行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)探討

呂 振 青島高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會財政金融部

行政事業(yè)單位在國家發(fā)展和社會形態(tài)調(diào)節(jié)中起重要支撐作用，經(jīng)過多年的實踐總結(jié)，目前單位內(nèi)部的控制制度已經(jīng)有了完整形態(tài)， 實現(xiàn)了對現(xiàn)代管理機制的完善。實踐證實，內(nèi)部控制關(guān)系重大，可有效連接各個制度，將資源科學整合，借助規(guī)定好的流程和管理程序，對內(nèi)部問題及時防控，確保單位工作能力。現(xiàn)實中行政事業(yè)單位涉及管理事項眾多，主要是財務(wù)、決策指導等。為滿足高效管理需求，需積極完善信息化建設(shè)，逐步提升內(nèi)控質(zhì)量，確保行政事業(yè)單位應(yīng)對緊急事態(tài)時的執(zhí)行力。

一、單位內(nèi)部控制信息化的必要性分析

(一)內(nèi)部控制信息化是協(xié)調(diào)管控各種因素的基本保障

行政事業(yè)單位發(fā)展中，會遇到潛在的風險，影響自身工作質(zhì)量。為降低風險的影響，需結(jié)合市場經(jīng)濟情況，協(xié)調(diào)管控各個因素，提高內(nèi)部控制有效性。實踐環(huán)節(jié)中，可圍繞內(nèi)部管理、問題監(jiān)督指導、風險管控以及重要的信息共享開展工作。內(nèi)部管理工作期間，可借助高效信息通道，完成信息傳遞與交流，保障各項工作協(xié)調(diào)性，增強內(nèi)部控制執(zhí)行力。

(二)內(nèi)部控制信息化是促成內(nèi)部控制的有效途徑

行政事業(yè)單位較特殊，其經(jīng)濟活動涉及層面廣，主要是圍繞民生項目進行的。無論是經(jīng)濟活動推進還是相關(guān)的決策，均需數(shù)據(jù)做支撐，并且少不了財務(wù)部門的參考建議。財務(wù)部門工作階段，為保證提供信息的可靠，要落實好信息共享，精準核查財務(wù)數(shù)據(jù)，保證信息傳播利用的基本質(zhì)量。具體工作中，內(nèi)部控制管理規(guī)范指出，需明確各部門職責， 圍繞預算管理目標，實踐活動中做好資金的收支配置，利用合理化方式，對內(nèi)部資金集中管控，實施科學監(jiān)督與引導，消除各類風險因素[1]。后期經(jīng)過監(jiān)控及評價，合理推進信息化發(fā)展，進一步保障秩序，提升資金應(yīng)用價值。

(三)內(nèi)部控制信息化可提升經(jīng)濟活動質(zhì)量

結(jié)合現(xiàn)實經(jīng)驗可知，事業(yè)單位內(nèi)部控制需考慮因素眾多，要將業(yè)務(wù)與財務(wù)融合，形成高效工作機制，利用信息系統(tǒng)的健全，推動各項工作常態(tài)化發(fā)展。實踐活動中，建立分區(qū)域的長效機制，在此基礎(chǔ)上落實好信息的分割應(yīng)用，提升信息系統(tǒng)價值。經(jīng)實踐證實，在信息系統(tǒng)的輔助下，可打破各部門的屏障，讓日常管理工作有限延伸，控制處理內(nèi)部管理問題，保障管理有效性，提升經(jīng)濟活動質(zhì)量。綜上可以看出，結(jié)合實際基本要求，在單位內(nèi)部控制中做好信息化建設(shè)意義非凡，可促使內(nèi)控工作的協(xié)調(diào)性提升，在技術(shù)和制度保障下，對提升經(jīng)濟活動質(zhì)量發(fā)揮引領(lǐng)作用。

二、單位內(nèi)部控制信息化實踐過程中的阻力

(一)實踐中存在信息化邊界問題

事業(yè)單位內(nèi)部控制涉及內(nèi)容廣泛，通常除了業(yè)務(wù)層面之外，還會涵蓋內(nèi)部職能層面。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)層面其中的子項目非常繁瑣，預算、收入、采購及關(guān)鍵的合同控制等全部囊括在內(nèi)。而后者內(nèi)部職能層面，主要職責是落實部門管理、人員培訓還有權(quán)限設(shè)置等工作[2]。實際工作中，職能層面的內(nèi)部控制不能單獨進行，要依賴單位制度設(shè)定等工作，而前者的業(yè)務(wù)層面控制難度高，為保證效果，需通過信息技術(shù)，提升單位業(yè)務(wù)執(zhí)行率。

(二)信息系統(tǒng)應(yīng)用不到位

在科技的引領(lǐng)下，信息技術(shù)滲透領(lǐng)域廣泛，單位內(nèi)部控制信息化屬于必然趨勢，盡管當下許多單位正在不斷整合資源，實施管理信息化的建設(shè)，但許多還處于初級，距離全面的信息化管理還有艱難的道路要走。通過了解發(fā)現(xiàn)，在一些單位內(nèi)部為改善管理現(xiàn)狀，初步引入信息系統(tǒng)，嘗試應(yīng)用信息技術(shù)，保障實際工作成果，但這種方式相對基礎(chǔ)，完成的只是常規(guī)的管理，例如：辦公室OA系統(tǒng)，充當?shù)氖腔A(chǔ)辦公軟件作用。再例如：固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，在使用階段無法支撐內(nèi)部控制體系的正常運轉(zhuǎn)，距離信息化建設(shè)目標甚遠?；诖?，想要走出工作困境，就要完成管理創(chuàng)新，大膽嘗試不同的技術(shù)，重視信息化系統(tǒng)改造，通過資金扶持力度的加大，推動信息化建設(shè)進程。

(三)預算控制和收支控制存在的阻力

1.預算控制環(huán)節(jié)的阻力因素

對行政事業(yè)單位來說，預算控制非常關(guān)鍵，可合理消除財務(wù)隱患，保障單位的執(zhí)行能力。該環(huán)節(jié)涉及重點內(nèi)容多，例如：預算編制、預算審核等。以日常的預算編制為例，其編制時間非常固定，在緊張的時間內(nèi)需要多個部門配合，一同協(xié)作完成項目預算，這種情況下會誘發(fā)時間與質(zhì)量的矛盾，無法保障編制質(zhì)量，同時產(chǎn)生管理風險。預算編制的不合理，會造成預算執(zhí)行的諸多阻力，最終與單位活動脫節(jié)，造成預算失效，無法發(fā)揮制約作用。

2.收支控制方面的阻力因素

行政事業(yè)單位在運行中，其收支控制方面風險不容小覷，該問題形成原因是單位的收入方面尚未普及電子化收繳，再加上某些自收自支的單位在具體工作中會由于業(yè)務(wù)崗位設(shè)置缺失和條款不合理不清晰，造成管理十分混亂。除此之外，支出環(huán)節(jié)中會因為現(xiàn)實中授權(quán)支付范疇的擴大，從而增加風險性，導致收支不平衡。收支控制是行政事業(yè)單位實施精準內(nèi)部控制的重要關(guān)口，稍有不慎，便會導致國有資產(chǎn)的流失。

(四)信息化組織架構(gòu)重建難度高

除了上述問題外，還存在信息化組織架構(gòu)重建難度高的問題。通過了解發(fā)現(xiàn)，行政事業(yè)單位任務(wù)重，各組織分工明確，在現(xiàn)實工作中，通常缺乏有效的溝通。再加上尚未成立內(nèi)部控制專職部門，造成了管理混亂，很多措施難以推進。在新時期，想要圍繞行政事業(yè)單位職責，完善信息化建設(shè)，搭建高效的工作平臺，就要實施組織架構(gòu)重建，將其視作重要工作。

重建組織架構(gòu)時，需明確重建的目標，綜合考慮內(nèi)部控制信息化的實施流程，實現(xiàn)各部門的配合[3]。與此同時，為保證信息工作成果，需要設(shè)置信息小組(在相關(guān)內(nèi)控部門中)，發(fā)揮信息小組的職責，通過信息小組的引導，消除單位發(fā)展中不足，促進部門職能轉(zhuǎn)型，完成信息化轉(zhuǎn)型升級。在具體工作期間，小組與財務(wù)部門需深度配合，定期收集管理數(shù)據(jù)，細致了解單位的運營狀況，提出合理化的建議。與此同時，內(nèi)控部門要發(fā)揮作用，負責信息維護與管理， 合理進行系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置等操作，注重系統(tǒng)軟件升級，確保信息的安全性，夯實內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。

三、具體建議措施

(一)發(fā)揮項目管理系統(tǒng)優(yōu)勢

現(xiàn)實中，可構(gòu)建項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)滾動控制的效果。行政事業(yè)單位雖然主要職責在于提供公共服務(wù)，但其實也有工作項目存在，在項目策劃和完成階段需要有足夠的經(jīng)費支撐。正是因為如此，需對支出嚴格控制，保障支出的合理性。單位內(nèi)部控制中，風險控制是重點，這方面工作主要涉及精準的資金的配置與使用。為達成工作目標，需構(gòu)建滾動的管理體系，提高管理協(xié)同性。通過項目評估、立項等基礎(chǔ)操作，完成風險的科學評估，保障工作環(huán)節(jié)規(guī)范性，借此防治各類風險[4]。利用以上管理手段，也可約束資金支出的管理行為，通過內(nèi)部控制信息化，確保資金管理透明度，方便專項資金使用追溯，對不合格行為追責，精準控制整體風險。關(guān)于風險的控制，還可建立風險預警，調(diào)動全員的力量，對危險因素合理管控。

(二)重新優(yōu)化內(nèi)控流程

為強化內(nèi)控的實際效果，需在上述措施基礎(chǔ)上，重新優(yōu)化內(nèi)控流程，保障內(nèi)控的執(zhí)行能力，實現(xiàn)內(nèi)控制度的精細化與現(xiàn)代化?？偨Y(jié)相關(guān)經(jīng)驗可知，單位內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)性較強，在建設(shè)環(huán)節(jié)中想要靈活調(diào)動資源與數(shù)據(jù)，需搭建成熟的體系，確保內(nèi)部控制信息化的達成。

首先，優(yōu)化內(nèi)控制度。實際工作中，將內(nèi)部控制崗位職責落實到位，結(jié)合現(xiàn)實需求，優(yōu)化內(nèi)控制度。在綜合措施保障中，整理錄入內(nèi)控信息，保障內(nèi)控信息安全性，科學完成信息歸集，為關(guān)鍵性決策提供支撐。與此同時，形成標準性文檔(在系統(tǒng)中)，方便借鑒和參考。

其次，實現(xiàn)系統(tǒng)功能的融合，打造新的管理系統(tǒng)。針對現(xiàn)有的辦公自動化軟件以及內(nèi)部匹配的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實施綜合管理，將其與預算管理系統(tǒng)結(jié)合，突破獨立性信息管理障礙。依照單位的業(yè)務(wù)特點和相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，實施信息資源規(guī)范化整合，在此前提下為行政事業(yè)單位規(guī)范化的內(nèi)部控制奠定基礎(chǔ)，推動信息化建設(shè)進程。

再次，制作工作報告。完成上述工作后，還需對內(nèi)部控制運營結(jié)果出具詳盡的報告，給后續(xù)工作提供參考。結(jié)合報告的內(nèi)容，后期對內(nèi)部控制可針對問題進行調(diào)整，確保內(nèi)部控制少走彎路，以此做好監(jiān)督，發(fā)揮內(nèi)部控制作用，落實好跟蹤缺陷等工作流程的優(yōu)化。

最后，結(jié)合內(nèi)控制度需求，增強監(jiān)督控制力度。實踐階段，為了內(nèi)控制度落實到位，提高信息化工作水平，要調(diào)動全員積極性，整合資源和人員，全部投入信息化建設(shè)中，提高現(xiàn)代化工作程度。落實好風險防控，預防內(nèi)控信息的泄露。信息技術(shù)的應(yīng)用，可從源頭刺激單位的內(nèi)控效率，保障單位的內(nèi)控水準，但信息技術(shù)滲透期間也會攜帶風險因素，造成內(nèi)控管理的艱難，尤其是信息化后網(wǎng)絡(luò)風險會加大。針對此種情況，在處理內(nèi)控框架問題和優(yōu)化內(nèi)控流程的同時，要圍繞信息化的風險制定措施，完善相關(guān)預警機制，運用可靠的技術(shù)，例如：密鑰和防火墻等，防御網(wǎng)絡(luò)風險，夯實內(nèi)控制度的基礎(chǔ)，提升安全防衛(wèi)能力。

(三)構(gòu)建預算和收支控制系統(tǒng)

針對前文提到的預算和收支控制中的困境，需結(jié)合實際需求，構(gòu)建預算和收支控制系統(tǒng)，確保單位內(nèi)控手段的合理性，保障內(nèi)部管理覆蓋全面。在新經(jīng)濟時代，預算和收支管理體系至關(guān)重要，已成為單位管理工具。單位實施內(nèi)控期間，對于控制執(zhí)行存在的諸多風險要注重防控，借助全面預算控制等手段，提升工作有效性。通過控制系統(tǒng)的構(gòu)建，實現(xiàn)傳統(tǒng)資源信息轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)手動的操作更新為信息化操作，提高管理工作效率。結(jié)合現(xiàn)實經(jīng)驗可知，行政事業(yè)單位執(zhí)行任務(wù)期間，通過實現(xiàn)預算編制(各項經(jīng)費的)，同時優(yōu)化上報審批流程，借助流程信息化管理，可增強內(nèi)控實力，提高管理水平[5]。在實踐過程中，全過程覆蓋的預算和收支控制體系，需設(shè)置專項領(lǐng)導小組，借此強化內(nèi)控效果，合理制定工作方案，在科學理念指引下將預算控制落到實處，發(fā)揮預算編制的作用，為單位內(nèi)部控制夯實基礎(chǔ)，合理促進信息化建設(shè)。

(四)聯(lián)合財務(wù)部落實好業(yè)務(wù)開發(fā)

1.積極促進業(yè)財融合

除了上述措施外，還需聯(lián)合財務(wù)部落實好業(yè)務(wù)開發(fā)，換句話說就是踐行業(yè)財融合，實現(xiàn)內(nèi)控綜合能力的提升。在經(jīng)濟活動執(zhí)行期間，財務(wù)主管部門要發(fā)揮協(xié)同作用，實施預算編制指導，借助科學預算編制，消除業(yè)務(wù)開發(fā)的隱患，保障單位的綜合實力。業(yè)財融合是主流趨勢，在行政事業(yè)單位執(zhí)行業(yè)務(wù)工作期間，為確保業(yè)務(wù)活動合理性和社會滿意度，需要加強業(yè)財融合，通過會計部門協(xié)助，實現(xiàn)資源交流和共享，在此基礎(chǔ)上給服務(wù)能力升級提供驅(qū)動力。工作中，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，明確技術(shù)應(yīng)用具體條件和要求，整合科技化的資源和各種信息化資源，確保崗位人員前瞻性?？衫脥徫患寄芘嘤?，將財務(wù)流程科學梳理，明確相關(guān)人員職責，實現(xiàn)內(nèi)部控制和財務(wù)活動的高效配合，確保技術(shù)應(yīng)用細致化、流程化，提高內(nèi)部管理效率。注重相應(yīng)的軟件開發(fā)，培養(yǎng)人員綜合能力，優(yōu)化信息系統(tǒng)平臺的多項功能，利用開放性數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，預測潛在的風險因素，在信息技術(shù)助推下，對業(yè)務(wù)的經(jīng)營范圍和實際管理權(quán)限逐步拓展?？偠灾?jīng)過對單位財務(wù)管理階段性梳理和業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)性引導，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營不足，明確經(jīng)營活動的重點，進而系統(tǒng)性管控發(fā)展對象，促進單位可持續(xù)發(fā)展。

2.實現(xiàn)各部門配合交流

具體工作中，想要達到上述目標，還要有良好的溝通，實現(xiàn)各部門配合交流，提升管理效率和質(zhì)量。行政事業(yè)單位在新時期想落實好內(nèi)部控制，并逐級推進信息化建設(shè)，需考慮多個方面，充分調(diào)動人員熱情，全力保障部門的配合。這是內(nèi)部控制現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，不容忽視。因為內(nèi)部控制工作目標，不是為單一部門設(shè)立的，涉及多個單位和部門，為達到協(xié)同發(fā)展，全力以赴開展業(yè)務(wù)目標，就要整合各方資源，打好內(nèi)部控制信息化建設(shè)的地基。工作實踐中，單位各部門數(shù)據(jù)內(nèi)容有獨立性，數(shù)據(jù)來源渠道不同，為科學、合理決策，制定可持續(xù)發(fā)展的方案，需將信息數(shù)據(jù)匯總，確保信息服務(wù)貫穿到平臺管理全過程，將信息資源充分共享。除此之外，需在平臺管理期間上傳財政紀律、支出標準等內(nèi)容，確保統(tǒng)一貫徹執(zhí)行，約束不合規(guī)行為。利用平臺的監(jiān)管功能，監(jiān)督每一筆預算執(zhí)行，保障財務(wù)支出合理性。同時，確保資金使用、分配與管理透明化。結(jié)合內(nèi)部控制需求，梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作，打通零余額支付系統(tǒng)以及資產(chǎn)管理系統(tǒng)，構(gòu)造內(nèi)部控制信息化平臺，發(fā)揮信息化平臺優(yōu)勢。

四、結(jié)語

綜上所述，單位內(nèi)部控制意義重大，在新時期想要實現(xiàn)單位內(nèi)控制度升級，需積極引入先進技術(shù)，在管理流程中融合信息化系統(tǒng)，增加相關(guān)硬件設(shè)備，同時落實好人員培訓，為內(nèi)控信息化建設(shè)提供保障。具體執(zhí)行中，可通過業(yè)財融合、內(nèi)控制度優(yōu)化等途徑，加強資金的監(jiān)督管理，消除單位內(nèi)部控制隱患，梳理內(nèi)部控制流程，確保資金的使用安全。