石油企業(yè)檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)與對策

李芳珍

（中國石化銷售陜西石油分公司）

逐步擴展的石油企業(yè)，其涉及的業(yè)務(wù)范圍越來越廣，石油內(nèi)部檔案在數(shù)量上或者種類上也逐漸增多，之前的石油檔案管理模式及保密模式無法滿足時代發(fā)展的需求，因此要逐步改善石油企業(yè)的檔案保密工作，更好地服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展。

一、石油企業(yè)檔案保密工作的意義

在如今信息化背景下，建設(shè)信息化企業(yè)是義不容辭的義務(wù)，石油企業(yè)是國有企業(yè)的重要組成部分，要密切關(guān)注自身的發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案信息化管理，更好地發(fā)揮自身作用。企業(yè)應(yīng)該將信息資源規(guī)劃和統(tǒng)籌工作進行得更好，重視檔案管理工作，開發(fā)和利用石油企業(yè)信息資源，實現(xiàn)資源共享，同時改革和發(fā)展石油企業(yè)。

石油檔案管理工作分為檔案工作和保密工作，檔案工作和保密工作實質(zhì)上關(guān)系密切，密不可分。從檔案的安全來講，包括維護檔案安全及維護檔案秘密。檔案工作與企業(yè)文化關(guān)系密切，作為企業(yè)文化的重要部分，體現(xiàn)了企業(yè)的精神文化和價值觀，作為企業(yè)員工如果只重視檔案工作而不重視保密工作，泄露了企業(yè)機密，造成重大損失，對企業(yè)的生存和發(fā)展會產(chǎn)生危害。只有檔案工作融合保密工作，才能使企業(yè)不必要損失降到最低。因此，檔案工作本身的客觀要求就是做好保密工作，檔案保密工作事關(guān)國家安全和企業(yè)發(fā)展利益，事關(guān)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，做好檔案保密工作至關(guān)重要。

二、石油企業(yè)檔案保密工作的特點

（1）多樣化的保密內(nèi)容。企業(yè)檔案保密工作的內(nèi)容有國家秘密檔案和企業(yè)商業(yè)秘密檔案，這是國有企業(yè)與其他所有制企業(yè)的不同之處。如果企業(yè)是研制民用產(chǎn)品的，那么，檔案保密工作的重點就是國家秘密檔案，范圍較窄的涉及國家秘密檔案、相關(guān)人員較少，檔案也少，但是責任重大、承擔的風險也大、具有較高的要求。檔案保密工作的主要內(nèi)容是企業(yè)商業(yè)秘密，包括企業(yè)科研、管理等方面，范圍較寬，數(shù)量較多，牽涉面較廣和工作量較大，每一個部門，每一個崗位，每一份檔案都涉及著企業(yè)的商業(yè)秘密。

（2）廣泛化的保密對象。企業(yè)檔案部門不僅承擔檔案管理任務(wù)，還擔任著技術(shù)圖書及技術(shù)資料管理等任務(wù)，其中最大的特點是制作技術(shù)圖紙、技術(shù)文件，流通及管理等。所以，企業(yè)檔案管理部門的管理內(nèi)容有檔案、半現(xiàn)行文件及現(xiàn)行文件，為管理人員、技術(shù)人員及操作工人服務(wù)，對檔案信息、傳遞、使用及保存進行保密，明顯區(qū)別于地方上的綜合性、專業(yè)性檔案館。

（3）差異化的保密要求。根據(jù)企業(yè)檔案的門類，涉及秘密的種類不同，保密的要求也有所不同。依法管理涉及國家秘密的檔案，包括依法定密標密，根據(jù)法律進行保管及保護，按照法律對檔案的內(nèi)容范圍、人員范圍及時間范圍進行限制。對企業(yè)的商業(yè)機密檔案進行分級管理，與國家秘密不同的是，對企業(yè)檔案內(nèi)容、利用者身份及保密期限相對寬松，部分企業(yè)的商業(yè)秘密檔案、資料對企業(yè)內(nèi)部人員是公開的，對外并不公開，如果是在不觸犯法律的情況下丟失、泄露商業(yè)機密，需受到企業(yè)內(nèi)部制度的處理。

三、石油企業(yè)檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理制度不完善

石油企業(yè)在對檔案進行管理時，管理制度仍有不完善的、執(zhí)行不嚴的現(xiàn)象發(fā)生，內(nèi)部的監(jiān)督制度也并不完善。例如，個別人員為使用方便，獨自保存應(yīng)該統(tǒng)一集中歸檔和保存的資料，導致缺失。即使負責人層面已經(jīng)清晰的認識了檔案管理的重要性，但在實際工作中，在進行企業(yè)決策時，檔案管理人員卻未參與，導致檔案管理人員對企業(yè)發(fā)展并沒有及時關(guān)注，相關(guān)人員工作時并不積極，工作也有許多不足的地方發(fā)生[1]。以“科學管理、規(guī)范管理、問題導向”為原則，結(jié)合新形勢下檔案管理工作實際，對檔案保密工作管理制度與業(yè)務(wù)標準進行系統(tǒng)梳理，形成規(guī)范檔案保密工作管理流程的制度體系。

（二）管理水平和保密意識欠缺

較為復雜的檔案管理工作，對相關(guān)崗位人員的能力和資格有了更高要求。部分石油企業(yè)檔案管理相關(guān)人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平并不足以應(yīng)付工作，缺乏創(chuàng)新理念。大部分工作人員只是單純的持證上崗，在面對密級高的文件時沒有足夠的水平去應(yīng)對。在信息時代下，檔案管理人員的能力不能只限于處理紙面檔案和對計算機簡單應(yīng)用上，還要具備網(wǎng)絡(luò)安全能力，及時解決系統(tǒng)漏洞和安全隱患問題的能力。保密檔案的職責不單單是檔案管理人員的，也是文件所有經(jīng)手人員的，部門里的企業(yè)文件被隨意擺放，非必要人員的翻閱導致機密泄露的可能性也是存在的。萬物互聯(lián)的時代下，要對任意鏈條節(jié)點出現(xiàn)的信息泄露現(xiàn)象的可能性降到最低，所以要加強保密安全意識，清醒認知泄露信息的危害[2]。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施有待增強

在信息化時代下，多方面因素影響了檔案資源的安全性，包括自然風險、人為風險、軟硬件技術(shù)風險等，影響了檔案管理工作的正常運行，使得信息的應(yīng)用價值和參考價值降低。根據(jù)檔案資源信息，難以保證科學合理的決策。如今的管理設(shè)施有硬件和軟件組成，盡管部分企業(yè)對檔案管理更加重視了，增加了一些基礎(chǔ)設(shè)施，但檔案管理水平和檔案管理效率仍有空間，軟件系統(tǒng)需要進一步完善。

（四）保密與利用相沖突

不斷攀升的現(xiàn)階段數(shù)字化檔案的需求，使用檔案的人更希望由管理部門提供更加高效的檔案服務(wù)，在查閱和研究時更加便捷。另一方面，數(shù)字化資料的特點有傳播快、易復制及較廣的傳播范圍，然而石油企業(yè)檔案的審批流程既嚴格又漫長，使其不能做到當時借閱[3]。

（五）安全隱患時時存在

數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作分為內(nèi)部風險和外部風險。首先，內(nèi)部風險。檔案管理人員失誤的操作，對檔案資源信息的真實性及全面性產(chǎn)生了損害，影響了檔案資源的應(yīng)用價值。其次，外部風險。因為缺失的制度影響了檔案管理的進度和質(zhì)量，檔案資源存在失真、失全的隱患。同時，在現(xiàn)代化背景中，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)及數(shù)據(jù)竊取技術(shù)比以往更加先進和隱蔽，在收集和管理檔案資源的過程中存在安全隱患，普遍存在不以人的意志進行轉(zhuǎn)移的內(nèi)外部風險。據(jù)此，相關(guān)單位必須建立檔案風險防控機制，將檔案風險的危害降到最低。就目前來說，部分單位對檔案風險防控機制并未完全建立和運行，檔案保密工作仍存在許多問題。

四、改進石油企業(yè)檔案保密工作的對策

（一）強隊伍建機制

現(xiàn)在的檔案管理要建設(shè)一個層次性強、技能強，且更多樣的復合型管理人才隊伍。企業(yè)要引進人才，壯大檔案管理隊伍，在檔案人員完成海量的檔案管理工作時，對檔案管理做到開拓創(chuàng)新，并攻克研究檔案管理難題，對檔案管理人員開展培訓及專家講座等，提高管理專業(yè)技能，解決檔案管理中的問題和難點，進一步完善石油企業(yè)檔案管理制度，細化風險管理責任，規(guī)范、有效開展檔案保密工作。例如，與國家相關(guān)文件要求結(jié)合，對保密制度及檔案安全資源違規(guī)處罰辦法進行規(guī)定，對各部門及工作人員的責任意識、檔案信息保密意識進行加強，從而有效保護檔案資源，在開展檔案保密工作時，可以借用騰訊、華為等項目風險模式進行調(diào)整和完善檔案資源安全管理制度、方案、措施，有效管控檔案的風險[4]。同時，將檔案安全納入公司HSSE管理體系，進一步健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系，不斷強化庫房、機房等檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案保管、傳輸、數(shù)字化、利用服務(wù)等環(huán)節(jié)的安全保密管理，保障檔案實體和信息安全。建立檔案登記、傳閱、借閱、銷毀等有效的檔案管理制度。建立健全公文辦理流程，優(yōu)化辦事程序，對涉密會議，嚴格審核參會人員范圍、資格，嚴格保密會議資料及會議紀要等。

（二）強化保密管理工作

為了保證檔案安全，密級管理限制是設(shè)置石油企業(yè)檔案的重要方式之一，深入研究檔案的密級，明確責任和權(quán)利，防止出現(xiàn)胡亂鑒定、遺漏鑒定及檔案管理違規(guī)事件的發(fā)生。例如，某油田公司的對外合作保密項目，檔案管理人員對相關(guān)檔案密級及查閱權(quán)限不清楚，經(jīng)征得領(lǐng)導意見后，又同各部門進行討論和分析，明確密級劃分標準，在項目的檔案內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的密級。同時，明確使用層級、保存時間及審批流程。在開展檔案保密工作時，要充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)，在先進技術(shù)的基礎(chǔ)上，提升檔案保密工作的質(zhì)量和水平，使檔案信息被竊取、篡改及遺失的風險降到最低。利用云計算技術(shù)也可以進行檔案保密工作，備份、存儲及分析運用大量的檔案資源，優(yōu)化檔案資源的存儲環(huán)境及管理效率。在日常管理工作中，利用在線備份技術(shù)可以將檔案備份到遠程數(shù)據(jù)中心，避免出現(xiàn)信息丟失現(xiàn)象。此外，嚴格執(zhí)行“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”要求，辦公電腦和局域網(wǎng)脫離鏈接，安裝桌面安全系統(tǒng)，定期查毒殺毒，在要害部門設(shè)置涉密計算機、保密U盤。

石油企業(yè)要加強對重點人員及關(guān)鍵敏感崗位人員的保密培訓，對關(guān)鍵敏感崗位人員上崗審查、保密教育，定期簽訂保密協(xié)議。定期將保密工作、相關(guān)法規(guī)制度、政策、文件納入黨委中心組學習內(nèi)容，熟悉《保密法》，觀看保密教育錄像片，通報重大泄密事件及處理決定，通過集中授課、播放宣傳片等形式對關(guān)鍵崗位人員進行保密教育。石油企業(yè)要完善用印審批手續(xù)管理，防范用印風險，確保用印安全、規(guī)范。嚴格網(wǎng)絡(luò)辦公、視頻音頻會議保密管理，加強涉密文件閉環(huán)管理，做好信息公開保密審查，嚴防失泄密風險。建立常態(tài)化工作機制，及時清理離職離崗人員所涉各類信息系統(tǒng)的賬戶及權(quán)限。各崗位人員要增強做好保密工作的責任感和使命感，克服“無密可保”“保密與我無關(guān)”等思想，樹立“保密就是保國家安全、保企業(yè)發(fā)展、促個人成長、促家庭幸?！钡纫庾R。

（三）加大投入基礎(chǔ)設(shè)施

重視檔案管理工作的第一步要考慮好是否有足夠的經(jīng)費支持，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求是否與檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施相符。石油企業(yè)庫房的建設(shè)要至少滿足5年以上的檔案保管，同時要優(yōu)化檔案庫房環(huán)境，加大投入消防安全設(shè)備，提高實體檔案的安全性。加大投入軟件，對檔案管理實際情況不斷研究，完善檔案管理功能，與市場環(huán)境結(jié)合，不斷完善后續(xù)要求，強化系統(tǒng)安全防御功能，保證系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的安全。在信息時代，對于企業(yè)來說，領(lǐng)導要高度重視檔案管理工作，相關(guān)的管理團隊更要重視。從國有企業(yè)的石油企業(yè)角度看，要達到高產(chǎn)油效率和高經(jīng)濟效益，首先要滿足民眾和企業(yè)的需求，使檔案的重要性得以明確并進行有效利用。因此，要足夠重視檔案管理工作，采用科學化的信息管理模式，建立數(shù)據(jù)信息庫，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案信息，了解企業(yè)中存在的問題，并按照生產(chǎn)需求及時對產(chǎn)量、產(chǎn)能等數(shù)值進行合理調(diào)整，使用更加合理的生產(chǎn)方式，提升生產(chǎn)效率，從而整體推動企業(yè)的發(fā)展和調(diào)整結(jié)構(gòu)。除此之外，加大對檔案管理的資金投入，提供充足的經(jīng)費，對信息化建設(shè)起到推動作用，使管理效率逐步提高。石油企業(yè)可以研究推廣即時通訊工具，防止使用外部即時通訊工具造成的失泄密隱患。

（四）二次利用相關(guān)檔案

激發(fā)檔案相關(guān)人員的潛力，整理、收集、保存并利用檔案，使其能夠貫徹管理的全過程。另一方面，檔案管理人員要從以往的管理型轉(zhuǎn)換為研究型，將原有檔案進行重新歸檔，發(fā)掘其中隱藏的資源，使石油企業(yè)獲得更新的數(shù)據(jù)，做到企業(yè)低投入、高收益。通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化原始實體檔案，使其存儲于磁盤、軟件等載體，在檔案資料的完整性、真實性及清晰度得以保證的基礎(chǔ)上，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保證檔案使用的過程更加便捷和高效。同時，將數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)的標準進行制定，在收集和管理檔案中減少重復、遺漏等現(xiàn)象，使數(shù)字檔案更加精準、真實，并對數(shù)字檔案進行歸檔和信息保密。例如，技術(shù)人員對涉密檔案信息系統(tǒng)首先進行設(shè)置，培養(yǎng)技術(shù)人員具有高度的保密意識，讓這部分人員轉(zhuǎn)換、傳輸及管理檔案數(shù)據(jù)工作，在應(yīng)用數(shù)字化檔案中，不斷強化系統(tǒng)防御安全性能，利用信息安全技術(shù)、多重密碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等將數(shù)字檔案的安全防護級別不斷增強[5]。

（五）保障檔案信息安全

以往的檔案管理模式，相關(guān)管理人員根據(jù)檔案使用者的需求進行被動式的服務(wù)，館藏檔案的變化情況往往不會主動了解，在進行業(yè)務(wù)服務(wù)的提供時，檔案管理部門的數(shù)據(jù)會被大量積累，例如，檔案用戶信息，利用檔案需求等，企業(yè)利用構(gòu)建的一體化數(shù)據(jù)分析，內(nèi)容有檔案文本信息，數(shù)據(jù)信息及文件歷史信息，推到檔案使用者面前，包括企業(yè)的領(lǐng)導或職工，對檔案潛在的價值作用進行相對準確的預測，對檔案信息的價值進行充分發(fā)揮，將全新的檔案信息給領(lǐng)導和職工，關(guān)于崗位職責的信息也能及時推送，由以往的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動推送式服務(wù)。除此之外，在進行信息推送時，檔案密級屬性及密件管理要求的因素也要進行充分考慮，對關(guān)鍵詞和標題等細節(jié)做到具體的密級確定檔案的使用年限，使檔案信息的安全性得到保證，避免高密信息的泄露現(xiàn)象發(fā)生。檔案員要負責各自管理活動中產(chǎn)生的各項檔案資料的搜集、整理、歸檔、移交工作，包括文字、圖表、紙質(zhì)檔案，實物聲像檔案、獎旗、獎杯、證書、照片、光盤等資料。

五、結(jié)論

在信息化的時代中，對數(shù)字化檔案信息的建立更加快捷，采用的管理標準更加統(tǒng)一，規(guī)范檔案管理流程，實現(xiàn)閉環(huán)管理，提升檔案管理的整體效率與質(zhì)量，對人事管理工作也有重要影響，方便了檔案管理工作的同時也為此帶來了挑戰(zhàn)，對此，要與時代特征和檔案管理工作相結(jié)合，將管理制度健全完善，做好檔案保密工作。