信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的可持續(xù)發(fā)展探究

顏繪秋

摘要：行政事業(yè)單位既是政策的制定者，又是政策的執(zhí)行者，承擔(dān)著制訂政策并組織實施的重要職責(zé)，具有行政管理、執(zhí)法監(jiān)督和社會管理的職能，并為相關(guān)社會服務(wù)的順利開展提供重要保障。隨著信息化的發(fā)展，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)與實施的短板效應(yīng)逐漸顯現(xiàn)。本文首先概述了信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的內(nèi)涵，分析信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題，提出信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的可持續(xù)發(fā)展措施，即優(yōu)化行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境，建立行政事業(yè)單位信息化溝通與報告程序，完善行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制，建立與優(yōu)化內(nèi)部控制審計監(jiān)督機制，完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制風(fēng)險評價與預(yù)警機制。

關(guān)鍵詞：信息化轉(zhuǎn)型；行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；自我評價

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，當(dāng)前國家對于公共事務(wù)的投入逐年增加，行政事業(yè)單位也得到了快速發(fā)展。行政事業(yè)單位是我國重要的社會服務(wù)機構(gòu)，不僅承擔(dān)著服務(wù)社會的責(zé)任，也擔(dān)負著社會經(jīng)濟建設(shè)的責(zé)任。行政事業(yè)單位作為國家行政職能的行使主體，隸屬于政府，為社會公眾提供相關(guān)的基本公共服務(wù)。由于各種因素的影響，特別是在信息化轉(zhuǎn)型條件下，當(dāng)前很多行政事業(yè)單位內(nèi)部控制實施情況沒有公開披露，導(dǎo)致部分單位缺乏大局觀，不利于正在建設(shè)內(nèi)部控制的單位把握行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)進程。本文從信息化轉(zhuǎn)型角度切入，探討了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的可持續(xù)發(fā)展對策。

一、信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的內(nèi)涵

（一）內(nèi)部控制的含義

內(nèi)部控制是一種資源協(xié)調(diào)手段，能促進各組織單位內(nèi)政策有效落實，確保會計數(shù)據(jù)合規(guī)，提高行政事業(yè)單位經(jīng)營水平。內(nèi)部控制是一個動態(tài)過程，隨著各行政事業(yè)單位戰(zhàn)略實施的改變，要做出相應(yīng)調(diào)整，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，是管理者保證行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要手段。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指行政事業(yè)單位為了實現(xiàn)管理目標(biāo)、提高單位工作效率、履行其行政職能、規(guī)范單位的各項行為活動，保障資金的流動安全以及財務(wù)等信息真實準(zhǔn)確，在合法合規(guī)的前提下采用一系列內(nèi)部管理手段，對各類風(fēng)險進行分析應(yīng)對的過程。應(yīng)遵循的四個基本原則有全面性原則、適應(yīng)性原則、重要性原則和制衡性原則。目標(biāo)主要有：提高公共服務(wù)的效率和效果，行政事業(yè)單位資產(chǎn)安全和使用的有效性，行政事業(yè)單位財務(wù)信息真實完整，合理保證行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)，有效防范行政事業(yè)單位舞弊和預(yù)防腐敗。

（二）信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的優(yōu)勢

1.有助于改善運營管理現(xiàn)狀

行政事業(yè)單位在信息化轉(zhuǎn)型視角中創(chuàng)建相應(yīng)內(nèi)部控制體系，有助于改善運營管理現(xiàn)狀。在內(nèi)部控制在信息化轉(zhuǎn)型視角下，提高管理的透明性與公開性，能幫助行政事業(yè)單位進行內(nèi)部各類管理資源的優(yōu)化配置，明確各類人員的職責(zé)，可解決工作中的約束性與規(guī)范性問題，提升單位工作的效率。

2.有助于維護國有資產(chǎn)安全

行政事業(yè)單位的所有資產(chǎn)都屬于國有資產(chǎn)，信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制有助于維護國有資產(chǎn)安全。可優(yōu)化資源配置，提高國有資產(chǎn)的有效使用率，預(yù)防出現(xiàn)資產(chǎn)流失、資產(chǎn)浪費等情況。信息化也可有利于行政事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)內(nèi)部的資產(chǎn)安全風(fēng)險問題，使得內(nèi)部控制部門和人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，合理利用信息化手段，提高內(nèi)部控制的效率。

3.有助于增強財務(wù)會計數(shù)據(jù)信息完整性

財務(wù)會計數(shù)據(jù)信息能夠準(zhǔn)確并客觀反映出行政事業(yè)單位經(jīng)濟活動狀況，信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制有助于增強財務(wù)會計數(shù)據(jù)信息完整性。可利用信息化手段進行財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、分類、歸納與整理，不斷優(yōu)化財務(wù)內(nèi)部管理模式，確保財務(wù)信息的有效性、安全性、完整性與真實性，可以積極共享財務(wù)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而更好地發(fā)揮監(jiān)督作用。

二、信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

（一）缺乏風(fēng)險管理意識

目前信息化技術(shù)發(fā)展較快，使行政事業(yè)單位面臨的風(fēng)險越來越復(fù)雜，不確定性風(fēng)險越來越多。很多行政事業(yè)單位未能構(gòu)建分工制衡、運轉(zhuǎn)高效的組織架構(gòu)。另外，很多行政事業(yè)單位的培訓(xùn)內(nèi)容主要圍繞廉政教育等方面展開，對信息安全、內(nèi)部控制的培訓(xùn)宣導(dǎo)不夠。部分單位基層部門員工規(guī)模龐大，工作內(nèi)容較為機械，欠缺主動學(xué)習(xí)意識，且接受新知識能力不強。多數(shù)單位未將風(fēng)險管理與單位的經(jīng)營理念相結(jié)合，無法體現(xiàn)對風(fēng)險的重視程度，未能發(fā)揮對風(fēng)險防范意識的引導(dǎo)作用。

（二）內(nèi)部信息溝通與報告不暢

行政事業(yè)單位的信息溝通需要有暢通的信息溝通系統(tǒng)，部分行政事業(yè)單位由于管理體系不完善，導(dǎo)致內(nèi)外部信息溝通不暢?，F(xiàn)階段，各單位已經(jīng)加強了在信息化等方面的投入，但外部信息系統(tǒng)不夠完善，導(dǎo)致溝通不暢。部分行政事業(yè)單位還未創(chuàng)建自己的信息化溝通平臺，與外界信息只能單向溝通，信息化發(fā)展速度較慢，存在未設(shè)置內(nèi)部信息溝通渠道或內(nèi)部溝通機制不完善的問題。有的單位出于安全性考慮，信息權(quán)限一般以部門職能劃分，各部門只能了解到自己權(quán)限內(nèi)的信息，無法第一時間獲取其他需要的信息，影響到內(nèi)部控制的協(xié)作性，不利于部門間聯(lián)合辦事效率提高。同時一些單位的信息化過程未結(jié)合本單位實際，直接照搬照抄國家、上級單位相關(guān)制度，或簡單堆砌重復(fù)、形同虛設(shè)，沒有得到有效貫徹執(zhí)行。

（三）內(nèi)部控制制度不夠完善

由于各種因素的影響，多數(shù)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)仍然存在內(nèi)部控制不完善的情況，使得內(nèi)部控制執(zhí)行不到位，與現(xiàn)階段的狀況不相適應(yīng)，導(dǎo)致內(nèi)部控制無法全面覆蓋到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)。部分單位因為規(guī)模較大、業(yè)務(wù)復(fù)雜，內(nèi)部控制制度難以落實到單位各部門的末端，政策執(zhí)行主要依靠員工的自覺性，內(nèi)部控制執(zhí)行效果無法保證。

（四）內(nèi)部控制審計監(jiān)督缺位

審計監(jiān)督是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的保障，但目前多數(shù)行政事業(yè)單位的內(nèi)部審計關(guān)注點還是在財務(wù)報表的數(shù)據(jù)上，更重視對財務(wù)數(shù)據(jù)的審計與內(nèi)部控制效果的評價，忽視了對生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)可能存在風(fēng)險的控制，并沒有從單位未來發(fā)展的風(fēng)險因素進行考量，審計制度無法有效防范財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生，對單位各部門內(nèi)部控制和風(fēng)險管理監(jiān)督作用不強，使得內(nèi)部控制審計監(jiān)督缺位。

（五）風(fēng)險評價與預(yù)警機制不健全

當(dāng)前很多部分行政事業(yè)單位已經(jīng)在部門的各項規(guī)章制度中強調(diào)了對財務(wù)風(fēng)險的管控，但風(fēng)險預(yù)警體系建設(shè)仍不夠完善。大部分單位的風(fēng)險預(yù)警需要通過財務(wù)風(fēng)險指標(biāo)變動完成，缺少風(fēng)險預(yù)警部門。這種情況導(dǎo)致單位在面對行業(yè)市場變化與政策調(diào)整時，無法做到系統(tǒng)性應(yīng)對，不能為單位的長期發(fā)展提供指導(dǎo)。另外，風(fēng)險預(yù)警崗位沒有實現(xiàn)專人專崗，財務(wù)預(yù)警分析由基層財務(wù)人員完成，在面對突發(fā)狀況時難以保證預(yù)警工作有序完成。財務(wù)工作人員對風(fēng)險預(yù)警的關(guān)注往往停留在數(shù)據(jù)的變動上，難以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的潛在風(fēng)險，加大了風(fēng)險預(yù)警工作的開展難度。

三、信息化轉(zhuǎn)型視角下行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的可持續(xù)發(fā)展措施

（一）優(yōu)化行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境

為了保證內(nèi)部控制工作對經(jīng)濟社會的穩(wěn)定和各種社會服務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)效果，科學(xué)和健康的內(nèi)部控制環(huán)境便顯得非常重要。應(yīng)對行政事業(yè)單位內(nèi)的各職能和業(yè)務(wù)部門的人員定期開展內(nèi)部控制相關(guān)政策規(guī)定的學(xué)習(xí)，并通過專業(yè)化規(guī)范化的培訓(xùn)，積極探索并運用內(nèi)部控制工作中。應(yīng)當(dāng)積極制定并印發(fā)用于開展內(nèi)部控制工作規(guī)范化操作的指南和手冊，以便更好的指導(dǎo)和開展規(guī)范化的內(nèi)部控制工作。行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層還必須不斷強化自身的財務(wù)意識，正確認識內(nèi)部控制工作在單位持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮的作用，為單位內(nèi)部控制制度的構(gòu)建提供必要的幫助。清晰劃分職責(zé)權(quán)限，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，確保單位全員樹立正確的責(zé)任意識。

（二）建立行政事業(yè)單位信息化溝通與報告程序

建立行政事業(yè)單位信息化溝通與報告程序有利于將單位的財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理充分互補融合，可充分保證日常工作和經(jīng)濟活動中的資源共享信息互聯(lián)，有助于實現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化、常態(tài)化和自動化，提高運行和管理效率，既能有效減少內(nèi)部控制各個流程中因人為因素造成的缺陷和漏洞，又能全方位、實時監(jiān)控內(nèi)部控制工作的開展和運行情況。提高行政事業(yè)單位信息化建設(shè)水平還可以開闊單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)人的視野，促進工作作風(fēng)和管理方式的革新，使各項工作在信息系統(tǒng)下高效運行，節(jié)省時間、精力，做到簡政放權(quán)、抓大放小，集中處理重大問題。

（三）完善行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制

加強對行政事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的控制是完善內(nèi)部控制工作的重點。為了保障經(jīng)濟活動的持續(xù)健康運行，并有效規(guī)避風(fēng)險，就需要在涉及經(jīng)濟活動的相關(guān)工作中嚴格按照規(guī)定對可能存在問題的各個流程進行精準(zhǔn)管控。在處理收支業(yè)務(wù)的相關(guān)工作時，財務(wù)工作人員應(yīng)該在提高業(yè)務(wù)能力的同時做好財務(wù)工作，除了對票據(jù)和憑證的真實性和完整性進行把關(guān)外，還應(yīng)充分了解單位業(yè)務(wù)層面經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各個流程，避免他人使用虛假信息濫用國有資產(chǎn)。同時行政事業(yè)單位應(yīng)建立經(jīng)濟和業(yè)務(wù)活動風(fēng)險定期評估機制，成立風(fēng)險評估工作小組并由單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，每年至少開展一次風(fēng)險評估，并形成書面報告及時提交領(lǐng)導(dǎo)班子。若單位內(nèi)部人員無法勝任，可適當(dāng)借助外部力量，聘請外部專業(yè)機構(gòu)或人員共同參與。

（四）建立與優(yōu)化內(nèi)部控制審計監(jiān)督機制

雖然行政事業(yè)單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的實施情況較好，但是業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制審計監(jiān)督機制依然存在一定的問題，比如，預(yù)算績效評價差、政府采購缺乏協(xié)調(diào)、對外投資管理薄弱、合同控制不到位等問題。因此，重點管控各項業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)是單位對自身業(yè)務(wù)活動的重新梳理和構(gòu)建。單位可以依靠風(fēng)險評估機制或者業(yè)務(wù)流程梳理，識別出重點業(yè)務(wù)的關(guān)鍵風(fēng)險，結(jié)合具體業(yè)務(wù)控制目標(biāo)，選取合適的控制手段，管控重要的業(yè)務(wù)風(fēng)險。針對薄弱環(huán)節(jié)，單位應(yīng)該實施專項管理，調(diào)高管理級別，組織相關(guān)人員，設(shè)計管控方案，具備“穩(wěn)、準(zhǔn)、快”的控制能力。最后，控制重點業(yè)務(wù)風(fēng)險不能只是簡單地進行事后實施控制，單位業(yè)務(wù)的每個操作環(huán)節(jié)都有產(chǎn)生風(fēng)險的可能性，單位還需要培養(yǎng)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險的時點意識，靈活使用事前控制、事中控制和事后控制的方法，打破僅控制業(yè)務(wù)資金活動的現(xiàn)狀，針對業(yè)務(wù)開展的前中后階段，進行相應(yīng)程度的控制，盡可能地消除即將形成的風(fēng)險，減少不需要的資源損失，實現(xiàn)業(yè)務(wù)控制目標(biāo)。

（五）完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制風(fēng)險評價與預(yù)警機制

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制風(fēng)險評價與預(yù)警機制的不斷完善，對促進單位內(nèi)部控制體系的健全非常重要。自我評價體系在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時，既不宜過高，也不宜過低，要起到促進內(nèi)部控制制度建立健全的作用。必須嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)制度來優(yōu)化外部評價體系。不過，對于政府部門來說，因為受到各種級別或者職能范圍的影響，他們無法對于某些細節(jié)評價進行橫向比較，在這一方面具備優(yōu)勢的機構(gòu)是會計師事務(wù)所。因為該機構(gòu)不會受到太多的地域約束，同時也沒有層級限制，與被評價單位并無直接的利益職能相關(guān)，相關(guān)能夠確保評價結(jié)果的客觀性和公平性。

綜上所述，行政事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際情況以及外部問題，創(chuàng)建完善的風(fēng)險預(yù)測內(nèi)部控制機制和風(fēng)險控制，從而增強內(nèi)部控制工作的準(zhǔn)確性和有效性。

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