高流轉(zhuǎn)率調(diào)劑書庫文獻清點實踐研究

劉 哲

（深圳圖書館，廣東 深圳 518036）

1 引言

文獻清點是圖書館文獻管理工作的內(nèi)容之一，針對不同類型的書庫應制定不同的清點策略。目前國內(nèi)大多數(shù)大中型公共圖書館館藏文獻基本采用三線典藏制的布局，即按照圖書文獻利用率的高低及新舊程度，結(jié)合服務方式方法，將藏書依次劃分為3個層次，組成一、二、三線書庫的布局體制：一線書庫為開架輔助書庫，二線書庫為閉架或半開架輔助書庫，三線書庫為基本書庫。調(diào)劑書庫是二線書庫中的一種類型，具備文獻調(diào)劑和配送的功能，一般情況下是面向地區(qū)圖書館網(wǎng)或單個圖書館的服務網(wǎng)點提供文獻支持服務，書庫文獻及數(shù)據(jù)的準確性是圖書館精準服務的必要保障。

2 高流轉(zhuǎn)率調(diào)劑書庫文獻清點的必要性

調(diào)劑書庫是“用于保存圖書館文獻資料，同時可具備物流調(diào)配、文獻加工、文獻查閱、外借服務等功能的多元化儲存空間”[1]。深圳圖書館立足服務扁平化，在全市建立了由235個自助服務點組成的服務網(wǎng)絡，有效彌補了基層圖書館服務點不足、文獻利用率不高、文獻借閱不便的缺陷，將圖書館服務送到市民身邊，提供無差異、便捷化、均等化服務。同時，為了對此服務網(wǎng)絡提供文獻支撐，深圳圖書館專門建立兼具存儲文獻和物流調(diào)配功能的調(diào)劑書庫，其主要具有如下兩個特點。

2.1 圖書流轉(zhuǎn)率高

調(diào)劑書庫圖書總量動態(tài)保持在10萬冊左右，每日為全市自助服務點提供圖書配送上架和還書回庫的作業(yè)，每日出入庫總量均值超過1.1萬冊，日流轉(zhuǎn)率大于5%。

2.2 閉架管理，操作員眾多

基于上述原因，調(diào)劑書庫既有二線輔助書庫閉架管理的特點，又具有一線書庫流轉(zhuǎn)率高、經(jīng)手人次較多的特點，在書庫日常運營中容易出現(xiàn)交接程序差錯、實物差錯、數(shù)據(jù)差錯等情況，與常規(guī)的圖書館閉架書庫相比，更容易出現(xiàn)圖書實物、圖書資產(chǎn)、服務數(shù)據(jù)不符的問題，因此需要結(jié)合調(diào)劑書庫的服務特點，制定并嚴格執(zhí)行相應出入庫流程，定期或不定期開展圖書清點工作，確保文獻資產(chǎn)安全，為服務一線提供精準的文獻保障。

3 清點流程的設計

深圳圖書館是國內(nèi)最早全面應用RFID技術的公共圖書館，也是最早將RFID技術應用到文獻清點的圖書館。2010年至2020年，該館已累計實施4次開架服務區(qū)的文獻清點，積累了豐富的工作經(jīng)驗。筆者認為，基于圖書館常規(guī)文獻清點流程的信息采集、數(shù)據(jù)比對、后續(xù)處理3個環(huán)節(jié)[2]，具體文獻清點工作流程分階段做如下設計。

3.1 前期準備

書庫文獻清點需做好前期準備工作，包括服務準備、數(shù)據(jù)準備、設備準備和人員準備。

3.1.1 明確時間。針對書庫文獻流通率高、每日出入庫作業(yè)時間較長的特點，為確保采集數(shù)據(jù)的準確性，采集當日停止服務點圖書配送，服務部門提前一周時間對外進行服務告知。

3.1.2 數(shù)據(jù)準備。清點當日采集作業(yè)開始前備份書庫館藏數(shù)據(jù)以及該庫文獻遷移數(shù)據(jù)檔案。

3.1.3 設備準備和人員準備。為避免對圖書配送服務造成更多影響，文獻清點工作計劃在一個工作日內(nèi)完成，以此為目標測算采集設備和人員數(shù)量；同時，為處理清點過程中發(fā)現(xiàn)RFID標簽故障的問題，需配備設備以便現(xiàn)場更換標簽。

3.2 數(shù)據(jù)采集

3.2.1 基礎采集。基礎采集流程包括制定數(shù)據(jù)采集計劃、規(guī)范作業(yè)流程、按照作業(yè)效率劃分采集區(qū)域、匯總采集數(shù)據(jù)等工作，在安排采集線路時應考慮多種因素，科學設計、周密部署，保證清點工作高效、安全，比如在新冠肺炎疫情期間，要考慮采集時序的因素，避免交叉作業(yè)。

3.2.2 補充采集。對數(shù)據(jù)比對結(jié)果中不在架狀態(tài)集中的區(qū)域進行二次采集，避免漏采。

習近平總書記曾強調(diào)：國無德不興，人無德不立。文化育人的最終目標便是提高學生的人文精神，幫助學生學會為人處世之道，成為“正能量”的繼承者與傳播者?，F(xiàn)今，拜金主義、享樂主義、極端個人主義等不良風氣盛行，摧殘著青年大學生的身心健康，這時候便更需要發(fā)揮優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的巨大作用，來提高學生的道德素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)。正處于社會轉(zhuǎn)型關鍵時期的中國，不僅需要技能水平高超的人才，更需要德才兼?zhèn)涞娜苄腿瞬牛瑢?yōu)秀傳統(tǒng)文化植根于學生心中，有利于提高學生的綜合素質(zhì)，加強學生道德意識，深入貫徹落實立德樹人的根本原則。

3.3 數(shù)據(jù)比對及分析

將采集數(shù)據(jù)與備份數(shù)據(jù)進行比對，確定館藏地點、服務地點和資產(chǎn)狀態(tài)相符的圖書為在架狀態(tài)，其余為不在架狀態(tài)，并歸類分析原因，匯總形成初步清點結(jié)果。

3.4 文獻跟蹤

全面梳理對清點結(jié)果準確性造成影響的因素，如數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)和文獻交接環(huán)節(jié)，以及不在架文獻后續(xù)可能出現(xiàn)的流通環(huán)節(jié)和存放地點等進行定期跟蹤梳理，及時修訂清點結(jié)果。

4 清點實踐和結(jié)果分析

按照以上清點工作流程，深圳圖書館近期開展了一次調(diào)劑書庫文獻清點工作。實踐證明，這一流程設計科學、嚴謹、高效、安全，值得在以后的工作實踐中堅持和推廣應用。現(xiàn)結(jié)合清點實踐和清點結(jié)果做以下分析。

4.1 清點過程及結(jié)果

根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，本次清點應在架圖書99255冊，清點工作有12名工作人員，劃分成6個采集組，兩名工作人員1組，配備6套RFID采集設備，規(guī)定在1個工作日內(nèi)完成清點工作。經(jīng)過數(shù)據(jù)采集，共獲得不重復圖書條碼99497個，經(jīng)過數(shù)據(jù)篩查，去除其中館藏地點和服務地點參數(shù)不符的圖書1192冊，與應在架圖書數(shù)據(jù)比對，初步得出應在未在架（未采集到）條碼950個。其后30天內(nèi)，對不在架圖書進行查找，并對部分架位進行針對性核對，對可能有漏采的區(qū)域進行補充采集，持續(xù)開展數(shù)據(jù)跟蹤，最終確定不在架圖書為64冊，不在架率為0.06%，在后續(xù)服務中仍會定期對不在架圖書進行數(shù)據(jù)跟蹤并修正清點結(jié)果。

4.2 清點結(jié)果分析及文獻跟蹤方法

4.2.1 數(shù)據(jù)分析

通過對未在架的950個圖書條碼補充采集和數(shù)據(jù)跟蹤，篩除漏采、未歸架、文獻遷移、文獻剔除等影響因素的數(shù)據(jù)，初步清點出應在未在架圖書133冊。具體做法為：①漏采文獻數(shù)據(jù)分析：通過整理未采集到條碼的題名、索書號等館藏信息，劃出書庫內(nèi)需要補采的大致區(qū)域?qū)嵤┭a充采集，共采集到231冊漏采圖書。②在庫但未及時歸架文獻數(shù)據(jù)分析：經(jīng)追蹤發(fā)現(xiàn)，950冊圖書中有25冊因在采集前作為問題圖書（書標、條形碼破損或RFID標簽故障等）未歸架，存放在書庫角落未被采集。③已被調(diào)整遷移文獻數(shù)據(jù)分析：950冊圖書數(shù)據(jù)中有543冊在前期圖書遷移數(shù)據(jù)中被找到，造成該情況的原因是在圖書遷移出庫時沒有及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，致使該數(shù)據(jù)仍然保留在調(diào)劑書庫。④文獻已被剔除：通過整理950冊圖書清單，發(fā)現(xiàn)有18冊圖書數(shù)據(jù)屬于剔除狀態(tài)，圖書實物已被剔除處理。

4.2.2 文獻跟蹤

在數(shù)據(jù)采集后30天內(nèi)，對不在架的133冊圖書進行數(shù)據(jù)跟蹤，有67冊在圖書館服務系統(tǒng)中發(fā)生服務點變更（已被配送至服務點），兩冊圖書發(fā)生剔除操作，說明上述69冊圖書事實存在，未被跟蹤到的圖書為64冊，確定為不在架。

5 文獻清點方式對比研究

圖書館在應用RFID技術前普遍采用條形碼技術進行文獻管理，文獻清點采用人工+條形碼采集設備。目前圖書館已普遍采用RFID技術實現(xiàn)文獻管理，除了實現(xiàn)自助借還、資產(chǎn)管理等功能，還能夠通過層架標系統(tǒng)進行文獻定位，突破線性排架的局限，實現(xiàn)靈活排架，解決錯架亂架等問題[3]。在RFID技術支持下，圖書館文獻清點增加了兩種方式：人工+RFID采集設備和機器人自動盤點。

5.1 3個清點案例

筆者采用3個案例對3種不同的清點方式進行比較。案例一為南京師范大學華夏教育圖書館中文樣本書庫清點案例[4]，采用人工+條形碼采集方式；案例二為深圳圖書館對調(diào)劑書庫清點的案例，采用人工+RFID采集設備；案例三為武漢大學圖書館應用盤點機器人進行盤點的案例[5]。

人工采集的特點是人力、設備投入數(shù)量大，采集效率低，采集精度較高，漏采率低。案例一采用人工+條形碼采集設備的方式，由27名工作人員劃分為9個采集組，利用6個工作日，共清點書刊203，592冊，丟失率（未點到率）約為2.1%[4]。

在圖書館應用RFID技術后，人工采集效率得到大幅提升。案例二采用人工+RFID采集設備的方式，由12名工作人員劃分為6個采集組，利用1個工作日完成99，685冊文獻數(shù)據(jù)采集的工作任務，從數(shù)據(jù)分析和跟蹤情況看，在清點過程中屬于漏采數(shù)據(jù)為325冊，包括補充采集（231冊）、未歸架（25冊）和數(shù)據(jù)跟蹤（69冊），綜合漏采率為0.33%（325/99，255）。

相對于人工采集，機器人自動清點有采集效率高、節(jié)省人力成本的優(yōu)勢，準確率也逐步提升。在案例三中，盤點機器人自動盤點每千冊圖書平均用時折算為183秒，盤點效率約為人工的5.5倍，圖書定位準確性約為96.83%[5]。

5.2 關鍵指標對比

第一，盤點機器人效率最高。筆者采用人工+RFID采集設備對567本樣本圖書進行盤點，平均用時為573秒，人工效率折算為每千冊圖書平均用時約1010秒。案例一和案例二都是實際發(fā)生的較大規(guī)模文獻清點工作實踐，這兩種方式的工作效率很大程度上受到文獻數(shù)量、參與人數(shù)、任務規(guī)劃等因素的影響。根據(jù)實際測算，以每天實際工作7個小時計，案例一每千冊圖書平均用時折算為6684秒，案例二則為1518秒，而機器人自動盤點的效率約為人工+條形碼采集方式的36.5倍，約為人工+RFID采集方式的8.3倍。

第二，人工+RFID采集準確性最高。案例一沒有漏采數(shù)據(jù)記錄，直接將未點到率定性為丟失率，即使將人為操作方式客觀上存在漏采的因素計算在內(nèi)，漏采率不會超過丟失率，即不超過2.1%；案例二有比較準確的漏采率統(tǒng)計，為0.33%；案例三圖書定位準確性約為96.83%，相應漏采率為3.17%。

6 文獻清點方式的選擇

基于上述對不同清點方式的對比分析，筆者認為，圖書館在制定清點方案時，應針對不同的清點對象，從清點目的出發(fā)，綜合考慮效率和準確性因素，選擇適合的清點方式。

6.1 開架書庫宜采用盤點機器人方式

一線開架書庫的使用者以讀者為主，需要進行經(jīng)常性文獻整理、順架、定位等作業(yè)，側(cè)重于圖書定位準確性，兼顧文獻資產(chǎn)管理，因此可以將文獻清點和日常文獻整理工作相結(jié)合，優(yōu)先選擇采用盤點機器人清點方式，建立高頻率的清點機制，且清點工作可以在夜間閉館后實施，以減少開館期間對服務的影響，既能按照定位數(shù)據(jù)開展整架順架工作，也能綜合利用多頻率清點結(jié)果，以便及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取措施進行優(yōu)化整改。

6.2 閉架輔助書庫宜采用人工+RFID采集方式

二線書庫，如本館的調(diào)劑書庫，采取的是閉架管理模式，但文獻進出頻繁，流轉(zhuǎn)率甚至高于一線開架書庫，其使用者以圖書管理人員為主，在實際運轉(zhuǎn)中因管理疏漏易導致文獻遺失情況，對該類書庫進行清點的目的更側(cè)重于文獻資產(chǎn)管理，對清點結(jié)果的準確性有較高要求。同時，為避免對服務的影響，清點頻率要求較低。在書庫布局方面，按照《圖書館建筑設計規(guī)范》的要求，閉架書庫的書架間距通常低于開架書庫，只有0.75m～1.2m（常用書架）或0.6m～1.0m（不常用書架）[6]，圖書館閉架書庫的書架間距普遍較窄，不利于盤點機器人展開作業(yè)。鑒于此類書庫的清點頻率要求較低，對數(shù)據(jù)采集質(zhì)量要求較高，筆者認為采用漏采率相對較低的人工+RFID采集方式更為適宜。

7 結(jié)語

關于閉架管理的二線書庫，從理論上講，儲存文獻的安全屬性較高。而像深圳圖書館這樣的調(diào)劑書庫，與常規(guī)的二線書庫有所不同，它既實施閉架管理，也需要為高流通率的基層圖書館服務網(wǎng)絡提供文獻支撐，操作人員多，每天出入庫文獻數(shù)量大，所以書庫本身也具有了高流轉(zhuǎn)率的特點。同時，隨著公共圖書館服務社會化的發(fā)展趨勢，越來越多的社會機構(gòu)參與圖書館日常業(yè)務，圖書館業(yè)內(nèi)也存在顧慮，外包企業(yè)的不專業(yè)，容易導致圖書館服務質(zhì)量下降[7]。因此需要在制定管理規(guī)范和操作流程的基礎上，加強業(yè)務培訓與交流，建立監(jiān)督監(jiān)管機制，通過建立規(guī)范的文獻清點機制，定期對文獻的流通情況進行檢查，約束合作方認真執(zhí)行業(yè)務規(guī)范和操作流程，及時發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)存在的問題，提出整改要求，及時糾正差錯，避免發(fā)生同類錯誤，給圖書館文獻資產(chǎn)造成不應有的損失。文獻清點是圖書館書庫管理的常規(guī)性工作，是對圖書館館藏資源結(jié)構(gòu)、館藏管理動態(tài)以及文獻利用率等進行評估的重要依據(jù)，也是圖書館落實主體責任、強化質(zhì)量管理的手段，必須堅持經(jīng)常，立足實際，做到科學、準確、安全、高效。