集中采購方式在企業(yè)采購中的應(yīng)用

付增旻 大慶油田有限責(zé)任公司

對于企業(yè)而言，完善的管理方式是做好各項采購工作的重要前提，如果對企業(yè)采購工作缺乏有效的統(tǒng)籌及管理，不僅會干擾企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動，還會為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。然而從目前來看，由于相關(guān)人員缺乏良好的集中采購管理意識，在實際采購中暴露出很多問題，為企業(yè)的發(fā)展埋下了很多安全隱患。因此，應(yīng)對企業(yè)的集中采購管理工作進(jìn)行全方位的分析與探究，有效解決采購工作中出現(xiàn)的各項問題，從而確保企業(yè)的良性發(fā)展。

一、集中采購方式對于企業(yè)的重要作用

對于企業(yè)而言，在長期的生產(chǎn)及發(fā)展過程中，會消耗大量的物資及能源，這其中涉及到眾多專業(yè)領(lǐng)域與操作系統(tǒng)，且物資的數(shù)量及種類繁多。如果對此缺乏科學(xué)有效的管理，將會為企業(yè)發(fā)展埋下眾多風(fēng)險，因此，應(yīng)充分借助集中采購管理模式的特點及優(yōu)勢，使其更好服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展[1]。在集中采購管理模式下，工作人員通過對不同物資、不同供貨商的有效梳理、分類、統(tǒng)計，可以為企業(yè)提供更加科學(xué)而全面的信息，了解企業(yè)實際的生產(chǎn)情況，并對企業(yè)各項資源的使用情況進(jìn)行全面掌握，從而編制出最優(yōu)化的采購方案，為企業(yè)的各項工作順利進(jìn)行提供重要保障。完善應(yīng)用集中采購方式，可以幫助企業(yè)選擇信譽更好、品質(zhì)更優(yōu)良的供貨商，還有利于加強對各類物資信息的動態(tài)管理，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。同時，必須深入研究集中采購方式在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要價值，結(jié)合物資、采購商、資金、數(shù)據(jù)、人力等重要因素，構(gòu)建自上而下的規(guī)劃機制，保證集中采購管理在符合企業(yè)戰(zhàn)略需求的同時，也滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。

二、當(dāng)前企業(yè)在采購管理中存在的問題

(一)采購觀念落后，采購權(quán)限不明確

由于受到經(jīng)濟環(huán)境的影響，我國企業(yè)在實際的采購管理中存在很多問題與缺陷。首先，從采購的形式上來看，通常采用以計劃為標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟采購模式，這意味著采購人員在實際工作中始終以庫存需求作為采購的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏一定的靈活性，無法發(fā)揮采購工作的經(jīng)濟性與實用性，采購質(zhì)量也難以滿足實際需求。其次，我國對企業(yè)的采購工作制定了一系列法律規(guī)定及行為規(guī)范，然而在實際的管理環(huán)節(jié)中，有些企業(yè)并沒有嚴(yán)格依照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行采購工作，沒有對采購權(quán)限進(jìn)行明確的劃分，導(dǎo)致采購工作呈現(xiàn)出較為混亂的狀態(tài)。例如，有些企業(yè)對采購資金缺乏有效管理，加之采購權(quán)限不明確，使得在采購中經(jīng)常出現(xiàn)資金不足、經(jīng)濟效益不高等問題，嚴(yán)重制約了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

(二)尚未形成穩(wěn)定的采購渠道

當(dāng)前，經(jīng)濟市場深入發(fā)展，市場規(guī)模也不斷擴大，企業(yè)采購的渠道和方式也變得更加豐富與多樣化，這就要求采購人員能夠在眾多的采購渠道中選擇質(zhì)量良好、價格低廉的采購資源。然而，當(dāng)今的市場經(jīng)濟尚未形成穩(wěn)定的采購渠道，使采購工作往往陷入惡性循環(huán)，市場中經(jīng)常會出現(xiàn)一些假冒或者不合格產(chǎn)品，給采購人員的工作造成了嚴(yán)重干擾。因此，由于市場體系不完善，市場采購管理存在諸多不足和缺陷，購買渠道和方式眾多，且流通范圍十分廣泛，采購人員難以在復(fù)雜的市場環(huán)境下掌握具體情況，因此采購的質(zhì)量和效率不斷下降。

(三)采購人員的專業(yè)素質(zhì)較低，監(jiān)督機制不夠完善

由于市場的不斷發(fā)展與完善，企業(yè)面臨著嚴(yán)重的資源問題，在此過程中，企業(yè)沒有根據(jù)市場變化制定相應(yīng)的計劃和措施，使得采購人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低。從實際來看，企業(yè)的采購工作充滿了復(fù)雜性與專業(yè)性，需要采購人員擁有過硬的專業(yè)技術(shù)水平，并具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。然而，有些采購人員往往從自身的利益出發(fā)，而忽視了企業(yè)的長遠(yuǎn)利益，導(dǎo)致采購工作無法滿足企業(yè)的實際生產(chǎn)需求，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展。此外，在開展采購工作的過程中，尚未建立完善的監(jiān)督機制。由于缺乏有效的監(jiān)督與管理，導(dǎo)致采購過程中出現(xiàn)各種問題和缺陷，對企業(yè)造成一定的經(jīng)濟損失。例如，有些員工違反相關(guān)規(guī)定，在采購過程中拿取回扣，不僅降低了企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量，也嚴(yán)重威脅到企業(yè)的經(jīng)濟利益與社會效益。

三、采購方式在企業(yè)采購中的應(yīng)用措施

從目前來看，很多企業(yè)在采購過程中存在資金匱乏的問題，加之國際金融局勢的影響，企業(yè)經(jīng)常會出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難問題，使企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中處于被動地位。同時，生產(chǎn)資金的缺乏也在一定程度上阻礙了企業(yè)的采購工作，使企業(yè)缺乏良好的競爭力，無法提供物美價廉的采購資料，使得生產(chǎn)成本增加，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)惡性循環(huán)，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，在當(dāng)前時代背景下，為了實現(xiàn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，應(yīng)充分借助集中采購管理模式的優(yōu)勢，從目標(biāo)控制的角度出發(fā)，加強采購管理工作。同時明確各部門的工作內(nèi)容，協(xié)調(diào)好不同部門之間的關(guān)系，充分發(fā)揮互相協(xié)調(diào)、監(jiān)督、制約的作用，從而實現(xiàn)資源的合理配置與利用，具體應(yīng)做好以下幾點：

(一)樹立正確的采購觀念，提高選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場競爭日趨激烈，因此，應(yīng)樹立正確的采購觀念，提高選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)。從多年的市場經(jīng)驗中可以看出，只有綜合實力較強的供應(yīng)商才能在未來的激烈競爭模式中得到更好的生存與發(fā)展。因此，通過提升對供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，可以使企業(yè)在采購供應(yīng)質(zhì)量、信譽和支持能力上都有很大提升。在具體的操作過程中，供應(yīng)商的選擇應(yīng)立足于資產(chǎn)全生命周期管理，重點提高對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)水平、建設(shè)能力、財務(wù)狀況和技術(shù)水平等方面的考核，并對產(chǎn)品的實際性價比進(jìn)行分析，不能一味追求低價產(chǎn)品。

(二)建立供應(yīng)鏈系統(tǒng)，完善數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

在應(yīng)用集中采購方式的過程中，應(yīng)建立供應(yīng)鏈系統(tǒng)，完善數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)既要符合日常采購管理的各項要求，又要切實滿足生產(chǎn)運營管理的需求。因此，在采購供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，應(yīng)將主要的采購文件進(jìn)行合理分配，例如，將其分成倉庫文件、存貨文件、進(jìn)出貨類文件和供應(yīng)商文件等多個模塊，構(gòu)建明確的數(shù)據(jù)信息內(nèi)部結(jié)構(gòu)。在此過程中，倉庫文件的存在目的是為了加強對倉庫重要信息的管理與控制；進(jìn)出貨類文件是為了明確庫存和缺貨情況以及材料的使用方向；而通過對供應(yīng)商文件的使用，可以約束供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營活動，加強對供應(yīng)商的管理，為未來開展的集中采購管理提供堅實保障。

(三)加強集中采購方式的規(guī)劃管理

集中采購管理分為采購需求管理和采購管理兩個部分。從企業(yè)對采購的實際需求來看，可將其分為核心需求和相關(guān)需求兩種。核心需求是企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展需要，提出的重要采購需求；相關(guān)需求是指在保障生產(chǎn)計劃的基礎(chǔ)上，衍生的采購相關(guān)需求，以確保采購管理與生產(chǎn)維護(hù)計劃管理的實時溝通。

在實際的管理工作中，管理部門應(yīng)將核心需求與相關(guān)需求結(jié)合起來，并在此基礎(chǔ)上制定全面而完善的采購需求規(guī)劃。同時，根據(jù)采購需求計劃形成采購計劃，在此過程中所涉及到的所有工作內(nèi)容及環(huán)節(jié)，都必須在計算機系統(tǒng)中以明確的用戶權(quán)限來進(jìn)行相應(yīng)的審核與執(zhí)行。

在集中采購管理工作中，采購流程中所涉及到的各個賬戶與數(shù)據(jù)是企業(yè)開展集中采購管理和財務(wù)管理的重要憑證。在采購管理系統(tǒng)中，應(yīng)利用信息化技術(shù)，對訂單進(jìn)度進(jìn)行全程跟蹤，根據(jù)采購憑證來確定采購成本，并及時處理采購訂單中涉及到的退換貨業(yè)務(wù)。此外，電子采購流程實現(xiàn)了集中采購管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)的整合，從而可以隨時獲取各采購公司的財務(wù)狀況信息。利用采購管理系統(tǒng)，可以對各種訂單、發(fā)票和結(jié)算清單進(jìn)行全面的統(tǒng)計和深入的分析，對采購管理進(jìn)行有效的預(yù)測、控制和分析。為規(guī)范訂單管理，應(yīng)嚴(yán)格按照物料采購計劃來確定訂單，從根本上消除采購的隨意性，在采購進(jìn)入到倉庫之后，應(yīng)依照訂單對其進(jìn)行核對，從而清楚了解訂單的執(zhí)行進(jìn)度。

(四)做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作，明確工作職能

在應(yīng)用集中采購方式的過程中，采購部門及相關(guān)人員必須認(rèn)識到，這是一種需要大家共同努力、配合完成的重要任務(wù)[2]。首先，應(yīng)做好不同部門之間的協(xié)調(diào)工作，明確工作職能。例如，采購部門可以加強與預(yù)算部門之間的合作，先由預(yù)算部門制定合理完善的資金使用預(yù)案，并經(jīng)由財務(wù)部門的審批，在確定無任何問題之后，采購部門按照編制好的預(yù)算方案來執(zhí)行具體的采購工作。通過這樣的管理模式，可以有效避免在采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的預(yù)算不足等問題，而且能夠在一定程度上監(jiān)督并控制采購人員的行為，使其嚴(yán)格要求自己，實現(xiàn)采購流程的規(guī)范化與透明化。此外，還可以由合作商來參與到實際的采購環(huán)節(jié)中，使其全面了解采購流程，并熟悉具體的采購步驟，使雙方在溝通上更加方便，減少誤會和沖突，使合作更加順暢。此外，為確保工作流程的透明化與規(guī)范化，必須明確部門職責(zé)，與采購有關(guān)的一切工作與內(nèi)容應(yīng)均由采購管理部門集中負(fù)責(zé)，相關(guān)的采購負(fù)責(zé)人必須參與到實際的管理工作中。同時，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范各崗位的工作內(nèi)容，以實現(xiàn)不同部門之間的協(xié)調(diào)與發(fā)展，確保采購工作的高效發(fā)展，從而提高工作效率。

(五)降低采購成本，提升管理意識

在集中采購管理模式下，為有效提高企業(yè)采購的水平與質(zhì)量，確保企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益，管理部門在實際工作中應(yīng)在保障采購質(zhì)量的基礎(chǔ)上，加強對采購成本的管理，具體應(yīng)落實好以下幾項工作：首先，在采購原材料的過程中，采購人員需要積極收集更多有效的信息[3]。同時，對市場的物料信息具有更加完整深入的了解，并通過實地考察，制定出科學(xué)的采購計劃，之后，企業(yè)應(yīng)與知名度高、信譽好的合作商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。然后充分考慮產(chǎn)品的質(zhì)量和價格，選擇出最具性價比的方案。在此期間，有一點值得注意的是，企業(yè)要加強對采購人員的管理工作，避免采購人員借助工作關(guān)系謀取不正當(dāng)利益。此外，當(dāng)需要批量采購時，可以通過招標(biāo)的形式實現(xiàn)成本的有效控制。這樣可以將采購任務(wù)移交給供應(yīng)商，不僅提升了采購效率，也能夠確保采購質(zhì)量，從而節(jié)省大量的工作時間和精力。最后，采購人員還需要對采購成本實施合理優(yōu)化，選擇出最合理的采購方案，以避免不必要的資源浪費，達(dá)到優(yōu)化成本控制的目的，從而實現(xiàn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

(六)加強部門考核，提升采購人員的綜合素質(zhì)

在對采購部門進(jìn)行工作考核時，不僅要考察相關(guān)人員的具體工作情況，還應(yīng)從集中采購管理的角度，考慮整體的工作效果。通過開展有效的評估工作來提升采購人員的綜合素質(zhì)，從而實現(xiàn)采購工作的科學(xué)化發(fā)展。同時，企業(yè)應(yīng)加強對采購工作的規(guī)范化管理，對采購工作中的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行高度管控。此外，為了實現(xiàn)集中采購模式下，采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，應(yīng)重視提升采購人員的綜合素質(zhì)。首先，采購人員必須具備扎實的專業(yè)技能，能夠采用科學(xué)的采購方法，并擁有高度的質(zhì)量意識與責(zé)任意識[4]。其次，企業(yè)的采購工作通常具有任務(wù)繁重和細(xì)節(jié)繁多等特點，對此，在采購過程中，工作人員需要掌握相應(yīng)的采購知識，并樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。在人才培養(yǎng)方面，企業(yè)要尤其重視培養(yǎng)采購人員的個人素質(zhì)，使人員能夠嚴(yán)格要求自己，確保采購質(zhì)量。同時，積極完善人才評價體系，制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)規(guī)劃和人才選拔機制，打造高效的采購管理隊伍，推動資金、技術(shù)、人才等要素的合理使用，實現(xiàn)采購工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，面對競爭日益激烈的市場環(huán)境，企業(yè)應(yīng)從自身的實際情況出發(fā)，充分發(fā)揮集中采購方式的特征及優(yōu)勢，將采購管理納入到常規(guī)管理工作中。同時，嚴(yán)格明確各部門及工作人員的相關(guān)職責(zé)，采用先進(jìn)的管理觀念與手段，提升員工的責(zé)任意識，全面提升采購工作的水平與質(zhì)量，為實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定高效發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。