農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案管理問題及對(duì)策分析

摘 要：2019年，國(guó)家檔案局《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》就國(guó)有企業(yè)改制過程中資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的檔案管理做出明確規(guī)定，這為企業(yè)改制檔案管理提供有力指導(dǎo)。本文以農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制為例，分析了企業(yè)改制檔案的價(jià)值意義、主要特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)問題，并提出了做好農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案管理的具體措施，為做好企業(yè)改制“后半篇”文章提供有力保障。

關(guān)鍵詞：企業(yè)改制檔案；農(nóng)墾系統(tǒng)；問題；對(duì)策

引言

廣西農(nóng)墾集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“廣西農(nóng)墾”）創(chuàng)建于1951年，是廣西壯族自治區(qū)人民政府直屬國(guó)有大型現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)，下轄27家二級(jí)單位，其中包括1家事業(yè)單位、13家專業(yè)集團(tuán)公司、13家農(nóng)場(chǎng)公司，集團(tuán)擁有202萬畝土地，在職職工2萬余人，離退休職工4.4萬余人，分布廣西14個(gè)市、45個(gè)縣（區(qū)），是中國(guó)制造業(yè)500強(qiáng)、廣西50強(qiáng)企業(yè)。廣西墾區(qū)擁有糧油、糖酒、畜禽、水產(chǎn)、果蔬、茶葉等多個(gè)行業(yè)，截至2020年底，總產(chǎn)總額851.81億元，2022年?duì)I收270.05億元。2018年以來，廣西農(nóng)墾接力推進(jìn)國(guó)企改革行動(dòng)，圍繞“墾區(qū)集團(tuán)化、農(nóng)場(chǎng)企業(yè)化”主線，通過掛圖作戰(zhàn)、對(duì)標(biāo)對(duì)表、督查問效等，實(shí)現(xiàn)管理模式向現(xiàn)代企業(yè)制度轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)體系向現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)鏈運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)型、發(fā)展模式向開放合作式轉(zhuǎn)型、資源利用向土地資產(chǎn)化資本化轉(zhuǎn)型、發(fā)展動(dòng)能向品牌科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型，全面完成國(guó)企改革三年行動(dòng)126項(xiàng)任務(wù)，完成率100%。

三年來的持續(xù)深入改制形成了大量有查考和利用價(jià)值的檔案資料。認(rèn)真做好企業(yè)改制檔案收集、整理、歸檔、利用，是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、職工負(fù)責(zé)和歷史負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)[1]。2019年1月，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》，就國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的檔案管理做出了明確規(guī)定，這也為企業(yè)改制檔案管理提供有力指導(dǎo)。

1 農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案的價(jià)值和意義

1.1 有利于企業(yè)改制順利進(jìn)行

農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制涉及面廣、周期長(zhǎng)，通過改制檔案資料的收集、整理和利用，推動(dòng)企業(yè)改制向縱深開展，鞏固改制工作順利推進(jìn)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中積極構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度，企業(yè)不良資產(chǎn)處置、機(jī)構(gòu)撤并或重組，企業(yè)供水、供電、供氣和物業(yè)權(quán)屬移交均涉及檔案利用。因此，做好農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制前、中、后的檔案管理工作，事關(guān)國(guó)有資產(chǎn)安全維護(hù)和職工權(quán)益保障，如處置不當(dāng)勢(shì)必會(huì)影響國(guó)有資產(chǎn)保值增值，以及農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)職工權(quán)益的維護(hù)。

1.2 有利于改制企業(yè)發(fā)展壯大

企業(yè)改制檔案既包括改制過程中產(chǎn)生的檔案資料[2]，有企業(yè)改制立項(xiàng)申請(qǐng)、報(bào)批資料；企業(yè)債權(quán)債務(wù)清理處置、職工安置資料等，也包括企業(yè)館藏檔案資料的權(quán)屬移交管理；還包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的原始記錄，是改制企業(yè)資產(chǎn)載體和證據(jù)，是改制企業(yè)推動(dòng)研發(fā)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、經(jīng)營(yíng)管理不可缺少的重要依據(jù)。這些農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案在確權(quán)及后期提高企業(yè)管理效率、降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本等方面，發(fā)揮著無可替代的作用[3]。因此，農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案工作應(yīng)與企業(yè)其他管理共同發(fā)展、協(xié)調(diào)推進(jìn)，為改制后的企業(yè)發(fā)展提供全方位信息服務(wù)。

1.3 有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展

農(nóng)墾系統(tǒng)改制涉及國(guó)家、集體、企業(yè)、職工多方利益，改制檔案見證整個(gè)改制工作的全過程，也是企業(yè)各項(xiàng)改制活動(dòng)的歷史記錄，是國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分，包含大量重要且敏感信息，不僅具有重要的信息價(jià)值，而且具有極高證據(jù)價(jià)值。農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案事關(guān)黨和國(guó)家核心利益，涉及企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、職工群眾的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定。

2 農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案主要特點(diǎn)

2.1 內(nèi)容涉及廣

廣西農(nóng)墾體制改革最徹底：將原農(nóng)墾局16個(gè)處室優(yōu)化為農(nóng)墾集團(tuán)11部室，將97家直屬企業(yè)優(yōu)化重組為28家二級(jí)公司、1家事業(yè)單位。廣西農(nóng)墾系統(tǒng)改制是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)工程，涉及廣西農(nóng)墾6萬余名職工切身利益，產(chǎn)生改制檔案的單位和部門眾多，改制涵蓋一、二、三產(chǎn)企業(yè)。與財(cái)政、稅收、自然資源、市場(chǎng)、人社、房管等諸多政府相關(guān)職能部門有聯(lián)系，改制檔案內(nèi)容涉及人事、會(huì)計(jì)、文書、黨建、工資等眾多領(lǐng)域。

2.2 數(shù)量種類多

廣西農(nóng)墾企業(yè)改制，清理整合了74家四級(jí)及以下企業(yè)，將二級(jí)公司優(yōu)化重組為13家專業(yè)集團(tuán)、13家農(nóng)場(chǎng)公司，改制檔案有集團(tuán)總部檔案、專業(yè)集團(tuán)檔案和農(nóng)場(chǎng)公司檔案，檔案數(shù)量規(guī)模龐大。農(nóng)墾企業(yè)改制包括改制申報(bào)類：改制立項(xiàng)申請(qǐng)、報(bào)批，改制方案設(shè)計(jì)、報(bào)批；資產(chǎn)審核類：資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)申請(qǐng)、評(píng)估；產(chǎn)權(quán)出讓類：資產(chǎn)確認(rèn)、產(chǎn)業(yè)界定，資產(chǎn)處置、移交，工商變更注冊(cè)登記，債權(quán)債務(wù)清理處置、職工安置，批文證照移交等；身份轉(zhuǎn)換類：改制企業(yè)與職工簽訂的合同書、花名冊(cè)、補(bǔ)償協(xié)議等；設(shè)立變更類：企業(yè)章程、證件；金融債權(quán)保全證明認(rèn)定書等。企業(yè)改制檔案數(shù)量龐大、種類眾多。

2.3 檔案分散性

廣西農(nóng)墾企業(yè)改制中的檔案資料相對(duì)分散，既包括改制前的檔案集中移交，也包括改制過程中新產(chǎn)生檔案資料的管理。由于涉及二級(jí)企業(yè)眾多，各企業(yè)改制檔案資料是在改制過程中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生，不同部門按照企業(yè)改制操作規(guī)程逐步推動(dòng)完成，并最終形成改制檔案材料。檔案材料涉及改制企業(yè)多、環(huán)節(jié)多，經(jīng)辦人員多，形成周期長(zhǎng)，在歸檔周期內(nèi)形成的改制檔案材料分散于各企業(yè)及其職能處室、相關(guān)經(jīng)辦人員手中，因此，農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案材料具有較強(qiáng)的分散特性，要求做到改制到哪里，檔案指導(dǎo)服務(wù)到哪里，防止檔案散失。

2.4 時(shí)間較集中

農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案的形成有著明確的階段性時(shí)間特征，即改制檔案主要產(chǎn)生于企業(yè)改制期間。2018年廣西農(nóng)墾正式改制，將60多家全民所有制企業(yè)改制為公司企業(yè)；經(jīng)過三年過渡，2021年廣西農(nóng)墾列入自治區(qū)國(guó)資委監(jiān)管；2022年集團(tuán)總部?jī)?yōu)化為11個(gè)部室、4個(gè)二層機(jī)構(gòu)、2個(gè)產(chǎn)業(yè)籌備組、4個(gè)事業(yè)部，26家二級(jí)公司優(yōu)化為13家集團(tuán)和13家農(nóng)場(chǎng)公司。改制完成后，廣西農(nóng)墾按照全新機(jī)制運(yùn)行?？梢?，廣西農(nóng)墾檔案資料的形成主要集中于2018年至2022年，這五年時(shí)間是檔案形成的集中階段。

2.5 保存價(jià)值大

廣西農(nóng)墾企業(yè)改制檔案是改制工作的真實(shí)記錄，是新舊機(jī)制轉(zhuǎn)換過程中不同經(jīng)濟(jì)、法律事項(xiàng)的原始憑證，因此改制檔案重要且彌足珍貴。一方面，廣西農(nóng)墾企業(yè)改制檔案反映了所有改制企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債及其權(quán)益調(diào)整變化，是產(chǎn)權(quán)明晰的重要依據(jù)。另一方面，廣西農(nóng)墾企業(yè)改制檔案記載了國(guó)家、集體、法人及職工在企業(yè)改制中出資及分配情況，股東名冊(cè)、產(chǎn)權(quán)界定書、工商登記等，是責(zé)權(quán)利分配的重要依據(jù)。此外，廣西農(nóng)墾企業(yè)改制檔案是加強(qiáng)資產(chǎn)管理，如依據(jù)檔案資料進(jìn)行不良資產(chǎn)清理回收等，防止資產(chǎn)流失，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)保值增值的重要基礎(chǔ)。

3 農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案現(xiàn)實(shí)問題

3.1 檔案體制面臨重構(gòu)

隨著農(nóng)墾企業(yè)重組改制的推動(dòng)，企業(yè)內(nèi)部的檔案工作體制面臨著系統(tǒng)性、結(jié)構(gòu)性重構(gòu)的局面。由于農(nóng)墾企業(yè)改制，企業(yè)的管理范圍、經(jīng)營(yíng)理念、職責(zé)分工等出現(xiàn)了巨大變革，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新設(shè)置。原本屬于某一公司或某一集團(tuán)的檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)改制后新組建公司或集團(tuán)的檔案管理需要，客觀上需要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、兼顧重組后的機(jī)構(gòu)設(shè)置[4]。自主調(diào)整檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案實(shí)體管理、檔案人員優(yōu)化配置等，使檔案工作適應(yīng)改制后農(nóng)墾企業(yè)結(jié)構(gòu)變化。

3.2 檔案權(quán)屬發(fā)生變化

無論是農(nóng)墾企業(yè)改制前，還是農(nóng)墾企業(yè)改制后，農(nóng)墾企業(yè)改制檔案權(quán)屬均屬于公司所有或國(guó)家所有。由于部分公司被注銷、部分職能被合并、部分人員被轉(zhuǎn)崗，農(nóng)墾企業(yè)由全民所有逐漸邁向國(guó)有控股、集團(tuán)所有和集體共有，探索建立現(xiàn)代企業(yè)制度。改制前的檔案權(quán)屬整體轉(zhuǎn)至新組建的企業(yè)或相關(guān)職能部門，有97家直屬企業(yè)優(yōu)化重組為28家二級(jí)公司，69家直屬企業(yè)的檔案資料根據(jù)重組后的公司職能設(shè)置，均進(jìn)行了整體移交。檔案權(quán)屬的重大變化，以及改制過程中新產(chǎn)生的檔案資料，都要求改制后的檔案管理機(jī)構(gòu)及人員盡快熟悉并管理好相關(guān)檔案資料，防止檔案損毀、流失，滿足現(xiàn)實(shí)需要。

3.3 檔案結(jié)構(gòu)內(nèi)容改變

農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制重組，使得原來的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、組織形式、經(jīng)營(yíng)機(jī)制均發(fā)生了巨大變化。原先的企業(yè)檔案管理內(nèi)容結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)下改制后的企業(yè)檔案管理需要，改制后企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生新的檔案內(nèi)容持續(xù)增長(zhǎng)。如2021年廣西壯族自治區(qū)相繼撤銷廣西農(nóng)墾局、農(nóng)墾工委，廣西墾區(qū)全面開啟農(nóng)墾集團(tuán)企業(yè)化管理，農(nóng)墾國(guó)有土地資產(chǎn)化資本化管理、農(nóng)村土地承包費(fèi)資產(chǎn)證券化等過程中產(chǎn)生的重要檔案內(nèi)容，都屬于改制后農(nóng)墾企業(yè)新的歸檔范圍。因此，檔案管理部門要適應(yīng)改制后檔案結(jié)構(gòu)內(nèi)容的變化，建立健全歸檔范圍，確保應(yīng)歸盡歸。

3.4 檔案管理要求更高

廣西農(nóng)墾企業(yè)改制后，市場(chǎng)規(guī)模和競(jìng)爭(zhēng)力顯著增強(qiáng)，直接參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。從某一方面而言，農(nóng)墾企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)也是一種信息競(jìng)爭(zhēng)。這就要求企業(yè)檔案管理部門能夠在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為企業(yè)決策者及時(shí)提供全面、完整、準(zhǔn)確的檔案信息資源，提高決策的科學(xué)性。改制企業(yè)后針對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的新形勢(shì)新要求，對(duì)檔案工作者在企業(yè)改制檔案查詢、檢索和利用的質(zhì)量、效率等方面提出新的更高要求，需要不斷提升檔案工作的信息化、數(shù)字化水平[5]。

4 農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案管理措施

4.1 明確立檔單位

廣西農(nóng)墾企業(yè)改制過程中，分散管理成為改制過程中檔案管理面臨的主要問題。改制過程中，涉及的企業(yè)多、部門多、環(huán)節(jié)多，檔案資料歸集團(tuán)總部管理、改制公司保管，甚至個(gè)人短暫保管。對(duì)此，應(yīng)在《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，立足農(nóng)墾企業(yè)改制實(shí)際，將檔案管理與企業(yè)改制同部署、同落實(shí)、同推進(jìn)、同檢查，并確立由一個(gè)部門具體專門負(fù)責(zé)收集企業(yè)改制期間集團(tuán)及所屬企業(yè)檔案管理，解決企業(yè)改制過程中檔案管理過于分散的不足。這種負(fù)責(zé)可以是負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)，制定由集團(tuán)總部檔案管理部門為主、改制企業(yè)協(xié)辦、其他相關(guān)部門移交補(bǔ)充的檔案的管理體制機(jī)制，明確農(nóng)墾企業(yè)改制過程中檔案立卷、歸檔責(zé)任單位，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

4.2 確定歸檔范圍

在改制前要認(rèn)真做好調(diào)研論證，切實(shí)把改制過程中的檔案資料收集齊、收集全，這就需要結(jié)合農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制特點(diǎn)確定歸檔范圍[6]。既包括改制前的檔案移交范圍、歸屬與流向，也包括改制中形成的檔案歸檔范圍、歸屬與整理方法，還包括改制后的檔案歸檔整理工作。以農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制中的歸檔范圍為例，主要包括：（1）改制申報(bào)類。如改制會(huì)議紀(jì)要；改制申請(qǐng)及批復(fù)；企業(yè)改制實(shí)施方案；職工代表大會(huì)審議文件、職工安置方案。（2）資產(chǎn)審核類。如企業(yè)改制核銷財(cái)產(chǎn)損失請(qǐng)示及審批意見；資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告書；土地評(píng)估報(bào)告書；資產(chǎn)評(píng)估結(jié)果核準(zhǔn)報(bào)告；債權(quán)債務(wù)明細(xì)表。（3）產(chǎn)權(quán)出讓類。如產(chǎn)權(quán)出讓招標(biāo)書及招標(biāo)公告，產(chǎn)權(quán)出讓批復(fù)；產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同書；公有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移通知書。（4）身份轉(zhuǎn)換類。如職工與原企業(yè)中止合同協(xié)議書；改制企業(yè)與職工簽訂的勞動(dòng)合同書及花名冊(cè)；改制企業(yè)與職工簽訂的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議書。（5）設(shè)立變更類。如改制企業(yè)股東會(huì)決議；改制企業(yè)章程；新舊企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

4.3 統(tǒng)一檔案類目

做好農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案整理保管，其中統(tǒng)一檔案類目至關(guān)重要。根據(jù)《關(guān)于在深化國(guó)有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為了便于農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制檔案檢索、查找和利用，將改制過程中產(chǎn)生的檔案資料統(tǒng)一設(shè)置單獨(dú)組卷存檔，即設(shè)置一級(jí)專用類目——“農(nóng)墾企業(yè)改制類”，以便于檔案分類，實(shí)行一企一卷，一企數(shù)卷方式組卷，改制檔案保管期限為“永久”[7]。

4.4 注重監(jiān)督指導(dǎo)

農(nóng)墾系統(tǒng)企業(yè)改制時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)重、責(zé)任大，在此過程中產(chǎn)生了大量改制檔案。為此，集團(tuán)公司檔案管理部門加強(qiáng)檔案企業(yè)改制檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。要把改制檔案管理工作納入公司改制工作大局，服從服務(wù)于企業(yè)改革發(fā)展[8]。改制前，加強(qiáng)《檔案法》《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》等法律法規(guī)的宣貫工作，凝聚思想共識(shí)。同時(shí)，要深入改制下屬企業(yè)檔案管理一線，將集團(tuán)確定的歸檔范圍、保管期限、立檔單位等情況進(jìn)行普及教育，讓企業(yè)改制的參與者熟悉改制檔案的歸檔、立卷等標(biāo)準(zhǔn)和要求。要做好改制檔案同步檢查驗(yàn)收工作，把檔案工作作為評(píng)價(jià)改制是否完成的重要指標(biāo)，確保應(yīng)歸盡歸[9]。要加大企業(yè)檔案管理的人財(cái)物投入力度，理順檔案管理關(guān)系，加大檔案管理軟硬件投入，強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案工作信息化、數(shù)字化水平，滿足農(nóng)墾企業(yè)改制發(fā)展信息需要，為企業(yè)發(fā)展提供檔案信息支撐。

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作者簡(jiǎn)介：唐黎黎，大學(xué)學(xué)歷，廣西農(nóng)墾集團(tuán)有限責(zé)任公司辦公室高級(jí)主管、館員，主要從事檔案管理研究。