水利工程檔案管理存在問(wèn)題與建議

屈建春，臧志美，李文鶴

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250100）

水利工程是為消除水患災(zāi)害、充分開(kāi)發(fā)利用水資源而修建的工程項(xiàng)目。在水利工程建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量相關(guān)的文件資料，并進(jìn)一步形成相應(yīng)的水利工程檔案。水利工程檔案既能準(zhǔn)確地反映水利工程的整個(gè)建設(shè)管理過(guò)程，也是今后水利工程規(guī)劃設(shè)計(jì)和決策判斷的重要指南和基本保障，還是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身制的重要憑證，對(duì)保障水利工程安全運(yùn)行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。因此，水利檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、科學(xué)、長(zhǎng)期的工作，做好水利檔案管理工作，不斷研究落實(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)水利檔案管理的新要求，在新時(shí)代水利工程管理中占有重要地位。

1 水利工程檔案的基本情況

1.1 內(nèi)容豐富

水利工程一般涉及范圍廣、規(guī)模大，所使用技術(shù)復(fù)雜，包含防洪減災(zāi)、水資源優(yōu)化配置、水生態(tài)保護(hù)修復(fù)等多項(xiàng)內(nèi)容，與水利水電、機(jī)械制造、建筑工程、電氣設(shè)備安裝等學(xué)科交叉，同時(shí)還與移民遷占等專業(yè)密切相關(guān)，因此形成的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案門類全、內(nèi)容豐富，涵蓋面廣。

1.2 利用價(jià)值高

水利工程檔案涉及水利工程建設(shè)過(guò)程中各參建單位所形成的許多方面的文件資料，包括施工前期準(zhǔn)備工作中的各種文件資料、施工中形成的文件資料，涉及施工中事故發(fā)生的緣由分析、索賠的過(guò)程，以及竣工后的工程質(zhì)量評(píng)估、驗(yàn)收工序的重要依據(jù)等等，是不可或缺的日常管理文件，也是工程建成后進(jìn)行維護(hù)管理必不可少的依據(jù)和參考資料。

1.3 形成周期長(zhǎng)

水利工程建設(shè)周期因不同的工程效益、水利條件、河流流域演變、風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)或其他因素而存在很大的差異。即使一般的河道治理、農(nóng)田水利和供水項(xiàng)目，通常也需要幾個(gè)月才能完成，而對(duì)于一些重點(diǎn)水庫(kù)建設(shè)、大型河道治理、水壩及水利樞紐控制性工程建設(shè)等項(xiàng)目，其建設(shè)周期需要長(zhǎng)達(dá)數(shù)年或甚至更長(zhǎng)時(shí)間，因此必然會(huì)導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的形成周期較長(zhǎng)。

2 存在問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步和水利事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各類水利工程的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，施工技術(shù)水平不斷提高，工程質(zhì)量管理不斷規(guī)范。近幾年，新修訂的《政府投資條例》《中華人民共和國(guó)檔案法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》等一系列規(guī)范性文件的相繼出臺(tái)，為水利工程檔案管理明確了新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程檔案管理提供了遵循。但是，目前水利工程檔案管理中仍存在一些不足和問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 制度不夠健全，落實(shí)不夠到位

在水利工程建設(shè)中，普遍存在檔案管理制度不健全、工作機(jī)制不完善或沒(méi)有系統(tǒng)的工作機(jī)制等問(wèn)題。一般情況下，中小型水利工程在建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案工作重視程度不夠，參建單位往往不會(huì)制定完善的檔案管理制度，有的則制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒(méi)有配套的管理監(jiān)督機(jī)制。在一些水利工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，施工企業(yè)沒(méi)有文件資料的管理場(chǎng)所和設(shè)備，不能對(duì)工程檔案進(jìn)行妥善保管，致使文件資料存放不符合要求，檔案管理滯后于工程建設(shè)管理。

2.2 文件資料收集不及時(shí)，歸檔不規(guī)范

在工程建設(shè)中，建設(shè)單位往往只重視工程進(jìn)度、質(zhì)量和安全等工作，對(duì)檔案管理工作不夠重視，甚至在工程建設(shè)竣工驗(yàn)收前才開(kāi)始著手檔案整理工作，因此易出現(xiàn)文件資料原件缺少、復(fù)印件不完整的現(xiàn)象。文件資料的收集、整理、立卷和歸檔不夠規(guī)范、磁性載體檔案不到位、隱蔽工程的檔案缺失等現(xiàn)象發(fā)生，致使檔案不能客觀地反映工程建設(shè)的全部真實(shí)狀況。不能及時(shí)完成工程的整檔工作或工作成果達(dá)不到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從而無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案驗(yàn)收,拖延了工程竣工驗(yàn)收的進(jìn)度。

2.3 專業(yè)技術(shù)人員力量不強(qiáng)，隊(duì)伍建設(shè)滯后

水利工程建設(shè)檔案的管理具有系統(tǒng)性和科學(xué)性，檔案管理工作人員應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)下的水利工程建設(shè)中，缺少專職的專業(yè)檔案工作人員，人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。臨時(shí)抽調(diào)負(fù)責(zé)檔案管理工作的兼職人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能及經(jīng)驗(yàn)，對(duì)水利工程檔案管理的法律法規(guī)和制度要求不夠清楚，從而導(dǎo)致水利工程建設(shè)檔案管理工作水平不高。

2.4 數(shù)字檔案管理水平不夠高

水利工程檔案文件資料多、形成周期長(zhǎng)、涉及范圍廣，沒(méi)有專業(yè)的水利工程檔案管理工作人才，難以做好數(shù)字檔案管理工作。電子檔案、數(shù)字檔案不能與紙質(zhì)的檔案同步歸檔，或歸檔檔案達(dá)不到相關(guān)要求，查閱利用難度很大，甚至無(wú)法查閱利用。

2.5 軟硬件設(shè)施配套不足

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，是目前水利工程建設(shè)檔案管理中普遍存在的狀況。主要表現(xiàn)在硬件設(shè)備老化、技術(shù)支撐軟件滯后于信息化時(shí)代要求、資金投入沒(méi)有科學(xué)的計(jì)劃、缺乏保障體系等。有的水利工程參建單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案室或庫(kù)房，沒(méi)有配置專用檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)保障能力不強(qiáng)。

2.6 檔案移交滯后，編研缺失

水利建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，工程檔案竣工移交普遍存在滯后現(xiàn)象。一些項(xiàng)目法人和施工單位不重視竣工檔案移交工作，不能及時(shí)向主管部門移交工程檔案資料。還有個(gè)別參建單位和施工方不能做到全部規(guī)范移交，存在錯(cuò)卷、漏卷和整檔不規(guī)范等問(wèn)題。此外，完整、規(guī)范的水利工程檔案是檔案編研工作的前提條件，有利于水利工程檔案進(jìn)行更深層次的盤活和整合，為今后的水利工程建設(shè)提供更豐富的信息資源儲(chǔ)備和更具有針對(duì)性的利用服務(wù)，以滿足現(xiàn)代水利工程檔案信息化的要求，并進(jìn)一步提高水利工程檔案利用開(kāi)發(fā)價(jià)值和社會(huì)影響力。而由于檔案移交滯后，規(guī)范性不足等原因，當(dāng)下檔案的編研工作普遍存在缺失現(xiàn)象。

3 措施

水利部2021年6月25日新修訂頒發(fā)的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱“新規(guī)定”），為做好水利工程檔案管理工作提供了遵循和保障，今后應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面工作。

3.1 建立健全水利工程檔案管理制度

為徹底改變檔案意識(shí)薄弱現(xiàn)象，營(yíng)造濃厚檔案工作氛圍，全面增強(qiáng)檔案意識(shí)，應(yīng)建立健全水利工程檔案管理規(guī)章制度，明確各級(jí)水利工程建設(shè)部門的職責(zé)范圍，建立權(quán)責(zé)清晰的水利工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系和監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度；及時(shí)舉辦水利工程檔案管理培訓(xùn)班，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案制度和法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，規(guī)范水利工程檔案管理工作。

3.2 堅(jiān)持工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行

水利工程項(xiàng)目法人和水利工程檔案管理主管部門應(yīng)嚴(yán)格按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，在水利工程開(kāi)工建設(shè)時(shí)，要向參建單位和施工方及時(shí)明確檔案管理的具體任務(wù)和要求，以便參建單位做到工程建設(shè)管理與檔案管理同步進(jìn)行。新規(guī)定要求“項(xiàng)目法人主要履行職責(zé)任務(wù)、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)主要履行職責(zé)任務(wù)、項(xiàng)目法人工程建設(shè)管理相關(guān)部門主要履行職責(zé)任務(wù)、參建單位主要履行職責(zé)任務(wù)”。

3.3 建設(shè)專業(yè)化水利工程檔案工作隊(duì)伍

水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、規(guī)范性的工作，是水利工程建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)融入水利工程建設(shè)的全過(guò)程。水利工程檔案管理工作應(yīng)徹底改變?yōu)榕浜纤こ虣n案竣工驗(yàn)收需要，臨時(shí)調(diào)配兼職人員突擊完成文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作任務(wù)的現(xiàn)象。要加大水利工程檔案管理人才培養(yǎng)力度，通過(guò)參觀學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修和招聘等形式，建設(shè)專業(yè)的水利工程檔案管理隊(duì)伍，全面提高水利工程檔案管理水平。

3.4 大力提升檔案數(shù)字化管理工作水平

在信息化和數(shù)字化的時(shí)代背景下，水利工程檔案管理主管部門應(yīng)全面強(qiáng)化檔案信息化、數(shù)據(jù)化意識(shí)，積極開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作，做到在水利工程建設(shè)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，開(kāi)展相關(guān)檔案的信息化、數(shù)字化工作，在保證檔案信息原始性、客觀性的前提下，實(shí)現(xiàn)“雙規(guī)制”歸檔，同時(shí)開(kāi)展聲像檔案管理工作，達(dá)到檔案史館的進(jìn)館要求和標(biāo)準(zhǔn)。

3.5 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

水利工程檔案管理部門要建立檔案管理保障體系，制定嚴(yán)格的計(jì)劃，加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從檔案盒到機(jī)器設(shè)備，從掃描到數(shù)字錄入系統(tǒng)，從檔案架到庫(kù)房，一律按照水利部的“新規(guī)定”要求配備，滿足現(xiàn)代水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的新要求。

3.6 及時(shí)辦理檔案移交

水利部的新規(guī)定明確提出“強(qiáng)調(diào)照片、聲像檔案收集整理歸檔、確定工程檔案的歸檔范圍、建立工程檔案審查機(jī)制、明確各類文件歸檔時(shí)間、明確項(xiàng)目檔案管理要求”等歸檔要求。在水利工程檔案竣工驗(yàn)收前，水利工程檔案管理主管部門協(xié)調(diào)水利工程項(xiàng)目法人、與參建單位和有關(guān)的施工方，簽訂檔案移交合同或協(xié)議，移交工程竣工檔案，確保水利工程竣工檔案及時(shí)、規(guī)范、安全移交，并滿足入庫(kù)要求。水利工程檔案主管部門的檔案接受人員，應(yīng)嚴(yán)格履行移交標(biāo)準(zhǔn)和手續(xù)簽字移交，負(fù)責(zé)入庫(kù)。并在做好檔案管理的同時(shí)，做好水利工程檔案的借閱、利用、開(kāi)發(fā)和編研工作，在保證水利工程檔案安全的前提下，積極做到信息資源共享。

4 結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和今后工程維護(hù)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，是全面反映工程建設(shè)情況的真實(shí)記錄，對(duì)今后的水利工程建設(shè)具有科學(xué)的借鑒作用。加強(qiáng)水利工程檔案管理，特別是做好水利工程檔案信息資源利用，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會(huì)提供服務(wù)保障，是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案自身價(jià)值和檔案管理工作的主要目的，將在水利科研、規(guī)劃設(shè)計(jì)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮愈來(lái)愈大的作用。