國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理與風險防控

蘇煜堯 梁志霞

摘要：國有企業(yè)檔案具有重要的信息和情報價值，加強國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理與風險防控，對于國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。本文基于國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，分析了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，探討了實施融合管理的關(guān)鍵要素及管理問題，并提出了相應的風險防控措施和建議，以期為國有企業(yè)更好地實施紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理提供參考，促進國有企業(yè)檔案管理的效率和檔案價值的提升。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合管理

引言

檔案工作是一項事關(guān)各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、支撐性工作，相比一般企業(yè)，國有企業(yè)的檔案內(nèi)容豐富，涉及國家重要領(lǐng)域的經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、人力資源、財務(wù)情況、法律法規(guī)等，兼具企業(yè)檔案和政府檔案的特性，具有重要的信息和情報價值。新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，國有企業(yè)需提高對檔案工作的認識，加強檔案電子化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理和利用機制。國有企業(yè)檔案是企業(yè)運營、決策、合規(guī)和信息共享的關(guān)鍵元素，進一步推進國有企業(yè)檔案信息化，加強國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合管理與風險防控，提高檔案管理整體現(xiàn)代化水平，促進國有企業(yè)檔案工作更好地為改革發(fā)展穩(wěn)定和企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理服務(wù)，對于國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要，對于激發(fā)國有經(jīng)濟活力、實現(xiàn)國有經(jīng)濟創(chuàng)新高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

1. 國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 國有企業(yè)檔案的特點

國有企業(yè)檔案記錄了國家重要行業(yè)領(lǐng)域企業(yè)的發(fā)展軌跡和信息，涉及商業(yè)機密、經(jīng)營秘密以及個人隱私等敏感信息[1]，而且由于國有企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)的復雜性，國有企業(yè)檔案數(shù)量龐大且持續(xù)增長，具有重要的信息和情報價值。

國有企業(yè)檔案能夠維護經(jīng)營管理中的合法權(quán)益，企業(yè)的合同、協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等重要文件，為企業(yè)提供有力的證據(jù)和依據(jù)[2]；國有企業(yè)檔案有助于支持企業(yè)的決策和發(fā)展，通過分析檔案中的歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗教訓和趨勢信息，企業(yè)領(lǐng)導者可以制定戰(zhàn)略決策，推動企業(yè)發(fā)展；數(shù)字化管理和共享國有企業(yè)檔案可以促進內(nèi)部信息的流通和共享，有利于知識的積累和傳承，提高整個行業(yè)乃至整個國家經(jīng)濟的效率和質(zhì)量[3]；國有企業(yè)作為公共利益相關(guān)者，有義務(wù)履行法定檔案管理職責，并向社會提供透明、可靠的檔案信息，以維護公共利益和社會信任。

1.2 紙質(zhì)檔案管理存在的問題

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案管理目前存在諸多問題，包括空間需求和成本、檢索和訪問困難、容易損壞和丟失、維護和保護困難、不利于信息共享和遠程訪問，以及長期保存和保密性要求等。這些問題對國有企業(yè)的檔案管理工作造成了一定的困擾和風險。

1.2.1 存儲問題

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案需要大量的物理空間進行存儲，尤其是規(guī)模龐大的國有企業(yè)，對企業(yè)檔案室（館）的空間提出較高要求。同時，維護、管理、保護紙質(zhì)檔案需要投入大量成本，包括文件柜、文件盒、保管設(shè)備等購買，定期清理、整理、保護和防潮等處理，同時還需要進行安全控制，如防火、防水、防盜等措施[4]，這些均需要專門的人員和資源投入，增加國有企業(yè)的經(jīng)濟負擔。

1.2.2 利用與共享問題

紙質(zhì)檔案的存儲形式使得檢索和訪問檔案變得復雜和耗時，同時也限制了信息的共享和遠程訪問。檔案檢索需要按照文件編號或時間順序進行歸檔，查找特定文件或信息需要耗費大量時間和精力。跨部門或跨地域的信息共享和協(xié)同工作，需要進行實體傳遞或復制，增加時間和成本，并可能出現(xiàn)信息傳遞不及時或錯誤的問題。

1.2.3 保護問題

國有企業(yè)檔案具有長期保存的需求，包含商業(yè)機密、敏感信息或個人隱私的檔案還須注意保密性和隱私保護，但是紙質(zhì)檔案在長時間保存過程中容易受到濕熱、蟲害、腐朽等問題的影響，還容易受到火災、水災、蟲蝕、誤操作等自然因素、人為破壞或意外事故的影響。

1.3 電子檔案管理存在的挑戰(zhàn)

國有企業(yè)電子檔案管理面臨著技術(shù)更新和迭代、數(shù)據(jù)安全和隱私保護、數(shù)據(jù)完整性和可信性、多樣化的數(shù)據(jù)格式和標準、法律合規(guī)和監(jiān)管要求等挑戰(zhàn)。

1.3.1 信息技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)問題

電子檔案管理需要跟進并升級信息技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)，以適應不斷發(fā)展的技術(shù)環(huán)境，建立有效的數(shù)據(jù)管理和校驗機制，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和可靠性；設(shè)置防止數(shù)據(jù)丟失和不可逆的錯誤機制，保障數(shù)據(jù)的完整性和可信性；

1.3.2 檔案管理的科學合法問題

電子檔案管理應符合國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求，如電子簽名法、數(shù)據(jù)保護法等[5]，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理策略和標準，確保電子檔案的持續(xù)管理和可用性；制定相應的檔案管理政策和流程，以確保電子檔案的合規(guī)性和可信度。

1.3.3 檔案的安全風險問題

電子檔案存儲在計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)中，需要采取有效的安全措施，如網(wǎng)絡(luò)防火墻、加密技術(shù)和訪問權(quán)限控制等，加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護的風險防范，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。

1.3.4 電子檔案管理人員素質(zhì)問題

電子檔案管理需要具備較強的專業(yè)技能和意識，需要加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，提高檔案管理人員對電子檔案管理的理解和操作能力，確保檔案管理工作的順利進行。

2. 國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的關(guān)鍵要素及挑戰(zhàn)

2.1 實施融合管理的關(guān)鍵要素

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過程中，主要有領(lǐng)導重視程度、跨部門協(xié)作機制、信息整合等關(guān)鍵要素[6]。

2.1.1 領(lǐng)導重視程度

國有企業(yè)領(lǐng)導層在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，領(lǐng)導層應重視融合管理，提供資源和支持，并將其納入組織的戰(zhàn)略規(guī)劃中，引領(lǐng)組織向跨部門協(xié)作和流程整合的方向發(fā)展。

2.1.2 跨部門協(xié)作機制

建立有效的合作機制和溝通渠道，通過內(nèi)部培訓、團隊項目和交叉部門任務(wù)等方式，使不同部門能夠共享信息、交流意見，并協(xié)作解決問題。

2.1.3 整合信息

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的關(guān)鍵是消除信息孤島和整合流程，通過建立信息共享平臺和工作流程管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程的優(yōu)化和整合，實現(xiàn)部門間的協(xié)同合作、優(yōu)化效率和增加創(chuàng)新。

2.2 融合管理過程中的挑戰(zhàn)

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過程中，可能面臨技術(shù)、文化、組織和人員等方面挑戰(zhàn)。

2.2.1 技術(shù)兼容性挑戰(zhàn)

在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過程中，不同的技術(shù)平臺和系統(tǒng)之間可能存在兼容性問題，導致信息共享和交流困難。需要選擇合適的技術(shù)平臺和系統(tǒng)，進行系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互和共享，確保其兼容性和互操作性。

2.2.2 文化差異挑戰(zhàn)

紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理往往涉及工作習慣、信息共享和合作意識等方面差異，需要建立共享和協(xié)作的文化價值觀，鼓勵員工分享信息、合作工作和跨部門協(xié)作，提升員工跨部門合作的能力。

2.2.3 組織架構(gòu)和人員管理挑戰(zhàn)

紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理需要對組織架構(gòu)和人員職責進行調(diào)整和優(yōu)化，需要重新設(shè)計和優(yōu)化組織架構(gòu)，使不同部門之間的協(xié)作和信息流通更加順暢，確保各個部門和崗位在融合管理中發(fā)揮有效作用。

3. 國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的風險防控

3.1 安全性風險的評估和防范

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理中，要注重安全性風險評估和防范，有效地識別和應對其中的安全性風險，保護企業(yè)的敏感信息和資產(chǎn)安全。

3.1.1 風險識別

要關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)流動，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)和應用程序中的漏洞和弱點，分析數(shù)據(jù)泄露、非法訪問、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等內(nèi)部和外部威脅，進行安全漏洞掃描和滲透測試，識別潛在的安全漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，確定可能存在的安全風險和威脅事件。

3.1.2 風險評估

識別到安全漏洞和薄弱環(huán)節(jié)后，及時對現(xiàn)有的安全措施和防護措施進行評估，檢查現(xiàn)有的安全控制措施和技術(shù)措施，審查安全策略、政策和流程，評估其對紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全保護能力，確保訪問控制、身份驗證、加密、防火墻等的有效性和適用性。

3.1.3 風險防范

基于風險評估結(jié)果，明確數(shù)據(jù)保護的規(guī)則和要求，制定安全措施和防范策略，建立安全策略和政策，加強漏洞修復、安全控制、訪問控制和權(quán)限管理等方面管理，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全管理。

3.2 數(shù)據(jù)完整性和準確性的保障

國有企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過程中，要確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性，保護數(shù)據(jù)的價值和可靠性，提高檔案管理的效率和可信度。

3.2.1 數(shù)據(jù)標準化

在紙質(zhì)文件與電子文件轉(zhuǎn)換過程中，比較紙質(zhì)檔案和電子檔案的內(nèi)容，進行數(shù)據(jù)驗證和校對，制定標準的數(shù)據(jù)格式和字段，使得不同格式的數(shù)據(jù)能夠無縫對接和交互，并建立數(shù)據(jù)備份和恢復策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，并測試數(shù)據(jù)恢復的可行性。

3.2.2 建立健全管理機制

建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機制，通過數(shù)據(jù)清洗、糾錯和去重等措施，識別和糾正數(shù)據(jù)中的錯誤和冗余；建立科學合理的數(shù)據(jù)訪問控制和權(quán)限管理機制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；建立數(shù)據(jù)審計和監(jiān)控機制，跟蹤數(shù)據(jù)的變化和使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)完整性和準確性方面的問題；建立培訓機制，加強員工培訓和教育，使其掌握數(shù)據(jù)管理技能和操作規(guī)范，以確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量符合要求，確保數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。

3.3 法律合規(guī)性和隱私保護的考慮

國有企業(yè)在紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理過程中，應充分考慮法律合規(guī)性和隱私保護，確保數(shù)據(jù)處理合法合規(guī)、個人隱私信息安全。

3.3.1 遵守相關(guān)法律法規(guī)

確保整個融合管理過程符合適用的法律法規(guī)，包括數(shù)據(jù)保護法、隱私法、檔案管理法等，明確數(shù)據(jù)使用和共享規(guī)則，規(guī)定數(shù)據(jù)的使用范圍和目的，并明確規(guī)定數(shù)據(jù)共享的條件和限制，確保數(shù)據(jù)在符合法律規(guī)定的情況下使用和共享。

3.3.2 保護個人隱私信息

對于涉及個人隱私信息的檔案和數(shù)據(jù)采取有效的保護措施，合理使用數(shù)據(jù)加密、訪問控制和身份驗證等技術(shù)手段，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、泄露或濫用，確保個人隱私信息的安全性和機密性。

3.3.3 數(shù)據(jù)主體權(quán)利保護

國有企業(yè)應尊重數(shù)據(jù)主體的信息自主權(quán)、知情權(quán)和選擇權(quán)等權(quán)利，建立相應的流程和機制，響應數(shù)據(jù)主體的請求，提供數(shù)據(jù)訪問、更正、刪除等權(quán)利的實現(xiàn)途徑，保護數(shù)據(jù)主體的合法權(quán)益。

3.3.4 風險評估和隱私影響評估

進行風險評估和隱私影響評估，識別潛在的隱私風險和影響，并采取相應的控制措施進行防范和減輕風險。確保在融合管理過程中合理評估和管理隱私風險，保護相關(guān)利益方的權(quán)益。

3.3.5 員工培訓和意識提升

加強相關(guān)的培訓和教育，提升員工對數(shù)據(jù)保護和隱私保護的意識，培養(yǎng)員工遵循合規(guī)性要求的行為準則，確保員工了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)和組織內(nèi)部的隱私保護政策。

結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的廣泛應用，檔案管理模式也在發(fā)生重大變革，國有企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理已經(jīng)成為必然趨勢。國有企業(yè)要進一步加強對檔案工作的認識，理順新時代國有企業(yè)檔案管理的思路，創(chuàng)新國有企業(yè)檔案工作體制機制，提高國有企業(yè)檔案管理能效，使檔案更好地服務(wù)于國有經(jīng)濟發(fā)展，滿足社會發(fā)展的信息需求，促進檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：蘇煜堯，本科，在職研究生，研究方向：檔案管理、企業(yè)管理、區(qū)域經(jīng)濟；梁志霞，博士研究生，研究方向：檔案管理、企業(yè)管理、區(qū)域經(jīng)濟。