現(xiàn)代信息技術與化工檔案管理的整合

陳婕

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司，青海格爾木816099）

1 引言

在信息化時代，化工檔案管理面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理是化工企業(yè)的一項重要內容，信息技術的應用對其有著深遠的意義，不僅可以保障檔案安全，還能保持與時代發(fā)展的一致性，進而不斷實現(xiàn)管理的目標。作為化工企業(yè)的領導人員，要對這項工程加以重視，積極探索科學、合理、與本企業(yè)發(fā)展相符的檔案管理新模式，以從根本上提升化工檔案管理的效率。

2 當前化工企業(yè)檔案管理中存在的問題及影響因素

2.1 存在的問題

2.1.1 忽視信息技術的應用

忽視信息技術的應用是化工企業(yè)檔案管理中一個普遍存在的問題，究其根源在于信息技術創(chuàng)新并非化工企業(yè)的主業(yè)，因此，在推進化工企業(yè)發(fā)展的過程中，上到領導下到基層員工都忽視了信息技術的應用。很多領導認為，檔案管理只要按照要求按部就班地完成即可，不需要創(chuàng)新。實則不然，在信息技術向社會各個領域不斷推進和滲透的過程中，化工檔案管理表現(xiàn)出了新的特征，對自身工作的優(yōu)化也提出了新的要求。

2.1.2 優(yōu)化效能有待提升

在加強檔案管理和信息技術整合的過程中，因缺乏創(chuàng)新意識，在利用信息技術優(yōu)化工作方面較為薄弱，主要表現(xiàn)為：工作人員沿用傳統(tǒng)的思路和模式，將更多的時間和精力放在檔案管理流程創(chuàng)新上，沒有從整體著眼進行構建。因此，如何在新時期創(chuàng)新檔案管理體系，提升檔案管理優(yōu)化工作的實際效能，是檔案管理工作人員急需解決的問題。

2.1.3 信息化程度不高

隨著“互聯(lián)網+”時代的到來，加強化工檔案管理的信息化建設成為化工企業(yè)面向現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要方向。但在實際的化工檔案管理中，并沒有與先進的大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網等信息技術有機整合，導致化工檔案管理的綜合效能低下。針對化工檔案管理信息化建設薄弱的問題，要從自身出發(fā)，善用現(xiàn)代化技術提升檔案管理層級，以不斷提升檔案管理工作效能。

2.1.4 精細化程度不夠

隨著信息化檔案管理工作的持續(xù)深入，發(fā)揮信息技術功能提升檔案管理的精細化水平是檔案工作發(fā)展的主要趨勢。但在當前的檔案管理中，很多企業(yè)依然以舊理念武裝自己，用舊模式開展管理，進而降低了化工檔案管理的精細化程度。從化工檔案管理的工作內容和性質兩個方面來看，信息技術的應用直接關系著檔案管理的安全性，也影響著化工企業(yè)檔案管理工作的整體推進情況，實現(xiàn)精細化管理在構建現(xiàn)代化化工企業(yè)方面發(fā)揮著重要作用。但事實上，化工檔案管理者對精細化管理路徑的探索力度不足，難以提升管理效能。

2.2 影響因素

2.2.1 人為因素

人是化工企業(yè)檔案管理信息化建設的直接控制者，是影響整體運行情況的關鍵因素。如若管理者缺乏信息化應用意識，在管理手段上有所欠缺，勢必影響管理的質量。同時，工作人員的業(yè)務能力、經驗對檔案管理的信息化建設也有著直接的影響，尤其是在面對突發(fā)事件的情況下，考驗的不單是工作人員的業(yè)務能力，更是對工作人員沉穩(wěn)心態(tài)、應變能力的考查。因此，工作人員要不斷地提升自己，以更好地推進化工企業(yè)檔案管理的信息化建設。

2.2.2 技術因素

科技是推動現(xiàn)代化檔案管理工作前行的主要動力，主要的技術影響因素在工作中表現(xiàn)為：前期資料整理不詳細，導致檔案制作偏離原計劃，同時，沒有制定有效的應對措施；技術工作者沒有掌握設備和軟件的應用方法，尤其是在新產品、新技術的應用上缺乏經驗，進而導致實際工作無法和設備進行有效整合，在操作中失誤不斷。

3 現(xiàn)代化化工檔案管理工作發(fā)展遵循的原則

3.1 精細化原則

精細化原則是推進現(xiàn)代化檔案管理工作發(fā)展的一項重要原則。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)有檔案管理體系也在發(fā)生改變，其工作內容和方式也和以往有所不同。在這一形勢下，檔案管理工作者只有把握住時代發(fā)展的趨勢，善用精細化管理手段，才能形成檔案管理和時代發(fā)展的一致性，才能將信息技術的保障和服務作用真正發(fā)揮出來，進而為精細化檔案管理貢獻自己的一份力量。

3.2 規(guī)范化原則

利用信息技術規(guī)范化工檔案管理，使其朝著更好的方向發(fā)展，對化工檔案的創(chuàng)新有著深遠的現(xiàn)實意義。在實踐中，因檔案管理并非化工企業(yè)的主業(yè)，很多企業(yè)缺乏重視，以至于工作環(huán)節(jié)和流程存在隨意性。只有正視問題，將利用信息技術優(yōu)化檔案管理納入企業(yè)規(guī)范化發(fā)展的整體框架，積極創(chuàng)新，才能提升檔案管理的效果。

3.3 信息化原則

在新時代的發(fā)展中，信息化建設是企業(yè)在變革與發(fā)展中面臨的問題之一。在這一背景下，加強信息技術和化工檔案管理的有效結合，不僅可以保證檔案的安全性，還能提升化工企業(yè)檔案管理工作的效能，這是當下化工企業(yè)檔案管理急需解決的問題。在推進化工檔案管理的信息化建設過程中，相關人員必須認識到信息化建設是一項長期且復雜的工程，需要有序推進，既要做好硬件配套建設又要不斷優(yōu)化檔案管理體系，以真正提升化工檔案管理的工作效能。

4 現(xiàn)代信息技術與化工檔案管理的整合策略

加強信息技術和化工檔案管理的整合，必須突破陳舊的理念，積極創(chuàng)新管理模式，并針對企業(yè)檔案管理存在的問題，提出與企業(yè)發(fā)展相契合的策略，以滿足當前工作發(fā)展的需要。

4.1 構建現(xiàn)代信息技術管理體系

從內容和性質兩個方面來看，化工檔案管理并非一項孤立的工作，其與化工企業(yè)的各項工作均具有直接的聯(lián)系。具體來講，信息技術可以優(yōu)化工作流程，發(fā)揮牽一發(fā)動全身的作用。因此，在探索化工檔案管理的信息化發(fā)展過程中，領導人員要認識到其在企業(yè)整體工作中的作用，進而積極創(chuàng)新改革方式，同時，通過培訓提高其他部門的重視程度，將信息技術擺在重要位置，通過不斷推動信息化建設，實現(xiàn)化工企業(yè)檔案管理各環(huán)節(jié)的全面提升與發(fā)展，以切實地提升化工企業(yè)檔案管理的效能。從實際工作開展情況來看，影響信息技術在化工企業(yè)檔案管理中持續(xù)推進的主要原因在于沒有健全系統(tǒng)的推廣體系，進而導致推廣工作較為滯后。為解決這一問題，要不斷完善推廣管理機制，明確各部門的工作職責，鼓勵員工積極主動地投身信息技術推廣工作，以扭轉當前的不利局面。

4.2 做好檔案管理的硬件設備建設

做好檔案管理的硬件設備建設工作是推進化工企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的重要保障。化工企業(yè)要加大對硬件設備的投入力度，如計算機、儲存設備等，為檔案管理的信息化發(fā)展提供堅實的物質保障。其中，要選擇性能好、儲存空間大的設備，保證檔案資料可以得到安全、有效的儲存。同時，化工企業(yè)要考慮檔案管理的連續(xù)性特征，做好舊檔案的整理工作，以不斷完善檔案資料庫，加快化工企業(yè)檔案管理的信息化建設進程。另外，化工企業(yè)要積極創(chuàng)新檔案管理方法，善用信息技術提升紙質檔案管理的安全性和有效性。

4.3 利用信息技術優(yōu)化檔案管理方式

傳統(tǒng)的化工檔案管理工作通常是管理者根據(jù)企業(yè)當時的活動和資料，結合主觀意愿或者整理難易程度進行預處理，以形成檔案資料。這種檔案管理方式存在很大的隨意性，無法保證檔案質量，進而無法為企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)。從檔案的實際效用來講，不完整的檔案無法為企業(yè)展現(xiàn)當時的活動、經營情況，進而影響日后化工檔案的有效應用。在信息技術的發(fā)展中，尤其是隨著網絡和通信技術的發(fā)展，其在檔案管理中的應用，不僅優(yōu)化了檔案管理空間，而且是管理者整理檔案的一個有效手段，檔案管理者可以借助網絡查看檔案資料反映的具體時間節(jié)點和內容，同時，能夠及時了解閱讀者的需求和意見，這對化工檔案管理的優(yōu)化工作發(fā)揮了很好的幫助作用。當然，在檔案資料整理的過程中，檔案管理者要調整心態(tài)，巧用信息技術帶給自己的反饋信息，在檔案整理的開始階段，整理者可以利用信息技術的交流功能，了解使用者的需求和意見，以提升檔案整理的有效性。在檔案整理完成之后，管理者可以借助信息技術的開放功能進行宣傳，當使用者及時了解檔案資料并作出點評時，管理者能夠以此為依據(jù)不斷進行優(yōu)化。由此可見，信息技術在化工企業(yè)檔案管理中的應用，可以提升檔案整理的質量和效率，同時，對檔案管理者工作方式的優(yōu)化發(fā)揮了積極的推動作用。

4.4 利用信息技術加快檔案整理進度

傳統(tǒng)的化工企業(yè)檔案管理以紙質資料為媒介，依靠整理者人工書寫和編制。這種檔案整理方式存在很大的弊端，極易出現(xiàn)人因失誤，如疏漏、錯誤等且速度緩慢。信息技術的應用則可以很好地優(yōu)化這一問題。

第一，自動化辦公軟件的應用，為檔案資料整理帶來了極大的便利。復印機、掃描儀、傳真機已經成為檔案整理的有效工具，這些先進技術的應用大大提升了檔案整理的速度。

第二，錄音筆和攝像機的應用，可以將檔案信息以多種形式儲存，豐富了檔案的形式。在化工企業(yè)的檔案管理中，如若可以將信息技術和檔案資料整理結合起來，不僅可以優(yōu)化整理空間，還能最大限度地提升整理速度。信息技術的應用超越了時空的限制，改變了傳統(tǒng)紙質辦公的局面，為檔案整理提供了有效的技術支持。

4.5 利用信息技術豐富檔案的類型

雖然傳統(tǒng)的檔案整理工作具有形式多樣、類型豐富的優(yōu)點，但受到各種因素的影響，導致檔案資料整理存在類型單一的問題。隨著社會的發(fā)展和進步，人們對檔案資料內容的需求也不斷增多，同時，對檔案資料類型提出了更高的要求。只有實現(xiàn)資料類型的多樣化，才能滿足人們的需要，才能提升檔案資料整理的質量。隨著科技的發(fā)展，信息技術被廣泛應用到社會生活和生產的各個方面，在拓寬人們視野、提升人們認知水平上發(fā)揮著重要作用。在這一形勢下，檔案管理者也要借助信息技術的優(yōu)勢，不斷豐富檔案的類型，以滿足使用者對檔案的多元化和個性化需求。

4.6 做好員工培訓工作

為建立現(xiàn)代化的化工檔案管理體系，檔案管理內容的優(yōu)化、檔案管理進度的加快、檔案資料類型的拓寬都必須以合理的整體規(guī)劃為基礎，只有讓員工熟練掌握信息技術的操作方法，才能破解“各管一攤”的困境。化工企業(yè)要注重提升檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力，并定期邀請專家進行培訓，保證每一位管理者都能熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理的方式和方法，并通過對經典案例的講解以及檔案管理中存在問題的探討，提升企業(yè)工作人員應對問題的能力。在培訓內容的設計上，既要包含基礎的信息技術優(yōu)化內容，也要加強員工工作實踐，通過理論與實踐的結合提升檔案管理工作人員的整體認知，對利用信息技術創(chuàng)新檔案管理工作有一個全面和清晰的認識?；n案管理是一項集技術和理論于一體的復合型工作，在推進檔案現(xiàn)代化管理的進程中，因人員結構老化問題，難以順應信息技術的改革發(fā)展之勢?；诖?，化工企業(yè)要組建年齡層次合理、技術水平過硬、責任意識較強的檔案管理工作團隊，利用業(yè)務培訓、績效考核等手段增強檔案管理者的工作積極性和主動性，以不斷豐富自身的管理經驗、提升自身的綜合操作水平。

5 結語

綜上所述，傳統(tǒng)的化工檔案管理已經無法滿足時代的發(fā)展要求，只有加強信息技術的應用，才能推動檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化開展。巧用信息技術，加強檔案數(shù)據(jù)庫的連接，不僅可以讓單位內部人員快速找到需要的檔案，還能實現(xiàn)單位間的檔案共享，進而從根本上提升檔案管理工作的效率。在化工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程中，領導人員和檔案管理從業(yè)者要從思想上認識到信息技術是工作發(fā)展的主要趨勢，并善用信息技術提升檔案管理工作的有效性，從而使檔案管理與時代發(fā)展步調一致。在具體的工作實踐中，檔案管理信息技術的優(yōu)化要堅持創(chuàng)新理念，尤其是利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網技術提升管理的有效性，以從根本上提升化工檔案管理的效能。