基于效率提高的企業(yè)行政管理創(chuàng)新路徑研究

周芳芳

[摘 要]行政管理是企業(yè)可持續(xù)經(jīng)營(yíng)的內(nèi)在支撐與基本輔助。一套行之有效的行政管理系統(tǒng)可為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)提供持續(xù)的動(dòng)能，輔助企業(yè)拓展前方業(yè)務(wù)、穩(wěn)固產(chǎn)品生產(chǎn)、統(tǒng)籌管理全體人員、增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。當(dāng)前，仍有一部分企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到行政管理的重要作用，因此，文章圍繞效率提高這個(gè)核心，說(shuō)明企業(yè)優(yōu)化行政管理的必要性，分析了企業(yè)在行政管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題并提出一些建議，以期為管理同仁提供一些理論借鑒。

[關(guān)鍵詞]效率提升；企業(yè)管理；行政管理；行政管理系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）06-0010-03

企業(yè)的行政管理是支撐企業(yè)可持續(xù)經(jīng)營(yíng)的一套規(guī)章、制度、操作辦法并以此輔助執(zhí)行的職能性管理系統(tǒng)，具有規(guī)范性、縱向性、服務(wù)性等特點(diǎn)。行政管理在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中扮演著十分重要的角色，輔助企業(yè)拓展前端業(yè)務(wù)、穩(wěn)固產(chǎn)品生產(chǎn)、統(tǒng)籌管理全體人員、增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的助力。但一些企業(yè)的行政管理部門(mén)，因?yàn)榉N種原因工作效率低下，難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要。

因此，圍繞效率提高這個(gè)核心優(yōu)化與變革行政管理系統(tǒng)，可為企業(yè)提供更堅(jiān)實(shí)的內(nèi)部支撐，激發(fā)企業(yè)的生存活力，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)良性、健康發(fā)展[1]。

一、企業(yè)行政管理的特性

企業(yè)行政管理是企業(yè)依托行政管理系統(tǒng)開(kāi)展的職能性管理。它依托于行政部門(mén)，同時(shí)涉及企業(yè)的方方面面，具有規(guī)范性、縱向性和服務(wù)性等特性。

（一）規(guī)范性

行政管理是一套支撐企業(yè)經(jīng)營(yíng)的管理系統(tǒng)，涉及企業(yè)中的生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、外聯(lián)、后勤、財(cái)務(wù)、人事等諸多部門(mén)，需要依靠規(guī)范的制度章程、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒袒僮鳌⒑侠淼莫?jiǎng)懲機(jī)制等措施，實(shí)現(xiàn)“以一管多”的職能需求，因此規(guī)范性是行政管理最為重要的特性。

（二）縱向性

行政管理通過(guò)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)向下級(jí)下達(dá)指令，其行政關(guān)系是自上而下的統(tǒng)籌與指揮，在執(zhí)行過(guò)程中，各層級(jí)各部門(mén)之間開(kāi)展協(xié)作，因此縱向性是行政工作開(kāi)展的重要特性，所有的創(chuàng)新改革必須考慮到這一特殊性。

（三）服務(wù)性

行政管理要處理企業(yè)大小事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)安排、信息溝通等工作內(nèi)容，在企業(yè)中擔(dān)任著服務(wù)者的角色。服務(wù)性是行政管理發(fā)揮統(tǒng)籌管理全體人員的“中樞神經(jīng)”作用的關(guān)鍵。正是因?yàn)樾姓芾淼膶?duì)象是企業(yè)的全部部門(mén)及全體人員，要把每一個(gè)細(xì)節(jié)的服務(wù)都做到位，才能給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)提供實(shí)實(shí)在在的支持[2]。

二、企業(yè)行政管理面臨的主要問(wèn)題

當(dāng)前，企業(yè)的行政管理尚存在一些比較典型的問(wèn)題，諸如“小馬拉大車(chē)”，“人治”高于“法治”，一人多崗、分身乏術(shù)等，這給企業(yè)的管理造成了一定的障礙。

（一）“小馬拉大車(chē)”

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，行政部門(mén)往往扮演著服務(wù)型的職能角色，處于管理話語(yǔ)權(quán)的邊緣。很多企業(yè)只設(shè)置總的行政部門(mén)，在各分部、各層級(jí)不再設(shè)置額外的分部、分級(jí)行政崗位，導(dǎo)致行政管理時(shí)常被架空，政令的實(shí)施只停留在通知的發(fā)布上。一些小企業(yè)的行政崗位更是囊括于人事部中，行政管理的工作不能獨(dú)立開(kāi)展，行政工作也可能由人力資源崗位人員兼職負(fù)責(zé)，這都阻礙了行政工作的開(kāi)展。這樣的部門(mén)設(shè)置，削弱了行政管理作為信息處理中心、管理統(tǒng)籌中心的“中樞神經(jīng)”作用。行政管理責(zé)任重大，要統(tǒng)籌管理企業(yè)中大大小小的事務(wù)，執(zhí)行能力卻被弱化，就像一只“小馬駒”拉著企業(yè)這輛大車(chē)，吃力且低效。

造成如此局面的原因，一方面是管理觀念上的局限。與生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)相比，行政部門(mén)不直接產(chǎn)生盈利價(jià)值，一些管理者還停留在“管人就行”的階段，依舊把行政管理職能降低到為盈利部門(mén)服務(wù)的地位，沒(méi)有意識(shí)到行政管理統(tǒng)籌全局的作用。另一方面，組織架構(gòu)與經(jīng)營(yíng)發(fā)展速度不匹配也造成了一些問(wèn)題。很多企業(yè)的行政設(shè)置跟不上業(yè)務(wù)部門(mén)的擴(kuò)張速度，隨著業(yè)務(wù)量激增，企業(yè)增配了生產(chǎn)人員、業(yè)務(wù)人員，但行政管理人員的數(shù)量并未改變，行政管理工作的增加，使行政管理人員的工作效率大打折扣[3]。

（二）“人治”高于“法治”

行政管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)化要求極高的工作，但很多企業(yè)還停留在行政就是處理人事瑣事的階段，認(rèn)為這類(lèi)工作誰(shuí)都可以干，將一些閑置人員塞進(jìn)行政部門(mén)，讓行政管理的“人治”高于“法治”，行政工作在實(shí)際開(kāi)展中被曲解，變了形，離執(zhí)行目標(biāo)“差之毫厘，謬以千里”。一些企業(yè)在設(shè)置時(shí)喜歡套用國(guó)企或者機(jī)關(guān)的行政機(jī)制，初期可能還適用，但隨著企業(yè)的快速發(fā)展，很多機(jī)制就不再適配了。加之企業(yè)的行政管理人員也樂(lè)于依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，惰于學(xué)習(xí)新理論、新方法、新技術(shù)，懶得調(diào)整、革新現(xiàn)行機(jī)制，這就造成了行政部門(mén)不能很好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)，被管理對(duì)象要適應(yīng)老套的行政管理系統(tǒng)。同時(shí)，企業(yè)在治理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)無(wú)法分離的局面，股東干預(yù)經(jīng)營(yíng)，行政管理可能淪為權(quán)力爭(zhēng)斗的工具。還有一些領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣以權(quán)壓人，喜歡屬下服從他的長(zhǎng)官意志，使行政管理形成以某個(gè)人或者幾個(gè)人的喜好為工作的風(fēng)向標(biāo)，工作往往奉行的是領(lǐng)導(dǎo)指令，而非按章辦事。還有很多中小企業(yè)依靠家族化經(jīng)營(yíng)，有內(nèi)部裙帶關(guān)系的人都被安排進(jìn)行政部門(mén)，導(dǎo)致工作的開(kāi)展往往使不上勁，人的意志、關(guān)系的強(qiáng)硬在其中起到更大的決定性的作用。這些行為都大大弱化了行政管理按規(guī)章制度操作的規(guī)范性，也影響了行政管理的職能發(fā)揮[4]。

（三）一人多崗，分身乏術(shù)

行政管理工作范圍廣、內(nèi)容雜，為了節(jié)約人力成本，一些企業(yè)也大大壓縮了行政人員數(shù)量，行政人員往往一人多崗，身兼數(shù)職，需要在行政管理工作之外再兼職諸如人力、后勤、外聯(lián)甚至倉(cāng)管、出納等本職工作之外的事務(wù)。這讓很多行政人員在各種不同性質(zhì)的事務(wù)之間疲于奔命，無(wú)法沉下心來(lái)把行政管理做到專(zhuān)業(yè)化、高質(zhì)化。同時(shí)，一些行政人員的專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，主要是因?yàn)檎衅笗r(shí)就對(duì)行政人員的學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)匹配度要求較低，給予的待遇也不高，導(dǎo)致行政人員只能完成事務(wù)性工作，而無(wú)法拓展諸如公共關(guān)系維護(hù)、制度變革、統(tǒng)籌管理全體員工等工作。

出現(xiàn)行政人員一人多崗、分身乏術(shù)的問(wèn)題，主要在于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不合理，且行政管理系統(tǒng)的低效也會(huì)加劇這個(gè)問(wèn)題。行政操作系統(tǒng)如果沒(méi)有及時(shí)更新、升級(jí)，會(huì)耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，一些企業(yè)在引進(jìn)行政系統(tǒng)時(shí)可能只是隨大流，并沒(méi)有根據(jù)企業(yè)需求設(shè)計(jì)，在后續(xù)操作中隨著新情況、新變化的不斷增多，就可能會(huì)引發(fā)管理混亂，造成行政管理的低效。

三、企業(yè)行政管理效率提高的意義

效率的提高可為企業(yè)的持續(xù)運(yùn)營(yíng)提供持續(xù)的驅(qū)動(dòng)力，行政管理應(yīng)圍繞著效率優(yōu)先進(jìn)行創(chuàng)新改革。效率提高是促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化的最優(yōu)選擇，是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要助力，可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供保障，并成為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的有效輔助。

（一）企業(yè)現(xiàn)代化的最優(yōu)選擇

在日益變化的市場(chǎng)形勢(shì)下，企業(yè)面臨更多的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)管理模式能否支持企業(yè)抓住這些發(fā)展機(jī)遇是非常重要的。因此，企業(yè)要摒棄落伍的行政管理系統(tǒng)，提高行政管理效能，將高效的行政系統(tǒng)作為“中樞神經(jīng)”驅(qū)動(dòng)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，跟上時(shí)代創(chuàng)新的步伐，在不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。

（二）企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要助力

當(dāng)前，隨著企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，要想讓企業(yè)穩(wěn)固發(fā)展，最根本的是提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。一個(gè)注重效率的行政管理系統(tǒng)正是精雕細(xì)琢于小處，用心顧好每一個(gè)環(huán)節(jié)，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中保有一方領(lǐng)地[5]。

（三）企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)支撐

效率提高是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)企業(yè)實(shí)行效率至上的行政管理機(jī)制時(shí)，內(nèi)部的協(xié)作和配合將更加順暢，員工的工作潛能也將被激發(fā)，積極性被調(diào)動(dòng)，由此形成一股合力，共同為企業(yè)外部業(yè)務(wù)的拓展提供有力的保障。

（四）企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的有效輔助

在提高行政效能的過(guò)程中，企業(yè)管理系統(tǒng)都將隨之優(yōu)化，無(wú)論是在制度、組織、架構(gòu)、流程方面，還是在文化建設(shè)方面，規(guī)范化、科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化是管理的重要標(biāo)尺，以促進(jìn)企業(yè)往精深方向規(guī)劃戰(zhàn)略目標(biāo)，免除企業(yè)在高速發(fā)展進(jìn)程中的后顧之憂。

四、基于效率提高的企業(yè)行政管理創(chuàng)新路徑

為解決企業(yè)行政管理存在的諸多問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代企業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展，企業(yè)行政管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面圍繞效率提高進(jìn)行革新。

（一）樹(shù)立效率優(yōu)先的管理理念

在企業(yè)的管理中，生產(chǎn)與業(yè)務(wù)部門(mén)大多重視效率的提高，行政管理部門(mén)則多以維持穩(wěn)定、促進(jìn)和諧為管理目標(biāo)，這種觀念是對(duì)行政管理本質(zhì)的忽視，沒(méi)有把行政管理當(dāng)作企業(yè)的“中樞神經(jīng)”及統(tǒng)籌全局的重要板塊[6]。

市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，提高工作效率是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的首要任務(wù)。行政部門(mén)在后方凝聚員工，讓政令通達(dá)，各部門(mén)和諧，為前方業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)提供支撐，因此也應(yīng)將效率的管理觀念融入其中，讓前后方的節(jié)奏保持一致。隨著企業(yè)的發(fā)展，行政部門(mén)也應(yīng)擴(kuò)大規(guī)模，架設(shè)一個(gè)更加合理的組織結(jié)構(gòu)，配備足夠的人手，這都需要領(lǐng)導(dǎo)者在思想上重視行政部門(mén)，真正認(rèn)識(shí)到行政部門(mén)的價(jià)值，將行政部門(mén)視為“指揮棒”“助推器”，這樣才能最大限度地發(fā)揮行政管理的助力作用。

（二）推行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理

行政管理的特點(diǎn)是要求企業(yè)執(zhí)行規(guī)范化的管理機(jī)制，建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理，只有使按章辦事成為日常工作的正常模式，才能提高企業(yè)的運(yùn)行效率。企業(yè)在設(shè)計(jì)公司章程時(shí)，要明確股東與管理者之間的權(quán)利與義務(wù)，盡量建立經(jīng)理人系統(tǒng)，減少股東參與對(duì)決策指手畫(huà)腳的機(jī)會(huì)。在公司中倡導(dǎo)“法治”管理，擯除“人治”干預(yù)，在全公司推行效率為先的制度化管理。行政部門(mén)的地位特殊，同時(shí)兼任著企業(yè)制度的制定者、執(zhí)行者與監(jiān)督者三重身份，在制度的設(shè)計(jì)與執(zhí)行的實(shí)操中，應(yīng)做好表率，在企業(yè)內(nèi)部起到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、按流程辦事的帶頭作用。在設(shè)計(jì)制度上應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，并充分考慮到執(zhí)行的合理性，在讓企業(yè)運(yùn)營(yíng)有章可循的基礎(chǔ)上還要讓制度能夠?yàn)檫\(yùn)營(yíng)起到保駕護(hù)航的作用，而不是讓制度拖累企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)。要對(duì)制度的學(xué)習(xí)、流程化的具體操作做培訓(xùn)和輔導(dǎo)，將制度的執(zhí)行落到實(shí)處，真正發(fā)揮出制度化管理的功用，讓企業(yè)內(nèi)部借由規(guī)范化的制度管理促進(jìn)個(gè)體、部門(mén)的工作效率的提高，實(shí)現(xiàn)全部門(mén)通力合作、全企業(yè)合力運(yùn)營(yíng)的健康態(tài)勢(shì)[7]。

（三）實(shí)施合理的崗位建制，提高各崗位工作效能

行政管理一崗多職的現(xiàn)象較為普遍，必須進(jìn)行合理的崗位建制，將行政崗位的人員工作盡量往專(zhuān)業(yè)化、專(zhuān)門(mén)化靠攏，只有實(shí)施專(zhuān)業(yè)化操作，才能真正提高各崗位的工作效能。企業(yè)行政管理必須樹(shù)立“以企為本，服務(wù)一線”的理念，將管理和服務(wù)有機(jī)結(jié)合，抱著服務(wù)各部的態(tài)度，融入其他部門(mén)，實(shí)現(xiàn)行政管理對(duì)多部門(mén)“長(zhǎng)觸手”的輔助職能。同時(shí)，還要行使好制度賦予的權(quán)力，將制度、紀(jì)律貫徹落實(shí)到公司全體人員、貫穿工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，以確保企業(yè)各項(xiàng)工作有條不紊地開(kāi)展。

（四）加強(qiáng)行政人才培養(yǎng)，提高員工的工作效率

企業(yè)中并不缺乏事務(wù)性的行政人員，更不歡迎左右逢源或者制造權(quán)力紛爭(zhēng)的管理人員，但對(duì)于“知業(yè)務(wù)、懂管理、會(huì)溝通”的專(zhuān)業(yè)化行政管理人才卻十分歡迎。企業(yè)應(yīng)緊緊圍繞行政管理的專(zhuān)業(yè)性，搭建起以戰(zhàn)略性人才為領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)性人才鋪中層、事務(wù)性人才打基礎(chǔ)的三層人才梯隊(duì)。著重培養(yǎng)、提升行政人員的政策理解能力、溝通協(xié)調(diào)能力、信息管理能力與制度建設(shè)能力等行政管理核心能力。為其提供更多的培訓(xùn)通道與歷練機(jī)會(huì)，給予行政人才更大的成長(zhǎng)空間。同時(shí)，科學(xué)設(shè)計(jì)薪資方案，適度提高行政人員的工資待遇，架構(gòu)通暢的晉升通道，讓行政人才能夠安心地做好本職工作。

（五）建設(shè)技術(shù)驅(qū)動(dòng)效能的管理信息系統(tǒng)

為提高企業(yè)行政管理效能，企業(yè)應(yīng)建設(shè)信息化管理系統(tǒng)。充分運(yùn)用數(shù)字化辦公技術(shù)構(gòu)建企業(yè)數(shù)字化管理平臺(tái)，提高行政管理的信息化水平。還應(yīng)根據(jù)管理需要購(gòu)買(mǎi)管理信息化軟件，如釘釘、E企行、企業(yè)微信及其他OA 辦公系統(tǒng)，借助數(shù)字化管理系統(tǒng)，提升行政管理的單位時(shí)效性，提高企業(yè)應(yīng)對(duì)內(nèi)外部環(huán)境變化的反應(yīng)速度；提升行政管理人員對(duì)人、財(cái)、物、力等信息的收集整理能力和統(tǒng)計(jì)分析能力，為企業(yè)的科學(xué)決策和資源調(diào)配提供更多重要依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅玉香.新常態(tài)下企業(yè)行政管理方式的創(chuàng)新研究[J].中國(guó)市場(chǎng)，2023（05）：63-65.

[2]羅嘯.企業(yè)行政管理創(chuàng)新思路與發(fā)展優(yōu)化策略[J].中外企業(yè)文化，2023（01）：73-75.

[3]馬三蕊.關(guān)于提升現(xiàn)代企業(yè)行政管理人員綜合能力的思考[J].老字號(hào)品牌營(yíng)銷(xiāo)，2022（22）：139-141.

[4]蘇毅興.中小型民營(yíng)企業(yè)行政管理模式創(chuàng)新研究[J].企業(yè)改革與管理，2022（15）：18-20.

[5]張鵬.淺談新時(shí)代國(guó)有企業(yè)行政管理模式創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（03）：45-46.

[6]寧怡，楊戈.企業(yè)行政管理的角色定位與效率提升[J].現(xiàn)代企業(yè)，2022（01）：54-55.

[7]徐建華.新時(shí)代中小民營(yíng)企業(yè)行政管理創(chuàng)新研究[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2022，33（13）：147-149.