論智能病案收集柜在病案管理工作中的應用*

殷俊華 ，侯敏，肖樹

［1.中南大學湘雅二醫(yī)院，湖南 長沙 410011；2.醫(yī)學信息研究湖南省普通高等學校重點實驗室（中南大學），湖南 長沙 410013］

由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的蓬勃發(fā)展，病案信息工作得到了空前的重視。病案管理工作的結構和流程全都是圍繞著紙質(zhì)病案的收集、整理、編碼、質(zhì)控、縮微掃描、歸檔上架、保管、使用來進行的［1］。病案是醫(yī)療活動的真實、具體的記錄，是具有法律意義的重要文件。病案對于醫(yī)療、教學、科研、司法鑒定、勞動能力鑒定、保險理賠來說更是不可或缺［2］。在病案收集與流轉(zhuǎn)過程中最大的隱患就是紙質(zhì)病案的安全性和完整性。自《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來，多層次多級別的檔案管理部門和業(yè)務部門都采取了許多措施和手段來解決檔案工作中收集不全的問題，雖然也取得了一定的成果，但整體而言，病案資料收集不全和責任不明確仍然是整個病案管理工作中存在的最重要的問題［3］。因為缺乏簽收機制，一旦紙質(zhì)病案查找不到，病案工作就會脫節(jié)。醫(yī)生認為已經(jīng)提交給病案收取專員，是收取專員沒有做好病案簽收工作；而病案收取專員則會認為是醫(yī)生未及時提交病案。這就會導致責任互相推諉的情況。那么通過使用智能病案收集柜，就可以徹底解決這個難題。

1 當前病案收集現(xiàn)狀

紙質(zhì)病案的管理模式已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向了信息化管理，這種管理模式不僅提高了對病案管理工作質(zhì)量和效率的要求，也更加有利于各大醫(yī)院的健康發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)字化建設和病案事業(yè)的蓬勃發(fā)展大大加快了病案工作的數(shù)字化建設［4］。紙質(zhì)病案的重要性是眾所周知的，而病案的管理環(huán)節(jié)復雜，從病案的收集、整理缺項、編碼、縮微、歸檔，每一步都不能有任何錯漏。記錄下紙質(zhì)病案在醫(yī)院內(nèi)部的交接信息至關重要。那么，回到最基礎的第一步，就是病案的收集?，F(xiàn)在各個醫(yī)院的病案收集模式都大同小異，大體分為以下幾種：有些醫(yī)院收集病案是由病案室派出專門的收集人員，推上收集紙質(zhì)病案的手推車定時定點去各個病區(qū)收取紙質(zhì)病案送回病案室；有些醫(yī)院收集病案則是由各個病區(qū)派出專人或者管床醫(yī)生直接將紙質(zhì)病案送往病案室；還有些醫(yī)院收集病案是由物業(yè)公司派出專人去各個病區(qū)統(tǒng)一收集好紙質(zhì)病案，送往病案室。而綜上這些流程都有一個普遍共同的問題，那就是沒有正規(guī)正式的病案交接流程和簽收憑證。每天每個病區(qū)提交給病案室的紙質(zhì)病案從幾十份到上百份，住院醫(yī)生沒有時間，也不可能等待病案室的簽收人員把每一份紙質(zhì)病案的病案號都登記下來，再進行紙質(zhì)病案的簽收交接。幾乎沒有哪個醫(yī)院在這個細微的環(huán)節(jié)使用了信息化技術手段來保證每一份紙質(zhì)病案的安全。一旦某一份紙質(zhì)病案遺失，給醫(yī)院方和患者方帶來的損失都將是不可估量的，而且在院內(nèi)也無從追責。為了適應大數(shù)據(jù)時代提高檔案管理水平的需求，智能病案收集柜應運而生了。

2 智能病案收集柜方法

2.1 基本思想

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)病案手工收集方法已經(jīng)不能夠適應醫(yī)院信息化發(fā)展的需要，隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院已經(jīng)產(chǎn)生了越來越多的需要收集存儲的紙質(zhì)病案［5］。而傳統(tǒng)的人工收集存儲病案的方式已經(jīng)非常不便于工作［6］。因此，目前急需一種基于射頻技術的無線射頻識別（radio frequency identification,RFID）智能病案收集柜（以下簡稱RFID 智能病案收集柜）來進行紙質(zhì)病案的智能化收集管理。

許多醫(yī)院病案室都不在住院大樓內(nèi)，紙質(zhì)病案的收集交接一般都要花費龐大的人力、物力和時間成本。一種方式是由病案室派出專門的病案收集人員去每個病區(qū)收集紙質(zhì)病案；另一種方式是病區(qū)派出專人將紙質(zhì)病案送往病案室。不管上述哪種方式，都需要人工交接紙質(zhì)病案。那么如果在醫(yī)院的住院部大樓內(nèi)統(tǒng)一安放智能病案收集柜，就可以節(jié)省病案室收集人員來回收取紙質(zhì)病案的時間，或省去病區(qū)醫(yī)生將紙質(zhì)病案從住院大樓送往病案室的時間。智能病案收集柜，其頭尾兩端均安放攝像頭一枚。病案室收集人員、病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員均配備專屬密碼，打開柜門后，一一讀取每份出院病案首頁側面的射頻信息，讀取一本出院病案放入柜中一本，直至本病區(qū)出院病案放置完畢，關閉柜門。智能柜保存每個病區(qū)來投送紙質(zhì)病案的賬號以及每次投放的所有紙質(zhì)病案ID 號，以備查詢核對。這樣就可以明確的知道什么時間什么人放入了哪些紙質(zhì)病案。筆者設計的智能病案收集柜如圖1。

圖1 智能病案收集柜外形圖

2.2 原理

智能病案收集柜是一個基于物聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)病案進行識別、暫存、監(jiān)控和管理的設備。與服務器共同構成智能病案收集柜系統(tǒng)。服務器可以對本系統(tǒng)的每一個智能病案收集柜（分別安放在內(nèi)科樓、外科樓等指定地點）終端進行統(tǒng)一管理。其管理的信息包括：智能病案收集柜安放的具體位置、紙質(zhì)病案首頁的射頻信息、投送病案者的用戶信息，并對這些信息進行分析處理。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員將紙質(zhì)病案送至指定地點后，按照圖1 所示只需輸入密碼，彈開柜門，將紙質(zhì)病案存入智能病案收集柜，系統(tǒng)便為該用戶發(fā)送一條信息，提示他當前存入的紙質(zhì)病案數(shù)量。而病案室的接收人員則在每天的約定時間統(tǒng)一收取所有柜中的紙質(zhì)病案。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員可以不受時間約束，隨時存放紙質(zhì)病案，明確存放數(shù)量。這樣做，不僅節(jié)省了醫(yī)生和病案收集人員的時間，同時更是保證了紙質(zhì)病案的安全，也明晰了每一份紙質(zhì)病案的具體所在位置。

為解決上述功能問題，筆者提出了一種基于無線射頻識別技術的智能病案收集柜，如圖1。包括柜體、柜門、密碼輸入屏、讀射頻標簽的讀碼器、監(jiān)控頭。有分隔板將柜體的內(nèi)部空間分割成了許多小空間用以存放不同病區(qū)、不同醫(yī)療組的紙質(zhì)病案。

如圖2 所示，每一份紙質(zhì)病案的側面應夾著一個帶有無線射頻識別標簽的夾子。柜體頂部固定連接有射頻天線，柜體中央有可以讀射頻標簽的讀碼器。其上部有顯示屏，與射頻天線和讀碼器相連接。

圖2 紙質(zhì)病案入柜流程

智能一體化系統(tǒng)是指將設備機柜、配線柜、配電柜、UPS、蓄電池組、防雷、空調(diào)等基礎設施進行整合，為信息、通信設備提供滿足《數(shù)據(jù)中心設計規(guī)范》（GB 50174-2017）等標準規(guī)定運行環(huán)境的機柜系統(tǒng)［7］。而在本文中需要用到的智能病案收集柜因為安裝在室內(nèi)，則不需要考慮移動電源、防雷、空調(diào)等基礎配備，因此成本更低，也更容易實現(xiàn)。

3 智能病案收集柜的意義

啟用智能病案收集柜的意義重大，合理使用能避免出現(xiàn)責任的推諉，保證紙質(zhì)病案的安全性和完整性。病案室收集人員經(jīng)與病區(qū)商量，發(fā)布一個約定好的收集時間。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員能不受時間約束投放紙質(zhì)病案（只需要在約定時間之前投送即可），病案室的接收人員在每天的約定時間統(tǒng)一收取所有柜中的紙質(zhì)病案。這樣做，可以隨時存放紙質(zhì)病案，明確存放數(shù)量。這樣做，不僅節(jié)省了醫(yī)生和病案收集人員的時間，同時更是保證了紙質(zhì)病案的安全，也明晰了每一份紙質(zhì)病案的具體所在位置。

4 展望

隨著病案管理工作的不斷發(fā)展，為了改善傳統(tǒng)病案管理工作中的弊端，醫(yī)院以及軟件公司或合作或獨創(chuàng)出了各種與病案管理工作相關的網(wǎng)絡服務及微信公眾號服務新模式來順應各方對病案資料的需求［8］。但是由于紙質(zhì)病案所記錄的原始信息不易篡改，真實性更強；紙質(zhì)適宜長期存儲；紙質(zhì)病案對各類設備和技術的依賴性弱，因此紙質(zhì)病案這個原始憑證一定會長期存在下去［9］，非常有必要保護好紙質(zhì)病案，隨著時間的推移，智能病案收集柜將會長期存在和使用。