《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》內容解讀及思考

摘 要：隨著我國電子業(yè)務的飛速發(fā)展，電子文件的類型、格式及其生成環(huán)境都發(fā)生了很大變化。為適應這一變化，2016年國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），進一步修訂和完善電子文件歸檔和電子檔案管理內容、標準及相關要求。本文以該《規(guī)范》為研究對象，分析了《規(guī)范》修訂的主要背景、框架內容、突出特點，并就當前《規(guī)范》面臨的新情況提出了進一步完善的意見建議，推動和完善電子文件歸檔和電子檔案管理工作更加規(guī)范科學，為新時代檔案事業(yè)發(fā)展提供有力制度保障。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；內容解讀

概述

2016年8月，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）（以下簡稱《規(guī)范》），于2017年3月1日正式實施?！兑?guī)范》共有11章43節(jié)，對電子文件與電子檔案的術語和定義、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍及電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案編目、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式，電子檔案存儲、備份、利用、統(tǒng)計等進行明確規(guī)范，提出電子檔案鑒定、審查、轉換、遷移、移交與銷毀等處置的要求和規(guī)定。這是做好新時代電子文件與電子檔案管理的重要標準[1]。《規(guī)范》的出臺與實施，是適應文件電子化、檔案信息化的時代產物，也是進一步提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要保障。

1 《規(guī)范》修訂的主要背景

隨著我國各系統(tǒng)各領域電子業(yè)務的飛速發(fā)展，電子文件的類型、格式及其生成環(huán)境都發(fā)生了很大變化，2002年版《規(guī)范》已經不適應時代發(fā)展變化和技術發(fā)展要求，尤其是檔案領域新的規(guī)章制度出臺，新的標準和要求相繼推出，迫切需要進一步修訂和完善電子文件歸檔和電子檔案管理內容、標準及相關要求[2]。

1.1 《規(guī)范》修訂的社會背景

隨著各個行業(yè)和領域無紙化辦公的深入推進，電子文件產生的數(shù)量和規(guī)模持續(xù)增加，電子文件成為國家的核心信息資源，電子檔案信息資源已經成為國民經濟社會發(fā)展的重要生產要素之一。國家在宏觀層面大力推進和實施數(shù)字中國、科技強國，以及數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供良好社會環(huán)境。加強電子文件歸檔和電子檔案管理是開發(fā)利用信息資源，保障國家信息安全的需要，尤其是各種檔案管理軟件的開發(fā)應用，單軌制檔案管理模式已然成熟。為此，《規(guī)范》第5章專設對業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)功能的具體要求。為管好用好電子檔案數(shù)據(jù)信息、實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)賦能，進一步規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)資產建設，滿足電子檔案“四性”要求。

1.2 《規(guī)范》修訂的制度背景

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）頒布實施至2016年8月29日修訂發(fā)布，期間10余年時間里，我國電子文件歸檔及電子檔案管理領域陸續(xù)頒布了一系列相關規(guī)章制度和標準規(guī)范：《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）、《文書類電子文件長期保存格式規(guī)范》（DA/T49-2012）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《文書電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》（GB/T31914-2015）。信息環(huán)境下檔案業(yè)務管理形式和內容均出現(xiàn)較大變化，2002版的《規(guī)范》標準和要求與這些規(guī)章制度不相適應，迫切需要進一步修訂完善。

1.3 《規(guī)范》修訂的技術背景

當前，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術已經深入發(fā)展、廣泛應用到各個行業(yè)、系統(tǒng)和領域，也進一步推動機關、企事業(yè)單位和其他社會團體、組織推進數(shù)字轉型、實施數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推動電子文件歸檔和電子檔案管理工作走上“高質量”“數(shù)字化”“智能化”發(fā)展之路。在新技術發(fā)展背景下，也有力驅動了電子檔案管理的轉型升級，豐富了電子檔案資源內涵和品質[3]。

2 《規(guī)范》修訂的框架內容

2016年版《規(guī)范》以2002年版《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，結合《標準化工作導則—第1部分：標準的結構和編寫規(guī)則》（GB/T 1.1-2009）規(guī)則起草，進一步明確了電子文件歸檔、電子檔案管理提供根本遵循。

2.1 明確相關概念術語與外延

2016版《規(guī)范》規(guī)定16個術語，較2002版《規(guī)范》11個術語，多了5個。新增了“電子檔案”“組件”“業(yè)務系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“采集”“歸檔”“移交”“登記”“轉換”，刪除了2002版“歸檔電子文件”“背景信息”，將“邏輯歸檔”“物理歸檔”統(tǒng)一調整為“歸檔”，將原來的“真實性、完整性、有效性”統(tǒng)一調整為“真實性、完整性、可靠性、可用性”。這些術語與定義的增加，主要是從方便實踐操作角度出發(fā)，體現(xiàn)了概念術語的科學、準確，將“電子文件”主體范圍界定在“國家機構、社會組織或個人”，進一步明確電子文件是由“內容”“結構”“背景”組成[4]。

2.2 明確歸檔與管理責任分工

2016版《規(guī)范》明確電子文件歸檔與電子檔案管理立檔單位主要是四類部門：檔案部門、電子文件形成或辦理部門、信息化部門，以及保密部門。明確這四類部門在電子文件歸檔和電子檔案管理中應擔負的職責。檔案部門具體負責制定制度，提出要求，負責培訓，指導業(yè)務辦理；電子文件形成或辦理部門負責具體的電子文件收集、整理、著錄及移交歸檔；信息化部門負責建設應用系統(tǒng)，為電子檔案管理提供信息技術支持。保密部門負責監(jiān)督涉密檔案保密管理。四類部門承擔的職責及分工，共同構成電子文件歸檔和電子檔案管理的全流程、各環(huán)節(jié)工作內容，任一環(huán)節(jié)缺失或出現(xiàn)瑕疵都會影響全流程管理質量，最終影響電子文件及電子檔案“四性”。

2.3 明確歸檔與管理具體要求

一是明確歸檔范圍。與2002版《規(guī)范》不同的是，2016版《規(guī)范》除了將電子文件納入歸檔范圍外，還新增了“電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍”，并提出“文書類電子文件”“科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件”“聲像類電子文件”等電子文件相應的元數(shù)據(jù)歸檔范圍。二是電子文件格式。為了保證電子文件和電子檔案“四性”要求，2016版《規(guī)范》在通用格式方面較2002版《規(guī)范》有所增加。例如，電子公文增加JPG、TIF、PNG等。二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；三維矢量文件永久保存的需要轉換位STEP格式。數(shù)據(jù)庫文件則統(tǒng)一以ET、XLS、DBF、XML等格式。公務電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁等以HTML格式歸檔。三是歸檔方法。從歸檔的時段要求來看，2016版《規(guī)范》提出了電子文件預歸檔和歸檔兩個階段。其中，預歸檔需要對電子文件“四性”進行鑒定，要求100%合格。鑒于不同單位、不同部門信息化發(fā)展水平存在較大差異，提出可通過公文處理系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)及電子文件管理系統(tǒng)三種歸檔接口方式進行在線歸檔[5-6]。

2.4 規(guī)范電子檔案保管與利用

與紙質等傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案的特性決定其保管和利用的標準和要求有其自身特性。2002版《規(guī)范》中電子檔案保管要求，除了滿足紙質檔案要求外，還從載體、磁場、熱源及有害氣體隔離等環(huán)境、溫度、濕度等要求作了專門規(guī)定[7]。2016版《規(guī)范》更為詳細的制定相應的存儲、備份、利用、統(tǒng)計、元數(shù)據(jù)維護等管理措施，還就電子檔案鑒定、審查、轉換、遷移等處置作出明確要求。

3 《規(guī)范》修訂的突出特點

3.1 體現(xiàn)時代性

無論是內容還是理念，2016年《規(guī)范》都較為緊密地契合新時期電子文件歸檔和電子檔案管理。例如提出“元數(shù)據(jù)”概念，“電子檔案管理系統(tǒng)基本功能”設置，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件納入歸檔范疇。此外，2016版《規(guī)范》也體現(xiàn)文檔一體化管理理念，與單軌制檔案管理相適應?！兑?guī)范》匯總了從電子文件形成到電子檔案管理全過程、全生命周期的各項管理要求，明確相關責任主體分工，為文檔一體化的實現(xiàn)，以及單軌制的落實，提供了可靠保障，奠定了扎實基礎[8]。

3.2 注重操作性

2016版《規(guī)范》更加注重標準規(guī)范的操作性和可執(zhí)行性，內容條款設置更加清晰，便于檔案從業(yè)者更好地理解和執(zhí)行。在“術語和定義”中增加若干“示例”。“業(yè)務系統(tǒng)”“示例”中列舉了辦公自動化系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等等?！敖M件”中，提出文書類電子檔案組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。在附錄A中還列舉4種登記表格式，便于電子文件歸檔、電子檔案離線存儲介質管理、電子檔案格式轉換與遷移、電子檔案銷毀等登記。

3.3 把握全面性

2016版《規(guī)范》是以《檔案法》為根本，針對當前國內電子業(yè)務快速發(fā)展，電子文件類型、格式、生成環(huán)境發(fā)生深刻變化的背景下，由國家標準計劃于2011年3月開始啟動修訂，經起草、征求意見、審查、批準和發(fā)布等流程，最終完成了修訂?！兑?guī)范》進一步加強了我國電子文件歸檔和電子檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設計，便于統(tǒng)一管理。既是規(guī)范修訂，也是業(yè)務部署和要求，統(tǒng)籌了電子文件從歸檔編目到電子檔案移交、接收、銷毀全過程，還專門設立了電子檔案信息化基礎設施、電子檔案管理系統(tǒng)及其安全管理章節(jié)，體現(xiàn)了電子檔案管理從內容到實體的全面性。

3.4 更具針對性

2016版《規(guī)范》就是針對2002版《規(guī)范》中不適應時代發(fā)展要求的電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范的相關問題，直面實踐中提出的電子文件歸檔和電子檔案管理的主體及其責任內容不清晰，職責分工不明確，管理的軟硬件設備接口不統(tǒng)一，不同業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口難接入，電子文件歸檔時效，以及電子檔案鑒定等現(xiàn)實問題。進一步明確四類責任部門及職責內容，規(guī)定電子文件歸檔的時限要求，電子檔案鑒定的“四性”要求，以及軟件系統(tǒng)的三種主要接口方式，針對性強，就存在的現(xiàn)實問題直接提出了具體的解決措施，切實增強了《規(guī)范》的可操作性和針對性[9]。

4 《規(guī)范》修訂的改進建議

2016年《規(guī)范》實施以來，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供了有力支持，但隨著新的信息技術的發(fā)展和應用，以及2020年《檔案法》的修訂，使得《規(guī)范》的相關內容需要進一步完善。尤其是《檔案法》修訂后，專門將“檔案信息化建設”作為單獨一個章節(jié)，提出“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！薄半娮訖n案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定”等新規(guī)定新要求，也需要2016版《規(guī)范》作出進一步的修訂和完善。

4.1 術語定義需細化

檔案規(guī)范中的術語和定義能夠使檔案中的具體內容有更精準描述，也可以讓人更加容易理解與明白所描述的客觀事物。術語和定義越規(guī)范、越準確，描述的檔案相關規(guī)定和內容就越具體越形象，理解就越深，執(zhí)行就更為精準[10]。與2002版《規(guī)范》相比，2016年的術語和定義雖然作了大幅度的修訂，但部分術語定義與后期新出臺的相關規(guī)定不一致。例如，《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022）“業(yè)務系統(tǒng)”中示例，增加“通常這些系統(tǒng)內部設置相關子系統(tǒng)用于形成、處理和維護電子文件?！薄半娮訖n案管理系統(tǒng)”在2016版《規(guī)范》中為“對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)”。在《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022）中，“電子檔案管理系統(tǒng)”則定義為對電子文件、電子檔案進行采集、維護、利用和處置的計算機信息系統(tǒng)”。將電子文件直接納入電子檔案管理系統(tǒng)，定義還包括“利用”。并“注”：“電子檔案管理系統(tǒng)”通常用于電子檔案形成單位，更注重對電子檔案的管理。系統(tǒng)通過維護元數(shù)據(jù)及電子檔案之間的聯(lián)系，支持電子檔案作為證據(jù)的價值?？梢?，在部分術語、定義中還需要進一步細化完善，便于實際操作過程中理解和貫徹執(zhí)行。

4.2 引用參照需固化

《電子檔案單套管理一般要求》（DA/92-2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/93-2022）在電子檔案管理及移交方面做出詳細規(guī)定。為此，應及時對2016版《規(guī)范》進行修訂、完善，使其與這些規(guī)范標準保持一致，保持內容及邏輯安排上與其他標準體系相銜接，從而更大限度地發(fā)揮《規(guī)范》的整體價值功能。在《規(guī)范》相關條款中，缺少參照、引用相應標準的內容和表述，在后期落實過程中，《規(guī)范》的部分條款應用存在“盲區(qū)”。2016版《規(guī)范》在“規(guī)范性引用文件”方面，應及時添加新出臺的標準和規(guī)范性文件，不能有遺漏。

4.3 規(guī)范銜接需優(yōu)化

2016版《規(guī)范》修訂后，近年來又陸續(xù)出臺《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T89-2022）、《產品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T88-2022）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/92-2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/93-2022）、《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T85-2019）、《檔案數(shù)據(jù)存儲用LTO磁帶應用規(guī)范》（DA/T83-2019），等等，這就需要及時優(yōu)化《規(guī)范》內容，做好不同規(guī)范之間的有機銜接、統(tǒng)一標準，便于實際操作和執(zhí)行。

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作者簡介：張娜（1986-），大學學歷，臨沂市婦幼保健院館員，主要從事檔案管理研究。