重點工程竣工檔案管理模式探討

葉瓊 宗玉芬 張錦

目前，我國城市建設(shè)正處于高速發(fā)展期，地鐵、道路、橋梁等大型重點工程建設(shè)在我國許多城市遍地“開花”。重點工程普遍具有以下特點：一是在城市建設(shè)發(fā)展中具有重大作用和意義，政府重視，市民關(guān)注；二是由于重點工程規(guī)模大，同一工程往往分期實施、分段招投標(biāo)，從立項到竣工全過程周期長、環(huán)節(jié)多；三是施工過程中，對周邊城市環(huán)境面貌、車輛通行及市民生活等，產(chǎn)生不良影響。重點工程的這些特點也決定了工程施工工期特別緊張，一切以竣工時間和施工階段性節(jié)點為目標(biāo)，很多重點工程存在重建輕管的弊端，對重點工程檔案收集和檔案質(zhì)量等形成很大挑戰(zhàn)。重點工程已經(jīng)投入使用，重點工程竣工檔案卻遲遲不能歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。為杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生，筆者認(rèn)為應(yīng)在重點工程的檔案管理過程中全面實施“三納入”“四參加”“四同步”的管理模式。

一、“三納入”“四參加”“四同步”在重點工程檔案管理工作中的實施方式

重點工程竣工檔案是工程從可研、立項、審批等工程前期到工程施工驗收、生產(chǎn)運行、工程評優(yōu)、審計、后評價等全過程的真實記錄和全面反映，在我國建筑工程發(fā)展中占有重要地位。通過運用重點項目檔案資料，能夠為后續(xù)工程質(zhì)量審查、管理和維護(hù)、新建工程提供參考，有利于促進(jìn)建筑業(yè)可持續(xù)發(fā)展。同時重點工程竣工檔案是工程建設(shè)的珍貴記憶和生產(chǎn)運維的關(guān)鍵資料，是工程創(chuàng)優(yōu)評優(yōu)的必要前提條件，也是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)。

“三納入”“四參加”“四同步”是從企業(yè)檔案管理模式中借鑒來的一種前端控制管理模式，意在強調(diào)在重點工程竣工檔案的管理過程中，城建檔案的歸集要將注意力放到重點工程整個過程中，全過程跟蹤檔案的形成過程，才能保證重點工程竣工檔案的系統(tǒng)和完整。

（1）“三納入”是指將重點工程從可研立項到施工驗收全過程中各階段的各種載體檔案文件的編制、收集、整理和歸檔工作，納入到參建各方的施工、技術(shù)、項目管理等各項管理程序；將重點工程檔案工作納入各項工作計劃；將重點工程檔案工作納入?yún)⒔ǜ鞣降穆氊?zé)范圍與有關(guān)責(zé)任人的崗位職責(zé)之中，并作為重要考核內(nèi)容；建立科學(xué)合理的檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任主體。

科學(xué)合理的檔案管理制度是保證重點工程項目檔案收集與整理工作效用發(fā)揮的基礎(chǔ)條件，有利于建立系統(tǒng)完整的檔案資料。建設(shè)單位要突出首要責(zé)任，必須堅決改變重施工輕管理、重進(jìn)度輕檔案的工作態(tài)度和方式，根據(jù)工程檔案在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣的特點，堅持以過程管理為重點，提出重點工程必須將檔案管理工作貫穿于工程全過程的管理思路，形成提前介入、對口管理、跟蹤監(jiān)督、同步驗收、合同制約、經(jīng)濟保證等一套形之有效的管理辦法。明確各參建單位在重點工程項目竣工檔案管理中的職責(zé)，才能保證重點工程項目竣工檔案工作的順利推進(jìn)。

在重點工程開工初期，建設(shè)單位應(yīng)會同檔案管理部門對本工程的檔案管理工作確立一套科學(xué)合理、詳細(xì)實用的檔案管理辦法，明確各參建單位在檔案管理工作中的具體職責(zé)、工作內(nèi)容、質(zhì)量和時間要求，在工程建設(shè)各階段檔案從編制到歸檔的各環(huán)節(jié)有明確的責(zé)任單位和責(zé)任人。確定重點工程檔案資料的完成由持證的城建檔案員負(fù)責(zé)，制定工作制度定期檢查檔案資料的同步性、準(zhǔn)確性；完善簽章制度，做到誰簽字、誰負(fù)責(zé)，杜絕事后補做資料的情況發(fā)生?？己顺墙n案員和技術(shù)負(fù)責(zé)人的業(yè)績以最終完成向城建檔案管理部門和建設(shè)單位存檔工作為基準(zhǔn)。

（2）“四參加”是指檔案管理部門的相關(guān)檔案人員參加到重點工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)中去；參加施工方案編制的全過程；參加到施工過程的各個階段；參加工程階段性驗收會及竣工驗收會。

在重點工程建設(shè)中，參建各方往往對實體工程的工期和和質(zhì)量高度重視，我們必須在“三納入”的基礎(chǔ)上讓參建各方對檔案管理工作也同樣重視起來，必須嚴(yán)格執(zhí)行提前確定的檔案管理制度。“四參加”就是檔案管理制度具體實施的有效方式，讓確定的專職的城建檔案員全程參與工程管理，明確工程進(jìn)展的每個環(huán)節(jié)檔案資料的進(jìn)展深度，確保檔案資料與工程同步。

重點工程建設(shè)過程長、參建的單位和人員多，重點工程檔案貫穿工程建設(shè)全過程，工程設(shè)計、管理、施工、技術(shù)等等各方面人員直接參入工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)，同時也是工程檔案的生產(chǎn)者，重點工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性也主要取決于他們。這就要求城建檔案管理人員要多深入工程現(xiàn)場，學(xué)習(xí)必要的工程知識，時刻緊跟工程進(jìn)度，宣傳檔案工作的重要性，及時提醒指導(dǎo)工程技術(shù)人員完成相應(yīng)階段的檔案工作，并隨時檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。城建檔案員要參與工程建設(shè)工作，參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、工程各階段驗收會，及時檢查各階段檔案，為工程技術(shù)人員提供好檔案咨詢服務(wù)，共同做好重點工程檔案管理工作。

（3）“四同步”指的是確定工程建設(shè)目標(biāo)的同時，確定檔案歸檔目標(biāo)；檢查工程進(jìn)度和階段性驗收的同時，檢查相應(yīng)工程階段檔案的完成情況；工程竣工驗收的同時，檢查驗收工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；工程評優(yōu)評獎時，提供檔案管理部門存檔情況說明文件及證明材料。

建設(shè)單位要當(dāng)擔(dān)起在檔案管理工作中的首要責(zé)任，與招標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂合同的同時，對參建各方在檔案管理工作中的內(nèi)容、質(zhì)量和完成時間等方面提出具體要求。

在重點工程施工全過程中，建設(shè)單位在檢查工程進(jìn)度和工程質(zhì)量的同時，應(yīng)會同城建檔案員積極檢查監(jiān)督參建各方相應(yīng)階段的工程檔案編制、收集和歸檔工作，使工程檔案與工程建設(shè)進(jìn)度同步。

建設(shè)單位在組織重點工程竣工驗收時，應(yīng)敦促檢查參加各方按規(guī)范要求收集整理完成全部工程檔案，應(yīng)組織對重點工程竣工檔案進(jìn)行驗收，并組織所有參建單位向相關(guān)部門移交。

很多重點工程技術(shù)難度大、施工質(zhì)量好，具備較好的評優(yōu)評獎條件。需要強調(diào)的是檔案管理部門出具檔案驗收存檔證明文件是工程評優(yōu)評獎的前提條件之一。以往有些重點工程，由于檔案驗收移交不及時，檔案管理部門不能及時出具檔案存檔證明材料，因此而錯失評優(yōu)評獎時機，十分可惜。

“三納入”“四參加”“四同步”的實質(zhì)是轉(zhuǎn)變重點工程竣工檔案工作的傳統(tǒng)工作模式，變事后收集為提前控制，強調(diào)前期參與到重點工程中去，才能保證重點工程竣工檔案的完整性和可靠性?！叭{入”是思想認(rèn)識和制度保障，“四參加”是全過程控制具體實施方式，“三同步”是在前兩者的延展，是最終實施效果和要求。

二、“三納入”“四參加”“四同步”在重點工程管理過程中的實施狀況和存在的問題

城市建設(shè)重點工程存在參建隊伍多、涉及的專業(yè)又各不相同，專業(yè)分包的現(xiàn)象比較普遍，城建檔案員的素質(zhì)參差不齊、流動性大，項目負(fù)責(zé)人重施工進(jìn)度和質(zhì)量、輕檔案管理工作，這給重點工程竣工檔案管理工作帶來很大難度。

“三納入”多流于形式。很多重點工程雖都制定了檔案管理的制度，但在實際實施過程中，工期大于一切，不管重點工程竣工檔案工作進(jìn)展如何，只要工程如期完工了，領(lǐng)導(dǎo)、上級機關(guān)就會皆大歡喜。“三納入”往往停留紙面上的，很難真正融合到相關(guān)的管理流程中去，并將重點工程竣工檔案的管理結(jié)果作為考核相關(guān)人員的依據(jù)。

“四參加”不能保證。城建檔案員往往是才到工地的新人或者女性工作者，在工程管理過程中沒有被定位到應(yīng)有的位置，沒有被賦予相應(yīng)的權(quán)利，譬如對重要的方案討論、重要的施工環(huán)節(jié)并不知情，往往被忽略，常常處于找相關(guān)人員討要檔案資料的被動局面；真正參與到重點工程中去，成為重點工程管理工作的一部分，還沒有真正實現(xiàn)。

“四同步”沒有具體實施。重點工程往往領(lǐng)導(dǎo)親自過問較多的是工程質(zhì)量，即使是在相關(guān)的階段發(fā)現(xiàn)重點工程竣工檔案未與工程同步，往往也是只抓重點工程進(jìn)度，忽視重點工程竣工檔案資料的同步收集；即便是到重點工程竣工驗收階段，“先驗收，先使用，再來完善手續(xù)”成為領(lǐng)導(dǎo)的常用語，城建檔案部門很難起到一票否決的作用。因此，重點工程竣工檔案工作在重點工程的管理過程中往往滯后很多，常常是重點工程已經(jīng)使用很長時間，重點工程竣工檔案工作還在繼續(xù)，“四同步”形同虛設(shè)。

三、提高“三納入”“四參加”“四同步”執(zhí)行力度的方式

“三納入”“四參加”“四同步”在工程檔案管理工作過程中實施現(xiàn)狀還存在諸多問題，同時，我們也明確認(rèn)識到“三納入”“四參加”“四同步”是提高重點工程竣工檔案的質(zhì)量行之有效的方法，如何加大宣傳和增強執(zhí)行力度成為城建檔案管理部門和人員的工作方向和要求。

1. 加大服務(wù)力度，成為相關(guān)部門的幫手

城建檔案員應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，少一點刻板，多一點服務(wù)，改變以往坐等收集的工作方式，積極主動與人溝通，真正融入到相關(guān)技術(shù)人員的工作中去，成為相關(guān)部門的幫手，“三納入”“四參加”“四同步”這種先進(jìn)的管理模式才能被重點工程各管理部門接受，最終變成積極支持者和參與者。城建檔案員深入到重點工程各相關(guān)部門，及時了解工作進(jìn)展，做到檔案與工程同步，“三納入”“四參加”“四同步”才能落到實處。作為檔案管理機構(gòu)的城建檔案管理部門，在工程開工時，應(yīng)積極組織檔案技術(shù)交底，使建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的城建檔案員充分了解自己在整個重點工程建設(shè)過程中所承擔(dān)的檔案工作具體內(nèi)容及進(jìn)度、質(zhì)量要求。在重點工程施工過程中，城建檔案管理部門工作人員多深入現(xiàn)場，了解參加各方的工作，掌握工程進(jìn)度，提醒、幫助相關(guān)工程人員及時完成工程檔案資料，提供檔案管理的全過程服務(wù)。在重點工程竣工驗收階段，會同建設(shè)單位及各參加方及時匯總?cè)靠⒐n案，檢查合格后及時移交檔案管理部門。

2. 加大宣傳力度 提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識

及時將重點工程竣工檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益反饋到相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)手中，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到重點工程竣工檔案保管的社會價值；同時及時將重點工程竣工檔案的編研成果傳送到相關(guān)決策者手中，使領(lǐng)導(dǎo)在制定重大的城市決策時有章可循、有據(jù)可依，這樣領(lǐng)導(dǎo)才能充分認(rèn)識到保管重點工程竣工檔案潛在的經(jīng)濟效益，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識的，才能保證重點工程竣工檔案工作的層層落實。

3. 完善主體責(zé)任制

在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)充分重視下，建設(shè)單位要承擔(dān)起在重點工程檔案管理工作中的首要責(zé)任，各參加方明確各自檔案工作的主體責(zé)任，各方積極支持配合檔案管理部門一起實施“三納入”“四參加”“四同步”進(jìn)行工程檔案管理工作，層層分解，責(zé)任明確，并將檔案管理工作與參建各方單位及個人考核掛鉤，對及時完成檔案文件編制和歸檔的人員予以批評和經(jīng)濟處罰。檔案管理部門及人員提高工程檔案服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量的同時，建設(shè)單位及參建各方應(yīng)維護(hù)相關(guān)人員在檔案管理工作的權(quán)利，積極支持他們正常開展工作，不要在重點工程中再出現(xiàn)工程檔案管理工作人員屢吃閉門羹的情況。

4. 提高城建檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

定期組織城建檔案員培訓(xùn)是我們經(jīng)常采用的提高工作人員素質(zhì)的一種有效方式。培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)從兩個方面進(jìn)行：一方面，要提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，重點工程涉及的專業(yè)和工序多，城建檔案員不可能每個專業(yè)都精通，但一定要了解每個階段、每個工序可能會產(chǎn)生的資料，做到收集無遺漏；另外一方面，要加強城建檔案員的工作責(zé)任心的培養(yǎng)，確保準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的重點工程竣工檔案在規(guī)定的時間內(nèi)完成，堅決杜絕事后補資料、做假資料的情況發(fā)生。

將電子檔案的基礎(chǔ)工作納入到日常工作中，利用電子檔案，系統(tǒng)地填報資料，及時介入資料的編制過程，通過查看檔案資料實時完成情況，促進(jìn)重點工程檔案編制和收集工作積極推進(jìn)。

當(dāng)今社會計算機及信息技術(shù)發(fā)展迅猛，運用范圍十分廣泛，重點工程竣工檔案保管方式也日益更新，數(shù)字化檔案管理已成為趨勢和要求，為適應(yīng)這些新變化，城建檔案工作人員需要學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識和技能，跟上時代發(fā)展步伐，不斷提高自身素質(zhì)，不斷改進(jìn)與完善工作方式。只有這樣，才能做好新時期重點工程竣工檔案收集整理工作。