新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下檔案工作中的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略研究

北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院 閆曉喧

一、新經(jīng)濟(jì)環(huán)境中檔案工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案管理認(rèn)識(shí)不到位

結(jié)合各單位檔案資料的管理情況，部分單位并未設(shè)立檔案管理工作項(xiàng)目，僅由各部門成員自行存儲(chǔ)檔案，尚未創(chuàng)建檔案資料的各項(xiàng)管理工作，各類檔案的流轉(zhuǎn)比例較低。部分單位開展檔案工作時(shí)，存在管理方法不當(dāng)、管理人員能力不足等問(wèn)題，無(wú)法保證檔案管理質(zhì)量。數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，紙質(zhì)版文檔管理方式表現(xiàn)出滯后性，需加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理，增加文檔資料的數(shù)據(jù)交互性。

（二）檔案管理流程無(wú)序

部分單位進(jìn)行的檔案管理工作，并未融合企業(yè)戰(zhàn)略需求，存在管理無(wú)目標(biāo)、檔案存放無(wú)序等問(wèn)題，增加了檔案管理的混亂性。各部門進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，各自設(shè)定管理方法，表現(xiàn)出檔案管理方法的差異性，難以保障各部門檔案資料的調(diào)用質(zhì)量。在各部門檔案分類、整編均有差異的情況下，各部門的信息交流會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏問(wèn)題，增加信息核對(duì)時(shí)間。比如，一部門的時(shí)間記錄為“2020-10-01”，二部門的時(shí)間記錄為“201001”，三部門時(shí)間記錄為“1001-20”。三個(gè)部門均在表達(dá)“2020年10月1日”，表述格式存在一定差異性，會(huì)增加檔案交流困難性。比如，二部門結(jié)合自身的檔案時(shí)間記錄方式，會(huì)將三部門的時(shí)間解讀成“2010年1月20日”，演變成信息交流失誤問(wèn)題。新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，需加強(qiáng)各部門檔案整編形式的一致性，有效規(guī)避檔案交流混亂問(wèn)題。知識(shí)經(jīng)濟(jì)視域下，錯(cuò)亂的編碼方式不具有檔案流轉(zhuǎn)的高效性，應(yīng)加強(qiáng)文檔整編秩序，加強(qiáng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)利用，構(gòu)建全新的檔案管理體系，提升文檔整編質(zhì)量。

（三）檔案整編不規(guī)范

新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，各單位的檔案整編缺失一定規(guī)范性，會(huì)增加素材整理、檔案存放的混亂性。以某校人事檔案為例，檔案整編時(shí)包括：“基礎(chǔ)資料”“工作經(jīng)歷”“學(xué)習(xí)經(jīng)歷”“研究成果”“教學(xué)特長(zhǎng)”等。如果檔案整編缺失標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)降低檔案素材的完整，形成檔案缺漏問(wèn)題。比如，研究成果項(xiàng)目的檔案資料不完整、教學(xué)特長(zhǎng)目錄下未設(shè)檔案資料等。人事工作年度考評(píng)時(shí)，表現(xiàn)出評(píng)語(yǔ)無(wú)新意、評(píng)價(jià)不具體等問(wèn)題，難以完善人事檔案，相應(yīng)削弱了人事檔案資料的參考性。智能經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，需提升檔案信息的完整性，減少信息不全、檔案排序錯(cuò)亂等信息問(wèn)題，積極提升檔案信息服務(wù)價(jià)值。

（四）檔案系統(tǒng)建設(shè)不全面

各部門進(jìn)行的檔案工作，表現(xiàn)出線上平臺(tái)建設(shè)使用率不高、管理方法先進(jìn)性不強(qiáng)等問(wèn)題。多數(shù)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并未引進(jìn)先進(jìn)的管理平臺(tái)，依然使用手工處理方式。部分單位采取檔案文件打孔形式，相應(yīng)改變了檔案文本的存儲(chǔ)形式，甚至?xí)档蜋n案資料的完整性，形成檔案資料新增的困難性，削弱了檔案資料的可用性，難以保證重要檔案信息的保密性。

（五）管理隊(duì)伍尚需完善

新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，各單位需改善原有的檔案工作體系，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。多數(shù)單位的檔案工作人員，在檔案人員年齡、知識(shí)能力等方面表現(xiàn)出用工結(jié)構(gòu)的失衡性，無(wú)法保證各項(xiàng)檔案工作的操作規(guī)范性，降低了檔案隊(duì)伍的平穩(wěn)性。檔案人員薪酬待遇較少，崗位工作主動(dòng)性不強(qiáng)，間接削弱了檔案工作的運(yùn)轉(zhuǎn)能力，亟需借助先進(jìn)平臺(tái)優(yōu)化檔案工作，建立全面的檔案工作體系[1]。

二、新經(jīng)濟(jì)環(huán)境中檔案工作的完善路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理認(rèn)識(shí)

新經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，各單位需結(jié)合自身的信息資料情況，有序開展檔案管理工作，明確檔案工作的重要性，將檔案設(shè)定成連接各項(xiàng)工作的關(guān)鍵素材，借助檔案信息作用，提升各部門工作的運(yùn)轉(zhuǎn)能力。創(chuàng)建檔案工作小組，選擇檔案能力優(yōu)異的人才。采取專崗專用形式，合理劃分檔案類型，比如物資類、課程類、績(jī)效類等。每1000份檔案資料設(shè)定一名人員，綜合開展檔案工作，保證檔案工作質(zhì)量。

（二）有序梳理檔案管理體系

依據(jù)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，梳理檔案工作體系。以“采分編典流”為視角，逐一給出檔案工作要求，增加檔案管理體系的可行性。首先，創(chuàng)建檔案信息庫(kù)，關(guān)聯(lián)各部門業(yè)務(wù)資料，保證檔案采集的全面性。其次，采取系統(tǒng)推薦、人工確認(rèn)的形式，增加檔案分類與編碼的準(zhǔn)確性。再次，建立檔案專用的存儲(chǔ)室，保證檔案存儲(chǔ)質(zhì)量，防止出現(xiàn)檔案蟲蛀、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，維護(hù)存儲(chǔ)室各項(xiàng)條件的平穩(wěn)性。最后，建立信息索引模塊，對(duì)各類檔案添加關(guān)鍵詞標(biāo)簽，便于檔案資料調(diào)取。

（三）加強(qiáng)檔案整編的規(guī)范性

從檔案采集、資料分類、檔案編號(hào)、信息典藏、資料流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)定各部門一致的管理方法，減少信息解讀失誤問(wèn)題。比如，各部門的時(shí)間記錄工作，采取“xxxx年xx月xx日”的形式，防止出現(xiàn)日期格式偏差。檔案采集主要利用各部門的工作系統(tǒng)，將重要的數(shù)據(jù)資料傳輸給檔案平臺(tái)，進(jìn)行有效的檔案采集。信息采集期間，結(jié)合新經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)檔案的使用需求，創(chuàng)建各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)聯(lián)信息，增加各檔案數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián)性。比如，人員id為主鍵，基礎(chǔ)人事資料包括技術(shù)能力、工作經(jīng)歷等。在物資申領(lǐng)表中，添加員工id可顯示員工姓名，點(diǎn)擊id字段可獲取員工的基礎(chǔ)資料。

檔案分類與編碼時(shí)，依據(jù)企業(yè)擁有的檔案信息類型，給予有效的分類方式，防止出現(xiàn)類別重復(fù)、類別不全等問(wèn)題。比如，某建筑單位與高校聯(lián)合，共同創(chuàng)建了檔案系統(tǒng)，從水利、水電、亮化等方面，完善檔案信息，提升校內(nèi)案例信息接收的有效性，增強(qiáng)校企互動(dòng)。可依據(jù)工程檔案的具體類型，給出檔案分類結(jié)果。各部門文檔資料的分類編號(hào)應(yīng)保持一致。比如，人事檔案分類編碼“姓名+員工部門號(hào)+員工編號(hào)”；工程檔案的分類編碼“工程名稱+合同編號(hào)”。使用規(guī)范性分類編碼形式，增加檔案調(diào)取的便利性。檔案存儲(chǔ)時(shí)，可按照檔案編號(hào)的順序，逐一存儲(chǔ)檔案。將檔案存儲(chǔ)的貨架編號(hào)、存儲(chǔ)柜層數(shù)添加在檔案系統(tǒng)的存儲(chǔ)位置，便于鎖定檔案的具體位置，增加檔案取用的便捷性。檔案流轉(zhuǎn)是各項(xiàng)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案信息利用，可有效展現(xiàn)檔案信息的服務(wù)作用。使用檔案平臺(tái)對(duì)各部門人員設(shè)計(jì)檔案調(diào)取、檔案查看的權(quán)限，形成檔案保護(hù)體系。設(shè)定規(guī)范的檔案調(diào)取操作要求，比如，線上查看檔案時(shí)間設(shè)定為3d，紙質(zhì)版檔案需登記調(diào)取人員的id信息、調(diào)取時(shí)間等資料，形成檔案借閱記錄。

（四）全面進(jìn)行檔案系統(tǒng)建設(shè)

1.系統(tǒng)建立

有效利用線上平臺(tái)，開展線上檔案工作，以此簡(jiǎn)化檔案工作流程，增加檔案工作便利性，順應(yīng)新經(jīng)濟(jì)環(huán)境的檔案高效處理需求。例如，某科技單位創(chuàng)建了智能檔案管理平臺(tái)，利用RSS、AJAX等科技，從數(shù)據(jù)處理、信息傳輸、檔案查詢、信息統(tǒng)計(jì)等方面，逐一創(chuàng)建檔案管理模塊。數(shù)據(jù)處理單元可對(duì)檔案資料進(jìn)行前期處理，應(yīng)對(duì)各類數(shù)據(jù)處理需求，創(chuàng)建新型數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，形成格式一致的檔案數(shù)據(jù)。檔案?jìng)鬏敵绦蚩蛇M(jìn)行檔案管理與各部門的信息交流，保證檔案交流的有序性。信息統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等工作，是結(jié)合各類業(yè)務(wù)的信息需求，選擇相應(yīng)的信息處理算法，保證檔案處理的有效性。

2.系統(tǒng)功能

（1）數(shù)據(jù)管理平臺(tái)是保障檔案工作質(zhì)量、挖掘檔案信息的基礎(chǔ)條件。采集較多的檔案資料，使用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行資料整合，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性處理，提升檔案信息的讀取便利性，增強(qiáng)檔案資料讀取便捷性，以此保證檔案信息處于高效共享狀態(tài)。（2）數(shù)據(jù)分析。主要使用Python技術(shù)包，利 用Pandas、Sciipy等 科 技，對(duì)各類異構(gòu)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效查詢、完整存儲(chǔ)。多維分析程序能夠有效降低大量數(shù)據(jù)維數(shù)，高效整合數(shù)據(jù)資料，形成數(shù)據(jù)聚攏體系，進(jìn)行數(shù)據(jù)切塊、數(shù)據(jù)切片等處理，分析各類檔案資料的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，創(chuàng)建檔案的相關(guān)閱讀功能。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)分析后，對(duì)相似詞匯的各類文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)推薦。當(dāng)專業(yè)教師查詢“教學(xué)研究”相關(guān)檔案資料時(shí)，展示檢索的檔案資料外，還向員工推薦相關(guān)文檔。比如“教學(xué)案例”“先進(jìn)教學(xué)思想”等，便于教師選擇相關(guān)文檔[2]。（3）數(shù)據(jù)挖掘。應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)量較大的檔案信息，有序開展智能分析，給出相應(yīng)的數(shù)據(jù)挖掘處理，分析數(shù)據(jù)具有的內(nèi)在價(jià)值，對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、去冗等處理，可視化展現(xiàn)數(shù)據(jù)處理結(jié)果。

（五）有效強(qiáng)化管理隊(duì)伍

新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，應(yīng)全面增強(qiáng)檔案工作質(zhì)量，有效提升檔案隊(duì)伍的建設(shè)效果。檔案人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、專業(yè)的工作能力，形成終身學(xué)習(xí)理念，持續(xù)豐富自身知識(shí)技能，加強(qiáng)自身工作能力，以此保證檔案工作質(zhì)量。加強(qiáng)檔案人員黨性建設(shè)，引導(dǎo)檔案人員完成保密法、檔案法的各項(xiàng)學(xué)習(xí)任務(wù)，使其形成崗位責(zé)任意識(shí)。積極制定完整的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案人員的法律思想建設(shè)，切實(shí)保障檔案存儲(chǔ)的安全性。以各部門工作聯(lián)動(dòng)為視角，制定檔案交流方案，引導(dǎo)檔案人員有序強(qiáng)化自身能力，保證檔案技能的學(xué)習(xí)效果。檔案人員可整理各部門的高頻搜索詞匯，合理分析各部門的檔案需求，側(cè)重開展重點(diǎn)檔案工作的存儲(chǔ)、調(diào)取工作。比如，高校檔案工作人員發(fā)現(xiàn)：各專業(yè)學(xué)生每日搜索“思政”文件不少于10次。檔案功能完善時(shí)，在學(xué)生端口處創(chuàng)建檔案系統(tǒng)“思政”的專項(xiàng)鏈接，增加思政文檔查閱的便利性。

三、使用RFID技術(shù)構(gòu)建智能檔案平臺(tái)的具體方法

（一）RFID技術(shù)概述

RFID技術(shù)具有較強(qiáng)的信息讀取功能，整合了信息編碼、信息識(shí)別、信息通信等功能。RFID技術(shù)的有效利用，可對(duì)目標(biāo)媒介進(jìn)行有效讀取，順應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的檔案工作需求。RFID技術(shù)使用期間，可將RFID張貼于目標(biāo)物表層，以特定格式進(jìn)行標(biāo)簽讀寫，以此保障信息識(shí)別質(zhì)量。讀寫設(shè)備可在特定范圍內(nèi)高效讀取標(biāo)簽信息，對(duì)文檔進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。

（二）RFID技術(shù)融合檔案工作的用法

RFID技術(shù)表現(xiàn)出較強(qiáng)的技術(shù)應(yīng)用能力，可有效采集各種類型的檔案信息，保證檔案存儲(chǔ)位置信息反饋的準(zhǔn)確性。如果有人借調(diào)紙質(zhì)檔案未進(jìn)行借出登記，將檔案帶出存儲(chǔ)室，RFID對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行識(shí)別后，會(huì)發(fā)出警報(bào)，輔助檔案人員進(jìn)行管理。此種檔案管理方法，會(huì)簡(jiǎn)化檔案工作流程，增強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的安全性[3]。

（三）智能檔案工作平臺(tái)的創(chuàng)建思路

1.實(shí)體檔案管理

RFID技術(shù)融合于檔案工作中，順應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)下檔案工作各項(xiàng)需求。在存儲(chǔ)室內(nèi)添加RFID標(biāo)簽，建設(shè)成智能檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)出入檔案室的文檔狀態(tài)進(jìn)行識(shí)別，檔案出庫(kù)應(yīng)獲得授權(quán)，檔案入庫(kù)識(shí)別后給出可存放的位置列表。

2.實(shí)體檔案設(shè)計(jì)

使用RFID讀寫程序，完整存儲(chǔ)各類檔案內(nèi)容，比如檔案目錄、檔案名稱、檔案?jìng)€(gè)數(shù)、檔案存儲(chǔ)位置等。使用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)有效傳輸檔案存儲(chǔ)的位置信息，將檔案標(biāo)簽內(nèi)容完整存儲(chǔ)于服務(wù)器。檔案人員可使用智能系統(tǒng)的自動(dòng)盤點(diǎn)功能，有效獲取檔案數(shù)量，提升檔案統(tǒng)計(jì)的全面性，無(wú)須逐一核對(duì)案卷。

3.高效檔案存取

檔案管理程序與主體數(shù)據(jù)進(jìn)行有效連接，存儲(chǔ)檔案信息前，優(yōu)先檢索檔案各項(xiàng)內(nèi)容，比如檔案名稱、檔案類別、檔案存儲(chǔ)位置等。將各類檔案信息回傳至管理平臺(tái)，檔案人員可讀取各類檔案的具體存儲(chǔ)位置，提升調(diào)檔有效性。使用智能檔案平臺(tái)，可準(zhǔn)確獲取各類檔案資料的存放信息，增加檔案定位的精準(zhǔn)性。

4.智能管理

使用RFID技術(shù)用作信息交互媒介，有效存儲(chǔ)檔案各項(xiàng)信息，將其存放在檔案袋表層，管理人員可利用無(wú)線設(shè)備，準(zhǔn)確讀取檔案信息，高效讀取標(biāo)簽內(nèi)容，便于前臺(tái)人員進(jìn)行檔案調(diào)取、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)工作。智能檔案平臺(tái)含有四個(gè)功能模塊：檔案安全防護(hù)分支單元、檔案信息調(diào)取分支程序、檔案存儲(chǔ)位置信息管理分支模塊、檔案銷毀處理分支程序。安全防護(hù)模塊添加了檔案監(jiān)控、異常警報(bào)兩個(gè)功能項(xiàng)目。檔案存儲(chǔ)位置管理程序可自動(dòng)識(shí)別檔案存儲(chǔ)位置，識(shí)別存儲(chǔ)位置的準(zhǔn)確性。中心數(shù)據(jù)單元可從多個(gè)方面綜合管理檔案資料。終端管理設(shè)備含有讀寫程序、檔案架各項(xiàng)管理程序。各類端口與數(shù)據(jù)單元處于有效連接狀態(tài)。檔案人員可運(yùn)行終端程序，有序添加RFID標(biāo)簽信息[4]。

5.檔案安全管理

（1）標(biāo)簽安全。RFID標(biāo)簽型號(hào)的合理選擇，直接關(guān)聯(lián)于檔案運(yùn)作的有序性。標(biāo)簽選型需綜合考量檔案信息存儲(chǔ)的安全性、標(biāo)簽信息的存儲(chǔ)數(shù)量。RFID標(biāo)簽是利用信息封裝工藝，無(wú)需電池供電，從讀卡設(shè)備傳輸電磁能量，可順應(yīng)信息讀取對(duì)能量的具體要求。讀寫設(shè)備的輻射磁場(chǎng)應(yīng)符合各項(xiàng)規(guī)范要求，利用薄膜進(jìn)行標(biāo)簽保護(hù)。芯片內(nèi)部添加了限幅保護(hù)線路，如果出現(xiàn)線路異常、磁場(chǎng)負(fù)荷超限等問(wèn)題，均會(huì)保護(hù)芯片功能。如果芯片存在線圈異常問(wèn)題，無(wú)法準(zhǔn)確獲取各項(xiàng)能量，RFID功能將會(huì)喪失，無(wú)法繼續(xù)讀取標(biāo)簽信息。（2）數(shù)據(jù)安全。為保證RFID技術(shù)的信息交互安全性，減少檔案系統(tǒng)的資金投入量，需選擇技術(shù)相對(duì)成熟的標(biāo)簽設(shè)備。比如，13.56MHz標(biāo)簽表現(xiàn)出較強(qiáng)的抗干擾能力，可進(jìn)行5m內(nèi)的數(shù)據(jù)讀取與信息識(shí)別，使用RFID標(biāo)簽自主吸收磁場(chǎng)能量，補(bǔ)充標(biāo)簽?zāi)芰?，增加信息讀取有效性。為此，RFID設(shè)備間距設(shè)計(jì)方面給予了充足的位置選擇機(jī)會(huì)。只要間距控制在5m內(nèi)，均可完成數(shù)據(jù)傳輸。比如，ICODE SLI-SY類型的射頻標(biāo)簽，使用時(shí)間高達(dá)40年，可保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性，用于圖書瀏覽室、法律文書存儲(chǔ)室等位置，保證各類檔案標(biāo)簽信息讀取的準(zhǔn)確性。（3）消防安全。檔案管理平臺(tái)連接的電源，多數(shù)選擇低壓15V。為保證用電安全性，整個(gè)檔案平臺(tái)設(shè)計(jì)未添加高壓電源。檔案存儲(chǔ)中心的局域網(wǎng)設(shè)備，將其與標(biāo)簽設(shè)備進(jìn)行連接，可將讀取信息回傳至數(shù)據(jù)單元。檔案室內(nèi)部添加了射頻天線，在信息傳輸期間表現(xiàn)為“低壓高頻”特點(diǎn)。此種線路設(shè)計(jì)不會(huì)形成電火花問(wèn)題，可順應(yīng)消防要求。選用天線材料以阻燃性為主，借助磁場(chǎng)耦合形式，保證射頻標(biāo)簽的能量傳輸質(zhì)量，可有效回避導(dǎo)電事故，切實(shí)減少火災(zāi)事故。

6.智能檔案系統(tǒng)運(yùn)行

智能檔案系統(tǒng)會(huì)依據(jù)前期設(shè)定的檔案工作流程，逐一進(jìn)行入庫(kù)、盤點(diǎn)等處理。檔案入庫(kù)時(shí)，結(jié)合檔案種類、存儲(chǔ)要求、出版年份等各類信息，合理進(jìn)行檔案編目處理，將編目結(jié)果添加在RFID標(biāo)簽內(nèi)，合理劃分標(biāo)簽信息類別，補(bǔ)充條目信息，將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)回傳給數(shù)據(jù)單元。智能入庫(kù)處理流程為：添加標(biāo)簽、生成標(biāo)簽信息、上傳檔案資料。檔案信息上傳完成，使用檔案查詢功能，可查看完成入庫(kù)的各類檔案資料，可視化管理入庫(kù)檔案。檔案盤點(diǎn)時(shí)，從智能檔案系統(tǒng)給出盤點(diǎn)指令，RFID讀寫設(shè)備會(huì)逐一掃查對(duì)應(yīng)的檔案資料，保證數(shù)據(jù)掃查全面性，生成檔案盤點(diǎn)報(bào)表。如果盤點(diǎn)報(bào)表與實(shí)際存儲(chǔ)資料存在沖突，可給予信息校對(duì)處理[5]。

綜上所述，新經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，各行業(yè)均引入先進(jìn)技術(shù)開展線上辦公活動(dòng)，形成較多類型、較大數(shù)據(jù)量的檔案資料，需開展有效的檔案管理工作，從檔案整編、主題分類、文檔編號(hào)、關(guān)鍵詞索引等視角，逐一完善管理工作，切實(shí)提升檔案管理的全面性，順應(yīng)新經(jīng)濟(jì)體系的各項(xiàng)工作要求。