0A辦公系統(tǒng)對于省級疾控中心文書檔案管理工作的影響與思考

左菲

[摘 要]如今，OA辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，加快了省級疾控中心信息化管理建設(shè)的工作進(jìn)程，在多方位、多層次提高中心工作管理總平均水平的同時(shí)，也使中心文書檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。因此，文章將0A辦公系統(tǒng)對于省級疾控中心文書檔案管理具體工作的影響與思考作為研究的中心主題，深入分析文書檔案的改進(jìn)途徑，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

[關(guān)鍵詞]OA辦公系統(tǒng)；省級疾控中心；文書檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-1722（2023）17-0084-03

隨著各單位電子辦公系統(tǒng)的全面更新，傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文轉(zhuǎn)化為電子公文。以各省級疾控中心為例，自2012年開始至今，我國各省疾控機(jī)構(gòu)開始逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。省級疾控中心的工作重點(diǎn)在于疾病預(yù)防、重大疫情應(yīng)急處置與緊急公共衛(wèi)生事件等。因此，工作單位會(huì)經(jīng)常生成多種類型的重要數(shù)據(jù)和資料，其具有一定的科研和歷史價(jià)值。文書是檔案最主要的來源，檔案更是文書的歸屬地[1]?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出了檔案事業(yè)的具體發(fā)展目標(biāo)及指導(dǎo)思想，一直到2020年，全面實(shí)現(xiàn)以信息化為中心的現(xiàn)代化檔案管理模式，推進(jìn)我國檔案管理信息化進(jìn)程。

一、OA辦公系統(tǒng)發(fā)展歷程

OA（Office Automation）主要是指自動(dòng)化辦公或者辦公自動(dòng)化。OA辦公系統(tǒng)作為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位滿足無紙化需求的系統(tǒng)，能夠?qū)⒁酝趯?shí)際工作中出現(xiàn)的事務(wù)申報(bào)和文件傳輸?shù)裙ぷ魍ㄟ^計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。OA辦公系統(tǒng)最早出現(xiàn)在20世紀(jì)70年代末期，20世紀(jì)90年代末期出現(xiàn)“協(xié)同型OA”，2013年左右出現(xiàn)移動(dòng)辦公模式。OA辦公系統(tǒng)從Web版本發(fā)展到如今的App形式，其在實(shí)現(xiàn)平臺(tái)化的過程中實(shí)現(xiàn)了很大的躍升，促進(jìn)了社會(huì)科技的迅速發(fā)展。

隨著OA辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)省級疾控中心開始對員工的請假、銷假、出差、審批及公文收發(fā)標(biāo)準(zhǔn)等工作進(jìn)行電子化處理。根據(jù)多年的探索與實(shí)踐，疾控中心在文書檔案管理工作中運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)，有效提高了文書管理工作的效率與質(zhì)量[2]。與此同時(shí)，還需要不斷改進(jìn)信息化管理技術(shù)，確保OA辦公系統(tǒng)不會(huì)被非法人員使用網(wǎng)絡(luò)病毒侵入進(jìn)攻等，否則會(huì)影響疾控中心文書檔案管理工作的開展。

二、OA環(huán)境下中心文書管理工作中存在的問題

（一）需要完善OA文書檔案歸檔環(huán)節(jié)

現(xiàn)階段，省級疾控中心系統(tǒng)中設(shè)定的歸檔全過程是：OA文件在生成后，需要傳回到辦公室，工作人員按照“年份+寫文機(jī)構(gòu)”的命題形式收文，按照“年份+公文代號”的命題形式發(fā)文，將所有公文分別歸納到指定文件夾中，并將其名為“年份+機(jī)構(gòu)+保留期限”，按照一定分類方式歸檔。但是由于缺少專業(yè)的工作人員，難以深入研究與甄別檔案，使得檔案沒有與歸檔相關(guān)的文件號，不符合檔案規(guī)范管理的要求，很容易使電子公文質(zhì)量嚴(yán)重下降，造成OA文書檔案的開發(fā)率和使用率下降。

（二）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度不高

自省級疾控中心成立后，文書檔案管理工作一直不受重視，發(fā)展進(jìn)程十分緩慢。再加上負(fù)責(zé)管理文書檔案的工作人員達(dá)到一定年齡后要退休，使得疾控中心專業(yè)文書檔案管理工作人員嚴(yán)重缺失。

（三）檔案管理團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)程度低

疾控中心特殊的工作性質(zhì)，導(dǎo)致文書檔案管理人員基本是衛(wèi)生技術(shù)專業(yè)人員，其對檔案管理知識(shí)不了解，缺乏基本工作素養(yǎng)[3]。此外，檔案管理人員很少接受技能培訓(xùn)，且變動(dòng)較為頻繁，從而使得中心大部分文件資料的整理、保管、收集及歸檔等工作開展不到位。

（四）OA文書資料管理制度有待完善

省級疾控中心雖然制定了相關(guān)的檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，但是由于長時(shí)間沒有更新和優(yōu)化，其缺乏關(guān)于OA辦公系統(tǒng)下文書資料的管理工作內(nèi)容，從而出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、歸檔范圍不明確和專業(yè)工作人員的職責(zé)分配不清晰等一系列問題。例如，在收錄文件時(shí)，工作人員沒有根據(jù)“雙軌制”的要求及時(shí)打印出紙質(zhì)文件，而是一直等到每年年底檔案人員整理文書檔案時(shí)，才會(huì)想起來還有文件沒有進(jìn)行紙稿打印，進(jìn)而影響文書檔案的整理時(shí)間。如果電子文件出現(xiàn)損壞跡象，那么其中包含的超高科研和歷史價(jià)值的信息就有可能會(huì)丟失，不利于文書檔案管理工作的開展。

三、OA辦公系統(tǒng)環(huán)境對疾控文書檔案管理的影響

OA辦公系統(tǒng)已被廣泛應(yīng)用到實(shí)際生活中，其對文書檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下方面。

第一，提高疾控中心開展文書材料管理工作的效率。在以往的文書檔案管理工作中，文書檔案的收發(fā)、歸檔、入庫及分類等工作都需要大量的工作人員耗費(fèi)大量的時(shí)間。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)利用信息處理技術(shù)開展文書檔案管理工作，能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)字跡模糊或者故意損毀等痕跡[4]，使文書檔案管理工作流程簡單化，進(jìn)而提升文書檔案管理的有效性。

第二，可以大幅度提高疾控中心文書檔案信息的使用率。傳統(tǒng)的文件檔案由于其性質(zhì)原因容易發(fā)生資源內(nèi)容外泄，甚至是丟失等情況。文件資料需要雙方當(dāng)事人面對面完成傳送，這導(dǎo)致傳送過程受到距離和人員管理工作的限制，耗時(shí)費(fèi)力。然而在OA辦公環(huán)境下，疾控中心文書檔案的傳輸僅僅需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就可以輕松實(shí)現(xiàn)，工作人員可以選用手機(jī)、計(jì)算機(jī)或者平板，跨越距離，快速傳送到需要的人手中，十分方便快捷。工作人員可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)精準(zhǔn)定位目標(biāo)材料，從而提高使用效率，進(jìn)而解決傳統(tǒng)文書資料傳輸不方便、很難檢索查閱等問題。

第三，能夠有效提高疾控中心文書檔案的質(zhì)量和水平。隨著科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)的高速增長，我國更加關(guān)注社會(huì)公眾的身體健康問題。與社會(huì)公眾事件有關(guān)的疾控文書和檔案資料大量產(chǎn)生，使得檔案保管數(shù)量呈現(xiàn)直線增長態(tài)勢。如果疾控中心繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理手段，甚至是比較落后的電子化管理手段，將會(huì)對歷史文書檔案的使用率和管理水平造成很大的負(fù)面影響。電子信息化政務(wù)環(huán)境可以使歷史文書檔案保管工作得到改善，可運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)手段進(jìn)行管理，建立完善的管理機(jī)制，采用資源信息共享模式，使文書得到合理利用。

與此同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)在省級疾控中心的應(yīng)用還存在以下幾個(gè)方面的不足。

首先，網(wǎng)絡(luò)安全問題較為明顯。省級疾控中心是我國關(guān)于疾病預(yù)防與控制的主要機(jī)構(gòu)，其相關(guān)聯(lián)的文書檔案不僅包括一些已經(jīng)具有明確治療措施和防御方式的疾病信息、藥物安全信息和食品信息，而且包括未知疾病資料信息和一些需要嚴(yán)加保密的艾滋病患者信息等。因?yàn)殡娮踊臅Y料相對于紙質(zhì)文書資料在修改方面占據(jù)優(yōu)勢，不會(huì)遺留修改痕跡，導(dǎo)致部分不法分子盜竊文書資料信息，并加以篡改、損壞，甚至惡意使用，會(huì)對病人的生命健康產(chǎn)生不同程度的危害，影響社會(huì)秩序的安定。

其次，文書檔案管理制度尚未完善。當(dāng)前，雖然省級疾控中心已經(jīng)建立了有關(guān)疾病預(yù)防和控制的管理工作機(jī)制，但是由于文書檔案管理制度從未經(jīng)過統(tǒng)一完善，工作人員在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)歸檔時(shí)間有偏差、人員職責(zé)不明確、文書材料歸檔形式不規(guī)范等問題。有的部門文書檔案沒有相應(yīng)的保護(hù)措施，相關(guān)部門在利用OA辦公系統(tǒng)處理日常公文時(shí)，沒有妥善保管的習(xí)慣，長此以往，會(huì)導(dǎo)致大量高價(jià)值文件資料丟失、損壞，進(jìn)而使文書檔案得不到規(guī)范管理。

最后，在文書檔案管理工作中，信息化的匹配程度并不高。OA辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，加快了疾控中心文書檔案的信息化進(jìn)程。但是，其在技術(shù)運(yùn)用、設(shè)備使用和人員培訓(xùn)等方面依舊存在很多問題。部分疾控中心領(lǐng)導(dǎo)還存在重視工作人員的業(yè)務(wù)能力、輕視其管理能力的問題。如果疾控中心文書檔案管理工作人員不能及時(shí)更新思想觀念，其對信息的檢索、錄入、運(yùn)用等基礎(chǔ)工作的掌握就不牢固。當(dāng)前，疾控中心文書檔案管理工作對應(yīng)用技能的使用要求偏低，對于新的管理模式，其專業(yè)性和信息化程度嚴(yán)重不足。

四、OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下疾控中心文書檔案管理優(yōu)化措施

（一）重視制度建設(shè)，規(guī)范管理制度

為做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作，首先要重視制度建設(shè)，規(guī)范管理制度。工作人員應(yīng)堅(jiān)持用制度約束人、規(guī)范人，采用標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)章制度管理文書檔案。從國家層面上來說，即使現(xiàn)階段的文書檔案資料管理規(guī)章制度較為完整，但是由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子化辦公環(huán)境下的文書檔案電子化管理模式也需要不斷更新、完善[5]。因此，工作人員應(yīng)采用調(diào)研形式，根據(jù)實(shí)踐工作中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)創(chuàng)新優(yōu)化管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)技術(shù)規(guī)范，在管理標(biāo)準(zhǔn)范圍中增添文書檔案管理的工作全過程內(nèi)容，使檔案管理工作具有一定的科學(xué)性和引導(dǎo)作用。

根據(jù)疾控文書檔案管理工作的反饋情況來看，由于國家相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，需要對檔案嚴(yán)格保密，因此還要完善各種規(guī)章制度。

（二）采用“雙軌制”保存方式

探索提倡紙張保存與電子保存同時(shí)運(yùn)行的“雙軌制”模式。與此同時(shí)，工作人員在將電子版文件保存到計(jì)算機(jī)端時(shí)，注意一定要復(fù)制拷貝副本，從而產(chǎn)生兩套相同檔案。此外，對于重要檔案，像需要永久儲(chǔ)存的原始電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)等，可將其轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)資料文件，進(jìn)而豐富資源，建立紙質(zhì)文書檔案，利用紙質(zhì)載體的可靠屬性及實(shí)物感優(yōu)勢，改進(jìn)電子化文書檔案需要借助電源及高清顯示設(shè)備才能展示的不足?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)中都對標(biāo)準(zhǔn)完善提出了新要求。工作人員在區(qū)分并保管電子化文書檔案時(shí)應(yīng)拷貝一份復(fù)制件，用于檢索查閱[6]。當(dāng)其中一個(gè)電子版文書檔案被他人惡意侵入篡改或者刪除時(shí)，可以用副本修復(fù)，防止文書檔案意外丟失。

（三）加強(qiáng)安全建設(shè)，保護(hù)文書檔案

在QA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境下，省級疾控中心關(guān)于文書檔案的具體管理工作主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

一是豐富文書檔案的安保措施。在規(guī)定時(shí)間仔細(xì)檢查，維護(hù)信息化設(shè)備，創(chuàng)建一個(gè)穩(wěn)定安全的工作環(huán)境。

二是重視文書檔案的保密工作。相關(guān)工作人員可以使用密鑰設(shè)置、保密管理等，結(jié)合文書檔案的現(xiàn)實(shí)需求制定相應(yīng)的保密措施，保障管理工作的順利開展。

三是增強(qiáng)管理工作人員的安全意識(shí)、法律法規(guī)意識(shí)、保密意識(shí)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力?？梢远ㄆ陂_展培訓(xùn)活動(dòng)，幫助文書檔案管理人員提升工作能力和素養(yǎng)，使其加深對法律和網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)，有效降低工作人員的出錯(cuò)頻率，為網(wǎng)絡(luò)危害的防范打下良好基礎(chǔ)。

隨著公共衛(wèi)生事業(yè)的備受重視，省級疾控中心應(yīng)重視檔案管理工作的順利開展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)將這一工作列入重要日程中，以長遠(yuǎn)的眼光開展中心的檔案管理工作。還要通過正規(guī)渠道選拔德才兼?zhèn)洹⒕哂袑I(yè)技能和服務(wù)意識(shí)的人才，讓其擔(dān)任檔案管理工作人員。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對相關(guān)人員的檔案管理技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，激勵(lì)檔案管理工作人員嘗試通過自主學(xué)習(xí)、機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、進(jìn)修等多種方式提高職業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平。

五、結(jié)語

OA辦公系統(tǒng)綜合功能較強(qiáng)，要想使其很好地應(yīng)用于疾控中心文書檔案管理工作中，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。不僅要增加信息化技術(shù)的投入，而且要關(guān)注管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

此外，疾控中心應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，不斷優(yōu)化OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用流程，以滿足管理工作要求，助力我國疾病防控事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，為傳染病的具體分析及科學(xué)防控突發(fā)性的公共衛(wèi)生事件提供豐富的資料支撐，使其使用效益最大化，加快實(shí)現(xiàn)“健康中國”戰(zhàn)略。

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