集團(tuán)公司固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究

楊喜華 廣東漢雅實(shí)業(yè)投資有限公司

我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，各領(lǐng)域?yàn)榱诉m應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷探尋轉(zhuǎn)型策略，集團(tuán)企業(yè)為了發(fā)揮行業(yè)主導(dǎo)地位，通過客觀分析企業(yè)資金投入占比，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前企業(yè)固定資產(chǎn)占企業(yè)資本總額比例較大，為了優(yōu)化企業(yè)資源配置效率、控制固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)買、扭轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)閑置等管理問題，提出了固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化策略，促進(jìn)固定資產(chǎn)使用效率，為集團(tuán)頂層管理人員進(jìn)行資產(chǎn)整合及管理創(chuàng)新提供依據(jù)。

一、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（BPI）理論

（一）流程的概念

我國(guó)近年來各領(lǐng)域管理理念不斷完善，流程在國(guó)際上被定位為輸入轉(zhuǎn)化為輸出的行動(dòng)過程。企業(yè)管理存在弊端，未能突出管理流程作用，導(dǎo)致管理效能低下、不能準(zhǔn)確傳達(dá)決策層意見、存在管理疏漏等問題。隨著市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)的加劇，傳統(tǒng)管理流程制約了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，適應(yīng)市場(chǎng)新環(huán)境發(fā)展規(guī)律。

（二）業(yè)務(wù)流程重組與流程

業(yè)務(wù)流程重組的概念是由美國(guó)學(xué)者提出，作為一種管理思想，強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程改造為中心、以客戶需求為導(dǎo)向，對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行思考和設(shè)計(jì)，最大限度的實(shí)現(xiàn)技術(shù)與管理功能，打破傳統(tǒng)職能界限，重塑組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量和服務(wù)的提升。BRP的總體流程是對(duì)現(xiàn)有管理流程診斷，對(duì)存在問題環(huán)節(jié)重新設(shè)計(jì)，完成配套管理設(shè)計(jì)，確保新舊體系有效轉(zhuǎn)換。

（三）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的概念

企業(yè)為了發(fā)揮行業(yè)主導(dǎo)作用，在日常生產(chǎn)運(yùn)行過程中，應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)及行業(yè)現(xiàn)狀不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，重塑業(yè)務(wù)流程中工作內(nèi)容，明確劃分職責(zé)范圍，梳理和完善業(yè)務(wù)流程中的漏洞，避免企業(yè)運(yùn)行過程中導(dǎo)致資金流向不明，確保企業(yè)利潤(rùn)空間。

（四）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化措施

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化步驟包括流程梳理、評(píng)估、診斷和改善。其中流程梳理是對(duì)原有組織、責(zé)任人、指標(biāo)等存在沖突、缺失的格式模板進(jìn)行梳理分析。流程評(píng)估是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)對(duì)當(dāng)前流程進(jìn)行評(píng)價(jià)和改善，結(jié)合當(dāng)前運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，確定關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程指標(biāo)，確保流程績(jī)效指標(biāo)中的質(zhì)量、成本、時(shí)間的靈活性。流程診斷是對(duì)業(yè)務(wù)場(chǎng)景及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，針對(duì)約束企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的因素進(jìn)行改善，為后續(xù)流程優(yōu)化提出可行性策略。流程完善是進(jìn)一步延展企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的支持度，確定流程環(huán)節(jié)中涉及的對(duì)象、人員、時(shí)間、地點(diǎn)、方法，改善流程績(jī)效指標(biāo)體系，設(shè)置利于交流的方式，確定工藝標(biāo)準(zhǔn)化，簡(jiǎn)化低頻活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。

二、業(yè)務(wù)流程存在問題分析

（一）采購(gòu)入賬

第一，采購(gòu)審批流程不規(guī)范。集團(tuán)企業(yè)在固定資產(chǎn)采購(gòu)過程中，未能區(qū)分預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外采購(gòu)，導(dǎo)致審批環(huán)節(jié)流于形式，不能以控制成本角度出發(fā)，缺乏真正的審批依據(jù)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置。第二，固定資產(chǎn)驗(yàn)收及發(fā)放不能有效結(jié)合。固定資產(chǎn)采購(gòu)入賬與驗(yàn)收過程中，沒有讓具備專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐能力的人員加入進(jìn)來，大多簡(jiǎn)單地對(duì)發(fā)票數(shù)額進(jìn)行核對(duì)，沒有結(jié)合固定資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行審核。固定資產(chǎn)發(fā)放過程中，資產(chǎn)管理員及財(cái)務(wù)中心核算人員錄入名稱不統(tǒng)一，對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)、核對(duì)帶來較大難度。

（二）轉(zhuǎn)移調(diào)撥

第一，固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程不科學(xué)。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)缺乏財(cái)務(wù)資產(chǎn)核算人員及資產(chǎn)管理人員的參與，導(dǎo)致固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移缺乏集團(tuán)公司監(jiān)管，部門針對(duì)固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移審核不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致審核缺乏依據(jù)，審批流程流于形式，影響固定資產(chǎn)管理效率。第二，固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)，不能清晰的核對(duì)賬目與實(shí)物。大多完成移交工作采用的調(diào)撥單不能結(jié)合企業(yè)賬務(wù)來進(jìn)行完好地處理，資產(chǎn)臺(tái)賬與財(cái)務(wù)部門無法保持一致。

（三）固定資產(chǎn)報(bào)廢處置流程存在的問題

第一，集團(tuán)公司缺乏對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置的監(jiān)管。企業(yè)報(bào)廢處置流程不明確，導(dǎo)致固定資產(chǎn)報(bào)廢從申請(qǐng)到處置全部由固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)，缺乏第三方部門的監(jiān)督與審核，財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)固定資產(chǎn)使用情況的深入了解，報(bào)廢意見及報(bào)廢原因、處置流程管理中弱化了財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督職能。第二，固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)實(shí)物與賬目不符。集團(tuán)公司在固定資產(chǎn)報(bào)廢處置環(huán)節(jié)往往出現(xiàn)固定資產(chǎn)已經(jīng)做報(bào)廢處置，但公司賬目上該型號(hào)固定資產(chǎn)仍沒有做會(huì)計(jì)處理，導(dǎo)致固定資產(chǎn)盤點(diǎn)極易出現(xiàn)賬實(shí)不符現(xiàn)象。

（四）資產(chǎn)盤點(diǎn)

第一，集團(tuán)企業(yè)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程不規(guī)范，不能開展定期盤點(diǎn)，保持固定資產(chǎn)賬實(shí)相符，為固定資產(chǎn)投資提供依據(jù)。往往根據(jù)集團(tuán)決策者需要，才能開展全面盤點(diǎn)。第二，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)形式不規(guī)范。開展固定資產(chǎn)盤點(diǎn)前，不能向固定資產(chǎn)使用部門傳達(dá)盤點(diǎn)工作細(xì)節(jié)，導(dǎo)致盤點(diǎn)工作缺乏計(jì)劃性。第三，盤點(diǎn)過程不嚴(yán)謹(jǐn)。固定資產(chǎn)盤點(diǎn)過程中，財(cái)務(wù)人員不能全程參與，往往由分管資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)，弱化了財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督職能，導(dǎo)致資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)果不精準(zhǔn)。第四，盤點(diǎn)結(jié)果處理不規(guī)范。財(cái)務(wù)中心不能深入基層參與固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，僅僅后臺(tái)數(shù)據(jù)匯總并對(duì)盤點(diǎn)報(bào)告整合，對(duì)盤虧、盤盈等缺乏客觀思考，未能按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求做出相應(yīng)的分析報(bào)告，影響固定資產(chǎn)管理的有效性。

三、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）采購(gòu)入賬優(yōu)化

固定資產(chǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié)優(yōu)化后增設(shè)了采購(gòu)審批職能，規(guī)避了原有采購(gòu)部門兼任驗(yàn)收部門，確保固定資產(chǎn)采購(gòu)入賬流程更具科學(xué)性。第一，固定資產(chǎn)采購(gòu)增設(shè)了預(yù)算審批環(huán)節(jié)，可以明確固定資產(chǎn)屬于預(yù)算內(nèi)還是預(yù)算外審批，確保企業(yè)固定資產(chǎn)采購(gòu)審批更加完善、合理。一旦企業(yè)固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)預(yù)警，達(dá)到了控制成本的作用，避免固定資產(chǎn)重復(fù)采購(gòu)，影響資產(chǎn)利用率。第二，固定資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)要求資產(chǎn)管理部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部及固定資產(chǎn)使用部門共同參與驗(yàn)收，確保各部門了解固定資產(chǎn)使用情況，確保賬實(shí)相符，提高固定資產(chǎn)管理效率。一方面提高了固定資產(chǎn)驗(yàn)收效率，避免舞弊情況發(fā)生，保障公司利益不受到侵蝕。另一方面，資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)可以根據(jù)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確錄入，便于后續(xù)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，解決了固定資產(chǎn)名稱、編號(hào)不統(tǒng)一現(xiàn)象。

（二）轉(zhuǎn)移調(diào)撥流程優(yōu)化

固定資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程在原有基礎(chǔ)上提出了要求財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門的收貨方和出貨方全面參與調(diào)撥流程，確保固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程受到全程監(jiān)管，避免固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單據(jù)延后傳遞，影響財(cái)務(wù)按時(shí)入賬，確保賬實(shí)相統(tǒng)一。首先，財(cái)務(wù)部門與固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移全過程監(jiān)督審核，確保固定資產(chǎn)調(diào)撥工作按照集團(tuán)內(nèi)部制度要求執(zhí)行。其次，按照固定資產(chǎn)新業(yè)務(wù)流程要求，財(cái)務(wù)部門及分管資產(chǎn)管理員應(yīng)及時(shí)按照轉(zhuǎn)移清單填寫固定資產(chǎn)臺(tái)賬，保障了資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門賬目一致、數(shù)據(jù)清晰。優(yōu)化后的固定資產(chǎn)調(diào)撥流程更加規(guī)范，避免了財(cái)務(wù)人員不參與實(shí)際轉(zhuǎn)移，發(fā)揮轉(zhuǎn)移過程的監(jiān)督職能，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。

（三）報(bào)廢處置流程優(yōu)化

固定資產(chǎn)報(bào)廢處置新流程要求財(cái)務(wù)部門、固定資產(chǎn)管理部門及固定資產(chǎn)使用部門對(duì)固定資產(chǎn)使用情況、報(bào)廢原因、處置過程全面參與，確保固定資產(chǎn)報(bào)廢處置更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。首先，財(cái)務(wù)部門及固定資產(chǎn)管理部門對(duì)固定資產(chǎn)使用部門的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)做出報(bào)廢計(jì)劃的固定資產(chǎn)應(yīng)邀請(qǐng)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定評(píng)估，確保固定資產(chǎn)報(bào)廢處置工作科學(xué)、合理，維護(hù)集團(tuán)公司利益。其次，對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置的收入與支出應(yīng)與資產(chǎn)管理部門及時(shí)核對(duì)賬目，有利于賬目清晰，保障固定資產(chǎn)管理科學(xué)性。新的固定資產(chǎn)報(bào)廢處置流程要求參與部門共同簽字，了解固定資產(chǎn)報(bào)廢處置的全過程，避免個(gè)別人員違規(guī)報(bào)廢處理固定資產(chǎn)，侵蝕企業(yè)的利益，確保財(cái)務(wù)賬務(wù)有效處理。

（四）資產(chǎn)盤點(diǎn)流程優(yōu)化

固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程優(yōu)化后，按照集團(tuán)要求規(guī)定，每半年一次固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，要求財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門共同參與，并成立專門的固定資產(chǎn)盤查小組，盤點(diǎn)前做好相關(guān)注意事項(xiàng)的培訓(xùn)工作，確保清晰核對(duì)賬目，編寫盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤虧和盤盈固定資產(chǎn)進(jìn)行總結(jié)分析。固定資產(chǎn)盤點(diǎn)過程中，保管員應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)做到日點(diǎn)、月盤、年清，確保賬實(shí)相符，對(duì)賬、卡、物不一致的現(xiàn)象應(yīng)嚴(yán)肅處理，并落實(shí)責(zé)任人，對(duì)造成資產(chǎn)損失的應(yīng)該承擔(dān)賠償責(zé)任。盤點(diǎn)過程中應(yīng)對(duì)積壓、閑置的資產(chǎn)及時(shí)處理，做好固定資產(chǎn)盤點(diǎn)前、盤點(diǎn)中、盤點(diǎn)后的相關(guān)工作，做好盈虧原因的分析和總結(jié)。優(yōu)化后的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程、盤點(diǎn)形式、盤點(diǎn)過程、盤點(diǎn)結(jié)果處置更加規(guī)范。

四、集團(tuán)公司固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化措施

（一）優(yōu)化管理機(jī)構(gòu)

集團(tuán)企業(yè)只有構(gòu)建科學(xué)的固定資產(chǎn)管理組織架構(gòu)，才能確保在固定資產(chǎn)管理過程中職責(zé)清晰、界限明確，促進(jìn)集團(tuán)固定資產(chǎn)管理效率。集團(tuán)組織架構(gòu)包括集團(tuán)采購(gòu)招標(biāo)中心、集團(tuán)財(cái)務(wù)中心、集團(tuán)固定資產(chǎn)管理中心、固定資產(chǎn)使用部門，落實(shí)四個(gè)部門的權(quán)責(zé)范圍，針對(duì)固定資產(chǎn)管理細(xì)節(jié)應(yīng)加以明確，確保各部門之間協(xié)調(diào)配合、相互制約，保障固定資產(chǎn)管理的有效性。

（二）做好企業(yè)文化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值最大化

第一，做好企業(yè)員工的培訓(xùn)與BPI文化建設(shè)，除了優(yōu)化固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，還應(yīng)構(gòu)建完善的考核監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，發(fā)揮集團(tuán)公司全員作用，增強(qiáng)員工對(duì)固定資產(chǎn)價(jià)值的正確認(rèn)知，理解BPI文化內(nèi)涵，在本職崗位中樹立固定資產(chǎn)價(jià)值最大化意識(shí)。第二，加強(qiáng)集團(tuán)員工固定資產(chǎn)管理意識(shí)。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)通過管理培訓(xùn)強(qiáng)化員工主動(dòng)參與固定資產(chǎn)管理意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要性，通過對(duì)固定資產(chǎn)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，滲透到具體工作中，充分發(fā)揮企業(yè)各崗位員工的自律意識(shí)與制度約束職能。第三，發(fā)揮資源配置效率，避免內(nèi)部浪費(fèi)。企業(yè)集團(tuán)資金在固定資產(chǎn)方面占比較大，影響集團(tuán)整體的資金流動(dòng)性，因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的購(gòu)進(jìn)審查工作，對(duì)固定資產(chǎn)使用情況嚴(yán)格管理，落實(shí)責(zé)任人，及時(shí)對(duì)閑置固定資產(chǎn)排查，完善固定資產(chǎn)采購(gòu)、使用及報(bào)廢處置、核算及盤點(diǎn)工作流程。

（三）完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制

第一，完善固定資產(chǎn)管理考核內(nèi)容。定期對(duì)固定資產(chǎn)管理人員進(jìn)行考核，對(duì)影響固定資產(chǎn)管理效率的人員應(yīng)及時(shí)更換，優(yōu)化員工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。同時(shí)，完善固定資產(chǎn)的日常管理工作，嚴(yán)格審核采購(gòu)規(guī)劃，規(guī)范財(cái)務(wù)物資管理流程，完善固定資產(chǎn)運(yùn)行的保障措施。在資產(chǎn)管理經(jīng)濟(jì)效益方面應(yīng)加強(qiáng)日常維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)固定資產(chǎn)使用壽命，確保固定資產(chǎn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。第二，優(yōu)化考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，采購(gòu)中心會(huì)對(duì)發(fā)票送交及時(shí)率、采購(gòu)及時(shí)完成率等進(jìn)行考核，財(cái)務(wù)中心需要對(duì)計(jì)提折舊準(zhǔn)確率、卡實(shí)相符率等指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)，資產(chǎn)管理中心對(duì)閑置資產(chǎn)處置率等進(jìn)行分析與考核，資產(chǎn)使用部門考核指標(biāo)包括賬賬、賬實(shí)相符率、設(shè)備是否完好、閑置資產(chǎn)處置上報(bào)情況。

（四）優(yōu)化固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍，突出人員價(jià)值最大化

企業(yè)應(yīng)做好人力資源開發(fā)及團(tuán)隊(duì)管理工作，一方面應(yīng)優(yōu)化固定資產(chǎn)人員上崗標(biāo)準(zhǔn)，提高資產(chǎn)管理人員專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)，定期組織固定資產(chǎn)管理人員培訓(xùn)，提高固定資產(chǎn)管理能力。另一方面應(yīng)優(yōu)化資產(chǎn)管理績(jī)效考核，對(duì)固定資產(chǎn)管理表現(xiàn)出色的員工應(yīng)給予職務(wù)晉升或增加獎(jiǎng)金，挽留企業(yè)有價(jià)值人才，促進(jìn)公司固定資產(chǎn)管理工作的有效性。

（五）充分利用信息技術(shù)，做好信息技術(shù)支持

完善企業(yè)信息化平臺(tái)，提高各部門信息交互性，搭建物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)分批、財(cái)務(wù)入賬、工程投資等信息模塊，實(shí)行信息化平臺(tái)作業(yè)，完善監(jiān)管職能，根據(jù)日常固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化日常操作流程，提高固定資產(chǎn)工作效率。

五、結(jié)語

本文結(jié)合集團(tuán)公司運(yùn)行現(xiàn)狀，針對(duì)當(dāng)前固定資產(chǎn)采購(gòu)、調(diào)撥、處置報(bào)廢及盤點(diǎn)存在的問題提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施，通過優(yōu)化固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，完善固定資產(chǎn)管理采購(gòu)模式，優(yōu)化了固定資產(chǎn)管理架構(gòu)，提高了固定資產(chǎn)處置效率，規(guī)避了固定資產(chǎn)浪費(fèi)，降低集團(tuán)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，促進(jìn)員工業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮重要作用。