)學(xué)習(xí)保密知識(shí)1次、組織各部門自學(xué)密碼法和工作條例1次、以視頻形式參加省院保密培訓(xùn)1 次；嚴(yán)格密碼裝備列裝、使用、報(bào)廢和安全保密管理，按照上級(jí)要求，對(duì)院內(nèi)機(jī)要通道和機(jī)要終端將進(jìn)行升級(jí)，目前已完成機(jī)要終端的軟硬件采購(gòu)工作，后續(xù)等待省院統(tǒng)一組織培訓(xùn)后進(jìn)行安裝測(cè)試工作；規(guī)范機(jī)要通道系統(tǒng)的使用管理，本年度共計(jì)接收一級(jí)機(jī)要通道文件363份，二級(jí)機(jī)要通道文件325份，紙質(zhì)機(jī)要18份，郵寄機(jī)要文件共35次、35件。6.開(kāi)展綜合協(xié)調(diào)工作。院內(nèi)辦公室在做綜合協(xié)調(diào)工作時(shí)，重點(diǎn)主要體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：（1）重點(diǎn)圍繞檢察政令和檢察長(zhǎng)辦公會(huì)等重要會(huì)議的籌備組織，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保落實(shí)力度和效果，今年共計(jì)召開(kāi)檢察長(zhǎng)辦公會(huì)7次，完成各類會(huì)議保障40余次。（2）以“我管”促“都管”，提升督察督辦實(shí)效。對(duì)涉及全局、全院性的工作，主動(dòng)牽頭，完善任務(wù)分解、跟蹤催辦落實(shí)。在推進(jìn)院內(nèi)“質(zhì)量建設(shè)年”工作部署上，辦公室主動(dòng)發(fā)揮協(xié)調(diào)履職作用，通過(guò)“五化工作法”等督辦方式推動(dòng)各部門抓好落實(shí)。（3）建立應(yīng)急報(bào)告機(jī)制，制定院內(nèi)上報(bào)緊急重大信息流程，明確上報(bào)事項(xiàng)、報(bào)送實(shí)效、聯(lián)系人等，確保發(fā)生重大突發(fā)事件、涉檢網(wǎng)絡(luò)輿情、辦案安全事故等，第一時(shí)間向院領(lǐng)導(dǎo)做請(qǐng)示報(bào)告，提升處理方案的穩(wěn)妥性。（4）扎實(shí)做好檢務(wù)保障工作，全年共計(jì)出車337次，其中市內(nèi)出車263次，長(zhǎng)途出車74 次，累計(jì)駕駛里程24028 公里,累計(jì)加油22175元，均做到了安全行駛，無(wú)違章，零事故。

四、機(jī)關(guān)單位辦公室行政管理工作亮點(diǎn)及未來(lái)發(fā)展

（一）工作亮點(diǎn)。今年辦公室在自身建設(shè)方面取得新突破，徐安然同志撰寫的《吉林鐵路運(yùn)輸檢察院走進(jìn)社區(qū)共同開(kāi)展“檢社共建”主題黨日活動(dòng)》在鳳凰網(wǎng)、中國(guó)吉林網(wǎng)發(fā)表。修博文同志的攝影作品在吉林省直機(jī)關(guān)工委組織開(kāi)展的“喜迎二十大·建工新時(shí)代”省直機(jī)關(guān)職工微視頻、攝影比賽中榮獲攝影作品優(yōu)秀獎(jiǎng)。

（二）未來(lái)發(fā)展。一是進(jìn)行檢察專網(wǎng)分級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，持續(xù)推進(jìn)涉密網(wǎng)絡(luò)保密系統(tǒng)建設(shè)。二是完成機(jī)要通道和機(jī)要終端升級(jí)，按照省院安排統(tǒng)一進(jìn)行安裝測(cè)試工作。三是進(jìn)行2 樓電視電話會(huì)議室改造工作，將系統(tǒng)化更換終端設(shè)備。四是堅(jiān)持以文輔政，加強(qiáng)綜合文稿起草工作，積極打造文稿起草骨干，不斷提升稿件質(zhì)量水平。五是在財(cái)政持續(xù)縮減預(yù)算情況下，以節(jié)約、高效、規(guī)范的工作流程確保各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用落實(shí)到位，充分利用預(yù)算一體化中各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)，做好我院財(cái)務(wù)助手角色，提高資金使用率，為本院工作發(fā)展供給物質(zhì)保障。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)單位辦公室運(yùn)行過(guò)程中，想要進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，首先應(yīng)該突出政治層面的引領(lǐng)，以此針對(duì)組織建設(shè)加以強(qiáng)化，促進(jìn)辦公室管理職能全面發(fā)揮作用。其次，圍繞“素質(zhì)管理”為重點(diǎn)，注重機(jī)關(guān)單位辦公室隊(duì)伍內(nèi)部建設(shè)，拔高辦公室團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)水平。此外，還應(yīng)該全面落實(shí)“質(zhì)量建設(shè)年”方案，以此保障院內(nèi)辦公室各項(xiàng)工作順利落到實(shí)處，為機(jī)關(guān)單位整體管理水平提升奠定基礎(chǔ)。