醫(yī)院體檢中心健康檔案管理中的問題、對策

謝靜，褚蕾，趙霞

山東健康集團棗莊中心醫(yī)院體檢科，山東棗莊 277800

近幾年， 人們對身體檢查的重視程度也日益提高，健康檢查越來越受到廣大群眾的歡迎。健康檢查是保證人體健康的一種有效手段， 可以反映人體的健康狀況，同時也可以分析人體的健康狀況和行為。為保證健康檢查工作的正常開展，國家衛(wèi)生健康委員會制定相關(guān)的健康檢查制度，以保證健康檢查的質(zhì)量[1]。 但是，由于體檢人數(shù)的增多，慢性疾病患者日益增多，醫(yī)生每次看診都要重新了解患者的病情，此過程容易浪費時間和醫(yī)療資源。健康檔案的管理主要是對身體健康狀況、基本疾病、健康狀況、遺傳性疾病等方面的信息進行全面記載。 通過健康記錄可以及時反映患者在不同的體檢階段的身體狀況，從而能夠在最短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)疾病并治療[2-3]。因此，完善醫(yī)院體檢與健康檔案管理工作，既關(guān)系到人民的健康安全，又關(guān)系到整個醫(yī)療機構(gòu)的管理。 由于醫(yī)療機構(gòu)缺少高素質(zhì)的專業(yè)人員、檔案管理的規(guī)范化程度不高等原因，需要不斷改善醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)營管理，強化醫(yī)療機構(gòu)的健康體檢檔案，找出可能存在的問題并采取相應(yīng)的對策，從而進一步改善醫(yī)院的檔案管理，提高醫(yī)療服務(wù)水平[4]。

1 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理中常見的問題

1.1 缺乏高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員

當前，國內(nèi)大部分體檢中心檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才。 目前許多體檢中心健康體檢機構(gòu)管理人員的綜合能力還不夠強，缺乏積極的工作態(tài)度和過硬的工作能力[5-6]。

1.2 體檢結(jié)果缺乏實時性

大部分的體檢中心尚未推行健康體檢一卡通，在體檢后無法及時查看健康狀況， 甚至造成體檢報告遺失，重復(fù)檢查又會增加體檢者的經(jīng)濟成本。

1.3 體檢資料使用還不夠全面

體檢人員乃至醫(yī)師對體檢資料的運用不夠全面，使其無法完全發(fā)揮出其應(yīng)有的功能[7-8]。健康檔案資源沒得到充分利用，造成患者反復(fù)檢查、診斷，花費大量醫(yī)療費用。 此外，紙質(zhì)檔案由于儲存空間的限制，保存周期不明，查詢手段簡單，使得很多紙質(zhì)健康檔案無法充分利用。

1.4 檔案管理費用高

因其龐大而繁雜的數(shù)據(jù)，造成體檢中心健康檔案管理成本和維護費用的增長，同時也使得數(shù)據(jù)的錄入更加繁瑣。 當前醫(yī)院體檢中心在醫(yī)療檔案的使用上采取了“雙套制”的管理模式，即在醫(yī)療記錄完成后，電子和紙質(zhì)文檔并存，紙質(zhì)文檔起到了證明作用，而電子文檔則起到了輔助作用，即每一張紙質(zhì)文檔都要有相應(yīng)的電子文檔。 由于技術(shù)上的滯后，目前還需要檔案錄入人員按照常規(guī)的人工方法進行一一對照，嚴重地降低了醫(yī)療檔案管理的工作效率。

1.5 管理系統(tǒng)缺乏前瞻性

當前大部分的體檢中心所采用的醫(yī)療檔案管理體系，都是單一的資料，僅代表一段時期內(nèi)的健康狀況，無法對患者的個人資料進行補充和升級，無法即時進行患者的病情跟蹤，實時性較差，應(yīng)用價值不高。如在文件管理中，大量的數(shù)據(jù)只反映了個體在某一段時期內(nèi)的健康狀態(tài)，無法動態(tài)反映當前的健康狀態(tài)，從而降低其利用價值[9-10]。

1.6 健康檔案的數(shù)據(jù)缺乏共享性

體檢中心在維護患者個人隱私的情況下，需要進行醫(yī)療檔案的共享， 這樣才能更好地利用醫(yī)療檔案的功能， 同時也可以對大部分體檢中心的醫(yī)療資料進行調(diào)查，對目前的國民身體狀況進行分析。

1.7 健康檔案管理缺乏規(guī)范性

雖然現(xiàn)在不少體檢中心都進行了全面的改革，但仍存在著一些問題，例如在建立檔案管理制度時，缺少標準化的檔案管理制度，有的醫(yī)院還沒有建立專門的檔案管理制度，有的甚至還采取手工的方法，這不僅會降低工作的速度，還會因為一些人為因素，降低數(shù)據(jù)的準確度[11-12]。 另外，由于管理制度的不規(guī)范，使得其工作只是表層的信息收集和保存， 而忽略了對其內(nèi)容的整理、分類和利用，使其無法真正地實現(xiàn)功能的最大化。 醫(yī)療健康檔案的撰寫工作不到位、記錄不完整、不規(guī)范、不準確、書寫馬虎、不易識別等，均是缺乏規(guī)范的重要表現(xiàn)。

2 醫(yī)院體檢中心健康檔案管理的具體對策

2.1 培養(yǎng)健康檔案管理技術(shù)人才

隨著健康檔案管理工作的不斷完善，對檔案管理人員的科學知識和業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求，需要培養(yǎng)健康檔案管理技術(shù)人才。 ①系統(tǒng)地進行員工入職訓練，提高員工的職業(yè)素質(zhì)；②要經(jīng)常開展有關(guān)工作人員的再教育，加強對檔案工作人才的培養(yǎng)，并可以安排有關(guān)的工作人員到外地去進修，提高工作技能；③要根據(jù)醫(yī)院的長期發(fā)展計劃，引進有效的管理思想，進行有目的的改善與完善，為今后的工作做好準備；④加強對員工的訓練和對員工的監(jiān)督，確保工作質(zhì)量[13]。

2.2 及時更新健康檔案管理信息

患者在醫(yī)院住院期間，門診、病房等體檢中心的醫(yī)療行為都要納入個人健康檔案，同時，患者的健康檔案也會隨著患者病情和就醫(yī)記錄而不斷地進行更新。患者在轉(zhuǎn)入其他體檢中心后，應(yīng)與其他體檢中心合作，及時將患者的住院情況、病情、手術(shù)情況等信息錄入患者個人健康檔案記錄中。

2.3 充分發(fā)揮體檢檔案資料的功能

紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)當前管理的需要，而在健康檔案的經(jīng)營中，電子健康檔案正逐步占據(jù)主導地位。因此，要持續(xù)地提高健康檔案的信息化水平，強化健康檔案管理工作，提升健康檔案使用效率，促使醫(yī)療檔案具有更好的使用價值， 迅速地進行數(shù)據(jù)的傳輸和數(shù)據(jù)的分享，從而使數(shù)據(jù)的使用最大化。為了使健康檔案更好地起到應(yīng)有的效果，確保健康檔案的規(guī)范化，體檢中心設(shè)置專門的病歷管理科，并引入了醫(yī)療保健資信的專有資料及查詢，并為患者提供全面的醫(yī)療資料[14-15]。健康檔案管理人員應(yīng)提高其工作效能，健全其工作流程，做好相關(guān)資料追蹤與回饋，并將其制度化管理，以確保其有效利用，從管理對象年齡、性別、職業(yè)等方面對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行全面地剖析，掌握相關(guān)疾病與年齡、行為的關(guān)系。

2.4 加大檔案管理經(jīng)費投入

增加對檔案管理資金的投資，在體檢工作中全面運用數(shù)字技術(shù)，提升醫(yī)院的行政工作效率。 在信息社會的今天，檔案管理工作與紙質(zhì)管理方式相比已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，檔案管理工作所涉及的基本設(shè)施和工作環(huán)境也會隨之發(fā)生變化，因此必須加大經(jīng)費及人員等方面的經(jīng)費投入，以確保檔案管理工作有序進行。

2.5 完善健康檔案管理系統(tǒng)

體檢中心應(yīng)建立健全現(xiàn)有的健康檔案管理系統(tǒng)，并可以聘用專業(yè)人員對其進行指導，建立健全的健康檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，制訂和完善符合科研單位的運作程序，明確各科室的工作內(nèi)容、職責等，以保證各個工作崗位的責任。同時，加強醫(yī)務(wù)工作者的工作，對體檢中心的日常健康檔案記錄進行了定期的考評，保證醫(yī)療記錄的工作質(zhì)量。 要切實加強各項行政管理制度，切實提升行政工作的質(zhì)量，推動體檢中心的內(nèi)部管理工作。要根據(jù)醫(yī)院的實際，制訂出合理的組織結(jié)構(gòu)，明確各部門的職責[16]。

2.6 建立健全健康檔案管理機制

建立健全健康檔案管理機制，設(shè)計科學、專業(yè)的健康檔案檢索體系，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行全面的梳理，并對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行及時的追蹤與回饋， 將健康檔案系統(tǒng)化。對各種特殊病癥的發(fā)生情況、年齡、職業(yè)等進行全面的調(diào)查，從而了解哪些病癥與患者的年齡、性別、職業(yè)等有關(guān)，從而有助于提高研究人員對這種病癥的認識，有助于國家、政府做好相關(guān)的健康科普工作，從根源上做好防治工作，促進全民身體健康[17]。

2.7 規(guī)范健康檔案管理

醫(yī)務(wù)人員應(yīng)對在體檢中心的體檢人員資料進行系統(tǒng)地收集、分析和選擇，并對體檢結(jié)果和其他相關(guān)的資料進行嚴格的管理， 保證所包含信息的準確性和完整性。 工作人員要將最新資料與以前資料相對照，全面地剖析其生理健康變化，為臨床診治工作提供依據(jù)[18]。 從醫(yī)療方面來說，規(guī)范健康檔案管理可以全面地分析患者的健康狀態(tài)，并根據(jù)患者的病情情況，制訂相應(yīng)的醫(yī)療措施。加強對重點群體、關(guān)鍵疾病的控制，使患者得到更全面的醫(yī)療服務(wù)，對于促進醫(yī)患關(guān)系、提高醫(yī)院的品牌地位都有著重要的作用。利用健康檔案管理信息能增強醫(yī)務(wù)工作者對醫(yī)療檔案的認識和主觀能動性，從而有效地改善醫(yī)療檔案的管理水平，保障患者的身體健康。

綜上所述，建立和完善醫(yī)院的健康檔案，是目前醫(yī)療機構(gòu)開展的一個重要課題，建立健全健康檔案是當前醫(yī)院體檢中心亟待解決的問題。 當前，大部分的醫(yī)療機構(gòu)均設(shè)置了健康檔案管理室，對醫(yī)療機構(gòu)的健康檔案進行了全面檢查， 發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在一系列的問題，如缺乏高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員、 體檢結(jié)果缺乏實時性、體檢資料的使用還不夠全面、檔案管理費用高、管理系統(tǒng)缺乏前瞻性、健康檔案的數(shù)據(jù)缺乏共享性、健康檔案管理缺乏規(guī)范性等，不僅使醫(yī)院及患者難以獲得病歷資料，還加重了醫(yī)院的工作負擔。在現(xiàn)代化的醫(yī)療機構(gòu)中，如何規(guī)范患者的健康記錄，是一項十分必要的工作。 因此，必須強化健康檔案管理，培養(yǎng)健康檔案管理技術(shù)人才、及時更新健康檔案管理信息、充分發(fā)揮體檢資料的功能、加大檔案管理經(jīng)費投入、完善健康檔案管理系統(tǒng)、建立健全健康檔案管理機制、規(guī)范健康檔案管理，保證體檢檔案的科學性和規(guī)范化，為體檢人員的疾病防治工作提供了有力的參考。