數(shù)字檔案管理系統(tǒng)分布式總體結(jié)構(gòu)模型的設(shè)計(jì)

摘 要 為提高數(shù)字檔案管理的效率 文章提出了基于分布式物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 通過(guò)系統(tǒng)模塊化設(shè)計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)文件的恢復(fù) 保存 傳輸 共享和連接設(shè)置 并且 使用多系數(shù)多項(xiàng)式與內(nèi)部填充可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)塊分離處理與數(shù)據(jù)可擴(kuò)展性 利用仿真研究 文章方法在對(duì)海量檔案文件處理過(guò)程中存在一定的優(yōu)勢(shì) 仿真結(jié)果驗(yàn)證了系統(tǒng)的實(shí)用性與有效性

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案管理 模型設(shè)計(jì) 分布式結(jié)構(gòu)

中圖法分類號(hào)tp311? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a

隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理也在持續(xù)發(fā)展。然而，在數(shù)據(jù)量不斷增加的背景下，網(wǎng)絡(luò)安全問題也日益凸顯，為數(shù)字化檔案管理帶來(lái)一定挑戰(zhàn)。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)中的分布式系統(tǒng)或者設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的聚合，從而使檔案管理效率得到提高［１］ 。但是，計(jì)算機(jī)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)在不斷增加，因此聚合數(shù)字化檔案大數(shù)據(jù)要求大容量的存儲(chǔ)系統(tǒng)。為了充分展現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器計(jì)算能力，要在分布式服務(wù)器中收集分布數(shù)據(jù)。另外，網(wǎng)絡(luò)攻擊和隱私泄露也會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理存在威脅。在數(shù)據(jù)安全中，不同加密算法與策略通過(guò)密鑰實(shí)現(xiàn)集群數(shù)據(jù)的加解密。但是，由于可用性與復(fù)雜性，密鑰管理使物聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)系統(tǒng)更加麻煩。因此，本文提出了一種新型安全可擴(kuò)展物聯(lián)網(wǎng)檔案的管理系統(tǒng)［２］ 。

１ 系統(tǒng)需求分析

檔案管理系統(tǒng)可以為檔案室工作人員提供更多的便利，為了響應(yīng)相關(guān)部門信息化的需求，要?jiǎng)?chuàng)建滿足檔案管理制度的系統(tǒng)，以及科學(xué)操作流程，還要能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的需求。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要包括。

（１）文件管理。為了使用戶對(duì)檔案管理日常需求得到滿足，利用數(shù)字化技術(shù)能夠方便檔案文件的錄入。用戶能夠以需求查閱檔案材料，通過(guò)管理人員實(shí)現(xiàn)檔案文件的準(zhǔn)確、真實(shí)鑒定，也就是文件錄入、查閱、審核、借閱等。因?yàn)闄n案的密級(jí)等級(jí)不同，查閱人員要有權(quán)限后才能夠查看，所以系統(tǒng)要統(tǒng)一化管理用戶信息與權(quán)限，保證合理安全地使用檔案資料。

（２）數(shù)據(jù)管理。在錄入檔案文件后，為了保證數(shù)據(jù)可用性、有效性與一致性，數(shù)據(jù)管理要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)備份，還要使業(yè)務(wù)人員掌握檔案情況，設(shè)計(jì)單機(jī)數(shù)據(jù)報(bào)表。因此，數(shù)據(jù)管理模塊的功能包括生成單機(jī)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)、備份等［３］ 。

（３）用戶管理。其一，系統(tǒng)管理員。能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)規(guī)劃和功能模塊管理，對(duì)用戶權(quán)限級(jí)別合理設(shè)定，保證系統(tǒng)日常運(yùn)行；其二，檔案評(píng)審員。評(píng)審人員利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資料綜合鑒定和審核；其三，數(shù)據(jù)庫(kù)管理員。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的維護(hù)和整理，還能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份［４］ 。系統(tǒng)管理員用例圖如圖１ 所示。

２ 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

２．１ 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

２．１．１ 檔案收集

各個(gè)業(yè)務(wù)部門構(gòu)成檔案，此檔案信息在業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)或者個(gè)人電腦中存儲(chǔ)，也可以通過(guò)紙質(zhì)的形式在部門內(nèi)部存儲(chǔ)。在收集檔案的過(guò)程中，系統(tǒng)要和內(nèi)部系統(tǒng)辦公集成，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)集成公文信息，并且支持用戶進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行上傳。該模塊使用ＳＯＡ 結(jié)構(gòu)集成方式，保證檔案信息歸檔收集。公文集成歸檔使用數(shù)據(jù)庫(kù)中間表和ＳＯＡ 技術(shù)實(shí)現(xiàn)，公文檔案信息通過(guò)審批單、檔案點(diǎn)子原文、條目信息構(gòu)成，檔案條目信息使用ＸＭＬ 封裝［５］ 。

２．１．２ 預(yù)歸檔管理

通過(guò)部門檔案員和檔案館接收員所開展的歸檔準(zhǔn)備工作，主要包括簽收登記歸檔人員所提交的紙質(zhì)歸檔文件，對(duì)檔案信息條目進(jìn)行登記，以實(shí)際需求實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)歸檔原文掃描和上傳電子文件。另外，還能夠提供檔案刪除回收站，從而避免出現(xiàn)誤刪數(shù)據(jù)的問題。文件登記的實(shí)現(xiàn)如圖２ 所示。

其一，控制層。Ｒｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅｒ Ｐｒｅ Ａｃｔｉｏｎ 指的是Ｓｔｒｕｔｓ２ 控制類，對(duì)文件級(jí)信息維護(hù)、案卷級(jí)信息維護(hù)和項(xiàng)目級(jí)信息維護(hù)等操作； 其二， 業(yè)務(wù)邏輯層。

ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 為接口類能夠?qū)ξ募妇砗晚?xiàng)目基本信息維護(hù)接口進(jìn)行定義。用戶進(jìn)入文件登記是以用戶所授權(quán)的權(quán)限查詢對(duì)數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)操作欄功能點(diǎn)實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制［６］ 。

２．１．３ 立卷歸檔

檔案在完成預(yù)歸檔整理后，通過(guò)在文件庫(kù)和檔案庫(kù)中轉(zhuǎn)移，從而生成組卷、檔案等業(yè)務(wù)活動(dòng)。此模塊能夠?yàn)轭A(yù)歸檔人員提供入檔案庫(kù)的操作，實(shí)現(xiàn)多個(gè)條目合并組合。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移中能夠通過(guò)立卷規(guī)則的信息，無(wú)需每次實(shí)現(xiàn)著錄項(xiàng)操作。

（１）控制層。ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能夠查詢案目錄、卷內(nèi)目錄等，對(duì)是否存在立卷規(guī)則的關(guān)系進(jìn)行查詢，整理檔案后入庫(kù)，插入相應(yīng)案卷級(jí)、項(xiàng)目集和文件級(jí)的數(shù)據(jù)，對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和計(jì)算［７］ 。

（２）業(yè)務(wù)邏輯層。ＩＰｉｇｅｏｎｈｏｌｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能夠定義數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)獲取模塊錄入字段數(shù)據(jù)的集合，以數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)得到模板全部數(shù)據(jù)集合等實(shí)現(xiàn)類。

在操作方式方面，立項(xiàng)歸檔能夠支持２ 種類型：整理入庫(kù)就是文件庫(kù)中檔案信息單條在檔案庫(kù)指定數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)中轉(zhuǎn)移；立卷入庫(kù)就是將文件庫(kù)的檔案條目構(gòu)成卷案，在指定案卷目錄中轉(zhuǎn)移。

２．１．４ 統(tǒng)一檔案管理

根據(jù)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)使各渠道檔案的統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理，針對(duì)接收電子檔案實(shí)現(xiàn)維護(hù)、分類與整理，并開展統(tǒng)計(jì)功能、報(bào)表打印，主要功能為。

（１）檔案數(shù)據(jù)管理。針對(duì)各渠道收集的檔案信息，在檔案管理中心創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，并且針對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化處理后在文件夾集中上傳。另外，還應(yīng)對(duì)收集的元數(shù)據(jù)進(jìn)行信息補(bǔ)充著錄、分類和標(biāo)引，創(chuàng)建原文數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)與數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)。根據(jù)檔案管理需求，實(shí)現(xiàn)遷移檔案數(shù)據(jù)。以電子檔案ＯＣＲ 對(duì)文本信息進(jìn)行識(shí)別，創(chuàng)建全文索引數(shù)據(jù)庫(kù)，并將其上傳至全文索引數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（２）借閱管理。檔案管理人員能夠?qū)n案實(shí)體流通開展計(jì)算機(jī)輔助管理，包括催還管理、歸還管理和借閱登記。借閱管理實(shí)現(xiàn)用戶到檔案部門的計(jì)算機(jī)目錄檢索，從而使借閱實(shí)體檔案管理和登記。檔案管理人員對(duì)用戶網(wǎng)上預(yù)約申請(qǐng)進(jìn)行處理，系統(tǒng)能夠?qū)τ脩魴?quán)限自動(dòng)判斷，確定是否借到；歸還管理能夠?qū)崿F(xiàn)借閱用戶歸還檔案的管理與登記；催還管理能夠根據(jù)時(shí)間、檔案、人員與部門等條件對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（３）網(wǎng)上利用管理。通過(guò)此功能，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)上管理，權(quán)限控制能夠?qū)τ脩翎槍?duì)電子檔案的網(wǎng)上權(quán)限控制，包括打印權(quán)限、下載權(quán)限和瀏覽權(quán)限等。跟蹤與監(jiān)督能夠?qū)υ诰€檔案用戶的使用檔案情況進(jìn)行監(jiān)督，還能夠?qū)τ脩舻臍v史使用日志進(jìn)行跟蹤。

利用統(tǒng)計(jì)能夠統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況，包括實(shí)體檔案的網(wǎng)上利用與借閱統(tǒng)計(jì)的檢索統(tǒng)計(jì)。以上統(tǒng)計(jì)能夠以檔案、部門、時(shí)間與用戶等條件統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)基層單位與檔案館中庫(kù)存量的統(tǒng)計(jì)，檔案館能夠?qū)Ω鱾€(gè)基層單位的檔案庫(kù)進(jìn)行匯總。根據(jù)檔案門類、保管期限實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)輸出，檔案館管理人員利用此功能對(duì)基層單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。

人員統(tǒng)計(jì)能夠使檔案管理人員對(duì)人員登記，以登記信息統(tǒng)計(jì)檔案人員情況。統(tǒng)計(jì)范圍為單位，也可以是檔案館。

（４）報(bào)表管理。能夠?yàn)槿啃枰蛴≥敵龅谋砀駜?nèi)容實(shí)現(xiàn)定制，使檔案管理人員能夠按照實(shí)際需求修改報(bào)表格式和目錄。以自定義報(bào)表的格式和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)實(shí)現(xiàn)新報(bào)表的創(chuàng)建，包括報(bào)表制作、報(bào)表模板管理、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)管理［８］ 。

２．１．５ 信息發(fā)布平臺(tái)

信息發(fā)布平臺(tái)屬于檔案管理平臺(tái)統(tǒng)一化的綜合性信息發(fā)布機(jī)制，對(duì)信息安全進(jìn)行保證，對(duì)檔案用戶提供個(gè)性化、一站式的檔案查詢服務(wù)。信息發(fā)布平臺(tái)包括互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)２ 種發(fā)布平臺(tái)，以不同安全、網(wǎng)絡(luò)需求在平臺(tái)上發(fā)布數(shù)據(jù)。在政務(wù)網(wǎng)發(fā)布的過(guò)程中，不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行物理遷移，發(fā)布的過(guò)程就是使發(fā)布平臺(tái)的信息數(shù)據(jù)在檔案管理中心數(shù)據(jù)庫(kù)中鏈接；互聯(lián)網(wǎng)利用介質(zhì)實(shí)現(xiàn)物質(zhì)拷貝，使發(fā)布信息在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中拷貝。

２．２ 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

以系統(tǒng)需求實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)，然后通過(guò)系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)提煉系統(tǒng)架構(gòu)，最終得出管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表。因?yàn)橄到y(tǒng)表可自定義，所以在開放設(shè)計(jì)過(guò)程中需配置數(shù)據(jù)表，若沒有配置表，則無(wú)法進(jìn)行鑒定。用戶數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)如表１、表２ 所列。

３ 系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

３．１ 文件錄入

文件錄入包括批量掛接和數(shù)字化加工。文件錄入流程如圖３ 所示。

３．２ 安全檢索

全文檢索包括關(guān)鍵詞檢索和索引創(chuàng)建，電子文件利用上傳等方式進(jìn)入系統(tǒng)，然后通過(guò)系統(tǒng)創(chuàng)建索引［９］ 。安全檢索界面如圖４ 所示。

４ 結(jié)束語(yǔ)

本文系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中能夠?yàn)闄n案管理產(chǎn)生社會(huì)效益，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理人員的系統(tǒng)工作能力，降低開發(fā)設(shè)計(jì)成本。未來(lái)，期望能夠在現(xiàn)有階段成果的基礎(chǔ)上進(jìn)一步學(xué)習(xí)，提升開發(fā)能力，使系統(tǒng)具備實(shí)用化的優(yōu)勢(shì)。

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作者簡(jiǎn)介：

米堯勇（１９７１—），研究方向：檔案管理。