大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

迂娜

摘 要：企業(yè)想要實現(xiàn)有效的檔案管理，需要構(gòu)建完善的管理體系，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，推動企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，滿足新時代檔案管理目標(biāo)，達(dá)成檔案管理遠(yuǎn)程傳輸、信息資源共享與服務(wù)。目前，企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展中，依然暴露出很多短板，需要檔案工作人員針對問題找出解決之策。對此，本文圍繞企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的，闡述大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用，以問題為導(dǎo)向，提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息化建設(shè)；實施路徑

大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理實務(wù)的結(jié)合，已經(jīng)成為信息化時代企業(yè)管理、工作模式轉(zhuǎn)型升級的重要方式，通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，促使企業(yè)建立先進的檔案管理理念，提高辦公自動化水平，依托檔案管理數(shù)據(jù)平臺，培養(yǎng)其信息化檔案管理思維和業(yè)務(wù)能力。尤其隨著各企業(yè)檔案資料數(shù)量和規(guī)模日趨龐大，檔案存貯安全、高效管理成為業(yè)務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)加快檔案管理方法革新，采用信息化手段完善檔案管理工作。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)的出現(xiàn)，在全國掀起數(shù)字化浪潮，這場數(shù)字革命關(guān)系著人們工作、生活各個方面，極大程度改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。由此，基于數(shù)字革命衍生出海量的信息資源，這些信息資源成為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要助力，也是提高企業(yè)自身市場競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。因此，在這場數(shù)字革命中，企業(yè)檔案管理部門擔(dān)負(fù)著更重大的任務(wù)和責(zé)任，檔案管理部門所管理的信息資源成為企業(yè)科學(xué)決策與高效管理的依據(jù)。與此同時，隨著信息化發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出弊端，尤其在歸檔、分類、記錄和保存等方面效率偏低，并且，在管理過程中人工成本投入較高，人力資源的限制難以做到檔案信息及時更新和精準(zhǔn)記錄，因檔案信息管理方式的滯后，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理僅僅具備簡單查閱的功能。企業(yè)想要進一步提高現(xiàn)代化水平，加強檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。為此，企業(yè)可以建立與檔案管理需求、企業(yè)發(fā)展情況相符的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為企業(yè)業(yè)務(wù)拓展、經(jīng)營管理提供良好的信息化環(huán)境，更新傳統(tǒng)管理方式，借助企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)電子商務(wù)交易、項目研討等功能。此外，在大數(shù)據(jù)時代下，信息資源更加豐富，紙質(zhì)文件的傳遞轉(zhuǎn)為線上傳輸方式，檔案存儲介質(zhì)也發(fā)生轉(zhuǎn)變，也正因為檔案管理工作環(huán)境的轉(zhuǎn)變，使檔案信息管理呈現(xiàn)動態(tài)化管理趨勢。因此，借助信息設(shè)備、大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)條件，讓檔案管理變得更加便捷，實時更新檔案信息，并以視頻、音頻、圖片等多種格式管理檔案。

二、企業(yè)檔案管理特征

1.專業(yè)性

在企業(yè)科技檔案管理工作開展的過程中，往往具備著一定的專業(yè)性，需要工作人員全面結(jié)合企業(yè)專業(yè)特征，從專業(yè)角度出發(fā)，針對科學(xué)活動進行詳細(xì)記錄，這樣就可以形成專業(yè)性較強的科學(xué)技術(shù)檔案。對于這些檔案信息，只有發(fā)揮出相關(guān)工作人員的個人能力，才可以挖掘其內(nèi)在價值，同時對各種復(fù)雜信息進行集中的整理以及分析，發(fā)揮出科學(xué)技術(shù)檔案的內(nèi)在價值，也相應(yīng)推動企業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新。

2.個性化

在企業(yè)科技檔案的管理過程中，具體管理工作并不是一種單一領(lǐng)域的工作內(nèi)容，而是具備著跨專業(yè)的工作形式。在企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的管理過程中，涉及農(nóng)業(yè)科技檔案、工業(yè)科技檔案以及建筑科技檔案等各種類型的檔案信息。無論是哪種類型的檔案信息，都需要全面的提升科學(xué)技術(shù)的信息分析能力，同時保持較強的專業(yè)處理效果，這樣才可以做到對多元化信息的處理效果。

3.系統(tǒng)性

科技檔案當(dāng)中包含著科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)研究等過程，以此在將各種數(shù)據(jù)信息歸檔之后，就可以形成較為完整的信息檔案內(nèi)容。例如，進行工程施工、項目研發(fā)以及課題方面的研究中，都可以很好地形成較強的系統(tǒng)管理效果，并提升信息內(nèi)在價值。

三、大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用

1.大數(shù)據(jù)在檔案資源挖掘中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)發(fā)展有助于提高檔案信息的收集、識別、統(tǒng)計、分類、編目和檢索的工作效率，基于數(shù)據(jù)分析與整合，從而預(yù)測今后發(fā)展趨勢，并圍繞數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性信息，挖掘其中的隱含信息和有價值的信息，為企業(yè)決策層和管理層提供參考依據(jù)，不僅確保數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，還能控制時間、人力、資金、檔案管理的成本。在企業(yè)檔案管理中包含以下應(yīng)用：第一，利用數(shù)據(jù)挖掘功能，定位企業(yè)檔案管理需求，如利用技術(shù)建模，根據(jù)訪客的訪問記錄、訪客日志和社交媒體瀏覽記錄等數(shù)據(jù)，研究用戶的興趣偏好和需求趨勢，從而優(yōu)化檔案信息管理；第二，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為企業(yè)檔案館建設(shè)提供依據(jù)，如利用企業(yè)網(wǎng)、信息軟件統(tǒng)計和計算檔案信息資源的開發(fā)與利用情況，并集中高頻使用、需求量大的檔案信息，優(yōu)先進行數(shù)字化加工與整合，充實和完善企業(yè)檔案館信息資源；第三，從海量檔案信息中篩選出相關(guān)主題的資料，并挖掘和重組，建設(shè)系統(tǒng)化管理的信息庫，讓用戶在查閱檔案館信息資料時，檢索出多篇相同主題的關(guān)聯(lián)信息。

2.大數(shù)據(jù)在檔案深加工中的應(yīng)用

企業(yè)在以往檔案管理中，因檔案信息數(shù)量龐大，依靠現(xiàn)有人力資源難以透徹理解數(shù)據(jù)信息，這也導(dǎo)致檔案管理人員不能明確數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)性，不能深化檔案，無法為企業(yè)其他人員提供理解性強的檔案資料?；谶@一情況，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)信息自動挖掘，獲得數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，并基于內(nèi)涵信息對接相關(guān)信息，使檔案深化，便于理解。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息深加工主要包含檔案資源挖掘、用戶數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)系洞察及趨勢分析。檔案數(shù)據(jù)深度挖掘可以凸顯數(shù)據(jù)價值，并挖掘新的價值信息，做到精準(zhǔn)服務(wù)和趨勢預(yù)測。比如，通過對用戶信息和瀏覽記錄的檢索和數(shù)據(jù)挖掘，精準(zhǔn)洞察和提供個性化服務(wù)，提高用戶的體驗感和認(rèn)同感，提升檔案信息化管理與服務(wù)價值。還可以基于用戶數(shù)據(jù)提煉關(guān)聯(lián)性信息，找出信息共性特點，決定哪些檔案數(shù)據(jù)能夠用于深加工。同時，基于大數(shù)據(jù)管理平臺，可以實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)信息的可視化，為決策層和各科室管理人員提供集中化的數(shù)據(jù)決策支持，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)瀏覽場景、應(yīng)用習(xí)慣等科學(xué)布局，依據(jù)儀表板、圖表、數(shù)據(jù)地圖等形象展示各項檔案業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)指標(biāo)，便于直觀監(jiān)測檔案館運行情況，便于對異常關(guān)鍵指標(biāo)做好監(jiān)測與預(yù)警。

四、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃有待完善

目前，我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作在推進效率上比較滯后，其中受到諸多因素的影響。比如，一些企業(yè)欠缺檔案信息化建設(shè)與規(guī)劃的思維，因觀念滯后導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)與企業(yè)實際情況不匹配，不僅沒有為檔案管理工作提供便利，簡化人工管理的復(fù)雜過程，反而讓檔案信息管理更加混亂，浪費資源，增加工作負(fù)擔(dān)。與此同時，企業(yè)在落實檔案管理信息化建設(shè)工作中，缺乏統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成信息化建設(shè)進度受到制約。此外，檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力水平普遍偏低，這也是影響檔案管理工作信息化開展的重要因素。

2.檔案資源信息化開發(fā)不合理

通過部分基層檔案管理部門或檔案館的資源信息化管理來看，主要問題是大數(shù)據(jù)技術(shù)未能全面普及，利用效率不高，尤其是經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)地區(qū)的企業(yè)基層管理部門檔案管理信息化建設(shè)滯后，檔案資源信息化開發(fā)合理性不足，開發(fā)力度小。雖然部分企業(yè)將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，但是，檔案管理信息化建設(shè)覆蓋范圍窄，發(fā)展不夠全面，使檔案資源開發(fā)與利用之間的聯(lián)系不緊密，甚至出現(xiàn)脫節(jié)問題。例如，檔案信息記錄不全面，更新不及時。檔案是隨著企業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)動態(tài)變化的，也是對企業(yè)不同經(jīng)營發(fā)展的真實記錄。但是，從目前情況來看，企業(yè)管理層工作重心傾向于經(jīng)濟效益的提升，對檔案管理信息化建設(shè)的重視度不高，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中涉及的各項信息沒有如實記錄，并且，檔案信息資料收集不全面、不及時，影響了檔案的使用價值。

3.檔案管理信息化安全防護亟待提高

部分企業(yè)的檔案資料保密級別較高，這些檔案資料或者重要機密文件都需要加強安全管理，避免檔案資料泄露或者被篡改，因此，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案資料是一種高效的管理模式。但是，安全問題也是時有發(fā)生，主要原因在于部分檔案管理人員對于檔案資料的安全性缺乏足夠的重視，缺乏嚴(yán)格、責(zé)任分明的管理制度，查閱或借閱檔案資料的管理流程較為松散，檔案資料提取、數(shù)據(jù)記錄、登錄賬戶管理混亂，很多人都可以隨意登錄檔案資料系統(tǒng)查詢、復(fù)制資料，導(dǎo)致一些重要的檔案數(shù)據(jù)信息被泄露。此外，也有部分企業(yè)還未能從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，部分電子檔案嚴(yán)重缺失，使檔案資料的安全性受損。

五、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實施路徑

1.做好檔案管理信息化建設(shè)全面規(guī)劃

健全檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃可以從管理觀念、管理制度及標(biāo)準(zhǔn)、提升業(yè)務(wù)能力三個方面開展。首先，轉(zhuǎn)變管理觀念。企業(yè)管理人員應(yīng)發(fā)揮引領(lǐng)作用，認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)對于企業(yè)長足發(fā)展的重要性以及經(jīng)濟價值，以高效率管理視角加強檔案管理信息化建設(shè)的頂層設(shè)計。比如，將檔案管理工作納入企業(yè)日常管理體系中，并設(shè)置專項資金，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供資金支持。企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)做好宣傳，轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的觀念，通過專題宣傳，深挖電子檔案的價值。此外，企業(yè)可以通過對檔案管理人員進行繼續(xù)教育培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的信息化管理意識、責(zé)任意識、愛崗敬業(yè)精神。其次，完善科技檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)。通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息化建設(shè)奠定基石，并規(guī)范檔案資料執(zhí)行情況，完善監(jiān)督措施。根據(jù)檔案信息化管理實況，明確崗位職責(zé)，采用責(zé)任制度將檔案管理實務(wù)與責(zé)任掛鉤，落實到個人，加強制度對人為操作過程的約束力度。同時，利用數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、計算機等，構(gòu)建檔案資源信息發(fā)布云平臺，在平臺技術(shù)支撐下建立檔案信息共享制度，讓工作人員在使用檔案資源時不受時空的約束和限制，提高檔案信息資源的共享性和利用效率。最后，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。一是通過教育培訓(xùn)機制，加強檔案管理人員的服務(wù)意識，秉持以人為本、服務(wù)為先的宗旨，樹立檔案管理人員的形象，讓更多員工認(rèn)可檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力；二是企業(yè)建立檔案管理人員聘用制度和標(biāo)準(zhǔn)，聘用方式可以根據(jù)檔案管理工作經(jīng)驗是否豐富或工作能力是否突出幾方面進行考慮。

2.完善檔案資源開發(fā)與利用方式

檔案資源利用是檔案工作的核心目標(biāo)，只有完善檔案開發(fā)和利用方式，才能增強檔案工作的活力。第一，采用宣傳欄、舉辦檔案陳列展覽、檔案管理宣講、座談會、報告會等形式，讓檔案管理人員充分認(rèn)識檔案的定義以及檔案信息化管理的價值，明確檔案資源對企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展和未來發(fā)展的作用。第二，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善信息化系統(tǒng)建設(shè)和科技檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、辦公自動化，并與業(yè)務(wù)相銜接。還可以建立專門的檔案電子閱覽室，最大化發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作用，發(fā)揮檔案部門信息資源優(yōu)勢，為企業(yè)經(jīng)營提供資源支持和高效服務(wù)。以某大型國有建筑企業(yè)為例，該企業(yè)涉及較多施工檔案資料，這些資料對企業(yè)發(fā)展、安全生產(chǎn)質(zhì)量具有重要作用。比如，不同施工階段需要根據(jù)檔案資料信息，了解各施工環(huán)節(jié)所采用的施工材料、施工技術(shù)等要素，以便做好銜接，安全開展下一道工序。因此，為了提高檔案管理質(zhì)量，該企業(yè)有預(yù)見性地建設(shè)了一套檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案信息化軟硬件設(shè)施，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用標(biāo)準(zhǔn)和要求，以一體化管理思維讓檔案管理工作更加規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化，使檔案資源得到充分開發(fā)和利用。第三，采用大數(shù)據(jù)分析法，深挖檔案研編和查閱，采用主動服務(wù)理念，改變企業(yè)過去在檔案利用中停留在低層次原件查閱層面，而是選擇研編方向，加強檔案信息開發(fā)利用。比如，《企業(yè)大事記》《制度匯編》等，基于企業(yè)現(xiàn)有檔案資料，編撰內(nèi)部工作人員參考資料和工作手冊，供各級人員查閱和使用。

3.建立檔案安全防護體系

檔案管理信息化建設(shè)注重的是信息的共享與高效利用，具有網(wǎng)絡(luò)化特點，所以，檔案資料更豐富、管理模式更開放。但是，在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案存儲容易被病毒、黑客和競爭對手利用技術(shù)手段，盜取、破壞、干擾企業(yè)檔案信息?；诖耍髽I(yè)有必要建立反病毒、反泄露、反網(wǎng)絡(luò)攻擊的安全防護措施，抵御檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的風(fēng)險。此外，還應(yīng)針對企業(yè)機密性、重要的檔案文件，加強檔案資源信息審核和數(shù)據(jù)監(jiān)管。一方面，當(dāng)員工想要使用機密數(shù)據(jù)信息時，需要根據(jù)員工崗位層級、檔案機密屬性，設(shè)立相應(yīng)的等級查閱權(quán)限，盡可能減少低層員工接觸機密信息的可能性。同時，對于可以接觸到機密數(shù)據(jù)信息的員工，企業(yè)應(yīng)與員工簽訂保密協(xié)議，約束其避免泄露機密檔案信息；另一方面，建立檔案信息審核制度，并在內(nèi)部設(shè)立信息審核和數(shù)據(jù)監(jiān)管小組，專門負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)信息的使用情況，并定期對檔案信息系統(tǒng)的安全做好評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，規(guī)避信息泄露的風(fēng)險。

六、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代加速企業(yè)檔案管理觀念、管理方式的變革步伐，隨著科技發(fā)展和企業(yè)自身發(fā)展需求，以往方式的缺陷也更加突出，故需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)得到改善。基于此，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，結(jié)合大數(shù)據(jù)在檔案資源挖掘和深加工中的應(yīng)用，以及企業(yè)目前在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，明確企業(yè)應(yīng)以問題為導(dǎo)向，借助大數(shù)據(jù)應(yīng)用優(yōu)勢，從管理觀念、管理制度及標(biāo)準(zhǔn)、提升業(yè)務(wù)能力方面做好全面規(guī)劃，完善檔案資源開發(fā)利用方式，建立安全防護體系，為檔案管理信息化建設(shè)保駕護航。

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（作者單位：中國船舶集團有限公司第七〇三研究所）