推進(jìn)高校人事檔案工作改革的探索

王艷婕，劉利國

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.中國石油 吉林石化公司倉儲(chǔ)中心，吉林 吉林 132022)

最近幾年各大高校的擴(kuò)招與合并，一定程度上增加了高校人事管理難度，想要推進(jìn)高校人事檔案工作改革，就要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。人事檔案作為高校人事管理中的一項(xiàng)重要組成部分，在高校相關(guān)人員考察和任用方面有著很大的指導(dǎo)作用，一套完整詳細(xì)的人事檔案，可以幫助人事管理人員了解高校工作人員的詳細(xì)信息。不僅如此，人事檔案管理工作在維護(hù)高校教職工權(quán)益和規(guī)范人才管理方面都有著非常重要的作用，針對(duì)目前人事制度改革的背景下，推進(jìn)高校人事檔案工作管理創(chuàng)新是重中之重。

一、高校人事檔案管理特點(diǎn)

高校人事檔案是高校人事工作的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，高校人事檔案管理主要包括檔案采集、審核、歸類、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用幾個(gè)方面，檔案整理了來自全學(xué)校的人才信息資源，通過對(duì)這一信息的統(tǒng)計(jì)和分析，建立一套詳細(xì)的，多元化的人才信息資源數(shù)據(jù)庫。一般來講，高校人事檔案管理有著這幾方面的特點(diǎn)：第一是復(fù)雜性，高校檔案可以分為多種，根據(jù)職能可分為學(xué)生檔案和教職工檔案。而在教職工的檔案總匯中，根據(jù)職稱學(xué)歷的高低可以分為高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)職稱檔案，又可以根據(jù)學(xué)位建立博士、碩士、本科等檔案。從檔案的管理范圍來講，可以分成科研教學(xué)、行政管理及后勤服務(wù)三方面的人事檔案[1]。同時(shí)，人員流動(dòng)性大也增加了高校人事檔案管理的復(fù)雜性；二是社會(huì)性，高校一方面是培養(yǎng)高水平人才的基地，另一方面也是科研成果的產(chǎn)地，高校從社會(huì)中獲取學(xué)生資源，學(xué)生畢業(yè)后又投入到社會(huì)中去，服務(wù)于社會(huì)。校內(nèi)開設(shè)的一系列科研課程和技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)講座，最終的目的也是為了解決社會(huì)生產(chǎn)生活中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)社會(huì)更好的發(fā)展。相關(guān)的科研項(xiàng)目所建立的檔案文件也是需要保存到高校人事檔案管理中的，同時(shí)也包括科研成果鑒定和技術(shù)及專利轉(zhuǎn)讓方面的一些檔案，從這方面不難看出高校人事檔案管理工作社會(huì)性的特點(diǎn)；最后是高校人事檔案管理的通用性特點(diǎn)，目前我國各大高校在人才選拔、考察標(biāo)準(zhǔn)、職稱評(píng)定、管理制度等方面都存在一些相同點(diǎn)，所以高校人事檔案在管理制度方面就有著通用性。近幾年來，高校人事檔案工作不斷進(jìn)行改革，檔案管理工作不僅僅局限于國內(nèi)高校之間，在全球范圍內(nèi)高校人事檔案都可以相互借鑒。基于此，通用性也是高校人事檔案中的一個(gè)特點(diǎn)[2]。

二、當(dāng)代高校人事檔案管理現(xiàn)狀

(一)高校人事檔案內(nèi)容單一

目前來看，國內(nèi)各大高校在人事檔案管理工作方面的主要內(nèi)容，就是記錄學(xué)生和教職員工的個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷以及思想素質(zhì)方面的內(nèi)容，對(duì)于大家比較關(guān)注的個(gè)人能力和成績方面并沒有太多記錄，這就形成了人事檔案內(nèi)容陳舊單一，缺乏完整性。高校人事檔案逐漸形成了重視政治性輕視業(yè)務(wù)性等問題，長此以往就會(huì)阻礙人事檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。另外高校人事檔案在內(nèi)容上無法突出人員的特長，這就使人事檔案管理工作失去了其真正的價(jià)值。一些高校在人事檔案管理的過程中，還出現(xiàn)了檔案丟失，信息不符等問題，破壞了高校人事檔案的整體性，從而降低了人事檔案的作用[3]。

(二)檔案流轉(zhuǎn)速度慢

高校的發(fā)展過程中，教師是推動(dòng)其發(fā)展的重要資源，高校想要更好的發(fā)展，吸納更多高水平的教職人員是必不可少的。但是目前的實(shí)際情況：檔案流動(dòng)速度慢，影響高校教師未來發(fā)展。主要的原因在于高校大部分教職人員的人事檔案資料在短時(shí)間內(nèi)是無法進(jìn)行調(diào)動(dòng)的，一旦這其中的某些教職人員在后面的工作中出現(xiàn)了調(diào)動(dòng)，高校人事檔案信息管理又存在不足，就會(huì)導(dǎo)致教職人員的調(diào)動(dòng)和人事檔案管理的流轉(zhuǎn)出現(xiàn)不同步和不及時(shí)的現(xiàn)象，對(duì)于高校教師日后的發(fā)展有一定影響。最近幾年，高校教職人員不斷增加，在此情況下，高校人員在流動(dòng)性上也有更多需求，而人事檔案流轉(zhuǎn)不及時(shí)，會(huì)給教師的發(fā)展帶來很大影響[4]。

(三)未能發(fā)揮高校人事檔案的服務(wù)價(jià)值

目前，高校人事檔案管理并沒有發(fā)揮出它真正的價(jià)值。對(duì)于高校檔案資料的管理，真正的作用是對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的開發(fā)使用和信息共享，也就是說高校人事檔案工作不僅要注重檔案本身的管理，還應(yīng)該注重檔案資源的開發(fā)，人事檔案只有在服務(wù)于那些真正有需要的人，才能夠發(fā)揮它原本的價(jià)值。但是目前各大高校還在運(yùn)用比較老舊的檔案管理模式進(jìn)行工作，人事檔案管理人員僅僅能做到對(duì)近期的檔案進(jìn)行管理，在大量的人事檔案資料中，一旦想要調(diào)取早期的人事檔案，如同大海撈針一般困難。基于此不難看出，當(dāng)下各大高校在人事檔案管理中還存在無法發(fā)揮其服務(wù)價(jià)值的問題。

三、推進(jìn)高校人事檔案工作改革途徑

(一)調(diào)整高校人事檔案管理內(nèi)容

高校作為培養(yǎng)社會(huì)人才的主要基地，人事檔案管理是非常重要的。在當(dāng)前新形勢下，高校人事檔案管理工作一定要符合當(dāng)下改革發(fā)展的趨勢和需要[5]。目前來看，我國高校人事檔案工作要打破傳統(tǒng)的管理模式，根據(jù)高校自身發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新，在圍繞人才需求方面進(jìn)行人事檔案管理改革，調(diào)整人事檔案管理內(nèi)容，建立健全的人事檔案管理制度，以此為前提進(jìn)行創(chuàng)新改革，從而到達(dá)提高高校人事檔案價(jià)值性及完整性的目的。

(二)對(duì)高校人事檔案進(jìn)行合理分類

合理的對(duì)高校教職工人事檔案進(jìn)行分類，是提高高校人事檔案管理工作的有效途徑之一，不僅如此還可以保證后續(xù)人事檔案流轉(zhuǎn)過程中準(zhǔn)確定位[6]。在高校人事檔案管理中，制定相關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，合理分類能夠充分保障整個(gè)檔案信息管理的相關(guān)秩序。具體的分類標(biāo)準(zhǔn)有很多，主要還是要根據(jù)高校自身實(shí)際情況來確定，可以根據(jù)人事信息和教學(xué)信息進(jìn)行分類，也可以根據(jù)教職工的工作情況和工作年限進(jìn)行分類[7]。在高校人事檔案管理中，還可以根據(jù)教職工的管理范圍來進(jìn)行分類，針對(duì)其個(gè)人信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，在保證和其他相關(guān)文件區(qū)分開的同時(shí)，充分提高人事檔案分類的合理化，同時(shí)一定程度上也能夠提高人事檔案管理工作效率和流通效率，對(duì)于高校教職工來說，在工作調(diào)動(dòng)上會(huì)更加的便利。將人事檔案進(jìn)行合理劃分，能夠幫助相關(guān)工作人員快速進(jìn)行檔案查閱，從另一方面來說還可以提高工作效率，還能夠避免人事檔案資料丟失，提高高校人事檔案管理水平[8]。

(三)強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)

在推進(jìn)高校人事檔案工作改革中，新的管理模式的出現(xiàn)，也就意味著對(duì)相關(guān)工作人員的工作能力有更高的要求。在信息數(shù)字化發(fā)展的時(shí)代下，高校對(duì)于人事檔案管理工作，應(yīng)該重點(diǎn)培養(yǎng)綜合業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人才。在確保其具備相關(guān)檔案管理理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要保證能夠通過現(xiàn)代科技手段，將人事檔案管理工作的優(yōu)勢和價(jià)值真正發(fā)揮出來。不斷完善高校人事檔案管理人員的工作理念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和崗位服務(wù)能力[9]。在真正對(duì)檔案信息有需要的人那里，能夠使其及時(shí)全面的獲取到檔案信息，這樣才能夠真正發(fā)揮高校人事檔案的作用。所以高校應(yīng)該制定相應(yīng)的人才培訓(xùn)機(jī)制，可以在校內(nèi)設(shè)立相應(yīng)的培訓(xùn)小組，針對(duì)人事檔案管理人員所具備的專業(yè)技能和要求，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，確保高校人事檔案人員專業(yè)技能的同時(shí)，能夠不斷完善其綜合素質(zhì)。高校還要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，建立人才培養(yǎng)計(jì)劃，針對(duì)目前人事檔案管理中需要的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作[10]。

四、結(jié) 語

在傳統(tǒng)的管理模式下，因其管理模式落后，后期對(duì)于人事檔案信息的使用，不能夠及時(shí)高效地進(jìn)行獲取，而高校人事檔案資源也無法發(fā)揮其服務(wù)作用。所以，想要推進(jìn)高校人事檔案工作改革，就必須與時(shí)俱進(jìn)，迎合當(dāng)下發(fā)展需求，優(yōu)化與革新的同時(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，更好的發(fā)揮高校人事檔案管理職能。