基于項目管理的高校數字檔案館建設研究

文/南京中醫(yī)藥大學檔案館 王興婭

2022年1月，全國教育工作會議提出“實施教育數字化戰(zhàn)略行動”。《教育部高等教育司2022年工作要點》指出：“加快建設以數字化為特征的高等教育新形態(tài)，提升數字化治理能力?！彪S著教育信息化從1.0時代走向2.0時代，教育數字化轉型已全面開啟，勢必進入加速發(fā)展階段。

高校推進數字化轉型為教學管理方式帶來深刻變革，數字教學資源成為重要內容，辦公自動化成為重要管理手段。同時，數字化轉型也對高校檔案部門的服務方式提出更高要求，數字化、網絡化、遠程化將成為檔案利用的主要方式。因此，加快數字檔案館建設是高校檔案部門積極應對、深度融入教育數字化的必然趨勢。

一、高校數字檔案館建設項目管理

高校數字檔案館是高校檔案部門運用現代化信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。自2006年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確啟動數字檔案館建設以來，數字檔案館建設逐步成為各級各類檔案部門的工作重心，高校檔案部門也積極開展數字檔案館建設實踐探索。但數字檔案館建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要經過調研、規(guī)劃、立項、開發(fā)、試運行、驗收、維護等諸多環(huán)節(jié)，涉及技術、資金、人員、設備等諸多因素。目前除了部分“雙一流”和規(guī)模較大的高校建設成果顯著外，大部分高校數字檔案館建設由于投入不足導致發(fā)展慢、水平低。

為了實現有限的資源投入獲得最大化的建設產出，提高數字檔案館建設效率，亟須在高校數字檔案館建設過程中引入項目管理理念。項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限的資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。高校數字檔案館建設項目管理是通過高校檔案部門及各方合作，應用現代化信息技術，施行科學的管理，使得高校數字檔案館建設項目能夠在有限的資源條件下，達成既定的建設目標，并有效規(guī)避和控制風險，保證建設項目的質量。

二、高校數字檔案館項目管理的實施

（一）高校數字檔案館項目建設模式。高校數字檔案館建設既可以整體立項，也可以將其拆分為若干子項目分步立項。高校檔案部門可以根據學校信息化建設的整體規(guī)劃以及數字檔案館資金投入情況，確定數字檔案館建設整體立項還是分步立項。高校檔案部門應該結合自身情況和需求制訂科學、合理的立項方案，推動數字檔案館建設的有序推進。

1.整體立項。數字檔案館項目整體立項是對數字檔案館建設所有內容整體性立項，以求一次性達到建設目標。對于學校信息化建設較為成熟、數字檔案館建設經費充足、對數字檔案館建設需求和內容較為明確、尋求建設一步到位的高?？梢赃x擇數字檔案館建設整體立項的模式。

2.分步立項。數字檔案館項目分步立項是將數字檔案館建項項目拆分為若干子項目單獨立項，并根據工作需要確定子項目立項的時間順序。對于學校信息化建設發(fā)展較緩、數字檔案館建設經費不足、對數字檔案館建設需求較為單一或不夠明確的高?？梢赃x擇數字檔案館建設分步立項的模式。子項目一般包括檔案管理系統(tǒng)建設項目、檔案數字化項目、檔案服務平臺建設項目。

（二）高校數字檔案館項目建設過程?！稊底謾n案館建設指南》中指出：“數字檔案館建設一般分項目規(guī)劃與立項、項目招投標、項目實施、運行維護等幾個步驟進行”，這與通用的項目生命周期四個階段基本吻合。因此，高校數字檔案館建設項目管理的具體實施步驟也可以分為項目規(guī)劃與立項階段、項目招投標階段、項目實施階段、項目運行維護階段。

1.項目規(guī)劃與立項階段。數字檔案館建設應以需求為導向，進行數字檔案館建設需求分析是前期階段的首要任務，需求分析的前提是進行翔實、廣泛的調研，包括本校信息化發(fā)展現狀、檔案工作水平、投入資金情況、其他高校建設經驗以及當前先進信息技術，特別是本校館藏情況、電子文件生成狀況、師生利用需求等。在充分調研的基礎上形成項目建議書，提出投資額度和資金方案。項目建議書獲得批準后，需要制訂更為詳細、具體的高校數字檔案館建設項目規(guī)劃，遵循“立足實際、適當超前”的原則，具備科學性、可行性、前瞻性，并將數字檔案館建設納入學校信息化建設整體框架，與信息化建設相銜接。項目規(guī)劃中還應明確項目外包方案，做好數字檔案館項目外包規(guī)劃，統(tǒng)籌項目外包目標、模式、內容、預算和人員安排等。在規(guī)劃制訂過程中，適當引入管理咨詢機制，聘請數字檔案館建設專家、顧問，對項目規(guī)劃進行咨詢、論證。

2.項目招投標階段。在充分征求意見后，建設小組應對數字檔案館功能需求進行細化，形成兼具創(chuàng)新性和應用性的功能需求方案，既滿足高校數字檔案館建設的實際需要，又便于投標單位理解，實現系統(tǒng)開發(fā)和項目建設的可行性、適用性。需求方案應適度體現超前意識，以滿足較長時期內的發(fā)展需求。項目外包商是高校數字檔案館建設項目的具體實施者，外包商的資歷、經驗、能力、素質等都會影響外包工作的效率和質量，檔案部門應充分掌握外包商的業(yè)務情況，包括其建設經驗、技術水平、財務狀況、基本設備等，選擇經驗豐富、業(yè)務突出的外包商，有效降低潛在風險。招標結束后，需要簽訂項目合同，在簽訂項目合同時，除了合同范本內容以及項目基本要求以外，有些特別的事項也需要寫入合同，避免后續(xù)糾紛發(fā)生，如項目實施方式（流動式或駐點式）及相關費用承擔問題（包括后期運維費用），盡可能爭取足夠長的免費服務時間，檔案應用管理系統(tǒng)二次開發(fā)有關事項，包括時間、費用、測試等。

3.項目實施階段。項目實施是將數字檔案館建設落到實處的關鍵一步。高校數字檔案館建設項目實施的主要內容是項目設計，一般包括總體設計、技術設計和詳細設計等環(huán)節(jié)。在總體設計環(huán)節(jié)中，提出高校數字檔案館建設項目的總體結構以及詳細建設思路與計劃，并對項目的構成、接口、涉及的資源及其環(huán)境等提出設計說明；針對技術上有特殊要求的項目增設技術設計環(huán)節(jié)，以進一步明確總體設計時無法解決的技術問題；詳細設計主要是確定高校數字檔案館每個模塊的內部細節(jié)，為數字檔案館建設的具體實施提供最直接的依據。在項目實施過程中，應根據信息系統(tǒng)建設規(guī)范要求引入監(jiān)理機制，對項目進度、質量、安全、費用等進行全程監(jiān)理，并負責協調項目承包人和檔案部門之間的關系，保證項目建設按計劃開展。數字檔案館建設項目經測試和試運行合格，承建單位提出驗收申請，高校檔案部門根據合同內容進行初驗，合格后還需組織校內外專家成立驗收委員會，根據項目方案和功能需求進行全面、細致的測試、評價、驗收。驗收結束后，承包方做好整改工作，并在監(jiān)理認可后，將項目移交檔案部門，做好交接手續(xù)。

4.項目運行維護階段。管理維護好數字檔案館項目建設成果，確保其持續(xù)發(fā)揮應用效益，是一項長期性的工作。需要高校檔案部門及時調整工作重心、明確崗位職責，使業(yè)務工作與技術工作相銜接、相配合，制訂以業(yè)務管理為主線，以技術保障為支撐的管理機制。高校檔案部門應完善以高校檔案館自主管理為主，社會外包服務為輔的運行維護隊伍，持續(xù)做好數字檔案館各類軟硬件設備的更新維護，包括為改進系統(tǒng)性能缺陷而進行的校正性維護；為使應用系統(tǒng)適應新技術的適應性維護；為擴充應用系統(tǒng)性能的完善性維護；為提高軟件可靠性的預防性維護；為恢復自然災害和網絡攻擊損害的突發(fā)性維護等?；诖?，高校檔案部門應構建由信息技術專業(yè)人員和檔案專業(yè)人員共同組成的運維團隊，既掌握網絡與數據庫相關技能，又具備檔案管理基礎知識，同時應重視日常培訓，不斷豐富業(yè)務知識，提升業(yè)務技能，以適應信息技術的更新升級以及網絡環(huán)境的風險變化，解決不斷更新的運維需求，盡可能延長數字檔案館的生命周期。

三、高校數字檔案館建設項目管理的對策

有效的高校數字檔案館項目管理應以高校檔案部門需求為核心，圍繞數字檔案館建設目標，使各類資源得到充分利用，各方關系得以充分協調，即在有限的資源內，成功完成數字檔案館各個項目，并使高校檔案部門的總體效益最大化。因此，高校數字檔案館項目應加強對項目目標、項目進度、項目成本、項目質量、項目風險的管理，約束并保障數字檔案館項目管理取得預期要求。

（一）目標管理。對高校數字檔案館建設項目來說，建設目標一般分為成果性目標和控制性目標。成果性目標是建成適應本校需求的數字檔案管理系統(tǒng)和網絡服務平臺，推動館藏檔案數字化、增量檔案電子化，有效實現對數字檔案資源的現代化管理和網絡化利用；控制性目標是實現成果性目標的客觀約束條件，包括數字檔案館建設項目質量、進度、費用、安全等內容，明確數字檔案館建設的質量標準、時間安排、費用控制、安全屬性等，以保障成果性目標的達成。

（二）進度管理。項目進度管理是運用系統(tǒng)的方法和工具對項目各個環(huán)節(jié)進行控制，以期在既定時間內完成目標。首先，高校數字檔案館項目進度管理應根據項目規(guī)劃和內容列出所有項目活動列表，形成項目活動網絡圖，明確各種活動之間的依賴關系。其次，明確數字檔案館建設的工期，以此分配各個活動的工期，形成初步的數字檔案館項目時間表。最后，了解數字檔案館建設項目的限制性條件，并識別關鍵性路徑，對項目時間表進行調整優(yōu)化，形成最終的項目時間表，并嚴格遵照執(zhí)行。

（三）成本管理。高校數字檔案館建設項目成本包括從數字檔案館項目啟動到最后驗收消耗的所有費用。成本管理即盡量將成本控制在預算范圍內，并最大程度節(jié)約費用。高校數字檔案館建設項目成本管理主要是對整個完成項目所需資金進行估算，匯總整個項目的成本制定項目總預算，然后對項目進行監(jiān)督以控制成本。對數字檔案館建設項目費用預算時應考慮計算機硬件配置、檔案管理系統(tǒng)二次開發(fā)和業(yè)務系統(tǒng)接口等，涉及重大不確定因素時，應保留應急備用金。項目費用預算應分解到項目每個活動單元，并結合項目進度繪制費用負荷圖和累積圖。

（四）質量管理。質量管理的目的是確保數字檔案館建設滿足高校檔案部門提出的質量要求，內容應包含產品質量和項目質量。產品質量是通過數字檔案館項目建設產生的檔案管理系統(tǒng)、檔案服務平臺、檔案數字化成果以及服務本身的質量，產品質量管理可參考國家有關管理辦法，如國家檔案局發(fā)布的《數字檔案館系統(tǒng)測試辦法》；而項目質量是數字檔案館建設項目管理的質量，包括建設周期、資源投入、滿意度等的質量，這就要求在數字檔案館建設全過程進行有效控制。

（五）風險管理。在高校數字檔案館建設項目內、外部存在大量的不確定性因素，這些因素就是項目風險的來源，影響較大的包括規(guī)劃風險、管理風險、人員風險、設計風險等。為避免和減少風險帶來的損失，在制定數字檔案館建設方案時應同時編制風險規(guī)劃，提前對風險進行識別、分析、量化。在項目實施之前，通過增強風險意識、制定工作制度等方式預防風險的產生；在項目實施過程中，通過高校檔案工作人員全程參與、引入監(jiān)理等方式對風險進行控制；在風險產生后，及時參照規(guī)劃采取有效措施，將風險損失降到最低。

四、結語

隨著教育數字化戰(zhàn)略的實行，數字檔案館建設勢必成為高校檔案館的發(fā)展方向。在數字檔案館建設過程中，高校檔案部門應立足本校實際，引入項目管理的思路，通過建設項目的整體規(guī)劃、高效管理、優(yōu)化路徑，實現資源集約，提高建設效率。高校檔案部門必須積極面對現代信息技術發(fā)展帶來的變革與挑戰(zhàn)，深化高校檔案館數字化轉型和提升，加速推進數字檔案館建設，提升檔案現代化治理能力，促進教育高質量發(fā)展。