事業(yè)單位財務(wù)檔案管理創(chuàng)新模式研究

董秦

［摘 要］近年來，隨著我國事業(yè)單位體制改革的深入和社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的社會功能、職能地位以及工作任務(wù)也隨之有所更新，在編制管理、用人管理、薪酬管理、崗位管理等各項工作方面也出現(xiàn)了很大程度的變化，過去的財務(wù)檔案管理模式已難以適應(yīng)新時期的實際需要。財務(wù)檔案客觀記錄了事業(yè)單位各項經(jīng)濟(jì)活動的基本情況，還能夠非常準(zhǔn)確直觀地體現(xiàn)出事業(yè)單位財務(wù)會計工作的開展情況，為各部門有序推進(jìn)自身工作提供了非常重要的參考依據(jù)，促進(jìn)事業(yè)單位財務(wù)管理工作水平不斷提升。在新形勢下，必須要充分認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要意義，基于現(xiàn)階段事業(yè)單位財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，對檔案管理模式予以創(chuàng)新和變革，可以助力事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。本文結(jié)合筆者工作經(jīng)驗和實際研究，對上述問題展開深入探討。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；財務(wù)檔案；管理；創(chuàng)新模式

［中圖分類號］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在事業(yè)單位的各項工作中，財務(wù)檔案管理工作具有極其重要的意義。財務(wù)檔案管理可以通過完整的財務(wù)記錄建立規(guī)范系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)庫，對單位所有的財務(wù)行為進(jìn)行明確記錄，也是對事業(yè)單位工作決策以及經(jīng)驗教訓(xùn)的記錄，對于事業(yè)單位的財務(wù)工作、經(jīng)濟(jì)工作來說都具有非常重要的作用。因此，事業(yè)單位管理必須主動強(qiáng)化檔案管理服務(wù)意識，不斷提升財務(wù)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，結(jié)合當(dāng)前財務(wù)檔案管理工作開展情況制定有針對性的創(chuàng)新策略，確保各項檔案管理措施能夠在實踐中予以貫徹執(zhí)行，為促進(jìn)事業(yè)單位財務(wù)管理水平提升提供充足保障。

1 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位財務(wù)檔案通常包括資金使用管理和資產(chǎn)管理兩大基本經(jīng)濟(jì)活動中所產(chǎn)生的各類財務(wù)會計賬簿、票據(jù)、憑證、銀行對賬單、電算化檔案數(shù)據(jù)、報表、經(jīng)濟(jì)合同、稅務(wù)資料、財務(wù)管理與會計核算工作中形成的所有相關(guān)數(shù)據(jù)材料。

首先，根據(jù)《檔案法》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》《事業(yè)單位會計制度》等法規(guī)要求，財務(wù)檔案管理涉及諸多方面的內(nèi)容，包括真實性的審計、完整性的交接、及時性的傳遞、安全性的保管等，因此檔案管理人員在組織開展工作時必須要全面精準(zhǔn)把控，確保財務(wù)檔案管理做到規(guī)范、有序，才能充分發(fā)揮財務(wù)檔案的利用價值。其次，財務(wù)檔案客觀全面地記錄了事業(yè)單位各項財務(wù)活動的開展情況，能夠幫助單位管理者及時準(zhǔn)確地了解日常收支情況和運(yùn)營管理信息，也對單位其他部門的業(yè)務(wù)管控有非常大的參考作用，是單位各項工作有序推進(jìn)的重要保障。最后，財務(wù)檔案包含會計核算的關(guān)鍵性憑證，利用財務(wù)檔案資料能夠?qū)挝桓黜椊?jīng)濟(jì)活動實施審核。在實踐中必須要深刻理解財務(wù)檔案管理創(chuàng)新的意義，通過有效的管理模式確保財務(wù)檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這樣才能夠更好地發(fā)揮出財務(wù)檔案的作用。所以在當(dāng)前這樣一個信息化時代下，事業(yè)單位檔案管理人員必須盡快促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作創(chuàng)新，不斷提升財務(wù)檔案管理的科學(xué)化、信息化水平，通過更加高效、規(guī)范的財務(wù)檔案管理工作為單位各項決策帶來更多支持，確保事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展［1］。

2 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 管理人員意識不足

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作對于單位各部門工作的有序開展具有非常大的意義，然而現(xiàn)階段很多檔案管理人員和財務(wù)工作者并未充分認(rèn)識到此項工作的重要性。財務(wù)部門員工仍然存在過去那種“各自為政”的傳統(tǒng)觀念，即便逐步了解到財務(wù)檔案收集、歸檔、開發(fā)利用等工作的重要性，但依舊認(rèn)為財務(wù)檔案管理屬于檔案部門的事，并未予以積極主動的配合，而檔案管理工作人員也沒有積極和財務(wù)部門進(jìn)行溝通交流，認(rèn)為只要及時把財務(wù)檔案資料進(jìn)行收集整理并安全存放即可。目前部分事業(yè)單位將關(guān)注的重心放在了財務(wù)會計核算等環(huán)節(jié)，忽略了財務(wù)檔案的管理，當(dāng)其他各部門或管理層決策需要利用財務(wù)檔案時才會引起重視，但此時卻難以真正發(fā)揮出財務(wù)檔案的價值和作用。

2.2 管理工作經(jīng)費欠缺

這一問題集中反映在兩方面。首先，雖然財務(wù)檔案管理工作屬于事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動的重要組成部分，然而實際上無論是檔案管理人員配置，還是檔案管理房屋、設(shè)備等硬件設(shè)施都并不完善，缺少支持財務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新的工作經(jīng)費。在實際工作中，事業(yè)單位預(yù)算資金的分配往往由于思想意識的不重視而造成財務(wù)檔案管理資金支持的不足，資金保障匱乏勢必會在很大程度上影響檔案管理人員的工作積極性，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理依舊沿用傳統(tǒng)的工作模式。其次，部分事業(yè)單位管理層單純地覺得財務(wù)檔案資料只要不丟失即可，并未給予更多經(jīng)費對相關(guān)設(shè)備和檔案存放環(huán)境予以更新升級，造成檔案管理效率難以提升［2］。

2.3 管理工作不夠規(guī)范

當(dāng)前，在組織開展財務(wù)檔案管理的過程中，無論是收集、立卷、歸檔、存儲、銷毀等各個環(huán)節(jié)都可能存在不規(guī)范的現(xiàn)象。例如，在對財務(wù)檔案實施立卷與歸檔過程中，部分檔案管理人員并未予以重視，導(dǎo)致檔案材料分類不明確、歸檔混亂等問題；對財務(wù)檔案進(jìn)行存儲保管時，沒有做好定期入庫與歸檔驗收工作，導(dǎo)致存儲的財務(wù)檔案材料可能出現(xiàn)錯誤；另外，財務(wù)檔案管理人員在進(jìn)行簽章和裝訂過程中的誤操作導(dǎo)致不符合標(biāo)準(zhǔn)要求；進(jìn)行查閱與銷毀環(huán)節(jié)也表現(xiàn)出交接不清、手續(xù)不完善、程序不透明等問題，很多財務(wù)檔案資料長期沒有及時銷毀。

2.4 管理制度有待健全

有些事業(yè)單位已經(jīng)建立了較為系統(tǒng)全面的內(nèi)控管理體系，各部門職責(zé)也分工明確，然而對于財務(wù)檔案管理來說，單位管理層更多地關(guān)注財務(wù)會計工作的開展，往往忽略了財務(wù)檔案管理。對財務(wù)資料也是更傾向于使用，而在使用后卻忽略了及時歸檔與保管，對之后的開發(fā)利用造成了影響。目前事業(yè)單位財務(wù)檔案管理制度普遍不健全，而且很多管理制度已經(jīng)難以符合新時期的要求，亟須予以創(chuàng)新，同時對檔案工作者的具體權(quán)責(zé)規(guī)定也不清晰，財務(wù)檔案管理工作較為混亂，在很大程度上降低了檔案管理的效率與質(zhì)量，難以充分發(fā)揮財務(wù)檔案資料的開發(fā)利用價值。

2.5 信息化建設(shè)滯后

隨著事業(yè)單位財務(wù)管理工作任務(wù)的加重，財務(wù)檔案數(shù)量日益增多，對財務(wù)檔案管理也帶來了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)財務(wù)檔案管理水平不斷提升，應(yīng)當(dāng)盡快落實信息化建設(shè)工作。然而，現(xiàn)階段在財務(wù)檔案管理實踐中并未真正利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，信息化、智能化水平偏低，很多財務(wù)檔案管理人員沒有熟悉掌握信息技術(shù)手段，檔案信息管理系統(tǒng)長時間沒有更新，在很大程度上制約了財務(wù)檔案管理工作模式的創(chuàng)新與發(fā)展［3］。

3 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理創(chuàng)新模式

3.1 提高財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

科技時代飛速發(fā)展，社會信息化日新月異。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)主動引進(jìn)信息技術(shù)，積極推動財務(wù)檔案管理工作模式的創(chuàng)新變革，借助現(xiàn)代信息技術(shù)提升單位財務(wù)檔案管理效率和質(zhì)量。為滿足新時期下財務(wù)檔案管理工作的新要求，應(yīng)當(dāng)更加關(guān)注和重視財務(wù)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)與提升，讓其能夠盡快更新工作理念，積極運(yùn)用新的管理方法開展好自身工作。鑒于現(xiàn)階段部分事業(yè)單位負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的工作人員整體專業(yè)能力偏低，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極吸取更多優(yōu)秀的專業(yè)化人才，不斷提升薪酬待遇，更好地吸引和留住人才，促進(jìn)財務(wù)檔案管理隊伍整體專業(yè)水平的提升。同時，應(yīng)當(dāng)不定期組織開展好各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，集中針對財務(wù)檔案管理專業(yè)知識和信息技術(shù)操作實踐進(jìn)行培訓(xùn)，從而培養(yǎng)出更多復(fù)合型人才。另外，事業(yè)單位可以設(shè)置獨立的財務(wù)檔案管理工作小組，真正凸顯財務(wù)檔案管理在單位內(nèi)部各項管理活動中的重要性，確保其他部門員工能夠真正了解到財務(wù)檔案管理的重要意義，積極主動配合此項工作，幫助檔案管理人員能夠及時全面地收集到原始材料，第一時間做好分類和歸檔工作，提升財務(wù)檔案管理效率。

3.2 加大資金投入，引入信息化管理手段

事業(yè)單位要進(jìn)一步加大對財務(wù)檔案管理工作的經(jīng)費投入，重視相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)，運(yùn)用更多資金來研發(fā)符合實際工作需要的財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。如此一來，不但有助于減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，還能夠有效推動財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。對于財務(wù)檔案管理人員來說，應(yīng)當(dāng)靈活應(yīng)用信息化管理手段促進(jìn)工作模式的創(chuàng)新，要充分認(rèn)識到財務(wù)檔案資料在收集、傳輸、分類、歸檔、保管以及后續(xù)開發(fā)利用環(huán)節(jié)依靠信息技術(shù)能夠有效提升管理效率。比如，借助財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)對收集來的原始檔案材料實施數(shù)字化處理后上傳到檔案數(shù)據(jù)庫，后期檢索查閱時直接輸入關(guān)鍵字即可進(jìn)行搜索下載，有助于提升檔案開發(fā)利用效率，讓事業(yè)單位財務(wù)檔案資源的利用空間得以進(jìn)一步拓展。另外，利用信息化管理手段還能夠?qū)崿F(xiàn)在線財務(wù)檔案信息查詢以及遠(yuǎn)程檢索，抑或是借助電子郵件等途徑來幫助所需要的人員提供信息咨詢服務(wù)，財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建讓事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作從過去的靜態(tài)管理逐步朝著動態(tài)管理的方向邁進(jìn)，有效整合了財務(wù)檔案資源。

3.3 確立信息化財務(wù)檔案管理理念

與過去事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作模式相比，樹立信息化管理理念，依靠數(shù)字檔案能更及時全面地采集單位財務(wù)活動形成的各種文件資料，同時實施備份，防止檔案材料丟失，確保財務(wù)檔案的完整性；再者，數(shù)字財務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類歸檔后也能夠有效提升檔案資源的傳輸共享效率，有效發(fā)揮財務(wù)檔案的價值。有些事業(yè)單位財務(wù)管理人員自身沒有更新工作理念，不能充分了解到財務(wù)檔案管理創(chuàng)新的意義，始終采取過去的人工管理模式，采集整理紙質(zhì)檔案材料，不利于財務(wù)檔案管理效率的提升。因此，在新時期下必須要主動樹立信息化財務(wù)檔案管理意識，盡快革新陳舊的管理模式，事業(yè)單位管理層要為財務(wù)檔案信息化管理工作的推進(jìn)實施給予更多關(guān)注和支持，不斷提升資金扶持力度，盡快研發(fā)符合本單位財務(wù)檔案管理實際需要的信息管理系統(tǒng)［4］。

3.4 創(chuàng)新財務(wù)檔案管理制度

在推進(jìn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新的過程中，必須要有適宜、完善、健全的制度規(guī)定予以保障，以確保財務(wù)檔案管理工作的有序開展。

第一，應(yīng)將財務(wù)檔案信息化管理工作制度化、流程化，確保財務(wù)檔案管理工作具備統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，針對財務(wù)檔案的收集、分類、歸檔、保存、利用等環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容予以明確，確保財務(wù)檔案資源能夠得到科學(xué)配置，降低管理成本。

第二，針對財務(wù)檔案存儲制定科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，保證財務(wù)檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一錄入和管理，結(jié)合財務(wù)檔案的重要程度對其規(guī)定10年、30年和永久保存期限，對文字檔案材料統(tǒng)一為DOCX格式，圖片類檔案材料統(tǒng)一為PDF格式，表格類檔案材料統(tǒng)一為XLSX格式。

第三，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化財務(wù)檔案的統(tǒng)籌管理制度予以完善，按照國家頒布的《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際需求，對數(shù)字化檔案擬定《單位數(shù)字財務(wù)檔案移交接受制度》以及《財務(wù)檔案信息化建設(shè)管理規(guī)定》等，保證財務(wù)檔案管理工作能夠有章可循。

第四，要建立健全財務(wù)檔案管理崗位制度，結(jié)合新形勢下對檔案管理工作的新要求，構(gòu)建完善的考核評價與獎懲體系，從而有效激發(fā)財務(wù)檔案管理人員的工作積極性，確保其履行好自身職責(zé)［5］。

3.5 規(guī)范財務(wù)檔案管理工作內(nèi)容

在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作模式創(chuàng)新過程中，必須要結(jié)合實際需求予以推進(jìn)，比如說對單位財務(wù)檔案進(jìn)行立卷和歸檔時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位財務(wù)活動以及形成的檔案材料數(shù)量來合理制定有針對性的工作方案，同時對收集保存的財務(wù)檔案資料予以定期整理，確保事業(yè)單位在組織開展各項工作的過程中擁有充足的參考依據(jù)。在整理財務(wù)檔案時應(yīng)當(dāng)對過去工作中不規(guī)范之處予以統(tǒng)一規(guī)范，在進(jìn)行全面整理審核之后從數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，避免混淆不同類型的財務(wù)檔案資料。除此之外，針對部分較為重要且需要紙質(zhì)存檔的財務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)在賬簿活頁的空白位置根據(jù)順序?qū)n案賬頁編號進(jìn)行編目，裝訂時應(yīng)當(dāng)在封粘位置明確標(biāo)注簽章，對于需要進(jìn)行數(shù)字化處理的財務(wù)檔案信息，應(yīng)當(dāng)打印出會計賬頁，對其實施統(tǒng)一規(guī)范的處理，按照數(shù)字化錄入的時間順序予以明確編號，按照這些編號進(jìn)行上傳存檔，從而為未來查詢與檢索財務(wù)檔案資料時提供更多便利，幫助使用者更加高效地搜索獲取所需檔案材料，確保財務(wù)檔案管理活動能夠科學(xué)有序地開展。

3.6 合理運(yùn)用安全防范技術(shù)

事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作在創(chuàng)新與改革的過程中，應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，以更加完善的財務(wù)檔案信息管理平臺促進(jìn)檔案管理智能化、數(shù)字化水平不斷提升，這不僅能夠降低檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，還可以有效防止檔案材料遺失混亂等現(xiàn)象。但在這一過程中必須要制定有針對性的安全防控方案，借助現(xiàn)代信息技術(shù)保障事業(yè)單位財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性，避免由于外部攻擊導(dǎo)致檔案資料被泄漏或篡改，同時防止內(nèi)部系統(tǒng)沒有及時更新完善而出現(xiàn)漏洞，為單位財務(wù)檔案管理工作的有效開展帶來更多保障。一般來說，能夠選擇應(yīng)用訪問控制技術(shù)、身份識別技術(shù)以及防火墻技術(shù)等確保財務(wù)檔案信息安全，為推動單位財務(wù)檔案管理工作模式創(chuàng)新奠定堅實基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時代事業(yè)單位財務(wù)檔案管理應(yīng)當(dāng)有新的局面、新的理念、新的要求，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理人員必須要緊跟時代發(fā)展步伐，更新理念，積極推進(jìn)財務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新，同時靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保能夠滿足新時期對財務(wù)檔案管理提出的新要求。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)不斷加大資金支撐力度，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新財務(wù)檔案管理機(jī)制，打造專業(yè)化高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員隊伍，對財務(wù)檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管控，促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量的不斷提升。

參考文獻(xiàn)

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