高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的應(yīng)用與實(shí)踐

袁田利，李 輝

（淮南聯(lián)合大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，淮南 232038）

隨著高校教育教學(xué)改革的不斷深入和計(jì)算機(jī)信息及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的高速發(fā)展，教務(wù)管理信息化建設(shè)變得尤為重要。傳統(tǒng)手工操作的教務(wù)管理作業(yè)方法、手段以及工作效率已不能適應(yīng)高校擴(kuò)招和學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展的需要，提高教務(wù)管理信息化水平是更新管理理念、提高管理工作效率、減少重復(fù)勞動(dòng)的關(guān)鍵所在；運(yùn)用現(xiàn)代教育技術(shù)手段和信息技術(shù)，加強(qiáng)高校數(shù)字化校園建設(shè)，開(kāi)發(fā)和使用高校教學(xué)綜合管理服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，是進(jìn)行高校教務(wù)體制改革的重要措施?；茨下?lián)合大學(xué)使用的教學(xué)綜合管理服務(wù)平臺(tái)，就是基于Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)和B/S架構(gòu)技術(shù)于一體的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，其功能模塊涉及教學(xué)教務(wù)管理各個(gè)業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)，運(yùn)行效果較好[1-2]。

1 教務(wù)管理信息化建設(shè)的重要作用及存在的問(wèn)題

1.1 高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的重要作用

高校使用的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，其內(nèi)容模塊如圖1所示。其作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，能夠適應(yīng)學(xué)分制教學(xué)改革要求，依據(jù)信息化業(yè)務(wù)流程規(guī)范教學(xué)管理，形成具有個(gè)性化的學(xué)校教學(xué)管理新模式，以此加強(qiáng)業(yè)務(wù)過(guò)程管理，為教師、學(xué)生、教務(wù)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員提供移動(dòng)化、數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)處理服務(wù)，從而提高管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。第二，教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理綜合信息服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)過(guò)程中各方面業(yè)務(wù)流程的信息化管理，有力推動(dòng)了教務(wù)管理信息化發(fā)展進(jìn)程，改善了業(yè)務(wù)流程，拓展了管理工作職能。第三，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊和信息技術(shù)的發(fā)展，軟件研發(fā)逐步向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+教務(wù)管理”業(yè)務(wù)模式的改革，提升了管理效率和治理水平，改善了信息化資源建設(shè)與教務(wù)教學(xué)信息化業(yè)務(wù)流程和辦學(xué)條件，增強(qiáng)了學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)和特色發(fā)展能力，同時(shí)為高層決策提供了科學(xué)依據(jù)。

圖1 教務(wù)管理信息系統(tǒng)常用業(yè)務(wù)模塊

1.2 信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題

1.2.1 部分功能模塊不夠完善 在教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)其大部分功能提高了教務(wù)管理效率，但仍存在一些問(wèn)題，如操作不夠簡(jiǎn)便、人性化不夠、界面不夠友好等，在管理實(shí)施方面，尚未發(fā)揮已有功能作用，需要教務(wù)管理系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)模塊操作人員、教師和學(xué)生加大研究和使用力度，充分利用信息技術(shù)手段處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)[3]。

1.2.2 管理人員信息化素養(yǎng)有待提高 制度與信息化業(yè)務(wù)流程在管理目標(biāo)、管理手段、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)質(zhì)量方面不一致，信息共享難度較大，影響了業(yè)務(wù)工作的高效管理，教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)實(shí)施后，相應(yīng)的管理制度和業(yè)務(wù)流程應(yīng)適時(shí)更新。信息技術(shù)的應(yīng)用及其運(yùn)行成效，教務(wù)管理者的素質(zhì)是關(guān)鍵。目前高校缺乏懂教學(xué)規(guī)律、懂技術(shù)、善管理、精業(yè)務(wù)的復(fù)合型信息化專業(yè)技術(shù)管理人才，部分管理人員、教師、學(xué)生等信息化素養(yǎng)有待提高[4]。

1.2.3 系統(tǒng)規(guī)劃與管理實(shí)施不到位 高校對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)重視不夠，缺乏系統(tǒng)總體規(guī)劃與管理和教務(wù)管理信息化的組織機(jī)制建設(shè)，部分業(yè)務(wù)與教務(wù)管理信息化制度建設(shè)缺乏配套，功能利用率不高。教務(wù)管理是學(xué)校的核心業(yè)務(wù)，在學(xué)校中應(yīng)處于中心地位，其信息化建設(shè)應(yīng)優(yōu)先于學(xué)校其他信息系統(tǒng)。

1.2.4 系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)及安全性上缺乏專業(yè)管理 信息系統(tǒng)軟件研發(fā)人員應(yīng)熟悉教務(wù)管理具體業(yè)務(wù)，否則，系統(tǒng)設(shè)計(jì)就會(huì)出現(xiàn)漏洞，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)造成安全隱患。在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，要求系統(tǒng)管理和運(yùn)行維護(hù)人員要加強(qiáng)安全管理，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)和日志的備份，建立“雙重備份”機(jī)制。在現(xiàn)代教務(wù)管理模式中，教務(wù)管理流程往往通過(guò)教務(wù)管理信息系統(tǒng)完成，在信息交換質(zhì)量方面，存在“信息不對(duì)稱”狀況，特別是在教務(wù)管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程操作過(guò)程中，由于缺乏溝通出現(xiàn)了不規(guī)范的操作現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息傳遞質(zhì)量下降[5]。

2 信息化建設(shè)的必要性和重要性

隨著高等教育大眾化的普及，很多高校規(guī)模達(dá)萬(wàn)人，學(xué)科專業(yè)設(shè)置達(dá)幾十個(gè)之多，教務(wù)管理工作日益繁雜，任務(wù)繁重。學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大后，應(yīng)建立健全教學(xué)教務(wù)管理運(yùn)作機(jī)制，充分使用信息化教學(xué)資源，提高信息化教學(xué)資源利用率，不斷滿足學(xué)校特色發(fā)展的需要。高校管理者應(yīng)進(jìn)一步研究、思考教育教學(xué)及其管理規(guī)律，提高管理工作效率，提升信息化管理和治理水平，推動(dòng)和促進(jìn)教務(wù)管理信息化建設(shè)尤為重要。

教務(wù)管理信息化建設(shè)的目的在于提升管理能力、提升管理質(zhì)量、提高工作水平和工作效率。加快基于“互聯(lián)網(wǎng)+教務(wù)管理”的教務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)是高校核心業(yè)務(wù)發(fā)展的必然要求，其中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息采集、錄入十分重要，涉及教學(xué)教務(wù)管理各個(gè)方面，其準(zhǔn)確性、安全性和實(shí)時(shí)性牽一發(fā)而動(dòng)全身，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)及其安全性是教學(xué)管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)的具體要求?？梢?jiàn)，教務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性和重要性。

3 教務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件工程實(shí)施及注意事項(xiàng)

軟件工程實(shí)施流程如圖2所示。

圖2 軟件工程實(shí)施流程

3.1 計(jì)劃階段：加大系統(tǒng)規(guī)劃與管理力度

高校在教學(xué)綜合管理服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換及上線過(guò)程中，尚未適時(shí)制訂相應(yīng)的管理辦法和業(yè)務(wù)流程，缺乏較為成熟的管理制度。教務(wù)系統(tǒng)管理人員一般包括系統(tǒng)管理員、教務(wù)處管理人員、各管理崗位模塊操作人員以及二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書崗等，這些人員使用教學(xué)綜合管理服務(wù)平臺(tái)對(duì)教務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、增刪改、信息采集與數(shù)據(jù)處理操作，有些教務(wù)處管理人員由于專業(yè)所限不能勝任信息化的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程工作，不能指導(dǎo)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書教學(xué)教務(wù)信息化管理工作；有些二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書等教學(xué)教務(wù)管理人員頻繁變動(dòng)，增加了教務(wù)系統(tǒng)管理和培訓(xùn)的工作量。業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)規(guī)劃與管理專業(yè)技術(shù)人員以及其它項(xiàng)目干系人應(yīng)在業(yè)務(wù)和技術(shù)領(lǐng)域進(jìn)行充分地溝通，這樣后期研發(fā)才有較強(qiáng)的針對(duì)性。

3.2 開(kāi)發(fā)階段：強(qiáng)化業(yè)務(wù)與技術(shù)結(jié)合能力

教務(wù)系統(tǒng)操作應(yīng)用人員包括校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處和全校教師、學(xué)生等相關(guān)職能部門正副行政領(lǐng)導(dǎo)以及二級(jí)學(xué)院擔(dān)任學(xué)生管理工作方面的正副書記等，目前系統(tǒng)平臺(tái)大多采用B/S架構(gòu)方式對(duì)系統(tǒng)信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息采集與處理操作，其數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)學(xué)院（部門），因此應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門的緊密合作，提升師生的信息化素養(yǎng)，構(gòu)建具有本校特色的軟件產(chǎn)品，以適應(yīng)數(shù)字化、信息化業(yè)務(wù)的快速發(fā)展。

3.3 運(yùn)行階段：提升系統(tǒng)運(yùn)維與管理能力

教務(wù)教學(xué)管理工作的主要任務(wù)是處理學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)任務(wù)設(shè)置、課表編排管理、成績(jī)管理、考試管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)資源管理等教學(xué)教務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的海量數(shù)據(jù)信息，利用PC機(jī)及移動(dòng)端對(duì)WEB端進(jìn)行信息交換、資源共享、數(shù)據(jù)處理等，可使各項(xiàng)管理工作更加準(zhǔn)確、規(guī)范、方便、快捷，提高了管理效率和信息化業(yè)務(wù)治理水平，減輕了管理人員的負(fù)擔(dān)，需不斷提升系統(tǒng)運(yùn)維與管理能力，才能使核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)健、安全運(yùn)行。

4 加快和推進(jìn)高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的對(duì)策與措施

4.1 在技術(shù)研發(fā)方面，完善教務(wù)管理系統(tǒng)

應(yīng)充分發(fā)揮學(xué)校系統(tǒng)規(guī)劃與管理師的作用，在運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)管理人員的溝通、交流，使得業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)與信息化業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，各業(yè)務(wù)模塊操作人員結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)系統(tǒng)不完善或新增功能的開(kāi)發(fā)等方面提出修改意見(jiàn)和建議，在系統(tǒng)規(guī)劃與管理師的協(xié)調(diào)下，由系統(tǒng)運(yùn)維人員等項(xiàng)目干系人統(tǒng)一需求后交由系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)等技術(shù)人員完善系統(tǒng)，使教務(wù)管理系統(tǒng)操作界面更加友好、簡(jiǎn)便，更加符合本校特色，體現(xiàn)學(xué)校特點(diǎn)和個(gè)性化要求[6]。

4.2 在實(shí)施管理方面，加大軟件工程實(shí)施與運(yùn)行維護(hù)力度

加大教務(wù)管理業(yè)務(wù)人員的應(yīng)用實(shí)施力度，要充分使用系統(tǒng)具備的功能，最大限度地利用信息系統(tǒng)資源，加快教務(wù)管理業(yè)務(wù)的信息化發(fā)展。同時(shí)，教務(wù)管理和業(yè)務(wù)模塊操作人員、系統(tǒng)管理員要加大執(zhí)行力度，勇于實(shí)踐、不斷探索，充分使用已有功能，在使用中發(fā)現(xiàn)不足，根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際情況不斷完善，加大系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與管理力度，使得教務(wù)管理系統(tǒng)能夠安全、穩(wěn)健地高效運(yùn)行[7]。

4.3 在觀念更新方面，使得思想和管理理念有機(jī)結(jié)合

根據(jù)學(xué)校業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷更新高校信息化治理觀念和管理理念，認(rèn)清信息化建設(shè)在教學(xué)管理現(xiàn)代化中的重要作用，采取切實(shí)有效措施提高師生的信息化素養(yǎng)，建立相對(duì)穩(wěn)定、配套、成體系的教務(wù)管理制度和規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的業(yè)務(wù)工作流程，提高教務(wù)教學(xué)管理的水平。

4.4 在業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，提高信息化應(yīng)用能力

教務(wù)管理信息化的基礎(chǔ)是加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，而對(duì)其的使用是更重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。學(xué)校應(yīng)采取多種措施，建立信息化管理人才隊(duì)伍，同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施，不斷建立健全相應(yīng)運(yùn)行、維護(hù)、安全、管理制度和措施。對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，消除畏難情緒，營(yíng)造寬松、積極的利用信息技術(shù)手段輔助教學(xué)教務(wù)管理的環(huán)境，不斷提升應(yīng)用信息化手段處理業(yè)務(wù)的能力和水平。建立教務(wù)管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)體系流程如圖3所示。

圖3 教務(wù)管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)流程

4.5 在分工和協(xié)作方面，提高教務(wù)管理信息系統(tǒng)利用率

認(rèn)真分析學(xué)校業(yè)務(wù)特點(diǎn)，規(guī)劃建立具有本校特色和個(gè)性化需求的教學(xué)綜合管理服務(wù)平臺(tái)。教學(xué)教務(wù)管理人員、教學(xué)秘書、系統(tǒng)規(guī)劃與管理師、系統(tǒng)運(yùn)行管理和維護(hù)人員、各項(xiàng)目干系人等應(yīng)加強(qiáng)溝通交流和分工協(xié)作，發(fā)揮業(yè)務(wù)系統(tǒng)各模塊作用，梳理信息化業(yè)務(wù)流程，建立配套制度，提高教務(wù)管理系統(tǒng)模塊利用率[8]。

4.6 在安全性和穩(wěn)定性方面，采取相應(yīng)措施予以保證

信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理是教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵，而教務(wù)管理工作是全校管理工作的核心，教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)也是全校的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)重點(diǎn)防范對(duì)平臺(tái)軟件和數(shù)據(jù)的攻擊和破壞。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)重要數(shù)據(jù)要采取定期和不定期相結(jié)合的方式進(jìn)行備份，采取系統(tǒng)和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備雙重備份的方法，以防萬(wàn)一，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著高等教育規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)生數(shù)量的日益增長(zhǎng)，對(duì)教務(wù)教學(xué)管理工作進(jìn)行信息化、數(shù)字化、統(tǒng)籌、綜合管理是教務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的關(guān)鍵[9]。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段構(gòu)建的教學(xué)管理綜合服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，在高校教務(wù)教學(xué)管理中的角色和作用十分重要。只有不斷完善教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，規(guī)范相應(yīng)配套的管理制度，才能發(fā)揮信息系統(tǒng)的效能，提高工作質(zhì)量和管理效率。高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)個(gè)性化特色需求，科學(xué)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃與管理，依據(jù)軟件工程實(shí)施步驟，逐步建立和形成并不斷完善具有自身特點(diǎn)和個(gè)性化特色的信息化和科學(xué)化“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)教務(wù)”管理新模式，同時(shí)加大系統(tǒng)規(guī)劃與管理師的培養(yǎng)力度，為推動(dòng)高等教育健康、有序、快速發(fā)展，提高高校教育信息化應(yīng)用能力和水平做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。