提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

王艷紅

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息技術(shù)快速發(fā)展，越來越多的行業(yè)引入了信息化技術(shù)，這不僅是對(duì)傳統(tǒng)工作模式的突破，還在一定程度上促進(jìn)了工作效率的提升。對(duì)事業(yè)單位而言，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前工作的重中之重?；诖?，本文通過分析事業(yè)單位存在的檔案管理信息化問題，對(duì)提升檔案管理信息化水平的策略展開深入探究，以期提高事業(yè)單位檔案信息管理的安全性和保密性，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；提升策略

事業(yè)單位服務(wù)于各行各業(yè)，是社會(huì)安穩(wěn)運(yùn)行的重要保障機(jī)構(gòu)。長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位的工作都會(huì)涉及大量文字、圖片等紙質(zhì)材料，并通過傳統(tǒng)的方式將其進(jìn)行保存，以便有需要時(shí)能夠查詢核實(shí)。但由于檔案管理工作的內(nèi)容過于復(fù)雜，且類別豐富，只單純依靠人力很難將這些資料進(jìn)行科學(xué)、高效的整理歸檔，信息技術(shù)的發(fā)展，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來新機(jī)遇，借助于數(shù)字化技術(shù)將檔案信息電子化，方便后期在線查詢、編輯等，同時(shí)，極大提高檔案管理的工作效率。此外，如何科學(xué)、合理地對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)成為當(dāng)前事業(yè)單位面臨的重要問題。

一、對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面的問題分析

1.檔案管理信息化意識(shí)不足

常規(guī)的檔案信息大部分是一些紙質(zhì)材料、音像資料等，隨著時(shí)間的不斷推移，檔案信息的種類愈發(fā)多樣，大量的文件不斷堆積，同時(shí)，查詢方法落后，檔案信息也不能確保全面，采用傳統(tǒng)的工作模式已無法滿足當(dāng)前的工作要求，從而影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，針對(duì)當(dāng)前的檔案管理情況，事業(yè)單位可以適時(shí)引入安全系數(shù)高、性能穩(wěn)定、存儲(chǔ)量大的信息化設(shè)備，以此搭建具有信息輸入、存儲(chǔ)、編輯、分析、輸出等一整套的系統(tǒng)，解決當(dāng)前檔案管理效率低下的困境。但事實(shí)上，部分事業(yè)單位的管理層對(duì)信息化給檔案管理工作帶來的影響認(rèn)識(shí)不足，仍然將工作關(guān)注重點(diǎn)放在單位設(shè)施、設(shè)備的管理上，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作思想過于落后，制約了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案管理制度體系不完善

檔案管理內(nèi)容不僅包括紙質(zhì)文件資料，還有音像資料。部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，將工作重心放在容易整理的紙質(zhì)檔案方面，忽視了對(duì)影像圖片等資料的整理。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作的進(jìn)行應(yīng)當(dāng)更加順利有序，但實(shí)際上，由于很多人對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展理解不夠，在實(shí)際管理過程中，仍然采取陳舊的工作模式，且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未及時(shí)根據(jù)社會(huì)發(fā)展和工作需要調(diào)整檔案管理制度體系，也未對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行創(chuàng)新變革。甚至有部分事業(yè)單位，為了應(yīng)付上級(jí)檢查，臨時(shí)修改檔案管理制度，使得檔案管理制度體系缺乏權(quán)威性和公信力。沒有落到實(shí)處的管理制度，對(duì)有些檔案管理人員的約束力不夠，使得他們會(huì)因某些原因隨意修改檔案數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理亂象頻發(fā)。

3.檔案管理設(shè)備更新不及時(shí)

受經(jīng)濟(jì)發(fā)展影響，部分地區(qū)的事業(yè)單位在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備上仍然存在一些不足。比如，檔案室環(huán)境和設(shè)備不達(dá)標(biāo)，空間狹小、計(jì)算機(jī)設(shè)備配備不全，造成檔案服務(wù)功能無法正常開展，有些單位甚至連專門的檔案室都沒有，而是將珍貴的檔案資料隨意堆放在辦公室，這在一定程度上影響著檔案管理信息化進(jìn)程的發(fā)展。當(dāng)然，部分事業(yè)單位雖然配備了計(jì)算機(jī)等相關(guān)檔案管理信息化設(shè)備，但在搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)方面卻處于初期階段，距離真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化仍有很長(zhǎng)的路要走。

4.檔案的信息化安全防護(hù)不佳

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展是一把雙刃劍，它既給人們的工作帶來了便利，也不可避免地衍生出一系列網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。對(duì)檔案管理而言，將其進(jìn)行信息化同樣會(huì)面臨安全問題。第一，檔案管理的保密制度不健全?！吨腥A人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》在信息安全保障方面并不能完全滿足社會(huì)實(shí)際需求，使得在開展檔案信息化管理的保密工作時(shí)缺乏健全的法律依據(jù)。第二，檔案管理相關(guān)工作人員缺乏對(duì)檔案信息的保密意識(shí)。比如，利用公共計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)錄入、傳輸或查詢電子檔案信息，使得重要的檔案信息在不知不覺中被泄露。第三，安全防護(hù)技術(shù)落后。我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)是否先進(jìn)直接影響著檔案管理信息化的安全性和保密性。當(dāng)前，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)欠佳，倘若有不法分子惡意攻擊檔案管理系統(tǒng)，不僅會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成極大的不良影響，還會(huì)因珍貴的檔案信息被泄露造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

5.缺乏專業(yè)的信息化管理人才

在信息技術(shù)發(fā)展日益完善之前，事業(yè)單位的檔案管理工作主要依靠人工管理，且受社會(huì)環(huán)境影響，檔案管理人員大部分是在崗工作數(shù)十年的老員工，對(duì)信息化技術(shù)的接受程度較差，對(duì)新知識(shí)的理解吸收能力較弱，甚至有些老員工在面對(duì)計(jì)算機(jī)時(shí)無法進(jìn)行熟練辦公。除此以外，有些檔案管理人員并不是專職管理人員，而是從其他部門調(diào)入的兼職人員，且在上崗前缺乏專業(yè)的管理培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的工作流程完全依靠自身摸索，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)了解不夠透徹，使得大量重要的檔案資料被堆積在檔案室，不僅嚴(yán)重影響了檔案信息的安全性，還大大降低了檔案管理的工作效率。此外，部分工作人員對(duì)《檔案法》的相關(guān)管理規(guī)定認(rèn)識(shí)不到位，綜合管理素質(zhì)較低，未能樹立正確的檔案信息保密意識(shí)。隨著數(shù)字時(shí)代來臨，盡管部分事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到提升檔案管理信息化水平的重要性，但受各方因素影響，在人員安排方面仍然傾向于選擇有傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)的老員工，這在一定程度上阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的重要意義

1.順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)，并在其中發(fā)揮著重要的作用。提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，一方面，能夠彌補(bǔ)當(dāng)前對(duì)紙質(zhì)檔案資料保存條件的不足，在實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息快速、高效儲(chǔ)存的同時(shí)，完成對(duì)電子檔案信息的共享；另一方面，則能夠?qū)Υ罱〝?shù)字檔案信息平臺(tái)打下良好的基礎(chǔ)。通過將檔案管理和信息技術(shù)相融合，以檔案管理內(nèi)容為突破點(diǎn)，逐步覆蓋到整個(gè)檔案管理范圍，進(jìn)而完成檔案資源信息服務(wù)。由此看來，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)順應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢(shì)。

2.改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式

對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅是單純的一項(xiàng)技術(shù)，而是通過將信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等相互融合，以事業(yè)單位所需的檔案管理服務(wù)為切入點(diǎn)，為其提供科學(xué)、高效的檔案管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于檔案管理的內(nèi)容過于復(fù)雜煩瑣，為了保證檔案資料的正確性，工作人員往往會(huì)在整理、搜集檔案資料方面耗費(fèi)大量的精力，而忽視了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深入分析，致使檔案管理工作陷入低效循環(huán)中。而將檔案管理進(jìn)行信息化變革，能夠改進(jìn)當(dāng)前的檔案管理工作模式，促使工作人員有針對(duì)性地整理檔案資源，為其提供更加便捷的檔案數(shù)據(jù)分析工具，在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，同時(shí)也提高了對(duì)檔案的管理效率，在提供檔案管理服務(wù)時(shí)，能夠快速搜索相關(guān)資料并準(zhǔn)確調(diào)取出來，在一定程度上促進(jìn)了事業(yè)單位整體工作效率的大幅提升。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式。

3.實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的便捷長(zhǎng)久保存

事業(yè)單位的檔案資料不僅包含著員工個(gè)人的隱私信息，還有大量的企業(yè)信息甚至國(guó)家部門的一些機(jī)密文件。常規(guī)的檔案資料大部分是紙質(zhì)文件、影像實(shí)物載體等，這些檔案資料雖然具有很強(qiáng)的記載性和權(quán)威性，但同時(shí)易受周圍環(huán)境的影響，存在很大的保存局限，尤其在潮濕環(huán)境中極易發(fā)霉、破損，在一定程度上影響檔案資料的保存質(zhì)量，且頻繁翻閱也會(huì)導(dǎo)致檔案的破損甚至丟失。隨著數(shù)字化的發(fā)展，將信息化技術(shù)融入檔案管理中，不僅能將紙質(zhì)檔案進(jìn)一步升級(jí)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案易破損、保存環(huán)境要求嚴(yán)格的不足，還通過搭建信息化檔案管理平臺(tái)，進(jìn)一步拓寬了檔案資源的保存渠道，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資源的長(zhǎng)久有效保存。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效策略

1.提高對(duì)檔案管理信息化的重視

部分事業(yè)單位的檔案管理受傳統(tǒng)思維影響，仍然采用紙質(zhì)化、實(shí)物化的檔案資料管理方式，忽視了信息化管理的重要性。隨著信息時(shí)代的到來，借助現(xiàn)代技術(shù)將檔案管理內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展非常重要。比如，對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，就可以通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，不僅能幫助醫(yī)院隨時(shí)隨地根據(jù)關(guān)鍵詞有針對(duì)性地查找患者檔案，還能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息在各科室之間的共享，從而大大提升工作效率。因此，事業(yè)單位管理層要從思想上提高對(duì)檔案管理信息化的重視，加大對(duì)其資金投入，同時(shí)，還要借鑒其他事業(yè)單位檔案管理信息化的成功經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合本單位的具體情況，對(duì)信息化建設(shè)策略進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，通過搭建符合單位發(fā)展的檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，逐步形成適配性較高的信息化檔案管理模式。當(dāng)然，檔案管理部門還要將檔案借閱、查詢等服務(wù)手續(xù)進(jìn)一步簡(jiǎn)化，讓檔案信息在監(jiān)督中提升其準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.完善檔案信息化管理制度體系

常規(guī)的檔案管理由于是以紙質(zhì)媒介為載體，在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)過程中，很容易出現(xiàn)檔案資料受潮發(fā)霉或被蟲蛀等情況，造成檔案資料受損。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)借助檔案信息化管理手段，將現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理方式相融合，一方面，構(gòu)建一套包含信息輸入、存儲(chǔ)、編輯、分析、輸出的完整管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)將不易保存的檔案資料信息電子化，優(yōu)化資料存儲(chǔ)方式；另一方面，則將保存有電子檔案信息的硬盤、光盤等實(shí)物合理存放，制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇鎯?chǔ)要求，如可以按照檔案內(nèi)容的機(jī)密程度、時(shí)間、種類等將其分類，嚴(yán)格控制好存放環(huán)境中的溫度和濕度，同時(shí)，做好防水防火工作，以此保證檔案信息的完整性。

除此以外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層還要制定相關(guān)的管理制度。以醫(yī)院為例，要根據(jù)其發(fā)展及各科室的實(shí)際需求，制定不同的檔案管理方式，對(duì)檔案管理人員實(shí)行有效的激勵(lì)制度和科學(xué)的績(jī)效考核制度，以此提升他們的工作積極性。同時(shí)，還可以構(gòu)建檔案管理中心，由該中心負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，一方面，能夠?qū)Λ@取的檔案數(shù)據(jù)及時(shí)做到分析整理，另一方面，則為之后的檔案管理服務(wù)工作做好把控，確保檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

3.加大檔案管理信息化設(shè)備投入

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)在于是否有完善的數(shù)字化設(shè)備。因此，事業(yè)單位檔案管理部門要對(duì)本單位的信息化設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的投入，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等，同時(shí)對(duì)已有的檔案管理設(shè)備進(jìn)行升級(jí)。比如，計(jì)算機(jī)內(nèi)存較小，就可以提高計(jì)算機(jī)的內(nèi)存空間；檔案柜不規(guī)范，存放資料受限，就可以購(gòu)置更加規(guī)范適用的檔案柜，尤其針對(duì)涉密檔案，要放到專門的保密檔案柜，不可隨意借閱；升級(jí)改造當(dāng)前的檔案管理信息系統(tǒng)，統(tǒng)一各科室的檔案管理系統(tǒng)軟件安裝方法和使用標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理軟件和硬件設(shè)備之間相匹配。

4.構(gòu)建檔案信息化安全防護(hù)機(jī)制

在事業(yè)單位中，雖然各科室之間的檔案信息共享能極大提升工作效率，但在運(yùn)用信息化檔案管理模式時(shí)，要格外重視檔案信息的安全和保密性。一方面，可以增設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，在進(jìn)行檔案信息共享過程中使用信息加密技術(shù)，如使用口令、驗(yàn)證碼等，保障內(nèi)部文件信息的有效性、穩(wěn)定性和完整性；另一方面，在提升檔案管理信息化水平中，還要做好對(duì)電子化檔案的備份，以免因黑客攻擊或電腦故障導(dǎo)致電子檔案丟失。

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，單純借助人工管理的方式，就有可能會(huì)出現(xiàn)人為記憶錯(cuò)亂，導(dǎo)致降低工作效率的情況，檔案管理信息化則能很好地彌補(bǔ)這一不足。比如，在醫(yī)院內(nèi)部建立靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)和完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在醫(yī)院外部則完善打印設(shè)備、掃描設(shè)備等以便于信息得以順利輸入和輸出。但不可忽視的是，還要建立醫(yī)院數(shù)字化檔案信息安全防護(hù)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，尤其是高價(jià)值、機(jī)密性強(qiáng)的文件，更要加大信息泄露的防范力度，以此確保醫(yī)患信息的安全性。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)培訓(xùn)

事業(yè)單位的檔案管理在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變的過程中，專業(yè)人才是關(guān)鍵。比如，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門的工作人員大多是低學(xué)歷者，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分考慮到當(dāng)前工作崗位的實(shí)際需求，適當(dāng)增加培養(yǎng)檔案管理人才的資金，一方面，可以選擇引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，為檔案管理部門注入新鮮血液，促進(jìn)管理部門整體專業(yè)水平的提升；另一方面，則可以選擇對(duì)現(xiàn)有的檔案管理員工進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，通過加強(qiáng)員工的信息化技術(shù)，使其在了解醫(yī)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的前提下，逐步成長(zhǎng)為高素質(zhì)復(fù)合型人才，不僅能提升檔案管理信息化，還能促進(jìn)醫(yī)院的快速全面發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位通過提升檔案管理信息化水平，不僅順應(yīng)了當(dāng)前的社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)，還改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的長(zhǎng)久保存。當(dāng)然，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位除了以上提到的有效策略外，還應(yīng)當(dāng)秉持與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)度，根據(jù)單位的實(shí)際情況對(duì)檔案管理信息化建設(shè)策略適當(dāng)調(diào)整。只有這樣，才能確保事業(yè)單位的工作順利高效進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省巨野縣衛(wèi)生健康局）