創(chuàng)新運用信息化手段實現(xiàn)辦公室業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

關(guān)鍵詞：信息化；辦公室業(yè)務(wù)；行政管理；數(shù)字化

辦公室承擔(dān)著服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實的服務(wù)職能和日常運轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)管理職能，既有管理的屬性，又有服務(wù)的屬性。信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，企業(yè)發(fā)展逐漸向信息化、高質(zhì)量方向發(fā)展，且企業(yè)存在節(jié)奏快、要求高、任務(wù)重、人員少等各種問題。在這種背景下，必須要創(chuàng)新辦公室業(yè)務(wù)方式，提升辦公室業(yè)務(wù)價值，不斷優(yōu)化和完善“三服務(wù)”，是目前辦公室業(yè)務(wù)首先任務(wù)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)工作人員創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵所在，是企業(yè)工作人員創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型、升級的破題之鑰。在數(shù)字時代背景下，實現(xiàn)辦公企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于辦公企業(yè)的經(jīng)營管理、服務(wù)水平、降低工作壓力、提高工作效能，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)辦公企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1辦公室日常工作

辦公室作為公司的一個關(guān)鍵部門，具有不可取代的作用，其基本特征如下：

（1）政治性。辦公室工作無小事，把牢政治方向，嚴(yán)守政治紀(jì)律，是做好辦公室工作的根本點。（2）復(fù)雜性。負(fù)責(zé)公司內(nèi)外事務(wù)的協(xié)調(diào)，包括文字資料、會議組織、后勤保障、信訪維穩(wěn)、督察督辦、車輛調(diào)配等，這些工作都是瑣碎的。辦公室員工的工作范圍包括通知、接待、會務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)等，雖然工作并不困難，但工作的內(nèi)容卻是極其繁雜，不僅要確保工作的質(zhì)量，還要保證工作的效率，這對工作人員來說是一種巨大的考驗。（3）突發(fā)性。辦公室的工作目標(biāo)是為公司的主要工作開展提供協(xié)助，并且工作范圍很大，具有很強(qiáng)的突發(fā)性，經(jīng)常會突然接到一些非常重要的工作，沒有固定的工作時間。（4）服務(wù)性。辦公室要做好公司領(lǐng)導(dǎo)的參謀工作、服務(wù)好上級領(lǐng)導(dǎo)，辦公室工作主要包括傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求、落實任務(wù)、調(diào)研、參謀等方面，具有比較明顯的“為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)”的特點。辦公室還要做好公司內(nèi)部和外部溝通的工作，做好信息反饋和協(xié)調(diào)工作。這就要求辦公室工作既要得到領(lǐng)導(dǎo)的滿意，又要得到全體職員的滿意，這是辦公室工作的難點。

2辦公室工作面臨的困境和機(jī)遇

在當(dāng)今資訊科技迅猛發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)上的各種革新與應(yīng)用不斷涌現(xiàn)，并滲透到人類生活的各個領(lǐng)域，人類的生產(chǎn)與生存都離不開數(shù)碼科技的多元應(yīng)用?？辈煸O(shè)計企業(yè)管理部門要適應(yīng)新形勢，善于發(fā)揮科技企業(yè)優(yōu)勢，利用科技的力量，利用信息化手段，提高效率，控制成本，改善工作效率，這是當(dāng)今社會發(fā)展的一個重要趨勢。

辦公室工作轉(zhuǎn)變的目標(biāo)是：一是能提升工作的工作效能，降低工作費用；二是能夠完善信息交流的機(jī)制，強(qiáng)化交流，強(qiáng)化反饋，打通交流與協(xié)調(diào)的通道；第三，提高平臺的效率，使信息資源更加有效地分享。

3辦公室業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體實施措施

3.1實施路線

3.1.1實施思路

辦公室業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須要以服務(wù)保障為基礎(chǔ)，立足于發(fā)展的眼光，才能不斷推進(jìn)辦公業(yè)務(wù)向智能化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展，同時在實施過程中，依舊遵守“四階段”路線，包括分層拓展、邊用邊改、迭代完善、小微優(yōu)化，打造高科技一體化辦公室系統(tǒng)，具體為：智慧賦能、友好易用、功能完備、入口統(tǒng)一，這樣一來完全移動系統(tǒng)自動運轉(zhuǎn)和處理，實現(xiàn)規(guī)則化、流程化辦公室業(yè)務(wù)，同時利用系統(tǒng)輔助分析提出具體有效的決策，一是為了有效解放辦公室業(yè)務(wù)中的人員，二是為了將人力集中到更有價值的業(yè)務(wù)中，最終實現(xiàn)提升辦公室業(yè)務(wù)的服務(wù)質(zhì)量。

以質(zhì)量保證為起點，著眼于創(chuàng)新與將來，不斷推進(jìn)辦公業(yè)務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，按照“小微優(yōu)化、迭代完善、邊用邊改、分層拓展”的“四階段”執(zhí)行路線，將流程化、規(guī)范化的辦公室業(yè)務(wù)通過系統(tǒng)的自動化處理與運行，實現(xiàn)基于知識庫、經(jīng)驗庫的智能輔助分析決策，將業(yè)務(wù)人員從單一、重復(fù)、低效的勞動中解脫出來，將精力聚焦到更具價值創(chuàng)造和挑戰(zhàn)的勞動中去，實現(xiàn)企業(yè)工作內(nèi)涵和服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)步升華。

3.1.2實施原則

①強(qiáng)化頂層設(shè)計。始終堅持資源的有效配置、靈活應(yīng)用和有效整合，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)貫通，因此，必須要建立業(yè)務(wù)中臺和數(shù)據(jù)中臺。

②加強(qiáng)對資料的管理。建立保存資料的制度。保證了數(shù)據(jù)的唯一性和關(guān)聯(lián)性，在多個系統(tǒng)之間進(jìn)行了數(shù)據(jù)比對，并對其進(jìn)行了實時監(jiān)控和校正。

③加強(qiáng)資料保密工作。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全保障，建立數(shù)據(jù)的異地備份，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

④加強(qiáng)可視化展示。對于員工而言，系統(tǒng)的關(guān)注度、吸引力和實用性特別重要，因此需要通過建立可視化展示功能、圖形化功能和信息全景化功能，這樣才能實現(xiàn)快速概覽和精準(zhǔn)投放的要求。

⑤加強(qiáng)智能分析。智能分析是辦公室業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型最為重要的一項原則，因此必須要大數(shù)據(jù)分析、人工智能分析和用戶畫像分析，根據(jù)用戶的需要，自動生產(chǎn)對應(yīng)的信息，從而有效提高數(shù)字化系統(tǒng)的精準(zhǔn)性和主動性。

3.1.3重點問題

①兼顧便捷性與安全性。在企業(yè)信息化的不斷發(fā)展中，企業(yè)的核心和敏感數(shù)據(jù)也逐步從線下向線上遷移，一方面，信息化給企業(yè)的工作帶來了方便；另外增加了數(shù)據(jù)被竊取、篡改、損毀和丟失的概率，因為在互聯(lián)網(wǎng)背景下，具有開放性的特征。所以在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計過程中，必須要兼顧安全和便捷，同時注重系統(tǒng)的好用性和便捷性，最大化保障數(shù)據(jù)的安全。

②兼顧豐富性與易用性。辦公室業(yè)務(wù)涉及范圍廣，業(yè)務(wù)內(nèi)容繁雜，且涉及專業(yè)多，同時各方面要求和標(biāo)準(zhǔn)高，在這種情況下不僅要有完善的支持體系，還要有完善的管理要求。因此，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計過程中，既要結(jié)合辦公室業(yè)務(wù)特征，又要做到細(xì)而精，為辦公室業(yè)務(wù)提供深層次和全方位的幫助，故需要從易用性和豐富性上設(shè)計開發(fā)。

③兼顧拓展性與傳承性。辦公室工作既要不斷優(yōu)化完善，還需要推陳出新、與時俱進(jìn)，要沿襲歷史，注重傳承。需要有足夠的擴(kuò)展能力，動態(tài)優(yōu)化，彈性擴(kuò)展，實時滿足需要，同時也要保持連續(xù)性，確保業(yè)務(wù)的連續(xù)性，在功能上進(jìn)行了修改，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、歸檔和調(diào)取。在辦公商業(yè)體系的開發(fā)與設(shè)計中，要兼顧可擴(kuò)展和可持續(xù)發(fā)展兩方面的綜合考量，兼顧目前與長期之間的關(guān)系。

3.1.4技術(shù)工具

RPA，就是一種用來模仿電腦的程序。能實現(xiàn)鼠標(biāo)的滑動，桌面圖標(biāo)的點擊，瀏覽器的打開，鍵盤的輸入，點擊按鈕的控制，減少人工大量的重復(fù)工作。

知識地圖是一種用來描述現(xiàn)實生活中的不同實體和不同觀念的語義網(wǎng)絡(luò)，其目的是描述現(xiàn)實生活中的不同的實體和觀念及其相互聯(lián)系，例如信息的檢索、推薦、問答、知識推理、知識融合和信息顯示。

所謂的“自然語言處理”，就是計算機(jī)能夠理解和處理非結(jié)構(gòu)文字的技術(shù)，它可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)提取、語義理解和分析內(nèi)容。

3.2探索實踐

利用信息技術(shù)進(jìn)行辦公室工作的數(shù)字化改造，其根本思想是搭建一個網(wǎng)絡(luò)化的平臺，進(jìn)行系統(tǒng)的自動化操作，并與之建立起交互與回饋的機(jī)制。以上流程可以間接地提高整個企業(yè)的績效。

3.2.1打造唯一的辦公信息平臺

對于辦公室業(yè)務(wù)工作人員而言，系統(tǒng)必須要成為唯一媒介、得力助手和必備工具，這樣的系統(tǒng)才有價值和意義，且還需要滿足各種辦公室業(yè)務(wù)的需求，避免其他問題的產(chǎn)生，比如數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、平臺頻繁切換等。因此可通過“內(nèi)嵌模塊、打通接口”的方法，將各種功能集中在同一個模塊下，比如檔案管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、用印審批、通訊錄和督察督辦等，打造最為快捷便利的辦公室公文處理功能。如OA線上用印審批。以往的工作中，用印申請往往采用書面形式的審批，必須由申請人親自到各單位的負(fù)責(zé)人簽名，然后再用對應(yīng)的公章。該體系將紙質(zhì)審批的線下審批工作全部通過線上進(jìn)行，提交申請、領(lǐng)導(dǎo)審批、歸檔等工作都可以通過線上進(jìn)行，免去了每個環(huán)節(jié)的現(xiàn)場簽名，省時省力，提升了辦事效率，提高了客戶的口碑和滿意度。整套的手續(xù)也都存儲在了云中，很少會遺失，方便查閱。

3.2.2建立工作報送系統(tǒng)

隨著企業(yè)發(fā)展壯大和管理層級的不斷增多，高效的工作信息報送系統(tǒng)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和所屬各單位、各部門的一種網(wǎng)絡(luò)互動的平臺，每個單位（部門）可以將當(dāng)前工作進(jìn)展和下期重點工作安排上報，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可以在線隨時查看、詳細(xì)了解并作出指示，各部門負(fù)責(zé)人也可以第一時間看到集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)給予的指示批示并可以及時做好溝通反饋。這樣大大提高了員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的工作效率，降低了員工參加的線上、線下的各種匯報活動，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件。在不同的行業(yè)中也可以進(jìn)行不同的工作，這樣才能更好地吸引更多的人才，更好地理解和合作，從而突破行業(yè)壁壘。

3.2.3督察督辦全周期線上管控

建立督察督辦線上管理系統(tǒng)，實行線上任務(wù)下達(dá)、計劃反饋、進(jìn)度跟蹤、提交申請、歸檔等全生命周期的監(jiān)控，并對督察督辦工作進(jìn)行規(guī)范化管控。該系統(tǒng)不僅可以對整個工作進(jìn)行全面的觀察，而且可以深入特定的工作中進(jìn)行深度分析，而且可以對歷史的完成情況進(jìn)行定性和定量分析，從而使督察督辦工作更加有效、更加有效。

3.2.4通訊錄一鍵撥打接通

在辦公室業(yè)務(wù)系統(tǒng)中按照公司組織架構(gòu)圖，輸入每個部門人員的聯(lián)系方式，通過系統(tǒng)實現(xiàn)人與人之間無障礙溝通交流，故需要開發(fā)“一鍵撥打”功能，目的提高工作效率，防止出現(xiàn)問題無法聯(lián)系責(zé)任部門的責(zé)任人，將溝通變得更加簡單，最終實現(xiàn)實時聯(lián)絡(luò)和快速接通的目的。

3.2.5管理審批流程信息化

根據(jù)企業(yè)的管理辦法和規(guī)章制度，將企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)等多口徑工作的審批流程系統(tǒng)化、規(guī)范化，實現(xiàn)線上辦理。不但具有無紙化、可追溯的優(yōu)點，也為后續(xù)的審核工作積累了大量的流程資料。同時，加強(qiáng)移動端的業(yè)務(wù)研發(fā)，讓各管理層級能夠通過手機(jī)辦公，及時高效處理業(yè)務(wù)，對各項工作的訪問更加靈活，便于使用，確保政策順暢。

3.2.6提升會議環(huán)境數(shù)字化水平

強(qiáng)化會議室管理，增加電子屏幕和無線投屏，增強(qiáng)會議的軟硬件設(shè)施，增強(qiáng)會議的信息化程度，增強(qiáng)了網(wǎng)絡(luò)視頻會議的容量，在一些特殊時期，線上會議的召開為生產(chǎn)經(jīng)營工作提供了極大的便利條件。

3.2.7運用智慧門禁系統(tǒng)

智慧門禁系統(tǒng)體系使用了面部或身份標(biāo)識，利用海量的信息進(jìn)行內(nèi)部和外部的信息處理。改善了公司的安全，降低了人工費用，方便了公司的工作人員的每天出入。

3.3典型應(yīng)用場景

3.3.1文檔的智能管理

“辦公”系統(tǒng)可以通過對文檔標(biāo)題、文檔內(nèi)容、文檔編號等的信息進(jìn)行分析，并將其發(fā)送給各單位的負(fù)責(zé)人，通過對其進(jìn)行語音、文本的識別，并將其傳遞給相應(yīng)的部門和個人。該辦公軟件按照規(guī)定的格式自動檢查文檔的文字內(nèi)容和排版格式，并能自動提醒錯誤，從而增強(qiáng)工作效率和準(zhǔn)確度。

3.3.2文件的自動化存檔及智能化的數(shù)據(jù)化

打通檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，建立數(shù)據(jù)生成和存檔的自動同步，增強(qiáng)存檔對企業(yè)的負(fù)面回饋功能，從源頭控制和全流程監(jiān)控。以用戶的個人資料為基礎(chǔ)，構(gòu)建了一個用戶的肖像，對用戶的需要進(jìn)行智能的剖析，并對其進(jìn)行精確的數(shù)據(jù)推送。采用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，以專題為基礎(chǔ)，實現(xiàn)文檔編輯的智能化。

3.3.3機(jī)密文檔的安全性審核

通過使用區(qū)塊鏈等技術(shù)，可以在查詢、打開、下載等方面進(jìn)行多個節(jié)點的聯(lián)合保存，防止故意篡改、刪除記錄。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對長期借出、頻繁借閱、借閱等不良現(xiàn)象進(jìn)行鑒別，有效地減少了機(jī)密文檔的泄露。通過運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高對用戶的環(huán)境感知能力，能夠?qū)ξｋU進(jìn)行及時的辨識和攔截。

3.3.4對辦公資金的全程在線控制

運用人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)中心技術(shù)，可以使行政審批數(shù)據(jù)與財政支出報表數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對、共用和共享。從審批一報銷一入賬，都能對數(shù)據(jù)進(jìn)行全周期的控制和多環(huán)節(jié)的聯(lián)動。把行政費用控制從報銷到審核，杜絕超計劃開支和超預(yù)算的出現(xiàn)。

結(jié)語

在信息化背景下，企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型必須要利用數(shù)字化技術(shù)，這樣才能為企業(yè)創(chuàng)造價值、加速轉(zhuǎn)型升級、幫助企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)。因此在轉(zhuǎn)型過程中，要努力積極打造智能、便捷、友好、穩(wěn)定和安全的系統(tǒng)。通過優(yōu)化辦公系統(tǒng)，打造“小而美”的優(yōu)化軟件，提升工作效率，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于公務(wù)文書、檔案、保密、會議、督察督辦、綜合事務(wù)等各項服務(wù)，以達(dá)到踐行綠色、健康、持續(xù)發(fā)展理念，有效提升企業(yè)“三服務(wù)”的能力，提高企業(yè)的管理水平。利用自身的信息技術(shù)裝備，是實現(xiàn)辦公室工作數(shù)字化轉(zhuǎn)變的必然要求。辦公室員工要時刻以互聯(lián)網(wǎng)思維來加強(qiáng)自身工作，提升辦公室工作水平。

作者簡介：鄭博（1990— ），男，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，本科，中級工程師，研究方向：管理工程。