基于校園文化建設(shè)的高校實物檔案管理研究
——以天津外國語大學為例

文/天津外國語大學 冉虎 崔杰

實物檔案是檔案文獻的重要組成部分。高校實物檔案記錄了學校的發(fā)展歷程和歷史變遷，是學校歷史發(fā)展的重要憑證，是傳承高校文化和大學精神的重要載體。實物檔案具有直觀性和不可再生性。實物檔案作為一種特殊的、不可替代的檔案載體，它是高校檔案文化中的物質(zhì)文化，是建立高校檔案文化的基礎(chǔ)。毋庸置疑，高校檔案館利用實物檔案對廣大師生進行愛校榮校教育、營造校園文化氛圍，從而助力校園文化建設(shè)具有得天獨厚的優(yōu)勢。

一、高校實物檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，國內(nèi)大部分高校檔案館存在忽視實物檔案管理的現(xiàn)象，實物檔案通常無專人負責管理。這樣便造成了實物檔案管理不規(guī)范、不能發(fā)揮實物檔案價值的情況：1.國內(nèi)大部分高校檔案館實物檔案無專門的制度，即無實物檔案分類方案和歸檔范圍，導致實物檔案收集出現(xiàn)不及時、不齊全的現(xiàn)象，同時實物檔案分類“五花八門”，擺放也不規(guī)范。2.國內(nèi)大部分高校校史館的展覽存在“重展板、輕實物”的現(xiàn)象。在校史館中，立在展示墻上的展板太多，且展板上的文字又很多，導致參觀者過度依賴講解員來理解校史，而不能自己直觀、形象地了解學校的歷史變遷，進而不能充分激發(fā)師生愛校榮校的熱情。3.國內(nèi)大部分高校檔案館實物檔案的管理存在“重保存、輕宣傳”的現(xiàn)象。高校實物檔案自接收后，就成了“塵封的記憶”。其實許多實物檔案彌足珍貴，應(yīng)大力挖掘這些檔案的“前世今生”，讓實物檔案“會說話、講故事”，用傳統(tǒng)的實物檔案文化，為校園文化注入生機與活力。

因此，科學規(guī)范地管理高校實物檔案勢在必行。要想科學合理地管理高校實物檔案，就必須找到能最大限度發(fā)揮實物檔案歷史文化價值的視角。校園文化是高校的精神和靈魂，是高校賴以生存和發(fā)展的根基。以高校校園文化建設(shè)為視角，對實物檔案進行管理研究，既可以發(fā)揮實物檔案的歷史文化價值，又可以發(fā)揮實物檔案管理工作在校園文化建設(shè)中的育人作用。

二、高校實物檔案管理研究

以筆者所在學校為例，近幾年不斷完善實物檔案管理，進行了一系列的改革，取得了良好的效果。實物檔案的有效管理，為學校校園文化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)。

（一）完善實物檔案管理制度。為加強學校實物檔案的管理，更加有效地保護和利用實物檔案資源，天津外國語大學綜合檔案室根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》及《天津外國語大學檔案管理辦法》等法律法規(guī)，同時通過實地走訪天津大學、南開大學、天津師范大學和天津商業(yè)大學等高校檔案館，對兄弟院校實物檔案的收集、整理、存放、利用方式等方面進行調(diào)研。結(jié)合學校具體情況，經(jīng)過研究論證后，重新修訂了《天津外國語大學實物檔案管理辦法》。此辦法明確了實物檔案指學校在過去和現(xiàn)在從事教學、科研、管理、學術(shù)活動，以及社會交往中直接形成地對學校和社會有珍藏價值的各種形式的實際物品。在此基礎(chǔ)上，提出了實物檔案的歸檔范圍和保管期限、歸檔時間和歸檔要求以及日常管理及保管利用，從制度上規(guī)范了學校實物檔案的科學管理。

（二）制訂實物檔案分類方案。對我校綜合檔案室現(xiàn)有館藏1000 余件實物檔案的載體形式和實物價值進行分析論證后，將我校館藏實物檔案分為七大類，如表1所示。

表1 實物檔案分類表

（三）館藏實物檔案重新分類。按照新制訂的實物檔案分類方案，對我?，F(xiàn)有館藏1000 余件實物檔案進行重新分類。由于實物檔案大多數(shù)是易碎品且在館藏只有一件，為了最大限度地保護實物檔案的安全，我們沒有直接將實物檔案的“實體”進行重新分類，而是先對實物檔案的“虛擬電子目錄”進行分類，形成了新的紙質(zhì)版目錄后，再對實物檔案的“實體”進行重新分類。具體地做法是，將檔案管理系統(tǒng)中原有的實物檔案電子目錄全部導出成Excel表，按照類別打印出紙質(zhì)版目錄。在紙質(zhì)版目錄上用水筆標出此實物檔案新的類別。然后依據(jù)標記過的紙質(zhì)版目錄，逐一修改電子目錄中實物檔案的類別，每一類別下按照實物檔案形成時間從小到大進行排序，形成新的七大類實物檔案電子目錄（“Excel表”形式）。最后依據(jù)打印出來的新版紙質(zhì)目錄，將原有實物檔案的“實體”進行分類并排序，這樣就完成了對館藏所有實物檔案的重新分類。

（四）錄入實物檔案目錄。將館藏所有實物檔案重新分類后，為了將實物檔案的實體順序永久的固定并保存下來。我們依據(jù)重新調(diào)整的實物檔案目錄（“Excel表”形式），將每件實物檔案的具體信息，包括實物檔案的名稱、形成時間、載體形式、捐贈者、移交單位等，著錄到檔案管理系統(tǒng)中，形成了網(wǎng)絡(luò)版實物檔案電子目錄，可以供全校各部門查詢利用。

（五）設(shè)計并粘貼實物檔案標簽。原有實物檔案的標簽都是在不干膠標簽紙上手寫的，字跡不規(guī)范，而且時間久了，標簽上的字跡容易褪色，標簽容易掉落。為了解決這個困擾多年的問題，我們購置了專用的標簽打印機，并購買了專門的雙防（防水、防油）熱敏標簽打印紙。將檔號作為實物檔案標簽的字體和字號，使標簽看起來美觀且清楚。從陳列美觀和方便利用的角度，科學安排標簽粘貼位置。具體地說，平面的實物檔案，如證書類實物檔案的標簽，統(tǒng)一粘貼于證書背面的右下角；立體的實物檔案，如獎杯類實物檔案，統(tǒng)一粘貼于獎杯底座背面的右下角。最后，為了防止標簽多年后因不干膠失效而脫落，我們在每個標簽的表面粘貼了一層透明膠，這樣能夠保證標簽長久存留于實物檔案上。

（六）制作實物檔案圖集。為了保護實物檔案原件和提高實物檔案的查閱利用效率，我們制作了精美的實物檔案圖集。1.實物檔案圖集素材的準備：首先，準備拍攝實物檔案的環(huán)境和設(shè)備，即專門騰出一片離窗戶近的空地，以保證拍攝的光線充足和效果清晰；其次，準備一塊紅色絨布，作為拍攝實物檔案的背景；再次，利用專用的相機和高拍儀對每個實物檔案逐一進行拍照。其中，相機拍攝平面的實物檔案，而高拍儀拍攝立體的實物檔案。為了使得拍攝的實物檔案電子圖片與實物效果一致，很多字畫和獎杯都是站到椅子上拍攝的；最后，將每個實物檔案的電子圖片以檔號命名，并分七大類保存。2.聘請專業(yè)的設(shè)計公司對實物檔案的風格和版式進行設(shè)計。從封面、目錄到每一頁的內(nèi)容，都經(jīng)過無數(shù)次的論證。風格和版式確定后，按照實物檔案的七大類別和順序，對所有實物檔案電子圖片逐一排版。即在每頁圖集的左上角標注實物檔案的類別，每個實物檔案的圖片在上、檔號在下。所有實物檔案電子圖片排版完成后，最終形成實物檔案圖集的目錄，來固定實物檔案電子圖片的順序，便于利用者查閱利用。3.形成實物檔案圖集。用專用的銅版紙按照排版順序正反面打印并塑封，并在左側(cè)穿孔，制作成可以隨時“續(xù)頁”的活頁式實物檔案圖集。

三、實物檔案在校園文化建設(shè)中發(fā)揮的作用

通過對學校館藏所有實物檔案重新分類整理，特別是制作成實物檔案圖集后，可以更加高效便捷地提供專項系列實物檔案，助力傳播校園文化，加速校園文化建設(shè)。

（一）建立實物檔案虛擬展廳營造校園文化氛圍。我校在校園網(wǎng)專門設(shè)立板塊——實物檔案虛擬展廳，讓全校師生及歷屆校友均可以足不出戶地感受到實物檔案文化之旅。具體地做法是：聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員，依據(jù)實物檔案“實體展廳”的布局，按照一定的比例，將館藏所有可公開實物檔案的電子圖片，上傳到網(wǎng)頁上。每件展品通過互聯(lián)網(wǎng)在虛擬世界中“活”了起來，形成了實物檔案虛擬展廳。全校師生及歷屆校友可以隨時隨地進入虛擬展廳，點擊每個實物檔案的電子圖片，隨后會出現(xiàn)該實物檔案的介紹和利用案例，讓參觀者能夠身臨其境地感受到實物檔案的歷史文化價值，從而營造了濃厚的校園文化氛圍。

（二）舉辦實物檔案展覽，增強愛校榮校教育。建立實物檔案虛擬展廳，有效地利用了實物檔案的電子圖片。那么，舉辦實物檔案展覽，是將實物檔案的“實體價值”發(fā)揮到了極致。自2019 年至今，我校綜合檔案室已連續(xù)3 年，深入挖掘?qū)W校實物檔案資源，用活檔案資源，講好天外故事，激發(fā)了全校師生的愛校榮校熱情。1.2019 年舉辦“見證我與天外共成長”建校55 周年珍貴檔案實物展。展覽以時間為主線，將展品分別20個展柜展出，展示了學校55年的歷史變遷、辦學特色及發(fā)展歷史中的“31 座高峰”，激發(fā)了廣大師生校友的愛國愛校熱情和干事創(chuàng)業(yè)的熱情。2.2020 年結(jié)合新生入學教育在兩校區(qū)舉辦檔案實物展。為加強校園文化建設(shè)，在新生（本科生、研究生）入學教育之際，學校分別在馬場道校區(qū)和濱海校區(qū)進行了為期1 個月的巡回展出。展覽涵蓋我校成立以來各個歷史時期的珍貴檔案，并結(jié)合新生入學教育，新增我校6次黨代會、天外志愿翻譯突擊隊等展品。參觀展覽后，新生們表示從檔案中了解到學校悠久的發(fā)展歷史和深厚的文化底蘊，為身為一名“天外人”感到驕傲。3.2021年舉辦“不忘初心謀發(fā)展 砥礪奮進譜新篇”慶祝中國共產(chǎn)黨建黨100周年珍貴檔案實物展。在喜迎中國共產(chǎn)黨百年華誕之際，我校深入挖掘?qū)W校歷史檔案中的紅色基因，回顧學校黨建工作發(fā)展歷程和取得的成就，舉辦“黨的建設(shè)”實物檔案專題展。按展品具體內(nèi)容分為“黨員代表大會、專項教育活動、思想政治教育、基層黨組織建設(shè)、志愿服務(wù)”等五大板塊。展覽以檔案視角講述了天外校史故事和共產(chǎn)黨員的先進事跡，使黨的理論教育入耳、入腦、入心，達到了守初心、謀發(fā)展的效果。

（三）創(chuàng)建紅色檔案數(shù)據(jù)庫，搭建黨史教育平臺。按照天津市檔案局要求，將散存于全校各歸檔部門以及檔案庫藏中相關(guān)紅色檔案資源進行收集并充分整合。采取線上、線下兩種方式收集檔案資料，共收集文件、照片、實物等紅色檔案資料300 余件，創(chuàng)建紅色檔案專題資源庫，搭建我校紅色檔案信息資源開發(fā)利用及黨史學習教育平臺。

（四）2023 年啟動60 周年校慶展覽的一期籌備工作。在2023 年上半年對聲像、實物兩大類檔案進行一次全面梳理，在認真做好清點記錄的同時，對庫藏所有聲像、實物檔案進行重新分類整理，進一步規(guī)范檔案排列上架，挑出有價值的實物檔案，形成專題目錄，為60 周年校慶展覽做準備。

四、結(jié)語

每一件實物檔案都記錄著時代的變遷，都有著一段難忘的記憶，它是高校真實的歷史記錄。高校校園文化建設(shè)離不開實物檔案，做好實物檔案管理工作，使高校校園文化建設(shè)更豐富生動，可以有效促進大學文化精神的傳承和升華。