公共資源交易電子化檔案管理途徑

林麗芳

在我國公共資源交易業(yè)務(wù)逐漸擴(kuò)大的過程當(dāng)中，只有加強(qiáng)對公共資源交易電子化檔案的管理，才能更好地在信息化社會促進(jìn)相關(guān)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

作為信息化時代的新生事物，電子化檔案不僅迎合了信息化時代信息豐富和傳遞迅速的特點(diǎn)，更使得以往繁雜的檔案資料整理、管理與運(yùn)用過程變得相對輕松。只有做好對電子化信息檔案的管理與利用工作，才能更好地發(fā)揮出信息化時代下檔案電子化的優(yōu)勢，為社會的發(fā)展帶來更大的便利。

一、公共資源交易電子化檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子化檔案歸檔更加便捷

在我國公共資源交易發(fā)展的過程當(dāng)中，電子化檔案相比以往的紙質(zhì)檔案形式，在歸檔方面有著更加便捷的可操作性，不僅可以直接對原本的檔案進(jìn)行修改而不留下痕跡，更能夠直接通過特定的操作對檔案信息標(biāo)識文件原始證書的部分關(guān)鍵信息進(jìn)行直接的修改，但這也使電子化檔案在檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性與法律效力方面出現(xiàn)了一定的缺陷。因此，在對電子化檔案進(jìn)行管理工作的過程當(dāng)中，管理人員應(yīng)當(dāng)對原始電子文件進(jìn)行數(shù)字簽名，同時設(shè)置一定的驗(yàn)證信息進(jìn)行加密，才能更好地在電子檔案歸檔管理使用的過程當(dāng)中避免各種錯誤的發(fā)生，進(jìn)而使電子檔案具備超越紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，避免影響到檔案的法律效力。

（二）電子化檔案保管更加嚴(yán)密

相比于以往將紙質(zhì)檔案保存在檔案柜或保險箱當(dāng)中的存儲方式而言，電子化檔案在保管方面變得更加嚴(yán)密，但這對于電子化系統(tǒng)的安全性有著相當(dāng)高的要求。在對公共資源交易的電子化檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，工作人員可以針對不同內(nèi)容檔案的重要性來設(shè)置不同保密等級，并且通過計算機(jī)上的保密系統(tǒng)設(shè)置，來針對不同人群授予不同的訪問權(quán)限，這樣就可以有效地實(shí)現(xiàn)對高等級的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密。但是，由于計算機(jī)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)自身的技術(shù)性原因，電子化的檔案還是很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下受到病毒的影響或是黑客的攻擊，因此只有對于公共資源交易平臺的系統(tǒng)安全建設(shè)提出更高的要求，并且通過相關(guān)的制度規(guī)范工作人員的操作，才能更好地避免相關(guān)信息數(shù)據(jù)受到損失。

（三）電子化檔案使用更加方便

在信息化時代的影響下，將公共資源交易信息檔案電子化可以使用戶對于檔案資料的查詢更加方便快捷，這對于推動檔案資源的共享與使用有著非常好的效果。以往的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)檔案可以讓人們直接閱讀，而電子化檔案對于電子信息設(shè)備有著一定的依賴性，必須在特定的硬件與軟件環(huán)境下才能夠觀看，但是通過計算機(jī)對公共資源交易信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，用戶就可以非常便捷地使用電腦遠(yuǎn)程檢索查詢所需要的檔案資料并進(jìn)行下載打印，這不僅直接減少了以往紙質(zhì)檔案使用過程當(dāng)中檢索過程的耗時，可以借助互聯(lián)網(wǎng)便捷的信息傳播能力將檔案信息直接傳遞給用戶，從而使用戶對于公共資源交易電子化檔案的運(yùn)用更加的自由。

（四）電子化檔案存儲能力更強(qiáng)

由于電子化信息數(shù)據(jù)存儲特點(diǎn)的影響，我國公共資源交易所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容經(jīng)過電子化后可以在計算機(jī)當(dāng)中更好地儲存，有時甚至僅需一臺設(shè)備就可以存儲以往需要數(shù)個甚至數(shù)十個檔案柜才能夠保存的檔案內(nèi)容。但是，電子化檔案的存儲對于保存環(huán)境與保存條件上有著區(qū)別于紙質(zhì)檔案保存的要求，尤其是對于設(shè)備所處環(huán)境的溫度、磁場等條件的要求更高，一旦將計算機(jī)設(shè)備放置在惡劣的環(huán)境當(dāng)中，就很容易導(dǎo)致設(shè)備在外界環(huán)境影響下產(chǎn)生損壞，而這種損壞甚至可能導(dǎo)致整個設(shè)備當(dāng)中存儲的數(shù)據(jù)全部丟失。因此，只有結(jié)合設(shè)備工作的需求為其選擇適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施與工作環(huán)境，才能借助電子設(shè)備存儲更多的公共資源交易電子化檔案數(shù)據(jù)。

二、公共資源交易電子化檔案管理的基本要求

（一）保證檔案的完整性

與其他類型的文書檔案相似，電子化檔案由于其組織機(jī)構(gòu)、行業(yè)類別、規(guī)格形式和整理方式等方面的不同，因此電子檔案經(jīng)常會在管理工作的過程當(dāng)中，面臨大量的內(nèi)部交易檔案，要做好有針對性地應(yīng)用，就需要接觸相關(guān)的信息化技術(shù)。因此，只有在公共資源交易電子化檔案管理工作的過程當(dāng)中提高相應(yīng)的認(rèn)識，并且端正工作人員的態(tài)度，采取有效的措施對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，才能更有效地保證公共資源交易電子化檔案的完整性。

（二）保證檔案的原始性

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式不同，公共資源交易檔案的電子化很容易導(dǎo)致檔案的資料內(nèi)容失去其原始的狀態(tài)，這對于檔案內(nèi)容的法律效力有著非常嚴(yán)重的影響。對于相關(guān)單位而言，通過互聯(lián)網(wǎng)將原本的實(shí)體化數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄后的數(shù)據(jù)既可以認(rèn)為是原始的也可以認(rèn)為是復(fù)制的，這就導(dǎo)致了保證檔案資料在收錄過程當(dāng)中的原始性是一項非常重要的工作。只有加強(qiáng)對電子化檔案資料原始性的保障，才能更好地使電子化的公共資源交易檔案資料具備應(yīng)有的效果。

（三）保證檔案的真實(shí)性

與紙質(zhì)形式的檔案資料相比，電子化的公共資源交易檔案資料由于其載體形式的變更是可以被原樣復(fù)制的，而且檔案資料在被修改之后往往不會留下痕跡，這就需要工作人員在公共資源交易檔案資料在建立與使用的過程當(dāng)中必須加強(qiáng)對檔案資料真實(shí)性的保證。受到電子檔案形成過程當(dāng)中采取的方法、程序和格式等方面的差別，電子化信息檔案發(fā)生錯誤的概率比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言會更高。因此，只有采取相應(yīng)的規(guī)范化措施來進(jìn)行電子化信息檔案運(yùn)用過程當(dāng)中的管理，才能更好地避免檔案資料真實(shí)性受到影響。

（四）保證檔案的安全性

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子化的公共資源交易檔案資料更容易直接受到不法分子的影響而被更改、刪除或是盜取，這對于電子化檔案資料的安全性有著非常嚴(yán)重的影響。另外，作為電子化檔案存儲的載體，一些電子設(shè)備也很容易在外界因素的影響下出現(xiàn)信息讀取方面的錯誤，這對于檔案信息的使用與保存也有著一定的干涉。只有在對檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中做好檔案安全保護(hù)方面的工作，才能夠更好地推動我國公共資源交易市場的發(fā)展與穩(wěn)定運(yùn)行。

三、公共資源交易電子化檔案管理存在的問題

（一）公共資源交易數(shù)據(jù)共享程度不高

在信息化時代推動公共資源交易電子化檔案管理工作進(jìn)行的過程當(dāng)中，公共資源交易數(shù)據(jù)的體量導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享程度難以提升是一項長期存在的問題。在我國，目前已經(jīng)有絕大部分的省市或自治區(qū)正在信息化時代的影響下開始使用或是建設(shè)電子化的公共資源交易平臺系統(tǒng)，而這就導(dǎo)致了我國公共資源交易平臺僅每月生成的數(shù)據(jù)量就已經(jīng)高達(dá)500TB以上，這些數(shù)據(jù)雖然投入公共資源交易環(huán)節(jié)能夠獲得更高的生產(chǎn)價值與經(jīng)濟(jì)價值，但因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)體量巨大難以實(shí)現(xiàn)有效的共享，再加之我國目前并沒有對公共資源交易信息化平臺的建設(shè)投入過多的重視，從而導(dǎo)致了我國絕大部分的公共資源交易平臺當(dāng)中都難以實(shí)現(xiàn)資源共享，甚至還可能在公共資源交易過程當(dāng)中出現(xiàn)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)錯誤與公共資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，進(jìn)而嚴(yán)重地影響了公共資源的交易效率。

（二）公共資源交易數(shù)據(jù)信息混雜多樣

我國公共資源交易平臺產(chǎn)生的信息量極為龐大，而且由于公共資源交易數(shù)據(jù)信息的類型繁多，因此很容易導(dǎo)致公共資源交易數(shù)據(jù)信息變得相當(dāng)混雜。比如，在公共資源交易平臺當(dāng)中的招投標(biāo)信息這一項，就可以劃分為國有產(chǎn)權(quán)交易、工程建設(shè)和政府采購等多個方面，而從用戶類型上看，代理機(jī)構(gòu)、采購人與招標(biāo)人等也會對信息進(jìn)行一定的延展，比如在其中額外加入人員信息、信用狀況與資質(zhì)業(yè)績等等。而從招標(biāo)的流程上看，相關(guān)數(shù)據(jù)更可以根據(jù)流程劃分為招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)和評標(biāo)等多個環(huán)節(jié)。正是因?yàn)檫@種繁雜的資料數(shù)據(jù)信息的影響，導(dǎo)致了我國公共資源交易信息化難以制定并實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致了我國各地的公共資源交易數(shù)據(jù)信息存在著相當(dāng)大的差異性，從而導(dǎo)致了大量的交易時間的浪費(fèi)。

（三）公共資源交易監(jiān)督管理質(zhì)量較差

在管理工作開展的過程當(dāng)中，對第三方代理機(jī)構(gòu)進(jìn)場交易的管理、公共資源項目保管的管理以及工作人員行為操作規(guī)范的管理等都是非常重要的工作，對于促進(jìn)公共資源交易管理質(zhì)量的提升有著很大的幫助。但在一些相關(guān)部門的認(rèn)識當(dāng)中，對公共資源交易的監(jiān)督管理往往會導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)行成本的上升，而這就導(dǎo)致了很多企業(yè)缺乏對公共資源交易管理工作的正確認(rèn)知。

四、加強(qiáng)公共資源交易電子化檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)電子信息技術(shù)知識的學(xué)習(xí)

為了在信息化時代加強(qiáng)我國公共資源交易電子化檔案管理的具體成效，把握好當(dāng)今社會信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇，順應(yīng)公共資源交易電子化的時代趨勢，需要加強(qiáng)對電子信息技術(shù)知識的學(xué)習(xí)。在這個過程當(dāng)中，我國各省市自治區(qū)都應(yīng)當(dāng)結(jié)合我國所提出的相關(guān)政策要求不斷地推動當(dāng)?shù)毓操Y源交易的電子化系統(tǒng)的建設(shè)，并且以當(dāng)?shù)氐墓操Y源類型與市場發(fā)展需求作為電子化平臺的建設(shè)導(dǎo)向。另外，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)圍繞著公共資源交易的電子化檔案管理工作加強(qiáng)開展相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，并且出臺相關(guān)政策對從業(yè)人員所具備的電子化公共資源交易信息檔案管理能力進(jìn)行要求，才能在信息化社會的發(fā)展過程當(dāng)中逐漸提升全國各地公共資源交易市場以及相關(guān)監(jiān)督部門的信息化程度，以此更好地推動相關(guān)產(chǎn)業(yè)與市場環(huán)境的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)公共資源電子化交易平臺的優(yōu)化

首先，應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前公共資源交易平臺的類型與需求建立完善的信息化體系，并且對信息化內(nèi)容進(jìn)行不斷的完善，使用戶能夠通過信息化平臺完成更多的公共資源交易相關(guān)操作，減少公共資源交易中的冗余服務(wù)環(huán)節(jié)；其次，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對我國公共資源進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，并且按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在電子化交易平臺當(dāng)中建立對應(yīng)的交易模塊，通過對公共資源交易電子化平臺的統(tǒng)一建設(shè)與規(guī)劃來保證信息發(fā)布與信息交易之間的同步，縮小公共資源交易當(dāng)中出現(xiàn)的時間差；最后，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)對公共資源交易平臺所涉及的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并以此推動公共資源交易平臺信息資源共享程度的提升，使社會群體能夠第一時間從公共資源交易平臺得到相關(guān)的服務(wù)信息，進(jìn)而在提升平臺信息化程度的同時有效拓展社會群體信息獲取途徑，從而有效地體現(xiàn)國家對于社會群體的重視。

（三）加強(qiáng)公共資源電子化檔案管理的組織與人才保障

在加速信息化時代公共資源交易檔案管理電子化的過程當(dāng)中，加強(qiáng)相關(guān)的組織工作與人才保障工作，也是非常重要的工作內(nèi)容。從監(jiān)督部門的角度上，對于公共資源交易數(shù)據(jù)檔案的電子化管理需要使工作人員具備更加優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì)，不僅要具備通過電子化的方式開展或強(qiáng)化監(jiān)督管理工作質(zhì)量的能力，更需要加強(qiáng)對信息化時代公共資源交易監(jiān)管新方式方法的監(jiān)督，才能更好地保障公共資源交易市場環(huán)境的平穩(wěn)有序發(fā)展。而從市場的角度上來看，做好相關(guān)的組織與人才保障工作更是順應(yīng)當(dāng)前社會信息化時代發(fā)展潮流的關(guān)鍵，只有不斷地強(qiáng)化從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力與整體素質(zhì)，使其在工作當(dāng)中能夠更好地運(yùn)用信息技術(shù)手段，才能更好地適應(yīng)優(yōu)勝劣汰的市場環(huán)境。

（四）加強(qiáng)公共資源電子化檔案管理相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)

建設(shè)高質(zhì)量的公共資源交易信息化平臺并加強(qiáng)檔案管理的電子化還需要加強(qiáng)相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)，比如機(jī)房建設(shè)、通信線路建設(shè)、監(jiān)控設(shè)施建設(shè)以及系統(tǒng)軟硬件建設(shè)等。在此過程當(dāng)中，各級地方單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的公共資源交易市場具體狀況來選擇建設(shè)符合自身實(shí)際情況的配套信息化設(shè)施，并且可以嘗試將信息化配套設(shè)施的建設(shè)與政府部門的電子政務(wù)建設(shè)進(jìn)行一定的結(jié)合。只有不斷加強(qiáng)相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)，促進(jìn)公共資源交易平臺各項功能的不斷完善，才能更好地在信息化時代對公共資源交易電子化檔案實(shí)施有效的管理與運(yùn)用。

結(jié)語：

在信息化時代的發(fā)展過程當(dāng)中，電子化檔案自身的特殊性對于檔案資料管理與運(yùn)用提出了全新挑戰(zhàn)。只有采取正確的電子化檔案存檔方法、管理方法與建設(shè)方法，保證電子化檔案的準(zhǔn)確性、有效性與法律效力，才能更好地通過公共資源交易檔案的電子化來推動相關(guān)行業(yè)的規(guī)范化發(fā)展。